公文写作一基础知识精.ppt

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1、公文写作一基础知识第1页，本讲稿共50页日销售量为日销售量为2.3亿瓶亿瓶遍及世界遍及世界150多个国家和地区多个国家和地区。案例著名的著名的7秘密配方秘密配方卓有成效的营销策略卓有成效的营销策略可口可乐的信条是：可口可乐的信条是：“成功在于广告成功在于广告”。第2页，本讲稿共50页一，公文基础知识一，公文基础知识 二、几种常用文种的写法二、几种常用文种的写法 三、公文办理程序三、公文办理程序 目录目录第3页，本讲稿共50页一、基础知识一、基础知识（一）、公文处理与写作遵守的重要规范性文（一）、公文处理与写作遵守的重要规范性文件件 1、原、原办法办法和新和新办法办法 1993发布的发布的国家行

2、政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法（简称为原（简称为原办法办法）。）。2000年年8月发布的月发布的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法（简称为新（简称为新办法办法），），第4页，本讲稿共50页2、原原格式格式和新和新格式格式1999年年12月国家质量技术监督局发布、月国家质量技术监督局发布、2000年年1月月1日开始实施的日开始实施的国家行政机关公国家行政机关公文格式文格式（GB/97041999，称新称新格式格式）。1988年发布、年发布、1989年年5约约1日实施的日实施的国国家机关公文格式家机关公文格式（GB/97041988，称原称原格式格式）。）。新新格式格式是

3、对原是对原格式格式的修订和的修订和完善。是我国目前使用的唯一标准。完善。是我国目前使用的唯一标准。第5页，本讲稿共50页(二二二二)公文种类公文种类公文种类公文种类 1.2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国现行行政公文为：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。附：党的机关公文：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、决议、指示、公报、条例、规定共14种。第6页，本讲稿共50页2、按公文制发机关分、按公文制发机关分、按公文制发机关分、按公文制发机关分国家行政机关公文国家行政机关公文党的机关公文党

4、的机关公文党的机关公文党的机关公文其他机关公文其他机关公文其他机关公文其他机关公文第7页，本讲稿共50页3、按行文关系和行文方向分按行文关系和行文方向分（1）上行文上行文上行文上行文（2 2）平行文平行文（3）下行文下行文第8页，本讲稿共50页4、按照急缓程度分、按照急缓程度分紧急文件紧急文件紧急文件紧急文件普通文件普通文件特急特急急件急件第9页，本讲稿共50页5、按照有无保密要求及机密等级分类、按照有无保密要求及机密等级分类普通文件普通文件保密文件保密文件（1）绝密文件）绝密文件（2）机密文件）机密文件（3）秘密文件）秘密文件）秘密文件）秘密文件 第10页，本讲稿共50页6.按其具体职能分按

5、其具体职能分（1 1）指挥性公文）指挥性公文（2）报请性公文）报请性公文（3）知照性公文）知照性公文 （4）联系性公文）联系性公文）联系性公文）联系性公文（5）实录性公文）实录性公文）实录性公文）实录性公文第11页，本讲稿共50页7.按文件来源分按文件来源分（1 1）发文文件）发文文件）发文文件）发文文件（2）收来文件）收来文件）收来文件）收来文件（3）内部文件）内部文件 第12页，本讲稿共50页（三）通用公文的格式（三）通用公文的格式1、通用公文的用纸和印装规格、通用公文的用纸和印装规格（1 1）、公文用纸的规格）、公文用纸的规格（2 2）、公文页边与版心尺寸）、公文页边与版心尺寸（3 3）

6、、文字符号）、文字符号（4 4）、印刷要求。）、印刷要求。（5 5）、装订要求）、装订要求 第13页，本讲稿共50页2、公文的一般文面格式、公文的一般文面格式第14页，本讲稿共50页公公文文的的文文面面格格式式文头部分文头部分文头部分文头部分（眉首）（眉首）主文部分主文部分主文部分主文部分文尾部分文尾部分版头（文件头）版头（文件头）版头（文件头）版头（文件头）发文字号发文字号发文字号发文字号份号份号份号份号秘密等级秘密等级秘密等级秘密等级标题标题标题标题保密期限保密期限保密期限保密期限紧急程度紧急程度紧急程度紧急程度主送机关主送机关主送机关主送机关正文正文正文正文附件附件附件附件印章印章印章印

7、章成文时间成文时间成文时间成文时间主题词主题词主题词主题词 抄送机关抄送机关抄送机关抄送机关 印制部门印制部门印制部门印制部门 印发时间印发时间印发时间印发时间 印刷分数印刷分数印刷分数印刷分数 签发人签发人签发人签发人 附注附注附注附注 第15页，本讲稿共50页第16页，本讲稿共50页第17页，本讲稿共50页(一)眉首包括份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年

8、月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发第18页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发1.分号是公文份数序，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。第19页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号

9、号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发2.秘密等级和保密期限，标明“绝密”、“机密”和“秘密”。第20页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主

10、题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。第21页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发4.发文机关标识（又叫文件头），由发文机关全称或规范化简称+“文件”组成。第22页，本讲稿共50页例如四川天泰实业（集团）有限公司文件四

11、川天泰实业（集团）有限公司文件西昌学院文件西昌学院文件凉山州人民政府文件凉山州人民政府文件第23页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发发文文机机关关名名称称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发5.发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。第24页，本讲稿共50页例如川府发 2004 40号 机关代字年号序号川天泰发 2003 20号机关代字年号序号第25

12、页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号签发人签发人：关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发发文文机机关关名名称称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发6.上报的公文需标识签发人姓名。此时发文字号居右侧。两者各距左右版心边缘1字。第26页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文

13、)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发7.红色反线。宽度等同于版心156mm、粗1mm的红色粗实线 第27页，本讲稿共50页二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式 (二)主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机

14、关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发第28页，本讲稿共50页二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式 000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发发文文机机关关名名称称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发1.标题标题有完整式和省略式例如：第29页，本

15、讲稿共50页例如中国银行关于发现伪造人民币的通报 发文机关主要内容文种关于召开教师节表彰大会的通知省略发文机关通告省略发文机关、主要内容第30页，本讲稿共50页病例部、部、部、部、部、部、部部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知家生活待遇的通知 温馨提示：介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。第31页，本讲稿共50页从下面这句话中概括可以作为标题的从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：主要内容：

16、“某市人民政府对历年来制定的规范性某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件文件进行清理，应予废止的共有几十件”。概括为：概括为：废止部分规范性文件废止部分规范性文件第32页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发2.主送机关，（又叫抬头）即公文的主要行文对象。具体有以下几种情

17、况：第33页，本讲稿共50页1、主送机关不止一个时，同类型、相并列的机主送机关不止一个时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部如人事部关于开展国家公务员普通话培训关于开展国家公务员普通话培训的通知的通知的主送机关：的主送机关：各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门

18、，新疆生产建设兵团人事局：事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：第34页，本讲稿共50页2、普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛、普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如称，如“校各直属单位校各直属单位”。3、上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。意见、函的主送机关只能是一个。4、一些行文方向不定，没有特指主送机关的公、一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。写主送机关。第35页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急

19、文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。第36页，本讲稿共50页二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式 000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1

20、.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。（P9）第37页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发此处的发文机关可以写，也可省略。第38页，

21、本讲稿共50页二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式 000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。第39页，本讲稿共50页二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式 000001机机密密年年特特急

22、急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。第40页，本讲稿共50页二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式 000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(

23、正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发7.附注是指需要说明的其他事项。第41页，本讲稿共50页二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式 (三)版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年

24、月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发第42页，本讲稿共50页二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式 000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发文机关名称发文机关名称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。第4

25、3页，本讲稿共50页二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式二、公文的一般格式 000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发发文文机机关关名名称称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。第44页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作

26、的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发发文文机机关关名名称称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发3.印发机关和印发日期印。发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。第45页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发发文文机机关关名名称称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄

27、送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发4.版记中的反线。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别。第46页，本讲稿共50页000001机机密密年年特特急急文件文件发发号号关于关于关于关于工作的通知工作的通知工作的通知工作的通知(主送机关名称主送机关名称)：(正正文文)。附件：附件：1.2.(发发文文机机关关名名称称)二二年年月月日日(印章印章)(附注：附注：)主题词：主题词：通知通知抄送：抄送：，。(印发单位印发单位)2年年年年日印发日印发5.版记的位置。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。第47页，本讲稿共50页（五）公文字体与字号（五）公文字

28、体与字号1 1、发文机关标识（文件头）用小于、发文机关标识（文件头）用小于22mm22mm（高）（高）15mm15mm（宽）的小标宋字体。（宽）的小标宋字体。2 2、公文正文、发文字号、公文正文、发文字号、“签发人签发人”三字、主送机关、三字、主送机关、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发机关和附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发机关和印发日期的印发日期的“年月日年月日”、都用、都用3 3号仿宋体标印。号仿宋体标印。3 3、秘密等级和保密期限、紧急程度、秘密等级和保密期限、紧急程度、“主题词主题词”三三个字用个字用3 3号黑体字号黑体字4 4、签发人的姓名用、签发人的姓名用3 3号楷体字。号楷体字。5 5、公文标题用、公文标题用2 2号小标宋字体，号小标宋字体，6 6、文中小标题可用、文中小标题可用3 3号小标宋字体或号小标宋字体或3 3号黑体字。号黑体字。第48页，本讲稿共50页（六）、关于（六）、关于“此页无正文此页无正文”的新规定的新规定（七）、公文使用的数字要求七）、公文使用的数字要求第49页，本讲稿共50页朋友们下课了！Goodbye第50页，本讲稿共50页