健生房地产资料文件管理办法.docx

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1、健生房地产资料文件管理办法1.人员精心安排指定专人负责资料文件管理工作,负责公司下达的文件命令、指示,并督促经办人员执行。2.文件通话基本建议A、创建通话文登记簿,通话文时核对文件日期、文件编号、文件内容、通话文单位。B、发文必须及时精确,并建议交文人收件人。C、收到文件必须做账,分类档案。D、接到文件后,必须搞好备案,并及时留言有关人员。须要转贴的,使用发给甲-归还-再发给乙-的方法,并建议attacked亲笔签名。E、所有接到的文件均须档案看管,例如属于传真件必须以复印件档案。3.资料文件看管建议努力做到资料齐全,易于查阅。A、文件的分类:资料分类的目的就是为了易于采用。相同时期相同的工作

2、重点,适当文件的分类也可以有所变化。基本分类原则如下:公司内部:公司文件;地产部内部文件;公司各部门往来文件;往来文件:与物业公司往来文件;与业主或客户往来文件;其他往来文件。楼宇资料:基础数据文件;有关设计文件;报建批文文件;销售有关文件;市场调查文件;其他文件。B、根据以上分类标准将文件分门别类,随时基本建设目录。C、按时间分类将资料文件装订成册,统一制作封面、目录,展开得当看管。4.资料查阅A、非本部门人员必须查询有关资料,必须赢得本部门经理许可后方可以查询。B、查询人只限查询许可的资料。C、借书文件资料时,需经部门经理核准,备案后方可以借书,时间严禁少于7天。D、例如须要影印,应当经部门经理许可,并由资料管理人员影印并展开备案。