采购部验收管理制度及退货管理制度.docx

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1、验收管理制度第1条 质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数 量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。第2条 验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关 部门报告，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。第3条 货物的验收由质量管理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购 部共同验收，对收到货物的数量和质量进行检验。第4条收货准备。1 .货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时，按供应商、货物交 货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。2 .对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测 工具、容器等进行试测验收

2、，不得虚估。3 5条 待验货物处理。已经到货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注 明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的货物分开储存，并规 划出“待验区”以示区分。4 6条实施验收。1 .货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、 “合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到 货日期及实收数量填入“订购单”。同时，验收人员填写验收报告单并在上面签 字。2 .质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请 的商品或劳务，一律不得签收。3 .质量管理部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编制

3、一式多联、 预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量 以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告 采购部门和财务部门。4 .验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不 符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。5 .验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且到达一定程 度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理, 并尽可能维持其状态以利于公证作业。6 .公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核 实后，送财务部门及采购部门办理。第7条超交处理。1.交

4、货数量超过订购量的局部应退回供货商。2.属于自然溢余的，由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或 重量，经请购部门主管同意后进行收货，并通知采购人员。第8条短交处理。交货数量末到达订购数量，以要求补足为原那么，由验收人员通知采购部门联 络供应商进行处理。第9条急用品验收。紧急货物到货后，假设尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核对，确认 无误后，按收货作业办理。第10条货物验收规范。质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有 关部门，按照所需货物制定“货物验收规范”作为采购及验收的依据。第11条 货物检验结果处理。根据不同检验结果可做以下两个方面处理。1 .

5、检验合格的货物，检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格 品入库定位。2 .验收不合标准的货物，检验人员应贴上不合格标签，并于“材料检验报告 单”上注明不合格原因，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。3 12条退换货作业。1 .检验不合格的货物退货时，采购员应开立“货物交运单”并附有关“货物 检验报告单”呈采购经理签字确认后办理退货。2 .货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承 付期内通知财务部门。3 .对于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔, 索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。退货管理制度第1条目

6、的。明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项。第2条退货条件。验收人员应该严格按照企业的验收标准进行验收，不符合企业验收标准的货 物视为不合格货物。不合格货物应办理退货。1 .对于数量上的短缺，采购员应该与供应商联系，要求供应商予以补足，或 价款上予以扣减。2 .对于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物，然 后与使用部门、质量管理部门、相关管理部门联系，决定是退货还是要求供应商 给予适当的折扣。3 .经采购部经理审阅、财务总监审核、总裁审批后与供应商联系退货事宜。4 3条退货手续。检验人员应在检验不合格的货物上贴“不合格”标签，并在“货物检收报告”

7、 上注明不合格的原因，经负责人审核后转给采购部门处理，同时通知请购单位。5 4条货物出库。当决定退货时，采购员编制退货通知单，并授权运输部门将货物退回，同时， 将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于货物退回后，通知采购部和财务部。6 5条退货款项回收。1 .采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、 供应商名称以及贷款金额等。2 .采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总裁 按权限审批。3 .财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。第6条折扣事宜。1 .采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来 最终确定。2 .折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总裁批准。3 .折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。4 .财务部门根据借项凭证来调整应付账款。