X地产集团全国性材料物资采购供应管理制度.docx

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1、X地产集团全国性材料物资采购供应管理制度某地产集团全国性材料物资采购供应管理制度第一章总则一、全国性材料物资定义：由集团统一招标、签订年度合同，广州zz材料设备有限公司（以下简称材料设备公司）或地区公司负责采购供应的材料物资。二、材料设备公司及地区公司主要负责管理全国性材料物资采购供应工作。三、地区公司工程技术部负责该地区全国性材料物资计划审核、申报工作。四、集团管理中心负责管理全国性材料物资物流配送监督管理及地区公司材料计划审核工作。五、地区公司审计结果部负责管理施工单位所用全国性材料物资款核算工作。六、集团财务中心、地区公司财务部负责全国性材料物资财务核算及款项代付代扣工作。第二章全国性材

2、料物资采购供应方式一、由材料设备公司统一采购供应给施工单位的材料：人造砂岩、外墙砖、仿石砖、仿古砖、涂料、水泥瓦（含西瓦）、卫浴五金、洁具（不含陶瓷、龙头）、抛光砖、瓷片、控制器面板插座、墙纸、吸顶灯（不含筒灯）、园林灯具、水晶灯、橱柜、入户门、户内门、门锁五金、木地板、阳台栏杆、铁艺门及围墙栏杆、室内铝合金飞窗台栏杆、电线电缆、PVC及PPR等管材管件、防水材料、地弹簧、排气扇。二、由材料设备公司统一采购供应给地区公司的材料物资：厨房电器、对讲机、楼盘电瓶车、酒店会所物资（含乒乓球桌及挡板、钢琴、桌球台、健身器材、休闲沙发按摩床及技师凳、浴室防水电视、客房冰箱、保险箱、落地灯、台灯、电话机、

3、清洁设备）、安全帽、保安装备、广告伞、制服。三、由集团签订年度框架协议、地区公司负责签订合同并采购供应的材料设备：淋浴间隔、智能化产品（含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统、数字硬盘录像机）、户内配电箱、弱电箱、给水阀门、钢塑复合管及管件、小型中央空调、空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、变频供水设备、铝合金门窗、公共区配电柜、垃圾桶及园林休闲椅、变压器、高低压开关柜、低压母线槽、高压电缆。四、全国性材料物资多寡的管理：材料类别的多寡由管理中心负责管理报董事局主席审核；机款的多寡由设计院或园林集团负责管理报董事局主席审核。第三章全国性材料物资样板管理一、档案完整样板：须由供货单位、材料设备公

4、司、设计院或园林集团、招投标中心四方亲笔签名或盖章证实，仅销毁一套于材料设备公司。二、验收原始样板：须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团三方签名或盖章确认，由材料设备公司负责发放。原则上验收原始样板于封存后3天内下发、新项目材料进场20天前下发，地区公司每个项目各1套（由工程部签收），总工室1套，材料设备公司驻地配送质检部各1套，设计院或园林集团1套，供货单位1套。三、验收原始样板可采用实物、实物小样、图片资料等形式。四、所有材料物资样板须备案台账，由采用部门自行管理。第四章全国性材料物资采购供应合约的管理一、全国性材料物资年度运销合约的签定（一）全国性材料物资由集团常务招投标小组招标

5、定标，材料设备公司负责管理签定年度合约。（二）年度材料物资的定标、合约须报董事局主席审核。（三）年度合约须要签定补充协议的须报集团总裁审核。二、三方协议及供货合约的签定（一）地区公司在签定施工合约时，须列举该项目所需的全国性材料物资明细表。（二）材料设备公司在签定供货合约时，须列明产品代码和类别。（三）地区公司在签定施工合约时，须同时签定三方协议及供货合约。材料设备公司于每月10日前将未签定“三方协议和供货合约”施工单位的名单递交集团财务中心，财务中心必须暂停该单位的工程进度款，直到其签定年才。（四）三方协议及供货合约由材料设备公司自行审核。三、合同文本的管理：档案中心、财务部档案合约原件各壹

6、份。第五章全国性材料物资计划管理一、材料计划种类：年度材料计划、三月材料计划、月度实际用料计划。二、计划模板的基本建设：（一）设计院、园林集团和材料设备公司共同印发全国性材料物资使用手册及全国性材料物资统一标准表，并标明材料编码、品名、规格型号、采用位Z。（二）材料设备公司印发全国性材料物资计划模板，仅涵盖设计已采用的规格型号。三、材料计划申报、审批流程：（一）年度材料计划：由材料设备公司负责管理基本建设，在集团年度工程研发建设计划或关键性节点计划印发后15天内基本建设完。（二）三月材料计划：由地区公司工程部负责管理基本建设，于每月12日前递交工程技术部；工程技术部于每月15日前顺利完成审查后

7、递交集团管理中心；集团管理中心每月20日前顺利完成审核后递交材料设备公司；材料设备公司于每月25日前整理汇总后递交供货单位备料。（三）月度实际用可望计划：由地区公司工程部基本建设下月计划并于每月1日前递交工程技术部；工程技术部于每月3日前顺利完成审查并经主管工程公司领导审核后递交集团管理中心；集团管理中心于每月5日前顺利完成审核后递交材料设备公司；材料设备公司于每月10日前印发下月订单至供货单位。第六章全国性材料物资库存管理一、各类材料物资原则上均须库存，并创建台帐、定期盘点。二、仓库及库存量的设Z：每个城市须成立仓库，原则上各仓库对备洋房10套1000标准、5套2000标准样板房材料用量，存

8、有别墅盘的地区A型别墅对备2套，BC型别墅对备4套板房用量；厂家库存量原则上不少于年度材料测算量的10%和三月材料计划第1个月市场需求用量较之的很大值。三、库存材料物资的抄底规定：原则上材料物资收创后须及时抄底。第七章全国性材料物资物流配送管理一、材料分批进场管理（一）交楼大批量材料计划可以分批进场。（二）根据工程实际进度需要，工程部组织施工单位、驻地配送质检部人员讨论后，出具材料分批进场方案，经工程技术部、管理中心现场负责人、主管领导审核后，每月15日前提交材料设备有限公司。二、装运管理（一）材料物资到达现场4个小时前，材料设备公司驻地配送质检部负责人通知工程部经理及管理中心现场负责人；物资

9、到施工现场后，材料设备公司仓管员及质检员通知工程部项目经理及管理中心现场负责人；工程部项目经理必须在30分钟内到达施工现场，组织施工单位开始卸货，要求8个小时内将材料物资卸完，并完成工地收货单的签字确认工作；否则，材料设备公司将问题立即告知管理中心。（二）由于地区公司原因导致规定时间无法装运，材料设备公司有权自行非政府装运，由此产生的一切费用由地区公司分担，费用由地区公司财务部在其帐户中轻易管理费用给材料设备公司。（三）材料设备公司驻地物流配送质检部基本建设装运台账，每月月底递交管理中心。三、环评管理（一）全国性材料物资分成工厂、仓库、现场环评。（二）环评标准：参考全国性材料物资现场环评标准继

10、续执行。工厂环评1、根据须要可以精心安排驻厂人员环评。2、环评要点：与否为该供货单位生产的；与否合乎产品规格、型号、数量及等级等建议。仓库环评供货单位送货到仓库后，材料设备公司仓管、质检员各1名及供货单位代表共同按环评建议环评，合格的由材料设备公司出具入仓单，环评人员共同亲笔签名证实；不合格严禁发送。现场环评1、从供货单位送货到施工现场的：材料设备公司仓管、质检员各1名及供货单位代表按环评建议环评，合格的由材料设备公司出具材料设备公司交货单，环评人员共同亲笔签名证实；不合格严禁发送。材料设备公司现场收货完后，非政府工程部项目经理及施工单位代表展开现场收货，由材料设备公司出具工地交货单，现场环评

11、人员共同亲笔签名证实。2、仓加到施工现场的：由材料设备公司先出具材料设备公司交货单，并将材料发送至现场，若无法及时物流配送，地区公司可以自行抽取并办理费用护照。货物至现场后由材料设备公司非政府工程部项目经理及施工单位代表收货，并出具工地交货单，现场环评人员共同亲笔签名证实。（三）材料设备公司、地区公司工程部共同负责全国性材料物资的品质验收，如对到货材料的品质有异议，最终由地区公司董事长裁定。（四）地区公司负责管理订货的材料物资的环评管理参考上述规定继续执行。四、退款转派管理：（一）已至工地的材料物资原则上一律予以退款。（二）验收有质量问题的材料，由材料设备公司协调供货单位退货。（三）因集团、地

12、区公司设计变更导致施工单位的确无法采用，自行退款或转派的：1、非供货单位特定加工的材料：由地区公司提出申请并附有关依据，经材料设备公司出示初步意见，报管理中心审核后，材料设备公司负责管理办理退款或转派。2、确为特定加工的材料：由地区公司提出申请并附有关依据，由材料设备公司会同设计院研究若想适用于其它项目，报集团设计院主管领导审核后，材料设备公司负责管理办理退款或转派；退款最多向供应商分担50%材料货款损失，由材料设备公司与供应商及地区公司分别签定退款协议，损失由退款的地区公司分担。3、地区公司内部各项目间转派材料：由地区公司提出申请并附有关依据，经材料设备公司出示意见并帮助办理转派。每月2日，

13、材料设备公司汇总上月各地区内部材料转派情况报管理中心备案。4、退款或转派的材料物资必须外包装较完整、并无损坏、未过保质期。5、退款或转派的材料物资所产生的费用由提出申请的地区公司分担。6、转派的材料物资价格使用原订货价格（存有价格波动的按先进先出原则）。（四）因地区公司计划投档错误导致无法采用的材料物资，由材料设备公司协同供货单位退款。例如导致损失的，由责任公司承担费用。第八章单据管理一、单据类别：（一）入仓单一式五联：存根（支付部）、供货单位、财务部、计划管理部、物流配送质检部。（二）出来仓单一式四联：存根（支付部）、财务部、计划管理部、物流配送质检部。（三）材料设备公司交货单一式五联：存根

14、（支付部）、供货单位、财务部计划管理部、物流配送质检部。（四）工地交货单一式六联：存根（材料设备公司支付部）、材料设备公司财务部、施工单位、地区公司财务部、地区公司审计结果部、地区公司工程技术部/工程部。二、单据印制：由材料设备公司负责管理印制。三、单据领有用：所有单据的领用必须台账备案备查。四、单据采用：（一）供货单位取货给材料设备公司的材料物资，材料设备公司出具材料设备公司交货单，做为材料设备公司缴付供货单位货款的唯一依据。（二）材料设备公司取货给施工单位或地区公司的材料物资，材料设备公司出具工地交货单，做为地区公司代付代扣货款的唯一依据。（三）入、收创材料物资须出具入仓单、出来仓单。五、

15、单据传达：上述单据由材料设备公司传达至各有关采用部门。第九章盘点管理一、材料设备公司库存材料盘点管理建议：（一）材料设备公司须要根据材料物资类别、品种、规格型号成立明细账，并根据已证实的入仓单每日序时备案物资入库明细账；根据出来仓单每日序时备案物资出库明细账；根据材料设备公司交货单每日序时备案物资收货明细账；根据工地交货单每日序时备案物资供货明细账。（二）每月最后一天为仓库的结账日，每月1-2日为盘点时间，材料设备公司、地区公司财务部负责管理统计数据上个自然月材料的入库、出库及结余情况，对材料物资展开账账录入和账实录入，辨认出盘盈、科穴及时搜寻原因，并根据集团公司的有关规定展开处置。二、材料设

16、备公司库存材料盘点程序：（一）记账时间：每月的记账时间为上月的26日至次月的25日为1个自然月。（二）盘点时间：结账时间为每月的25日，实地盘点时间为每月的1-2日。（三）盘点人：材料设备公司物流配送质检部、地区公司财务部。（四）盘点的具体内容事项：1、盘点前：仓管员须将材料物资展开分类，按类别、规格型号放置整齐，并先按账面数列印出来材料物资实物盘点表中；盘点时，逐一清点实物，搞好账、卡、物的录入工作，清点每种物资、录入备案并基本建设材料物资实物盘点表中；盘点后，所有现场盘点人员须在材料物资实物盘点表中亲笔签名证实。对盘盈、科穴的实物应当及时查明原因并搞好记录，无法马上查明原因的盘盈、科穴，应

17、当及时标明待查原因，并在五天内顺利完成。2、盘点期间已接到而未办完进账相关手续或已办理出库相关手续尚未发货的材料物资，应当自行分别放置，并不予标注。3、所有盘点财务都以静态盘点为原则，盘点已经开始后应当暂停材料物资的出入及移动。4、盘点采用的单据、报表内所有栏位若突遇修正处，均须经所有盘点人员盖章证实。（五）对盘盈、盘亏材料的处理：由材料设备公司配送质检部出具材料物资盘盈、盘亏处理意见报告，写明盘盈、盘亏的材料物资类别、规格型号、数量、金额和具体原因，并给出初步处理意见，经财务部审核后根据盘盈、盘亏的金额大小报相关领导审批，10万元以内（含10万元）的报公司总经理和董事长审批，超过10万元的报

18、公司主管领导审批后再报董事局主席审批，审批后交财务部和配送质检部各一份进行账务调整。三、地区公司的库存盘点管理参考上述规定继续执行。第十章支付管理一、由材料设备公司供货给施工单位，地区公司代付代扣的支付：（一）工地交货单就是材料设备公司、地区公司和施工单位三方支付缴付的唯一依据。（二）材料设备公司结算部根据工地收货单编制对账单，并在NC系统中生成销售发票，每月25日结账（一个结帐月为上月26日至本月25日），每月3-7日，完成对账单报审；每月8-13日，材料设备公司配送质检部根据对账单与地区公司预决算部、财务部对账，并于每月13日前将各方确认完毕的对账单提交地区公司预决算部；地区公司预决算部根

19、据对帐单填写申请使用资金审批表，于每月15日前办完资金审批手续。（三）每月20日地区公司必须代付材料款给材料设备公司，如果地区公司每月20日无法代付材料款，地区公司财务部必须暂停该公司一切款项的缴付，直至该公司账目上的款项能计入缴付材料款时，由地区公司财务部轻易缴付给材料设备公司材料款。（四）地区公司审计结果部负责管理从施工单位工程进度款或支付款中代扣其当月所用的材料款，因特定情况，地区公司例如须要暂时在当月少扣、缓扣或暂时不甩施工单位材料款时，须由地区公司董事长/总经理审核。（五）发包人选定分包工程中牵涉发包人选定材料设备公司供货，支付时须转扣总包单位部分，原则上由工程总纸盒单位提早出示授权

20、书，许可现场施工单位（即为分包单位）代表总纸盒单位对工地交货单上适当的数量金额不予证实。特定情况可以由工程总纸盒单位和分包单位共同在工地交货单上盖章证实。授权书须由工程总纸盒单位和分包单位双方盖章公章证实，材料设备公司统一编号管理，并在对帐单中须标明总纸盒单位和授权书编号。二、材料设备公司供货给地区公司的货款支付：（一）工地交货单就是材料设备公司、地区公司双方支付缴付的唯一依据。（二）材料设备公司支付部根据工地交货单基本建设对账单，并在NC系统中分解成销售发票，每月25日结账（一个结帐月为上月26日至本月25日），每月3-7日，顺利完成对账单参评；每月8-13日，材料设备公司物流配送质检部根据

21、对账单与地区公司审计结果部、财务部收款，并于每月13日前将各方证实完的对账单递交地区公司审计结果部；地区公司审计结果部根据对帐单核对提出申请采用资金审批表，于每月15日前办妥资金审核相关手续。（三）每月20日前地区公司必须交材料款给材料设备公司，如果地区公司每月20日无法缴付材料款，地区公司财务部必须暂停该地区公司一切款项的缴付，直至该地区公司账目上的款项能缴付材料款时，由地区公司财务部轻易缴付给材料设备公司材料款。三、材料设备公司对供货单位材料款的支付：（一）材料设备公司交货单就是材料设备公司、供货单位双方支付缴付的唯一依据。（二）材料设备公司每月25日与供应商结账（一个结帐月为上月26日至

22、本月25日）；每月9-15日，由供货单位提供更多收款目录于材料设备公司支付部，双方核实并盖章证实（供货单位砌公章）；每月16-20日，材料设备公司支付部根据双方证实的收款目录核对提出申请采用资金审批表报财务部审查，审查后按程序履行职责按程序相关手续；每月21-25日由材料设备公司财务部按已完成按程序相关手续的提出申请采用资金审批表将材料款缴付给供货单位。四、地区公司对供货单位的货款支付：（一）地区公司须按合同规定缴付供货单位货款。（二）地区公司按合约应付未收而又没明确提出书面的正当理由的，由材料设备公司按合同规定递交资金申请单给财务中心，财务中心核准后指令地区公司财务部轻易将货款缴付给供货单位。（三）款项缴付后，由集团财务中心书面告知材料设备公司、地区公司各有关单位/部门。第十一章考核规定本制度的考核：按照管理中心印发的考核办法继续执行。