文秘必备日常工作会议流.docx
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1、文秘必备日常工作会议流组织日常工作会议也是文秘的主要工作之一,日常工作会议也是一门大学问,下面一起来学习日常工作会议主要流程吧。日常工作会议主要流程:会后工作。提到了会中工作所要注意的几个事项,详情请阅读本文。1.会议文件资料的立卷归档1)会议文件的收集整理工作(1)确定会议文件的收集范围。(2)选择收集会议文件的渠道。(3)运用收集文件的不同方法。2)会议文件的立卷归档把会议过程中的一整套材料,包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等,进行分类立卷归档。2.会议经费结算工作(1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、
2、餐饮费等)。应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。如用信用卡收费,应问清姓名、卡号、有效期等。开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序,不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时,应与会议代表协商,开具收据或证明。(2)在订购各种设备和享受服务时,应掌握付款的方法和时间。3.安排与会人员返程案例天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作,初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题,再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题,而且她想当
3、然地认为,只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果,部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后,又要求更换车票或退票,结果闹得大家不欢而散,使洽谈订货会的工作成果大打折扣。分析会议结束并不意味着会议工作就结束了,有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作,主要包括以下两点1.提早做好与会者的票务登记预订工作(1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜,及早安排好外地与会者的行程。(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求,尊重他们的意愿。(3)一般情况下,要按先
4、远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜,要掌握交通工具的航班、车次等情况,尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系,提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。(4)届时应编制与会者离开的时间表,安排好送行车辆,派人将外地与会人员送到机场、车站、港口,待他们乘坐的交通工具起程后再返回,如有必要,还应安排有关领导同志为与会人员送行。2.帮助与会者提前做好返程准备(1)提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。(2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目,开好发票收据。(3)帮助与会者检查、清退房间,避免遗忘各种物品。(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品,以备急需。(5)帮助部分
5、与会者托运大件物品。4.会议总结总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则,它应具有完整性、协调性和比例性。(1)会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查。总结工作的方法如下。检查会议目标的实现情况。检查各个小组的分工执行情况。将员工自我总结和集体总结相结合。以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的。(2)决定会议效果的主要因素有以下几个。是否具有召开会议的必要。会议准备得是否充分。议程是否科学合理。主持人的能力水平。是否严格控制了会议人数。与会人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度。会议流程及服务安排一、会
6、前准备1、办公室人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。2、确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。3、草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。4、合理安排相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点:(一)仪容仪表(1) 着装统一整洁,不穿拖鞋、响钉鞋。(2) 接
7、待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆,不浓妆艳抹,不佩戴首饰。(3) 坐站姿势规范端庄,不翘腿。(二)语言(1) 语调温和亲切,音量适中,普通话规范。(2) 语言文明礼貌,适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。(3) 对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不大声喧哗。(三)态度(1) 敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼。(2) 微笑服务,态度诚恳、热情、周到。(3) 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。(4) 解释问题有礼有节。(四)纪律(1) 会议服务前不吃异味食品。(2) 不在会议期间使用电话。(3) 服务过程中不打哈欠、
8、喷嚏、挖耳鼻。(4) 严格遵守职业道德。5、办公室应在会议召开前一天,以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。6、重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。8、参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明单位名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易
9、识。纸张裁剪规格为8.5_15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。9、会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位。10、会务工作人员进行会场布置:(1)检查会议室卫生情况(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 杯具、水壶等),确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅(会标)、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。(2)采用拉线的方式,确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时,如椭圆长桌中间空地、会议室角落,另外会议桌上也可订做鲜花花束,但要把握好尺寸,
10、不可过大过高,花卉颜色可视会议主题而定。(3)根据会议议程,合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等,及时检查确保所需物品的齐全,做好会议前的准备工作。(4)根据发言人位置摆放话筒,并调试(话筒位置的高低、效果及接口等),确保话筒及音量正常,如需要音乐,要提前试播,确保正常播放;如需要投影仪,则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置,由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒,以备会议过程中话筒突发情况,及时更换。(5)会议所需的备品要按以下要求摆放:座位的正前方摆放座次牌,右手正前方杯垫及水杯(杯把向右侧转45度),靠近水杯位置摆
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