广州X地产公司公文管理制度.docx

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1、广州X地产公司公文管理制度1、公文管理1.1 收文A、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进行分类,挂号文件进行登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。B、根据批阅范围,由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理,并负责催阅、催办、催传。C、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。D、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和部门经理要及时阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丢失和延时误事。E、各部门对有公司领导指示的

2、公文要及时处理,并将处理结果注于公文签上。F、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。G、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。H、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。1.2 发文A、凡以公司名义印制的文件。须要呈报主管副总经理同意后,由有关部门负责管理伊瓦尼奇,草拟文件必须用拟稿纸书写,文稿构成后,:由主管副总经理核发。B、已经主管副总经理核发的文件底稿,由行政人事部展开备案,统一编号后列印。C、以公司名义发文由行政人事部统一列印、校订,盖章后收到。D、以部门名义发文,由文件草拟部门校订、影印,盖章

3、后收到。1.3 发文注意事项A、以公司名义发文,必须以适当的公司信笺为对外行文的正式宣布公文纸。B、拟将发传真,须用公司的传真纸书写,按格式核对有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。C、影印公司内部转贴文件,采用已影印过的单面纸或展开双面影印,通常只播发有关部门,节约开支。1.4 公文种类A、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。B、通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。C、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。D、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情

4、况。E、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。F、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。G、批复:适用于答复下级单位请求事项。H、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。I、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。1.5 公文格式公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。A、发文字号,凡以公司名义制发的公文,其发文号统一由行政人事部编排。B、公文秘密等级分为绝密、机密、秘密,其中:绝密、机密公文应标明份数、序号。C、紧急文件分别标明特急、急件。D、公文标题,应准确

5、简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。E、公文如有附件,应当在正文后,成文时间之前注明附件顺序和名称。F、公文除会议纪要外,应加盖印章。印章加盖应骑年压月。G、公文的成文时间,经领导人签发的日期为准。H、文字从左至右横写、横排,统一用简体字,题目用黑体,正文用仿宋体。I、公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。以公司名义发文,要采用公司信笺,并加盖印章。1.6 行文规则A、各单位的行文关系,应当根据相互间的隶属于关系和职权范围确认。B、向下级的关键行文,应同时函报轻易上级。C、呈报应一文一事,通常只写下

6、一个主送机关,切勿多头主送,例如须要同时送来其他机关,应用函报形式。D、报告中严禁夹带呈报事项。E、草拟公文努力做到:情况确认、观点明晰、条理清楚、文字提炼、书写工整、标点明晰、篇幅力求意味深长。人名、地名、数字、参考文献精确。用公文应当先引标题,后引起文字号,日期应写下具体内容的年、月、日。用词用字精确、规范,文内采用缩写,通常应先用全称,并标明缩写。草拟公文应当采用统一的拟将稿纸并签订伊瓦尼奇人姓名,草拟、修正和报请公文,严禁用铅笔或圆珠笔,严禁在文稿印刷线外书写下。F、公文中的数字,除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具备修辞学色彩语句中做为词素的数字必须采用汉字外,应

7、采用阿拉伯数码。G、属部门职权范围的事项,应由部门自行发文;部门的发文,通常只需抄报主管领导,防止滥送。1.7 公文办理A、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。B、需要办理的公文,行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。C、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。D、公文送领导签发之前,应由行政人事部进行审核,审核的重点是:是否需要行文,是否符合有关法律、法规,是否与有关部门会签,文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。E、传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全;利用计算机、传真机等传秘密公文,必须采用加密装置,绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。1.8 公文立卷、档案及封存A、公文办妥后,应根据有关规定,及时将公文定稿、原件和有关材料整理立卷。B、公文档案,应根据其相互联系、特征和留存价值分类整理,必须确保档案的齐全、完备,个人严禁留存应档案的公文。C、没档案和存查价值的公文,经过辨别和主管领导核准,可以定期封存。封存秘密公文,应当展开备案,由二个监销,确保不遗失、拣销。