时间管理的方法和技巧精品文稿.ppt

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1、时间管理的方法和技巧第1页，本讲稿共30页时间管理技巧第2页，本讲稿共30页鲁讯不吃鱼；鲁讯不吃鱼；陈景润挨批时也能作自己的事；陈景润挨批时也能作自己的事；拿破仑不睡觉；拿破仑不睡觉；康德的行动规律可对钟；康德的行动规律可对钟；第3页，本讲稿共30页我们为何忙乱？自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现；没有时间与家人多处一会儿；没有时间多读书；没有时间尝试新的事物；没有业余爱好的时间。总之，没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不是地方。第4页，本讲稿共30页 8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的

2、谈话一直延续到10：00。10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10：20。10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。让我们来看看任经理的一天的活动：第5页，本讲稿共30页 14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事

3、宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。16：00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。17：00 下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加

4、班到午夜了。第6页，本讲稿共30页我我们们仔仔细细分分析析一一下下，任任经经理理的的时时间为什么不够用？间为什么不够用？电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。第7页，本讲稿共30页缺乏一份详尽的计划，工作没有目标、没有程序，所以就

5、没有自己主动的行动。做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆婆，结果下属没有事情可做。不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在一些无关紧要和与己无关的事务上。对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成。不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要死。第8页，本讲稿共30页时间管理的障碍何在？障碍一：障碍一：“我的习惯就这样，不好改我的习惯就这样，不好改”障碍二：障碍二：“时间管理有什么用，计划时间管理有什么用，计划赶不上

6、变化赶不上变化”障碍三：障碍三：“时间掌握在别人手中时间掌握在别人手中”障碍四：障碍四：“时间管理太麻烦时间管理太麻烦”第9页，本讲稿共30页对自己工作时间的分析对自己工作时间的分析自己时间哪里去了？第10页，本讲稿共30页8：30 部门例会9：00 看资料、文件9：15 接听和打回复几电话9：30 下属来请示工作9：45 与财务部经理讨论费用问题10：20 替上司营销总监去开会10：55 给外地办事处打电话11：10与行政部经理聊天11：30 替下属修改销售分析报告12：00 吃午饭13：00 接待一个客户13：30 备向营销总监汇报的资料肖经理的一天14：30 下属来谈他工作中的困难和抱怨

7、14：50 与人事经理谈某下属的奖金问题15：20 接顾客投诉电话、很恼火15：30 打电话询问投诉之事、教训下属15：50 老总找去谈事16：20 下属又来请示工作16：30 撰写招聘计划17：00 下班时间到了，发现招聘计划中有好几个问题得去找人事经理协商18：00 有一个下属还想反映 一下情况第11页，本讲稿共30页 请回忆记录自己昨天一天的活动，包括所想所作的事(从起床到晚安)。第12页，本讲稿共30页时间管理的原则q80/20原则q目 标ABC原则q优先顺序原则q计划原则q习惯原则第13页，本讲稿共30页q20%的的工工作作占占整整个个工工作作80%的的价值价值q集中的精力要做集中的

8、精力要做20%的工作的工作q投投入入20%精精力力做做另另外外80%的的工工作作80/2080/20原则原则第14页，本讲稿共30页A=A=必须做的必须做的B=B=应该做的应该做的C=C=不值得做不值得做目标目标ABCABC原则原则第15页，本讲稿共30页优先顺序原则优先顺序原则第一类是工作的紧急程度是不同的。第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧对于紧急的工作要先做，对于不太急的工作要先做，对于不太 的工作后做。的工作后做。紧急紧急不紧急不紧急1.紧急处理客户投诉2.意外事故的紧急排除3.客户拜访4.确定明天的广告5.接待质检人员1.工作总结2.修改工作流程3.处理同事的一些误解4.辅导下属

9、工作5.安排下一步工作6.与同级部门间的协调7.销售政策的修改例：某销售经理某天工作紧急程度划分第16页，本讲稿共30页第第二二类类是是工工作作可可以以按按照照重重要要程程度度来来划划分分，对对于于重重要要的的工工作作要要花花费费较较多多的的时时间间和和精精力力去去做做，对对于于不不太太重重要要或或不不重重要要的的工工作作不不必必去去做做或或只只花花费费很很少少时时间间去去做。做。例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分重要工作重要工作不重要工作不重要工作1.销售费用预算计划2.部门招聘计划制定3.重要客户拜访4.工作报告总结5.下达指示1.一些文件和资料的查询2.文件归档3.应付无关人员4.

10、领用物品5.差旅费报销第17页，本讲稿共30页第四象限第四象限不紧急不重要第三象限第三象限紧 急不重要第二象限第二象限 不紧急重 要 第一象限第一象限 紧急 重要 重要 不重要紧急 不紧急四象限分析法第18页，本讲稿共30页四象限法解析四象限法解析忙碌琐碎的事处理文件等函件电话浪费性时间逃避性活动造成干扰的访问、电话信件、报告某些会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事准备工作预防措施、价值观的澄清计划人际关系的建立真正的再创造能力增进自己的能力重要重要紧急状况迫切问题限期完成的会议或工作 紧急 不紧急重要 不重要第19页，本讲稿共30页 请对你自己昨天请对你自己昨天一天的活动进行四一天的活动进

11、行四象限法分析，并选象限法分析，并选一人上台演示后进一人上台演示后进行分析。行分析。第20页，本讲稿共30页计划性原则计划性原则必须事先对工作做出计划必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行、去实施必须按照计划去执行、去实施必须留出处理不可预计事务的时间必须留出处理不可预计事务的时间第21页，本讲稿共30页习惯性原则习惯性原则v你要知道什么是好的时间管理习惯？你要知道什么是好的时间管理习惯？v对对于于职职业业管管理理人人来来说说坏坏习习惯惯是是可可以以并并且且是必须要改变的。是必须要改变的。v好的习惯是可以养成并且是必须要形成的。好的习惯是可以养成并且是必须要形成的。v良好的习惯可以在有意中形

12、成良好的习惯可以在有意中形成。第22页，本讲稿共30页q工作效率低、办事拖拉q时间观念差，工作时磨磨蹭噌q工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次q经常被电话、不速之客干扰q上班时间不紧凑，晚上加班干q什么事情都愿意管，认为自己很忙才好q没有目标、没有计划、人云亦云q零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间q没有时间安排表，由别人来安排q不会休息、不会娱乐、没有空闲你是否有这样的一些习惯你是否有这样的一些习惯第23页，本讲稿共30页每天要花10分钟作计划要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划每周都将你的工作排出优先顺序能在高效的时间里做完你的重要工作有明确的生活和工作目标必须养成习惯必须养成习

13、惯第24页，本讲稿共30页时间管理的改进途径第25页，本讲稿共30页方法之一：有计划地工作方法之一：有计划地工作q建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序一套计划体系。q在刚开始时作计划。q严于律己，经常激励和要求别人监督和检查。q把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分，制订自己的优先工作次序。q每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。第26页，本讲稿共30页方法之二：减少无序行动方法之二：减少无序行动q时刻对自己的工作和任务进行反思，整理和形成一套有效的、有条理的思维方式。q工作和任务肯定有轻重和缓急之分，与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。第27页，本讲稿共3

14、0页方法之三：避免贪大求全方法之三：避免贪大求全q不要追求尽善尽美，只追求达到目标，完成职责。q成就感是建立在要实现的目标上的，不能脱离你的目标。q让上司认可是在完成你的职责内的工作基础上的，能干是在对你分内事项的处理中体现出来的。对别人的请求和要求，不属自己的分内之事要敢于说“不”。第28页，本讲稿共30页方法之四：避免拖延方法之四：避免拖延q严格要求自己，规定任务完成的期限。q排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳定性。q不要只做熟悉的事务性工作。q与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨清各自的职责，不推诿和相互扯皮。第29页，本讲稿共30页方法之五：学会说方法之五：学会说“不不”q有时不需要任何借口，只要你的拒绝对你来说是合理的。q实行公平交易，给自己找出拒绝的理由。q计划好自己的工作计划和优先次序，以便有理由拒绝别人。q对上司要有合理的、确切的解释和说明，因为上司不好违忤。q明确不自己是救世主，不充能人。第30页，本讲稿共30页