公司文件管理制度范本(5).docx

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1、公司文件管理制度范本(5)公司文件管理制度范本（5）1目的为了强化对文件的掌控，践行文件的严肃性，特制订本制度。2适用范围适用于公司管理体系文件（含管理类文件、技术类文件、图纸资料、记录表式）的控制。3职责3.1公司筹办负责管理本制度的监督继续执行。3.2各文件采用部门负责管理按本制度建议对所采用的文件展开管理。3.3文件申领人负责管理对文件展开得当看管。3.4公司筹办文件管理员负责管理管理体系电子文件的管理。4管理体系文件管理4.1本制度是依据文件控制程序制订的，是文件控制程序的进一步细化。4.2文件撰写4.2.1文件编号、基本建设、审核规定按文件控制程序继续执行。4.2.2文件格式4.2.

2、2.1页边距规定：上2.2cm，之下2.2cm，左3cm，右2.2cm。4.2.2.2页眉、页脚规定：页眉1.6cm，页脚1.6cm。4.2.2.3标题规定：标题为三号字，字体为黑体。4.2.2.4正文规定：正文为小四号、宋体字，正文条款号及一级条款内容为黑体，条款号与其后内容之间空两格，正文行间距为22磅，同时一级条款段前0.5行、段后0.5行；例如最后一页内容较太少，可以适度增大行间距，以增加一页；文字位居左对齐；并无条款号的段落段前空两格。4.2.2.5页码规定：页码为五号字，母葛氏。4.2.2.6文件编号及版次格式：文件编号为五号黑体字。4.2.2.7内容格式及建议a）通常情况文件分成

3、6个一级条款，“1目的”叙述本文件的目的，“2适用范围”叙述本文件适用于的掌控范围，“3职责”叙述本文件中各有关部门各自分担的职责，“4管理内容”叙述文件掌控的建议，标题“管理内容”可以根据文件主题更改成其他标题，“5有关文件”列举本文件基本建设过程中提及的文件名称，“6记录”列举本文件所牵涉的记录表式。一级条款数量可以根据文件内容具体情况确认。b）二级条款，例如一级条款存有若干下一层次内容，应当使用二级条款，例如：4.2、4.3、；c）三级条款，例如二级条款存有若干下一层次内容，应当使用三级条款，例如：4.2.1、4.2.2、；d）四级条款，例如三级条款存有若干下一层次内容，应当使用四级条款

4、，例如：4.2.2.1、4.2.2.2、，也可以a）、b）、则表示；条款号最多为四位。e）文件头（不含标题、文件编号）可以使用程序文件格式，也可以使用本文件格式，使用本文件格式时，文件理应“基本建设、校订、审查、核准、公布日期、实行日期”。4.2.3文件封面的建议a)文件可以使用封面，也可不使用，例如使用封面文件封面应当统一；b)文件封面理应文件名称、文件编号、基本建设、审查、核准、公布日期、实行日期等信息；c)文件封面理应THF1状态标识，派发时理应派发编号；d)文件封面理应公司筹办统一基本建设。4.2.4文件类型所有撰写的文件（不含记录表式）应当使用“WORD”或“EXCEL”类型。4.2

5、.5各部门在撰写文件时，文件格式应当符合要求，文件审查人在审查时，应付文件格式展开审查。4.3文件派发4.3.1所有文件由公司筹办统一派发，派发管理应当合乎文件控制程序建议。4.3.2派发前，由公司筹办确认文件派发范围，经管理者代表证实后，实行派发。4.3.3文件印发时，应当归还补发文件，补发文件管理按4.9条款继续执行。4.3.4管理手册、程序文件派发至部门级，有关作业文件派发至作业现场，派发时应在文件封面盖章“THF1”章、标明派发编号、标明采用部门，例如文件并无封面，则在文件首页上盖章“THF1”章、标明派发编号、标明采用部门。4.4现场文件管理4.4.1现场采用的管理体系文件必须就是现

6、行有效率版本，严禁采用违宪版本文件，以下情况之一可以视作违宪版本文件：a)并无核准；b)并无文件编号；c)并无THF1状态；d)并无实行日期。4.4.2文件申领人严禁在非工作时间所持文件，严禁将文件拎出来公司外，严禁影印。4.4.3文件申领人应当得当看管领有用文件，因看管疏于引致文件遗失，其责任由文件申领人负责管理。4.4.4公司所有印发的文件，应当维持准确，严禁乱涂乱画。4.5文件评审4.5.1文件在继续执行过程中或崭新文件公布前，例如须要展开评审，由公司筹办非政府有关部门、确认非政府评审人员对文件展开评审。4.5.2文件评审过程中，评审人员对评审后文件的充分性和适宜性负责管理，评审后应付所评审文件存有的主要问题及随后应当实行的措施展开记录。4.5.3评审时，由原文件基本建设部门记录评审意见，并继续执行评审意见的修改。4.6文件修改4.6.1本公司文件实行换页或换版方式修改。4.6.2文件在继续执行过程中，例如须要修改，应当明晰修改的文件名称、编号、修改的条款及修改后条款内容。4.6.3修改应当详尽表明修改理由，牵涉工艺修改的，理应修改后工艺检验的记录。