材料物资采购管理办法.doc
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1、材料物资采购管理办法(审核中) 友情提示:正在被admin锁定编辑中!第一条 为了加强内部管理和控制,规范采购行为,保障生产经营活动的正常进行,以最大限度地降低采购成本,特制定本办法。 第二条 本办法对本公司所有材料物资的采购均适用,公司控股子公司参照执行。 第三条 采购流程及职责分工 一、 采购流程: 1、 生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、年度生产计划包括主要材料(玻璃、铝框、接线盒、背板等)月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量,经分管副总经理、总经理批准后实施。 2、 采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采
2、购计划,经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价;办公用品由需求部门申请,综合管理部门负责统一采购,其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请,采购部门负责采购。 3、 采购审批权限:公司原辅材料采购计划,由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准;其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请,经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行;大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。 4、 采购人员进行询价、议价、比较分析报审,原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组
3、审议通过后执行采购。 5、 成立物资采购监查组。物资监查组的工作职责:参与公司供应商的选择;负责公司采购物资价格的审定等,监查组由董事长任组长,总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。供应商评价采用现场考察和资质审查相结合,但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复;供应商评审采用比较记名投票方式,董事长一人两票制,其余人员一人一票制,全数为五票,少数服从多数。经监查组审查通过的采购价格才能执行。 6、 定期或即时签订购销合同,日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。 7、 仓库收货、品管人员现场验货。 二、 职责分工: 1、 销售部门负责公司月度、季度、年度销售计划的
4、制定和修正; 2、 生产部门负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修正; 3、 采购部门负责公司所有材料物资的采购,同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请; 4、 品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验; 5、 财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核,同时负责相关资金的落实安排; 6、 仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等; 7、 总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批,包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽; 8、 董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购
5、的接洽、合同签批等。 第四条 一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。 第五条 供应商评定控制程序 1、主要材料的含义 主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料,主要包括玻 璃、铝框、接线盒、EVA等,辅助材料就是主要材料以外的材料; 2、对供应商的评价 2.1、采购部根据同类材料的无差异控制要求,结合物资的质量、价格、供货期等比较,选择合格的供应商,填写供应商选择评定记录表。在无差异或差异可控的基础上,对同类材料供应,应尽量选择几家合格的供应商。经采购部、监查组等相关机构审查通过后,录入合格供应商名单中。 2.2、评价供应商时一般可考虑以下因素: a、供应商
6、的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等; b、质量保证能力,即质量控制体系; c、业内评价、第三方认证等; d、满足法规的要求,采购产品涉及强制性认证的,应具有相关认证的证书和质量证明等 2.3、对第一次供应材料的供应商,除提供充分的背景证明材料外,还需经样品测试及小 批量试用,经测试合格后才能供货: a、新供应商根据相关要求提供少量材料; b、交生产车间试用,并填写供应商评定记录表中相关栏目,结果反馈给采购部; c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。小批量试用合格的,必要时再经试用,均合格的,经总经理批准后,列入合格供应商名录。 3、供应商的日常管理 3.1、采购部应对供
7、应商的供货业绩进行跟踪,及时与品管部进行沟通。供应商产品如出现严重质量问题,采购部应及时向供应商发出限期整改通知单限期整改,如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的,应取消其供货资格。 3.2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评,填写供应商业绩评定表,评价时按百分制,质量评分占50,交货期评分占10,价格及售后服务占40。评定标准为:一年中平均质量合格率达到98以上的给予满分,每降一个百分点扣5分,但质量评分不能低于35分;交货期都准时交货的给满分,经常送货不及时的,给5分以下;在同等质量的基础上价格在业内最低的,给35分以上。总评分不能低于80分,若低于80分或质量评分低于35分,
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