地产公司档案文件资料管理规定.docx

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1、地产公司档案文件资料管理规定文章物业经理人 地产公司档案文件资料管理规定为了加强公司档案的管理工作，确保档案的保护和利用，依据档案管理规范，结合公司档案管理实际情况，特制定档案资料管理制度如下：第一部分：公司档案资料管理第一条 档案的定义与范围档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第二条 档案管理的原则档案管理分成统一管理和集中管理结合。即为公司档案由总经理办公室统一管理，各部门除已转交总经理办公室的档案外，其它档案文件由部门自行看管

2、，以便于及时利用，保护档案文件的完备与安全。第三条 档案管理的责任部门和责任人公司总经理办公室为公司档案的主管部门，设立专门的档案管理人员，负责管理公司的各类档案，搞好备案、归类、看管、索引、提供更多利用，并负责管理对各部门资料管理员展开工作指导、监督和检查；各部门建有资料管理员，负责管理本部门资料管理，并拒绝接受公司档案管理员的监督和检查。第四条 档案的范围1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料（包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同）；2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等；3.公司会议记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以

3、及公司的规章制度）；4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；5.公司对外的正式宣布发文与有关单位往来的文书、招投标文件等；6.公司的各类提出申请、命令与有关部门的批准；7.财务、会计及其管理方面的文件材料，公司历年来的凭证、账本等；8.公司法律事务管理方面的文件材料；9.公司各项目的技术图纸等资料；10.充分反映公司历史沿革及公司关键性活动的电子版照片及音像资料；11.其它对公司具备利用价值和留存价值的文件资料（不含各类载体，例如电子文本等）；12.公司历年得奖资料。第五条 档案建议整理办法：分为文书档案和工程项目档案（竣工工程档案立卷，未竣工工程资料整理成册）。1.档案的文件材料，应当按

4、照自然构成、维持历史联系的原则，融合档案建议和文件内容展开档案。2.在一个卷内（档案袋、盒）的文件资料必须存有准确的卷内文件目录，并且按项目、内容或文件构成时间，系统的排序。3.案卷标题必须通俗易懂精确，整理不好的案卷必须确认看管期限，原则上分成永久、长期（十年以上）、短期（十年以下）三种。确认看管期限的基本原则就是：1）对公司存有长远利用价值的档案应当永久留存；2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期留存；3）凡是介乎两种看管期限之间的档案，其看管期限一律从长。4.按档案建议展开印刷、编号、核对卷内复习表中。5.全部案卷共同组成后，必须对案卷并作统一排序并撰写档案号，然后怱卷备

5、案，核对案卷总目录。第六条 过程管理属公司看管的档案文件：各部门资料员搞好平时文件的预立卷工作，并在每月初或事件完结后将上月须要档案的文件整理书稿转交总经理办公室看管，任何人严禁公著尚无。第七条 档案封存规定公司档案文件销毁：档案在超出规定保存期限一年后，可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单，由资料所属部门资料员填写文件资料销毁清单进行申请，报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批，最后经总经理同意后，两人以上执行销毁程序，并在销毁清单上签字确认，公司档案管理员全程监督。销毁

6、档案要严格执行保密规定，销毁清单由公司档案员留存，以便备查。部门档案文件封存：部门构成的文件资料并无利用价值时，可以由本部门资料员核对文件资料封存目录。明确提出封存提出申请，部门经理审批同意后，两人以上继续执行封存程序并盖章证实。封存目录由本部门资料员存留，以便备查。第八条 档案借书1.因工作须要借书存有总经理办公室的公司档案的，应当事先核对档案借书单，逐级审核，经总经理同意后方可以借书。2.员工严禁随身携带公司原件材料出外，确因工作须要外带时，可于核对档案借书单时标明外带原因，等待总经理审批同意后方可以外带，用许交还。3.借书档案者必须对所筹钱档案得当看管，严禁私自激活、对调、录入、污损文章

7、、划线等，更无法随意随地，以免遗失。4.部门档案借书由资料员核对文件资料派发、借予记录表搞好记录，借书人盖章证实，并按时交还。5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书须要在文件资料复印件上填入“只供采用”的用途表明。第九条 档案备份规定公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案，须存电子扫描文档，无法电子扫描文档的，必须搞好备份。第十条 档案看管1.公司档案员在接收文件资料存档时，必须认真验收，填写文件资料移交登记表，送档人和接档人均须签字确认，完成档案交接手续。2.对于已放置胶片、照片、磁带必须用特制的密封盒、胶片页缠和影集等，按编号顺序排列在资料柜内。3.档案管理员必须定期对库存档案展开清扫录入，努力做到帐、物吻合，对损坏或载体变质的档案，必须及时展开加固和激活。库存档案例如转交、补发和遗失时，须标明原因，留存依据。第十一条 档案保密规定公司所有人员均应当严格遵守公司的保密规定，违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。文章