信息沟通与协商程序.doc

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1、信息沟通与协商程序1 目的为了保证我公司一体化管理体系信息沟通与协商的及时性、有效性，确保一体化管理体系的有效运行。2 范围 适用于我公司一体化管理体系内、外部相关方的工作沟通、协商与信息传递。3 术语采用GB/T190002008 idt ISO9000：2005、GB/T280012001、GB/T240012004 idt ISO14001：2004标准中的定义。4 职责4.1 公司一体化管理办公室负责信息沟通协商程序的归口管理，负责质量、职业健康安全、环境管理目标和指标信息的传递及沟通，负责管理评审信息的传递与沟通，负责内、外部审核信息的传递及沟通。4.2 总经理工作部负责来自内部、外

2、部的重要信息的接收、传递、处理和管理，其他部门协管。4.3 安全监督管理部负责职业健康安全重大危险危害因素的管理与沟通，负责环境因素和重要环境因素的管理与沟通。4.4 生产经营部负责工程履约的信息收集、传递、沟通和管理。4.5 技术中心负责及时收集、整理、传递与公司质量、职业健康安全、环境管理有关的法律、法规、标准、规程、规范、图集及其他要求。4.6 市场开发部负责招、投标信息的收集、传递、沟通和管理。4.7 工会负责员工与企业之间的职业健康安全信息的收集与协商。4.8 海外事业部负责海外项目内部、外部与业务有关的各类信息收集、传递、处理、沟通和管理。4.9公司、海外事业部、分公司各职能部门和

3、项目部负责本单位业务范围内的信息接收、传递、沟通和管理。5 措施和方法5.1 总则5.1.1信息沟通与协商的途径可以是会议、文件、网络、面谈、走访、意见箱的形式，或者其他可利用的通讯和宣传工具。总经理工作部和有关部门、海外事业部、分公司、项目部负责采用多种形式宣传我公司质量、职业健康安全、环境方针。5.1.2 信息分为内部信息和外部信息。信息应及时、准确、可靠，重要信息形成记录（包括贯彻上级有关文件、通知、指示等）。5.1.3 确保在公司不同层次、不同部门和不同岗位之间以及外部各方建立一体化管理体系有效运行的沟通渠道。5.2 内部信息沟通的主要内容5.2.1总经理、管理者代表有关一体化管理体系

4、工作的指示和要求。5.2.2法律、法规和其他要求的遵循情况。5.2.3质量、职业健康安全、环境管理目标、指标、管理方案完成情况和效果。5.2.4内审、外审、管理评审结果。5.2.5监测、测量的结果。5.2.6不符合纠正措施与预防措施及实施情况。5.2.7应急准备与响应情况。5.2.8质量、职业健康安全、环境管理体系培训情况。5.2.9各单位之间的日常联络、常规报表、其他信息通报等。5.2.10质量、职业健康安全、环境管理体系各运行控制程序、作业文件的执行情况。5.2.11员工的意见、要求及抱怨。5.2.12其他一体化管理体系信息。5.3 外部信息沟通的主要内容5.3.1法律、法规和其他要求的变

5、化情况。5.3.2顾客、监理、设计、政府部门等相关方对工程质量的期望、意见、抱怨。5.3.3顾客、社区、居民、政府部门等对环境管理的期望、意见、抱怨。5.3.4顾客、政府部门等相关方对职业健康安全管理的期望、意见、抱怨。5.3.5紧急情况下与外部的联络（如消防、救护等）。5.3.6市场及社会的要求和趋向。5.4 内部信息沟通与协商5.4.1各部门、海外事业部、各公司、项目部及员工代表参与公司质量、职业健康安全、环境管理方针、目标与指标的制定和评审。5.4.2重大信息应立即向最高管理者或管理者代表报告，一般信息应及时传递到部门负责人。5.4.3我公司的质量、职业健康安全、环境方针、一体化管理体系

6、的有关要求及质量、环境、劳动保护知识，由有关职能部门负责逐级宣传。5.4.4内部应进行职责、权限的沟通，以确保质量、职业健康安全、环境管理体系的有效性。5.4.5人力资源部负责收集、整理、传递适用于员工培训、劳动就业的法律、法规及其他要求的相关内容。5.4.6安全监督管理部负责及时收集、整理、汇总、传递重要环境因素、重大危险危害因素。5.4.7工会负责收集、识别和获得，并控制分发、宣传适用于员工劳动保护监督、职业病防治、女职工和未成年工保护、工伤保险的法律、法规和要求。负责收集员工在职业健康安全管理方面的意见和建议，代表员工与公司协商并反馈有关职业健康安全管理的信息；公司工会参与职业健康安全事

7、故、事件的调查、协商、处理。5.4.8各级员工代表参与环境因素的识别、评价确定重大环境因素，发动各级员工代表参与危险源的辨识，风险评价和风险控制活动。5.4.9一体化管理体系运行中产生的信息，由相应的职能部门、海外事业部、分公司、项目部及时传递。重要信息由产生的部门和单位传递到工程局的相关职能部门、海外事业部、分公司、项目部和负责人，并作好记录，要求答复的，限期予以答复。5.4.10紧急状态、事故、事件的信息，由发生单位立即上报，必要时报政府部门、公安消防部门、医疗卫生部门等，对于国际项目，必要时可报所在国的中国大使馆或当地相关政府机构。5.4.11公司、海外事业部、分公司、项目部通过内部通讯

8、、网站、内部信息宣传栏等，宣传公司质量、职业健康安全、环境方针，刊载相关知识、工作动态等，进行信息传递，增强员工的质量、职业健康安全、环境意识。5.4.12 本公司的职业健康安全的员工代表是各级工会组织和工会工作人员。5.4.13 公司、海外事业部、分公司、项目部应将各级员工及员工代表参与和协商职业健康安全的安排形成文件，并通报给相关方。各级员工应参与管理、方针和程序制定和评审；参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化；参与职业健康安全事务；了解谁是职业健康安全的员工代表和指定的管理者代表。5.5 外部信息沟通与协商5.5.1各有关职能部门、分局和项目部将我公司质量、职业健康安全、环境方针及

9、有关要求传递给相关方。5.5.2公司各职能部门、海外事业部、分公司和项目部在收到有关质量、职业健康安全、环境管理的法律、法规和其他要求时，执行法律法规和其他要求控制程序。5.5.3相关方投诉及问询、合同或其他信息，各级部门、海外事业部、分公司、项目部均有责任接收，并及时解释和传递给公司归口管理部门，要求答复的，由归口部门将处理结果及时传递给相关方。5.5.4各级办公室接收、转发外部有关质量、职业健康安全和环境管理的行政文件。5.5.5工程分包、物资和设备采购或租赁等活动中，采购信息在与供方沟通前，公司各职能部门、海外事业部、分公司和项目部应确保采购产品符合规定的采购要求后，才与供方进行质量、职

10、业健康安全、环境管理的沟通与协商。5.5.6各职能部门、海外事业部、分公司和项目部在与建设单位、设计和监理单位交往、沟通中，收集、整理、传递、处置顾客关于质量、职业健康安全、环境管理的信息。5.5.7各职能部门、海外事业部、分公司和项目部应定期参加政府部门、建设单位、监理单位等的各种会议和培训，定期与质量监督部门、职业健康安全管理部门和环境保护部门进行沟通，以便及时获得有关信息和取得上级部门的工作支持。5.5.8涉及重要的质量、职业健康安全、环境的外部联络、沟通、协商应保持书面的接收、处理及答复的记录。5.5.9 公司、海外事业部、分公司、项目部应决定是否就本单位的重要环境因素、重大危险源与外

11、界进行信息交流和沟通并将决定形成文件，如决定进行外部交流和沟通，则应规定交流、沟通的方式并予以实施。 5.6信息的利用与控制5.6.1各职能部门、海外事业部、分公司、项目部应充分利用信息作为改进质量，职业健康安全、环境管理绩效的依据。将重要信息作为内审和管理评审的依据。5.6.2适当时，将收集到的重要信息进行数据分析，以持续改进质量、职业健康安全和环境管理体系的有效性。5.7记录的管理相关部门在信息沟通过程中产生的所有记录应按记录控制程序的规定执行。6 相关文件6.1顾客满意度测评程序6.2法律法规和其他要求控制程序6.3工程施工过程控制程序6.4管理评审程序6.5内部审核程序6.6文件控制程序6.7记录控制程序7 相关记录7.1会议记录、检查记录、整改记录、投诉记录、投诉处理记录7.2管理评审记录、内部审核记录、外部审核记录7.3顾客、监理的会议纪要及通知7.4其它记录（包括政府监督部门的检查通报、各类报表、文件传阅单等）