客户服务处理客户内容上课讲义.doc
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1、Good is good, but better carries it.精益求精,善益求善。客户服务,处理客户内容-投诉客户的气质表现类型及应对一、气质类型四种气质的类型的人在性格和行动方式上的表现,主要是:1、胆汁质:易兴奋、直率、精力旺盛,自我控制能力差,容易冲动,脾气暴躁,反应迅速;2、多血质:有朝气、活泼好动,反应迅速、动作敏捷,情绪不稳定,精枝大叶,喜欢交往,兴趣广泛但不持久;3、黏液质:安静、稳重,动作迟缓,沉默寡言、善于忍耐、情绪不外露,做事慎重但不灵活,缺乏生气;4、抑郁质:敏感、多疑、孤僻、情感体验深刻但不外露,行动缓慢,外表温柔但怯懦。二、四种气质类型投诉客户的应对1、唐僧
2、抑郁质(完美型)(1)特征其主要特征表现为:原则性,不易妥协,常说“应该”“不应该”,黑白分明,对自己和别人要求甚高,追求完美,不断改进,感情薄弱。在生活风格上,常表现为爱劝勉教导,逃避表达愤怒,相信自己每天有干不完的事。正因为这样事事追求完美,这样的客户很少会讲称赞的话,只有批评,所以在他的眼里没有完美的事物,无论是对自己还是对身边的人。生活里常常会感到自己碰钉子、不如意。除了对外发泄自己的愤怒情绪外,内心也在不断经历挫败和失望,有时还会表现出暴跌的性情。这样的客户追求不断进步,要求产品和服务的完美性极高,任何瑕疵都会引来投诉。(2)应对对于这样的客户,客服代表必须积极应对,挖空心思地取悦客
3、户。处理这样的客户投诉,最根本的方法是调节他对事情的看法。2、孙悟空胆汁质(力量型)(1)特征这种类型的客户似乎永远充满活力,永远在超越自己的极限。在他的字典里有两个重要的词:目标和成功。他们通常是组织中的铁腕人物,目光所向,无不披靡。他们在意结果,对过程和人的情感却不大关心,比较霸道、粗鲁和冷酷无情。比其他气质类型的人更加崇尚行动。(2)应对处理这种客户投诉时,首先必须满足他们的希望和意愿。因为他们喜欢控制一切,并强硬地按照自己的意愿发出指令。从这样的客户身上我们可以学到更多,因为他们给我们的建议都是最直接的。虽然他们霸道、粗鲁和冷酷无情,但他一旦认可了我们的产品和服务,就会成为我们最忠实的
4、客户。力量型的客户能够和我们坦诚地交流,甚至愿意牺牲自己的利益帮助我们。从某种意义上来说,有些侠士心肠。3、猪八戒多血质(活泼型)(1)特征完美型的唐僧崇尚美德,力量型的孙悟空崇尚行动,那么,活泼型的猪八戒崇尚的则是乐趣。猪八戒式的客户,情感外露,热情奔放,他的内心生活永远是多姿多彩。但是,他们似乎永远说得多,做得少。只要他们在场,就永远是欢声笑语,可一旦遇到麻烦,他们就会消失得无影无踪。他们似乎是永远长不大的孩子,好逸恶劳,贪图享受,不成熟,没有条理,缺乏责任心。(2)应对如果在愉快和满意中选择,猪八戒式的客户很容易选择乐趣和快乐,常把满意放到第二位。在投诉你的时候,语言也是充满幽默的。他们
5、懂得如何从工作中寻找乐趣,在他们心里没有“敌人”的概念。对于这类客户,你只要逗得他开心就行。4、沙和尚黏液质(和平型)(1)特征沙和尚式的客户,乐天知命,对生活没有很高的期望和要求,友好而平静,能够接纳所有的麻烦。他们是所有人的好朋友,因为他们的天赋造就了他良好的人际关系。然而他们似乎也总是没有主见,不愿负责,缺乏热情。他们不喜欢出风头,总是嘲讽那些处在风头上的人和事。总是得过且过,以致显得平庸,甚至马虎和懒惰。(2)应对和沙和尚一样,这类客户最令人欣赏的优点之一就是,能够在风暴中保持冷静。即使客户服务代表使尽浑身解数,他还是习惯于遵守既定的游戏规则。所以面对这类客户,按规定给予办理是最重要客
6、户投诉处理人员必知的措辞一、选择积极的用词与方式与客户沟通时尽量选择体现下面意思的词。比如,要感谢客户在电话中的等候,常用的说法是:“很抱歉让您久等了。”“抱歉”和“久等”实际上在潜意识里强化了对方“久等”这个感觉,比较下面的表达可以是:“非常感谢您的耐心等待。”再如,你想给客户信心:“这并不上次出现的那个问题糟糕”“这次比上次的情况好”;“这个问题确实严重”“这种情况有点不同往常。”二、善用“我”代替“你”专家建议,在下列例子中尽量用“我”代替“你”,因为用“你”常会使人觉得有要手指在指向对方。“您的名字叫什么?”“请问,我可以知道您的名字吗?”“你必须”“我们要为你那样做,这是我们需要的。
7、”三、间接说明客户的错误让客户因为错误被点明而觉得难堪,往往会让客户恼羞成怒,非常不利于问题的解决。发现客户存在错误的时候应间接指出:“这表格你没有填对”“这张表格还有些东西需要你填一下”或“你这里填得很好,还有”;“你搞错了”“我觉得这里存在误解”;“你把我搞糊涂了”“我被搞糊涂了”;“你错了,不是那样的”“对不起,我没说清楚,但我想这事可能跟你认为的有所不同。”四、负起责任告诉客户能做到的而不是告诉客户不能做到的,即使你无法提供帮助,也不要强调这一点,而应该把客户介绍给能帮他的人。“我不能”“您可以您看这样行吗?”;“这不是我的事”“让我想想我能做什么”“这事有专人负责,我帮您转过去,你看
8、行吗?”;“我没办法”“对不起,我们暂时没有解决方案”“我试试看吧”“我一定尽力而为”;“我不能给你打这么低的折,除非你买10台以上”“如果您买10台以上,我就能帮你多打点折。”五、是帮助、交流,不是下命令人们都不喜欢没有选择的余地,也不喜欢被人下命令。要有礼貌地把命令表述为请求,请求客户去做某件事,或者向他们说明为什么要那样做,对他们有什么好处。“你必须”“请您您看行吗?”;“你应该这样做”“我们最好这样”;“在这儿等着。”“您可否等一下,我跟我的上司汇报一下。”六、不要引起对抗如果客户认为他们受到了批评,他们就会对抗性地作出反应。“这事你从来没有做对过。”“这事我们经常做不正确”;“你要花
9、费”“如果这样做,价格是”;“你有什么问题?”“请告诉我发生了什么事情。”七、表示理解客户的心情“你这样做疯了”“我能理解你说的”;“我知道你的感受”“我能理解您怎么会有这种感受的”;如果客户在你面前抱怨对某个部门的不满,为了表示对客户的理解,你应当说什么?“我不知道你为什么如此不满”“我能理解这件事为什么会使您恼火”;“我也不满的”“对不起,给您造成了不便。”“你说得对,这个部门表现确实差近”“我完全理解您的苦衷”。要在客户面前维护企业的形象。八、用委婉的方式澄清事实,而不是争论“你这样认为就大错特错了”“听起来您的意思是说”;“你的话没有任何意义”“也许我理解错了”;“这肯定错了”“我对你
10、的话是这样理解的”处理客户面对面投诉要注意的细节问题1、谈话一开始就要问清楚客户的称呼,在接下来的谈话中反复使用;2、让客户了解你的称呼、职位;3、把客户带到一个安静的房间,保证你们谈话的清静,可以在门上挂上“请勿打扰”的牌子;4、不要选择透明的玻璃房;5、房间的背景颜色让人心态平和,不要太过鲜艳刺眼;6、房间要有足够的空间让人坐下来,而且坐着要舒服;7、交谈中与对方保持目光的交流,保持洗耳恭听的姿势,如身体前倾,及认真倾听的表情等;8、在任何时候不要讲粗话;9、接待愤怒的客户,要让另一位同事在场,以防万一出现暴力行为对自己造成伤害;10、千万不要在投诉处理时中途离开,让顾客在会客室等候;11
11、、各种投诉都要填写“客户投诉登记表”。对于表内各项记录,尤其是顾客的姓名、住址、联系电话以及投诉的主要内容必须复述一次,并请对方确认;12、当你认为事态发展到你自己不能控制的地步,或者不在你的权限内时,应该及时让相关的同事进来解决;13、当你觉得没有把握时,不要勉为其难地立即拍板解决问题。应该向对方承诺自己会尽快解决,并告之对方一个最后期限;14、不能现场解决的投诉问题,要为自己设定一个处理日程表,让自己尽量在规定时间内取得预期的效果或进展。同时与客户保持经常性的联系,哪怕是没有任何进展,也要及时通知客户;15、面对面处理投诉时,必须掌握机会适时结束,以免浪费双方时间。可以通过复述对方反映的主
12、要内容,同时说“时候不早了,为了不耽误您宝贵的时间,您看是不是还有其他问题需要我们帮您处理的?”等语言暗示顾客结束;16、避免与客户过于亲近,以免不好处理问题;17、对于涉及到违法行为的投诉事件,如寄放柜台的物品遗失等,应与当地的派出所联系;18、面谈处理,除了客户主动上门外,还可以邀请客户上门或自己上门,听取和处理投诉;19、记住每一位提出投诉的客户,当其再次来店时,应以热诚的碥主动与对方打招呼。处理电话投诉注意问题处理电话投诉除了书上讲到的,还有几个方面要注意的:1、当客服代表知道了客户姓名时,以下面的通话中,都要加上礼貌的称呼“*先生/小姐”。2、遇到无声电话时,“您好,这里是海尔售后服
13、务部,请问有什么可以帮您?”稍停5秒,还是无声,“您好,请问有什么可以帮您?”稍停5秒,还是没反应,则说:“对不起,您的电话没有声音,请您换一部电话再次打来好吗?谢谢!”再稍停5秒,挂机,不可直接挂机。3、客户用免提听不清说什么时:“对不起,您的声音太小,请您拿起话筒说话好吗?”;遇到电话杂音太大或电话声音太小听不清楚时:“对不起,你的电话杂音太大(声音太小),请您换一部电话再次打来好吗?谢谢!”稍停5秒,挂机,不可直接挂机。4、遇到客户讲方言听不懂时:“对不起,请您讲普通话好吗?谢谢!”如果客户继续讲方言:“请您找一个可以讲普通话的人好吗?谢谢!”客户如果听不懂你在讲什么,你只能判断客户讲啥
14、方言,找其他人懂的人帮你接电话。5、没听清客户所诉内容:“对不起,麻烦您将刚才反映的问题再复述一遍好吗?”6、有时碰到一些说话没完没了的客户,浪费了大量时间,也影响了其他客户打进电话。这时你如何暗示客户该结束谈话了?记住下列这些话可以用,这也适用于面对面谈话:“为了了解情况,打扰您这么长时间,真不好意思。”“为了尽快帮您解决问题,我想现在就去跟相关部门沟通,您看行吗?”“好的,您的问题我都记录下来,要不,明天下午4点前我给您电话,您看如何?”“时候不早了,为了不耽误您宝贵的时间,您看是不是还有其他问题需要我们帮您处理的?”7、最后要注意,应当让客户先挂断电话。情绪异常客户的产生原因客户类型行为
15、表现原因愤怒的客户心烦意乱、怒火中烧,有的甚至会失去理智地大喊大叫,更有甚者在发泄不满时会迁怒于客服人员1、来源于客户自身:客户常识不足;客户误解;期望值过高等2、来源于组织内部:广告宣传夸大其辞;给予的承诺未能兑现;产品有缺陷;延误交货、订货出错,且无视客户抱怨;客户的信誉和诚实受到了怀疑;客户受到冷漠、粗鲁或不礼貌的待遇;产品或服务没有达到客户的期望值等思维混乱的客户烦恼、困惑、不停地抱怨,不知道该做些什么,也不知道该怎样去做,也有些客户处于不理智的状态,使用一些很难理解的词语和表达方式,无法清晰、准确地向客服人员表达投诉信息1、来源于客户自身:客户遇到了较大的挫折;使用产品操作不当造成了
16、破坏性的后果等2、来源于组织内部:提供的服务不到位;产品出了问题并产生较严重的后果;无法满足客户的需求3、由于某些原因发生了意外事故也有可能为组织带来思维混乱的客户焦急的客户困惑,语速急促,信息表达不清等1、来源于客户自身:客户急于得到某种产品或服务;出了问题急于要解决等2、来源于组织内部:产品未送到延迟送货;客户急需的产品缺货等难缠的客户态度傲慢,蛮不讲理,反复无常,犹豫不决,喋喋不休、不厌其烦地叙述同一件事,也有的借机挖苦、贬低或否定客服人员,甚至会说出一些不文明的语言或提出过分的要求1、来源于客户自身:客户缺乏产品的知识;对产品和服务有较高的期望值;试图获取额外的优惠与照顾;在此之前已经
17、对某个人或某件事心存不满;对组织的产品或服务曾有过不好的客户体验等2、来源于组织内部:无法满足客户的要求;产品或服务方式客户不认同等其他类型客户除此之外,还有的客户由于这样或那样的原因,行为表现有别于其他客户。如有的客户针对偶尔遇到的情况而否定全局;有的客户对解决问题的方法始终抱有怀疑态度;有的客户没有耐性,无理由地要求快速处理所有问题;还有的客户故意掩盖事实真相,推卸责任,只是一味地迁怒于组织或客服人员。引导与处理一、与愤怒的客户的交流、引导当客户非常不理智或愤怒时,如果与之缺乏良好的交流与沟通,他就有可能拒绝任何理性的、合乎逻辑的建议。所以在交流过程中,可以从以下几个方面安抚客户的情绪,平
18、息客户的不满,进而解决客户的问题。1、倾听宣泄,适当回应情绪激动、怨气十足的客户向客服人员发泄的目的,一是想表达自己的感情,二是想引起他人的注意,使自己的问题尽快得到解决。此时客服人员要控制好自己的情绪,避免与客户形成对立,面对客户对自己口头的人身攻击不采取对抗姿态。要耐心倾听客户的抱怨和牢骚,不要显示出不悦或不耐烦,更不要批评客户的不足,在倾听客户抱怨的过程中给予适时的回应,以示尊重和理解,并鼓励客户把他发怒的原因表达出来。2、理解情绪,平息怒火在客户抱怨过程中,在适当的时候表达自己的共情,将自己摆在客户的角度来思考问题,理解和体会客户遇到的困境,让客户愤怒的心情渐渐平息下来。在此过程中,客
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