M公司会计档案管理制度.docx

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1、M公司会计档案管理制度M公司会计档案管理制度1.目的：财务会计档案就是档案的关键组成部分，就是记录和充分反映经济业务的关键史料和证据。为了强化财务会计档案管理，统一财务会计档案管理制度，现根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定，制订本办法。2.适用范围：本规定适用于于公司及分子公司。3.财务会计档案管理体系3.1公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本办法管理会计档案。3.2公司总经办、财务部共同负责管理财务会计档案工作的指导、监督和检查。3.3各单位必须强化对财务会计档案管理工作的领导，创建财务会计档案的立卷、档案、看管、查询和封存等管理制度，确保财务会计档案得当看管

2、、有序放置、便利查询，防范损毁、散佚和泄露。4.财务会计档案范围4.1财务会计档案就是指会计凭证、财务会计帐厚和会计报表等会计核算专业材料，就是记录和充分反映单位经济业务的关键史料和证据。4.2会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。4.3财务会计帐厚类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐厚，其他财务会计帐厚。4.4财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。4.5财会电算化档案：主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。4.6其他类：银行存款余额调节表中，银行对帐单，物

3、资资质审查表中，其他应留存的会计核算专业资料，财务会计档案转交清册，财务会计档案看管清册，财务会计档案封存清册等。5.各单位每年构成的财务会计档案，应由财务会计机构按照档案建议，负责管理整理立卷，装订成册，基本建设财务会计档案看管清册。5.1当年构成的财务会计档案，在会计年度终了后，可以暂由财务会计机构看管一年，届满之后，应由财务会计机构编制转交清册，转交本单位档案机构统一看管;未成立档案机构的，应在财务会计机构内部选定专人看管。办事员人员严禁兼理财务会计档案。5.2转交本单位档案机构看管的财务会计档案，原则上应维持原五十一卷的PCB。个别须要过期重新整理的，档案机构应同财务会计机构和经办人员

4、共同过期整理，以看清责任。6.财务会计档案严禁自行借给。6.1如有特定须要，经本单位负责人核准，可以提供更多财务会计资料的查询或激活，并办理登记手续。查询或者激活财务会计档案的人员，不得在财务会计档案上涂画、过期和推拉。牵涉司法案件须要查询、影印财会资料时，应当事前由公司总经办核准。6.2各单位应建立健全财务会计档案查询、激活备案制度。7.财务会计档案的看管期7.1分成永久、定期两类。定期看管期限分成3年、5年、10年、15年、25年5类(财务会计档案看管期限表附于后)。7.2财务会计档案的看管期限，从会计年度终了后的第一天算是起至。7.3本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档

5、案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。7.4各单位财务会计档案的具体内容名称如有同本办法附表所列于档案名称不吻合的，可以比照相似的看管期限办理。8.财务会计档案的封存8.1看管届满的财务会计档案，除本办法规定严禁封存的情形外，可以按照以下程序封存：8.1.1由本单位档案机构会同财务会计机构明确提出封存意见，基本建设财务会计档案封存清册，列明封存档案的名称、卷号、册数、有段年度和档案编号、应当看管期限、已看管期限、封存时间等内容;8.1.2单位负责人在财务会计档案封存清册上签订意见;8.1.3封存财务会计档案时，应由档案机构和财务会计机构共同派员监销;8.1.4监销人在封存财务会计档案前

6、，应按照财务会计档案封存清册所列于内容清点录入所必须封存的财务会计档案;封存后，应在财务会计档案封存清册上亲笔签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。8.2看管届满但未还清的债权原始凭证和牵涉其他未了事项的原始凭证，严禁封存，应单独取出立卷，看管至未了事项结束年才。单独取出立卷的财务会计档案，应在财务会计档案封存清册和财务会计档案看管清册中列明。8.3正在项目建设期间的建设单位，其看管届满的财务会计档案严禁封存。9.财务会计档案的管理9.1使用电子计算机展开核算的单位，应留存列印出来的纸质财务会计档案。9.2单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案

7、，应当由终止单位的业务主管公司或财产所有者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的，从其规定。9.3单位统合后原单位除斥的，其财务会计档案应由统合后的除斥方统一看管，其他方可查询、激活与其业务有关的财务会计档案。单位统合后原机构代管，各方可以查询、激活与其业务有关的财务会计档案。单位统合中未还清的财务会计事项所牵涉的原始凭证，应单独取出由业务有关方留存，并按规定办理更替相关手续。9.4单位因业务转交其他单位办理所牵涉的财务会计档案，应由原单位看管，承揽业务单位可以查询、激活与其业务有关的财务会计档案，对其中未还清的财务会计事项所牵涉的原始凭证，应单独取出由业务承揽单位留存，并按规定办理更替

8、相关手续。9.5单位分拆后原各单位退出或一方除斥其他方退出的，原各单位的财务会计档案应由分拆后的单位统一看管;单位分拆后原各单位仍除斥的，其财务会计档案仍应当由原各单位看管。9.6在建设项目建设期间构成的财务会计档案，应在办理完工财政预算后转交建设项目的拒绝接受单位，并按规定办理更替相关手续。9.7单位之间更替财务会计档案的，更替双方应办理财务会计档案更替相关手续。9.7.1转交财务会计档案的单位，应基本建设财务会计档案转交清册，列明应转交的财务会计档案名称、卷号、册数、有段年度和档案编号、应当看管期限、已看管期限等内容;9.7.2更替财务会计档案时，更替双方应按照财务会计档案转交清册所列于内容逐项更替，并由更替双方的单位负责人监交。更替完后，更替双方经办人和监交人应在财务会计档案转交清册上亲笔签名或者盖章。9.8预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。公司财务会计档案看管期限表(略)10.附则：10.1本制度由公司财务部负责管理表述。10.2本制度颁布后，凡既有的相似规章制度或与之二者相冲突的规定即为行废除。10.3本制度经总经理批准后自施行之日起继续执行。修正时亦同。