采购流程制定、规范及设置方案.doc
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1、采购流程制定、规范及设置方案一、 背景资料:北京天堂伞业制造有限公司成立于2001年,是一家专注于生产各类中高档洋伞的企业,公司现在生产的广告雨伞的主要品种有:直杆伞(直骨伞)、折叠伞(缩骨伞)、高尔夫伞、礼品伞、太阳伞(沙滩伞)、帐篷、钓鱼伞、儿童伞等。特殊的雨伞品种有:直骨自动开收伞、三折自动开收伞、夜光伞、帽伞、情侣伞、拐杖伞等。产品远销欧美、日本、澳洲、中南美及非洲地区,是中国较大的出口雨伞生产基地之一,在行业中被誉为“制伞专家”。 公司本着“以质量求发展,以信誉求生存”的理念,面向国内外客户,以提供优质广告雨伞为根本目标,一路坚持。与此同时,在服务上不断改进和完善,以严谨的作风、专业
2、的操作、过硬的质量、合理的价格、永恒的信誉,为客户提供尽善尽美的服务。企业的组织结构总经理行政副总经理生产副总经理销售副总经理采购部生产部仓储部采购主任审核员采购员1、采购部门的背景:北京晨光文具公司采购部是该企业生产部下属部门之一,受企业管理,采购公司所需物资,保证生产经营活动持续进行,具有很重要的、不可取缔的作用。2、采购部门的职责:(1)掌握市场信息,开拓新货源,优化进货渠道,降低采购费用。(2)会同库管部、会计部确定合理物资采购量,及时了解存货情况,进行合理采购。(3)根据生产计划,制定物资供应计划并组织实施。(4)汇总各部门的采购申请单,编制采购作业计划。(5)选择、评审、管理供应商
3、,建立供应商档案。(6)组织供货合同评审,签订供货合同,实施采购活动。(7)建立采购合同台帐,并对合同执行情况进行监督。(8)进行市场寻价,采购所需物资。(9)采购物资的报验和入库工作。(10)采购过程中的退、换货工作。(11)采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。(12)做好保密工作。3、采购部人员设置及职责:采购部人员设置:设主任1名、审核员1名,采购人员若干。采购部门的组建方式如下:采购部A物料组如:辐条B物料组如:防雨布C物料组如:辅料3.1采购部主任的工作职责:(1)、提出物资采购计划,报总经理批准后组织实施,确保各项采购任务完成。(2)、调查研究各部门物资需求及消耗
4、情况,熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况,供需心中有数。(3)、指导并监督下属开展业务,确保公司物资的正常采购量。(4)、监督参与物资采购的业务洽谈,检查合同的执行和落实情况。(5)、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。(6)、新产品、新材料供应商的挖掘、资料收集工作。并对其进行合格评审,保证供应商的合法性。(7)、及时了解供应市场价格变化及产品品质情况,保证产品品质和降低采购成本。(8)、在从事采购业务活动中,要遵纪守法,讲信誉,不索贿,不受贿,与供货单位建立良好的关系,在平等互利的原则下开展业务往来负责采购工程管理制度的适时修订和并负责对外解释;(9)、拟定部门工作计划和目标;(1
5、0)、主持采购工程中心日常工作;(11)、定期对合格供应商的质量、服务进行考核;(12)、考核部门员工工作绩效并进行内部监督;3.3审核员岗位职责:(1)协助组织评审合格供应商和考核合格供应商;(2)负责审核所有订购单的采购价格、质量及供应商的资质;(3)监督本部门采购流程的实施,不参与采购具体,不直接与供应商发生关系;(4)协助组织采购或工程的招标、评标工作;(5)监督、协调采购部工作人员的工作(6)审核本部门的报帐工作;3.4采购员岗位职责:(1)、 主动与申购部门联系,核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等,避免差错,按需进货,及时采办保证按时到货。 (2)、 熟悉市场行情及进货渠道
6、,坚持“货比三家,比质比价,择优选购”的采购原则,努力降低进货成本,严把质量关,杜绝假冒伪劣商品的流入。(3) 熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商,要准确了解、掌握市场供求即时行情,适时组织采购。(4)按“谁经手谁负责”的原则,要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责,要尽可能多渠道采购,降低采购成本,提高采购质量;(5) 及时完成部门下达的各项采购任务,及时保障企业正常经营需求,严格执行酒店采购管理制度,采购均以“物资申购单”为依据。(6)严格执行公司各项财务制度及规定,并坚持“凭单采购”的原则,购进的一切物资要及时通知收货员及用货部
7、门负责人,按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。 (7) 服从公司财务监督,遵守公司有关规章制度及员工守则。4、采购工作流程:下单:1).通常情况下,采购员接到缺料,获取缺料以下基本信息:存货编码,产品型号,数量。2).分析缺料信息是否合理,再将定单下给供应商,定单必须含有以下信息:材料型号,数量,单价,金额,计划到货日期。3).采购审核员根据具体情况进行定单审核4).定单传真给客户以后,采购员需要与客户确认采购信息,并要求签字回传。跟催:采购定单完毕以后,采购员根据采购定单上要求的供货日期,采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。入库:1)实物入库:收货员收材料之前需确
8、认供应商的送货单是否具备以下信息:供应商名称,定单号,存货编码,数量;如定单上的信息与采购定单不符,征求采购员意见是否可以收下。2)单据入库:采购员根据检验合格单,将检验单上的数据入到用友中,便于以后对帐。但也存在些问题,表现为:1.外加工的检验合格单没有入库;2.采购入库定单号和数量比较混乱。对账:1) 月结表每月月初,采购员根据公司收货员签字的送货单、入库单据和单价表核对月结表。2) 增值税发票校对发票上的以下信息:公司名称、帐号、税号、材料名称、数量、金额。5、付款根据付款周期编制付款计划,安排付款。二、企业产品设计: 1、主要产品以雨伞为例:产品BOM表雨伞(ys300,1)LT=1伞
9、架(sj203,1)LT=1伞面(sm204,1)LT=1伞骨(sg202,1)LT=1防雨布(fyb101,1)LT=1伞柄(sb201,1)LT=1辐条(ft100,20)LT=1辅料(fl,若干)企业产品表格式BOM表:层数物料号物料名称单位用量成品率0ys300雨伞把111sj203伞架套111sm204伞面平方米112sb201伞柄根112sg202伞骨套112fyb101防雨布平方米113ft100辐条根2013fl辅料根11三、雨伞的采购计划:现有商家向北京天堂伞业制造有限公司购买成品伞500把,定单生成日期为20101011购买负责人要求在20101021交货,现天堂伞业制造有
10、限公司根据要求制定生产计划如下: 北京天堂伞业制造有限公司主生产计划(10月份)雨伞(把) 提前期=1 日期 名 称15161718192021 雨伞计划产量500计划投入量500伞架(套) 提前期=1 用量=1 日期15161718192021毛需求500预计到货0000000现有库存0000000净需求500预计定货500预计定货下达500伞面(平方米) 提前期=1 用量=1 日期15161718192021毛需求500预计到货0000000现有库存0000000净需求500预计定货500预计定货下达500伞柄(根) 提前期=1 用量=1 日期15161718192021毛需求500预计到
11、货0000000现有库存0000000净需求500预计定货500预计定货下达500伞骨(套) 提前期=1 用量=1日期15161718192021毛需求500预计到货0000000现有库存0000000净需求500预计定货500预计定货下达500防雨布(平方米) 提前期=1 用量=1日期15161718192021毛需求500预计到货0000000现有库存0000000净需求500预计定货500预计定货下达500辐条(根) 提前期=1 用量=20日期15161718192021毛需求10000预计到货0000000现有库存0000000净需求10000预计定货10000预计定货下达10000四
12、、供应商的选择:1分析市场环境我们经过上网搜寻资料,了解到雨伞原材料供应市场的基本情况。从目前的采购市场状况看,属于买方市场;整个市场原材料供应商之间的竞争非常激烈,对于我们来说,非常有利于我们进行采购。2建立供应商评价小组为了能以适中价格买到高质的原材料,我们成立了供应商评价小组,这个小组负责评价企业所中意的一些供应商,给出不同的意见和建议,为选择供应商提供依据。小组成员都是处于与供应商有密切关系的一些部门,如采购部、生产部,质量把关部门、财务部等。小组的成员都具备很高的职业素质和良好的团队合作意识,相信由这些成员组合成的供应商评价小组会做好本职工作,为供应商的选择做出巨大贡献。3建立供应商
13、评价选择标准31商品质量采购物品的质量要合乎我企业的要求,采购的原材料符合要求是生产经营活动正常进行的必要条件,是我单位进行商品采购时首要考虑的因素。质量次的商品,采购成本低,但会导致企业的信誉降低,会降低企业产品的质量。我们评价供应商产品的质量,一要从商品检验入手,二要从供应商企业内部去考察,如企业内部的质量检测系统是否完善、是否已经通过了质量管理体系认证等,三要从供应商的信誉去考察,看该供应商在行业中的信誉如何。3.2成本采购价格即采购成本的高低直接关系到企业最终产品或服务价格的高低,因此,在确保满足其他条件的情况下力争取得最低的采购价格是采购的重要工作。对供应商的报价单进行成本分析,是有
14、效甄选供应商的方式之一。成本不仅仅包括采购价格,而且包括原料或零部件使用过程中或生命周期结束前所发生的一切支出。采购价格低对于降低企业生产经营成本,提高竞争力和增加利润,有着明显的作用,因而它是选择供应商的一个重要条件。总成本最低是选择供应商时考虑的主要因素。在选择供应商时因首要考虑成本。3.3交货及时性供应商能否按约定的交货期限和交货条件组织供货,直接影响企业生产和供应活动的连续性,因此交货时间也是选择供应商所要考虑的因素之一。我们在考虑交货时间时,一方面要降低原料的库存数量,另一方面又要降低断料停工的风险。由于我们企业是雨伞生产企业,我们所要采购的原材料几乎不会涉及到售后服务和技术方面,所
15、以不需要靠虑供应商的整体服务水平和技术支持服务。4选择供应商我们将在对供应商充分了解的基础上,再经过认真考核、分析比较后选择出最设和的供应商。我们对供应商的调查,分为初步调查和深入调查。首先,我们对其产品的品种规格、质量价格水平、生产能力、地理位置、运输条件进行初步调查。在这些条件合适的供应商中选择几个,就是我们的初步调查对象。深入供应商调查对象的选择,一是根据ABC分类确定自己产品的重要程度,二是根据供应商企业的生产能力水平的实际情况。对于企业的关键产品、重要产品、我们要认真地选择供应商。这些产品,或者是精度高、或者是价值高、或者是技术先进、或者是本企业的关键零件等,要对这些产品的供应商进行
16、深入研究考察考核,选择真正能够满足本企业要求的供应商。对于那些辅料例如普通的,零件、部件等可以不进行深入调查。深入供应商调查对象的选择标准主要是企业的实力、生产能力、质量保证体系和管理水平等。初步确定供应商还要进入试运行阶段进行考察。在运作过程中,就要进行所有各个评价指标的考核评估,包括产品质量合格率、准时交货率、准时交货量率、交货差错率、交货破损率、价格水平、进货费用水平、信用度、配合度等的考核和评估。在单项考核评价的基础上,还要进行综合评估。 由于我们采购的物资数量大、供应市场竞争激烈,所以采用公开招标方法来选择供应商。五、招标文件项目名称:北京天堂伞业制造有限公司材料供货第一部分 招标公
17、告北京天堂伞业制造有限公司材料供货招标公告【招标编号:BJTTSY-10/10/11-21-001】我企业对生产原材料年供货进行公开招标,诚邀愿意承担雨伞材料和辅料的潜在投标人前来投标。公告日期:20101011截止日期:20101016招标单位:北京天堂伞业制造有限公司采购分类:材料地区:北京资金来源:筹集资金第二部分 投标须知一、 招标项目及投标人资格条件1、 招标项目1.1项目内容:北京天堂伞业制造有限公司原材料及辅料本项目以按照国家和直辖市有关规定旅行项目审批手续并获得批准,采购项目的资金来源已落实,项目的招标方式和范围已获得财政部门批准。1.2具体的采购清单:详情见第三部。1.3采购
18、产品外观及质量标准技术要求:见第三部分。2、 投标人资格条件21投标人必须是中国境内注册的独立法人或法人联合体,在北京地区注册,或在北京地区注册设有分支机构。2.2投标人要求为国内独立的事业法人,注册资金不少于人民币100万(联合投标人的各方必须满足此要求)的企业法人。二、招标文件的澄清和补充方式3、 招标文件的澄清投标人对招标文件如有疑点可以采取以下方式之一要求澄清3.1投标人应在截标10天前,将要求澄清的问题以书面的形式向招标方提出。招标方将在投标截止日5天前以书面形式作出答复,并分送给所有购买招标文件的潜在招标人。3.2投标人可报名参加招标方组织的招标文件答疑会,将要求澄清的问题在答疑会
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- 采购 流程 制定 规范 设置 方案
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