建设监理公司档案管理规定.docx

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1、建设监理公司档案管理规定建设监理公司档案管理规定第一章 总 则为建立健全公司档案工作，规范档案管理，更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务，根据国家有关法规，结合公司具体情况，制定本制度。第一条 公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和，包括工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。第二条 公司档案工作就是保护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。就是企业基础管理工作的组成部分。第三条 公司档案工作实行集中统一管理。第二章 文件材料的构成和档案第四条 公司经营和管理活动中构成的文件材料（不含胶片、照片、录音、视频和磁卡等

2、）由责任人累积、整理后档案。第五条 文件材料档案的基本建议1.档案的文件材料必须完备。2.档案的文件材料必须精确地充分反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。3.档案材料必须层次分明，合乎其构成规律。4.归档文件必须基本建设目录。第六条 文件材料的档案范围主要存有以下几个方面：1.建设行政主管部门去文。2.董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。3.监理咨询合同、协议。4.向政府有关主管部门的报告或复文。5.与监理项目有关的业主、承建商的来文及应取。6.按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。7.有关公司人事管理档案。8.公司经营业务档案。9.公司会议纪要及

3、决议。10.其他。第七条 档案时间1.工程项目及科研项目，在项目告一段落或项目顺利完成后，责任人应当在14日内将应当档案的文件材料共同组成看管单位，缴档案管理部门档案。2.各类文件材料档案一式一份，重要文件及自造文件应当将原件档案。3.公司工作人员因公出外自学、实地考察和出席各种会议搜集获得的文件材料，必须按照档案范围的规定，及时缴档案管理部门档案。4.文件材料的构成、累积、整理和转交档案就是各部门的职责范围和有关人员岗位责任。第八条 公司档案管理部门必须对公司各部门文件材料的构成、累积、整理和档案工作展开指导、监督、检查。第三章 档案管理第九条 档案推行分类管理，档案分类必须遵从文件材料的构

4、成规律，并且易于看管利用。第十条 公司档案分类1.工程监理及咨询类2.财务管理类3.人事管理类4.行政文书类5.董事会类第十一条 档案鉴别档案看管期限分后永久、长期、短期三种，其确认看管期限的基本原则就是；1.对公司存有长远利用价值的档案应当永久留存。2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期留存。3.合乎国家有关档案管理的规定。第四章 档案利用第十二条 档案借书相关手续1.档案管理部门应当创建借书档案登记簿2.借书档案应当向档案管理员表明其利用目的，并在登记簿予以记述，由档案管理员提供更多服务。3.借书牵涉公司秘密的档案，应当经总经理同意，方可借书。4.未经总经理同意，严禁向非公司人员提供更多档案。第十三条 公司合约档案由合约管理人员统一管理，严禁随意使他人查询或点出公司，若确因工作须要须查阅或点出公司，必须经合约统管机构核准，并出示借条，标明合约类型、编号方可拿走，回去后即时交还。第十四条 非档案管理人员严禁擅自抽取档案。