办公室主任培训教程.ppt

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1、办公室用户操作培训教程办公室用户操作培训教程2021/9/27课程主要内容安排n n如何登录、退出综合业务系统n n使用公文管理功能n n使用个人设置功能n n使用工作事务功能n n使用公共信息功能n n使用行政事务功能n n使用综合资料库功能2前提n n我们使用的综合业务系统，都是以IE为基础的n n使用综合业务系统，需要您输入“密码”n n用户帐号基本规则：姓的全部拼音名字拼音的第一个字母n n默认密码：1n n特殊帐号会单独告知n n需要设置IE的信任站点和安全级别3进入办公协同系统n n进入系统 点击桌面上的点击桌面上的IEIE快捷方式，输入综合业务系统的快捷方式，输入综合业务系统的地

2、址：地址：n n登录 密码方式：密码方式：点击点击OAOA系统快捷图标系统快捷图标 输入用户名、密码输入用户名、密码 点击点击“登录登录”证书登录：证书登录：4退出办公自动化系统n n退出系统 使使用用系系统统的的右右上上角角退退出出按按钮钮，不不要要直直接接关关闭闭I IE E窗窗口口5界面介绍主界面主功能分类常用网站链接左工作区中上工作区:导航栏滚动信息栏中中工作区中下工作区右工作区6保证您的使用安全修改密码 用原始密码进入系统用原始密码进入系统 点击系统右上角的点击系统右上角的“修改密码修改密码”按钮按钮 或者点击或者点击“个人设置个人设置”中的中的“修改密码修改密码”子栏目子栏目 输入

3、新密码输入新密码2 2次后点击确认，密码修改成功次后点击确认，密码修改成功 密码的安全性：长度密码的安全性：长度(11(11位位)、字母、数字、特殊、字母、数字、特殊字符字符7培训内容分类介绍n n收收文文n n发发文文n n阅阅文文n n个个人人设设置置n n工工作作事事务务n n公公共共信信息息n n行行政政事事务务n n综综合合资资料料库库8小结考核n n用户登录综合业务管理系统，需要打开本机以下哪个软件工具？A.Microsoft WordA.Microsoft WordB.IEB.IE浏览器浏览器C.C.画图工具画图工具D.D.计算器计算器答案：B910发文新建公文n n如何填写发文

4、处理表：发文四部曲如何填写发文处理表：发文四部曲 选择发文处理单选择发文处理单选择发文处理单选择发文处理单n n公文处理公文处理新建新建市质监局市质监局市局发文处理表市局发文处理表 填写表单内容填写表单内容填写表单内容填写表单内容n n填写标题、主办单位和拟稿人、紧急程度、密级等内容填写标题、主办单位和拟稿人、紧急程度、密级等内容 起草正文起草正文起草正文起草正文n n在系统中起草正文、复制正文、添加文件在系统中起草正文、复制正文、添加文件n n在系统外部事先起草好正文，再添加正文到系统在系统外部事先起草好正文，再添加正文到系统n n添加附件、添加资料等添加附件、添加资料等 发送表单发送表单发

5、送表单发送表单n n选择备选步骤选择备选步骤n n选择收件人选择收件人注：表单在某步骤办理完成的标志是表单注：表单在某步骤办理完成的标志是表单发送发送发送发送出去，出去，而非而非保存。保存。保存。保存。11发文批阅公文n n如何批阅发文：批阅四部曲如何批阅发文：批阅四部曲 查看待办信息查看待办信息查看待办信息查看待办信息n n公文处理公文处理待办待办 打开待办公文表单打开待办公文表单打开待办公文表单打开待办公文表单 审核发文内容、填写审核意见审核发文内容、填写审核意见审核发文内容、填写审核意见审核发文内容、填写审核意见：n n查看申请内容：正文（显示查看申请内容：正文（显示/隐藏修改痕迹）、附

6、件隐藏修改痕迹）、附件n n填写批示意见填写批示意见 发送表单发送表单发送表单发送表单n n选择备选步骤选择备选步骤n n选择收件人选择收件人注：表单在某步骤办理完成的标志是表单注：表单在某步骤办理完成的标志是表单发送发送发送发送出去，出去，而非而非保存。保存。保存。保存。12发文特殊处理1n n批示语设置批示语设置 如何设置本单位词条如何设置本单位词条如何设置本单位词条如何设置本单位词条n n个人设置个人设置个人设置个人设置词类设置词类设置n n个人设置个人设置个人设置个人设置词条设置词条设置n n如何设置本单位词条如何设置本单位词条如何设置本单位词条如何设置本单位词条 如何设置本人词条如何

7、设置本人词条如何设置本人词条如何设置本人词条n n打开表单打开表单打开表单打开表单批示语批示语新建新建n n删除无效公文删除无效公文 刚刚起草的公文，还没有发送出去，可以自己删除刚刚起草的公文，还没有发送出去，可以自己删除刚刚起草的公文，还没有发送出去，可以自己删除刚刚起草的公文，还没有发送出去，可以自己删除 已经发送出去，有后继步骤人员处理过，需要通知管理员已经发送出去，有后继步骤人员处理过，需要通知管理员已经发送出去，有后继步骤人员处理过，需要通知管理员已经发送出去，有后继步骤人员处理过，需要通知管理员删除。删除。删除。删除。13发文特殊处理2n n代理授权代理授权 如何设置代理授权如何设

8、置代理授权如何设置代理授权如何设置代理授权n n个人设置个人设置个人设置个人设置代理授权代理授权n n设置代理人设置代理人n n设置代理有效时间段设置代理有效时间段设置代理有效时间段设置代理有效时间段n n公文催办公文催办n n快速办理与批量办理快速办理与批量办理14发文查询公文n n如何查询发文 公公文文管管理理公公文文处处理理查查询询市市质质监监局局市市局局发发文文处处理理表表 常常用用条条件件查查询询：本本人人已已办办等等 排排序序查查询询 办办文文跟跟踪踪查查询询 一一般般查查询询 高高级级查查询询15发文回收公文n n如何回收发文如何回收发文 表单回收是表单处理人发现表单办理错误时，

9、进行补救的措施表单回收是表单处理人发现表单办理错误时，进行补救的措施 表单回收的两个必备条件：表单回收的两个必备条件：n n当前用户必须是该表单最后的处理人当前用户必须是该表单最后的处理人n n下一步骤的处理人尚未打开表单下一步骤的处理人尚未打开表单 表单回收表单回收n n进入查询页面进入查询页面n n选择要回收的表单选择要回收的表单n n点击点击“回收回收”按钮回收按钮回收n n强制回收强制回收n n系统管理员帮助回收（删除后继步骤，重做）系统管理员帮助回收（删除后继步骤，重做）16练习处理一份文件n n新建发文n n填写正文、表单内容n n发送给后继步骤处理人n n退回系统，以后继步骤处理

10、人帐号登陆n n打开收到的待办公文，修改正文内容，填写批示意见n n发送给其他人处理1718收文新建收文n n扫描登记 公文管理公文管理公文处理公文处理 新建新建市质监局市质监局市局收文处市局收文处理表理表 扫描来文到系统中，或将电子文档添加到系统中扫描来文到系统中，或将电子文档添加到系统中 填写标题、来文单位、文号、办文编号等填写标题、来文单位、文号、办文编号等 点击点击“发送发送”按钮发送按钮发送n n选择备选步骤选择备选步骤n n选择收件人选择收件人n n发送发送19收文拟办与交办n n拟办人员填拟办意见n n办公室主任审核n n局领导审核n n交办各处室、各单位领导n n各处室、各单位

11、领导安排经办人办理2021阅文新建阅文n n扫描登记 公文管理公文管理公文处理公文处理 新建新建公用流程公用流程传阅处理表传阅处理表 扫描来文到系统中，或将电子文档添加到系统中扫描来文到系统中，或将电子文档添加到系统中 填写标题、来文单位、文号、办文编号等填写标题、来文单位、文号、办文编号等 点击点击“发送发送”按钮发送按钮发送n n选择备选步骤选择备选步骤n n选择收件人选择收件人n n发送发送22阅文拟办与传阅n n拟办人员填拟办意见n n办公室主任审核n n局领导审核n n分发各处室、各单位收文人员n n各处室、各单位内部传阅23小结考核n n如果刚刚发出公文就发现办错文，后继步骤处理人

12、还没有处理，可以通过何种方式处理：a.a.退回退回b.b.回收回收c.c.重做重做d.d.删除删除答案：B24小结考核n n查询某份表单办理的步骤状态，可点击查询某份表单办理的步骤状态，可点击以下哪个按钮实现：以下哪个按钮实现：A A.B B.C C.D D.答案：C25小结考核n n以下哪些是公文回收必须满足的条件：A.当前用户必须是该公文表单最后的处理人 B.只要当前用户曾经办理过这份公文表单，都可以随时回收 C.下一步骤的处理人尚未打开公文表单；D.下一步骤的处理人已经处理过公文表单答案：A、C26个人设置n n风风格格设设置置n n个个人人信信息息（修修改改地地址址本本中中个个人人信信

13、息息）n n个个人人图图片片n n个个人人图图章章n n私私有有组组n n代代理理授授权权（公公文文表表单单授授权权、业业务务授授权权）n n词词类类设设置置、词词条条设设置置n n文文号号管管理理27小结考核n n以下哪些功能可以个性化系统首页：A.个人图章 B.个人信息 C.个人图片 D.个人通讯录答案：C28小结考核n n当用户外出或休假时，需要将相关公文处理权限授予他人，以下哪个描述不正确：A.A.可以同时将某类公文处理权授予多人；可以同时将某类公文处理权授予多人；B.B.代理人与授权人都可以处理被授权的公文；代理人与授权人都可以处理被授权的公文；C.C.代理人可以通过本人已办查询条件

14、查找本人代办代理人可以通过本人已办查询条件查找本人代办理过的公文；理过的公文；D.D.权限回收后，代理人就无权处理授权人收到的公权限回收后，代理人就无权处理授权人收到的公文。文。答案：A29小结考核n n个人设置中有哪些功能可以提高办文速度：A.A.个人图片；个人图片；B.B.代理授权；代理授权；C.C.词类设置和词条设置；词类设置和词条设置；D.D.私有组。私有组。答案：BCD30工作事务n n邮件消息（接收系统消息、提醒）n n权限申请n n领导日程管理n n留言n n约见n n文件传递n n任务管理（上下级关系设置）31小结考核n n系统通过哪个栏目自动发送提醒消息给用户：A.A.留言；

15、留言；B.B.邮件消息；邮件消息；C.C.约见；约见；D.D.任务。任务。答案：B32小结考核n n用户之间沟通可以采用以下哪些功能：A.A.邮件消息；邮件消息；B.B.文件传递；文件传递；C.C.留言；留言；D.D.约见。约见。答案：ABCD33小结考核n n如果要给下属分配工作并对下属工作进行跟踪管理，最好采用哪个功能：A.A.邮件消息；邮件消息；B.B.留言；留言；C.C.任务管理；任务管理；D.D.文件传递。文件传递。答案：C34公共信息n n新新闻闻中中心心n n信信息息发发布布 通通知知公公告告 滚滚动动信信息息n n个个人人日日程程管管理理与与查查询询 个个人人日日程程管管理理

16、伙伙伴伴日日程程查查询询 代代伙伙伴伴管管理理日日程程n n通通讯讯录录 全全局局通通讯讯录录 个个人人通通讯讯录录n n自自助助功功能能35小结考核n n下面哪个栏目的信息可以在首页显示：A.A.邮件消息；邮件消息；B.B.滚动信息；滚动信息；C.C.通知公告；通知公告；D.D.全局通讯录。全局通讯录。答案：BC36小结考核n n如果一个处室内部相互之间可以互相查看个人日程，以下哪种方式可以达到该效果：A.A.领导将处室其他人设置为自己的伙伴；领导将处室其他人设置为自己的伙伴；B.B.处室内某人设置其他人为伙伴就可以；处室内某人设置其他人为伙伴就可以；C.C.管理员将处室所有人设为伙伴；管理

17、员将处室所有人设为伙伴；D.D.处室所有人都必须设其他人为伙伴。处室所有人都必须设其他人为伙伴。答案：D37行政事务n n会议管理n n资产管理n n办公用品管理n n车辆管理n n接待管理38综合资料库n n目录管理n n知识管理n n计划管理n n安全管理n n公共资料库n n处室资料库n n个人资料库n n共享资料39小结考核n n下面哪个专题是综合资料库中固有的：A.A.计划管理；计划管理；B.B.最新更新；最新更新；C.C.我上传的资料；我上传的资料；D.D.精华知识。精华知识。答案：BCD40练习上报2007年6月总结与下月计划n n用word写一份2007年6月总结与下月计划的文档n n将文档上传到综合资料库中计划管理下的月度总结与下月计划中n n要求知识标题为：单位名称+“2007年6月”+”总结与下月计划”41谢谢大家！n n Q/An n 感谢您的参与！42