办公室物资管理办法.doc

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1、办公室物资管理办法 文件编号： SQ-3KW-011页 数： 6版 本： A/0编写单位： 人事行政部批准审核制订会 签 营销一部 营销二部 销售服务部 工程 部生产中心 采购 部 总经办人事行政部 财务 部 文件发行章 2013-05-28发布 2013-05-30实施修订页页次修改内容版本号修改人批准人生效日期 1.目的： 为进一步规范公司办公室物资的管理，保证物资的合理配置，促进各部门工作更加有序进行，特制定本规定。2.范围：本公司所有办公物资的申购、领用、发放、保管、维护、报废等相关事项均适用于本办法。3.定义：3.1办公文具：指公司日常办公所需之用品及员工文体活动所需之用品。分为易耗

2、品与耐用品两类。3.1.1易耗品：主要包括铅笔、圆珠笔、签字笔、笔记本、告示贴、墨水、墨盒、笔芯、胶水、刀片、橡皮、订书针、大头针、复写纸、复印纸、打印纸、修正液、电池、胶片、胶卷、纸巾、等。3.1.2耐用品：主要包括办公桌、办公椅、文件柜、U盘、硬盘、录像磁带、圆规、绘图器、设计研发专业书籍、磁盘、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、文件夹、计算器、印章等。3.2 办公设备：指办公室正常运作需要使用的各种设备，包括：电脑、笔记本、传真机、复印机、打印机、胶装机、碎纸机、照相机、摄影机、投影仪、空调、风扇等。3.3卫生用品：主要指用于维持或改善办公及劳动场所卫生所需之物品。如：扫把、拖布、毛巾、香皂

3、、洗衣粉、洗洁精、杀虫剂、空气清新剂、卫生球、洁厕精等物品。4.职责：4.1人事行政部负责公司所有办公物资及耗材的采购、保管、发放、维护、统计及费用分摊。 4.2各部门根据人事行政部发布的管理标准做提报申请并领取使用；合理保管和使用领用的各种物资。2、前台汇总5.办公用品申请领用流程（见流程图一）流程图一： 需求部门人事行政部总经理OKEnd5.采购需求-采购汇总表6.验收物品领用登记表3.部门经理核准7.系统入库入库单2.需求汇总Start部门办公物资申请表4.总经理批准NO送货单单1.提交月申请单（经部门负责人审核签字）8.部门领用6管理内容 6.1办公物资的申请6.1.1各部门根据本部门

4、需要在每月25日填写下一月“部门办公物资申请表”，经部门负责人批准后，交人事行政部物资管理专员整理汇总，做统一采购。6.1.2 人事行政部物资管理专员根据个人办公物品领用情况及库存状况，结合各部门申请的领用数量，填写“办公物资需求-采购汇总表”，交人事行政部经理核准后，由物资管理专员统一进行采购作业。单件物品金额超过200元的需总经理批准后方可采购。6.2 办公物资的采购及验收入库6.2.1办公物资原则上由人事行政部统一采购。6.2.2办公文具供应商依据采购订单交付办公用品，人事行政部管理专员依据采购订单的品名、规格、数量、厂商、型号等要求验收物品，若不符合要求退回供应商，若合格则办理入库手续

5、。6.2.3 价值200元以上的办公物资购买回来办理入库时，需经物资管理人登记相关信息后方可领用，信息包括物资名称、规格/型号、使用部门、购买价格、保修期限、购买地等基本资料，并填写“物资购买登记表”，办公设备物资由人事行政部保管设备的保修卡、发票复印件、说明书等资料；对登记在册的物资进行编号管理。6.2.4 部门专用的办公物资由申请部门与人事行政部一起实施采购。6.3 办公物资的领用管理6.3.1 物资管理专员在入库完成后，联系各部门人员领取本部门申购的办公物资，并做好各部门个人办公物资领用情况登记。每月初统计各部门办公物资的领用情况，统一汇总后报人事行政经理审核，经审核的登记表抄送一份给财

6、务部。6.3.2 物资管理人根据员工使用各种办公用品的周期来审核其领用是否合理，对于不合理的领用，管理人有权拒绝。6.3.3 公司新进员工的办公文具由物资管理人为其配发，以保证正常工作。6.3.4 公司员工使用任何办公物资都必须经过人事行政部领取，不得私自拿用。6.3.5 如因工作调动或离职，关联人须按公司规定将个人保管的所有办公物资（易耗品除外）全部交回人事行政部，需要本部门继续留用的，转使用责任人签名确认后报人事行政部备案，便于人事行政部跟踪办公物资的使用情况，如未退还的办公物资，将按物资的原价赔偿。6.3.6员工应尽量做到物尽其用，提倡节约资源，杜绝浪费，共同致力降低消耗费用；禁止员工将

7、办公用品挪为私用或他用。6.4 办公设备的使用和维护6.4.1公司员工使用办公设备前需先掌握正确的使用方法，不允许在未掌握使用方法的情况下随便使用。6.4.2 爱护公司的办公设备，有恶意损坏者，一经发现，给予记大过处分，并由其承担维修费用。6.4.3 办公设备由人事行政部视设备的使用需要聘请外来维护人员定期进行维护和保养；公司员工在使用任何办公设备时如发现问题，要及时通知人事行政部进行维修处理，以保证工作的正常进行。6.4.4 物资管理人登记好办公设备的维修和保养记录，包括：维修日期、故障情况、更换的零部件及维修费用，并填写“办公设备维修（保养）记录表”。6.4.5 由于个人因素导致办公设备的损坏，由个人负责维修费用。6.5 物资的报废 价值在200元以上的非消耗性物资因使用时间过长或毁坏需要报废注销时，使用人应提出报废申请，经部门负责人签字后交人事行政部审核，购买价格在500元以上的物品的报废需经总经理同意后，方可由人事行政部办理报废注销手续。7.参考文件无8.相关表单8.1部门办公物资申请表 8.2 部门办公物资领用登记表8.3 办公物资需求-采购汇总表8.4 物资购买登记表8.5 办公设备维修（保养）记录表