房地产销售部资料管理.docx

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1、房地产销售部资料管理房地产开发公司销售部资料管理一.资料内容文字部份：1.送来董事会资料。2.公司下发文件。落款为XX公司、董事会的通知、通告、指示、决定、决议等。3.会议纪要。4.内部资料。包含通常资料和关键资料(须要长期留存)。5.送来其他部门资料，主要指部门贯通函。6.其他部门送来本部门资料。贯通函、落款为*部的通告、通报、同意等。7.策划部送来行业信息。包含：策划部送去的会议记录、其他楼盘信息等。8.活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则，实施方案，请柬，门票样本等。9.报刊杂志信息。分后有关行业信息、广告信息等。10.法律方面资料。主要指法律顾问的意见书、信函。11.各项目售

2、前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。12.各项目运行中资料。包括合同书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。13.各项目售后资料。主要指物管公司送来的，如客户住宅电话等资料。14.销售代表档案。包含入司时间、生日时间、奖罚情况。15.各项目销售日报表。16.每天各销售代表的工作日志及每周、每月汇总。电脑部份：1.销售资料。主要指商品房销售一览表、合约全文，营业用房合约全文，车库运销情况，已售房、余房信息。2.工作日志。3.客户档案

3、。4.销售代表档案。二.资料的管理。销售助理负责管理本部门的资料管理工作，主管展开监督和严格执行。销售助理做为资料的管理人，应当及时搞好资料的搜集、整理、档案，保证资料的完备、恰当和安全。1.文字资料。报董事会资料。标明所呈报的具体内容董事、时间。公司下发文件。在收文的次日晚可以递交，会后档案。销售日报表。由经办的销售主管当日详尽核对，销售助理每天晚可以检查，会上汇总(包含当日汇总、截至当日汇总)，经理会后检查。一本填好后档案。工作日志。由各销售代表每天上班前顺利完成，主管助理当日汇总，分后项目销售时间档案。合同书的管理。参见原订单合约的管理。原订单的管理。参见原订单合约的管理。工程更改单的管

4、理。销售部留存的工程更改单应分项目长期留存。项目售后服务资料。长期留存。项目售后资料。长期留存。注意事项：1.每份资料撰写目录，创建借书盖章制。例如导致售楼资料遗失，须原样填补，并罚款200元，例如导致其他资料的遗失，须分担适当的经济及法律责任并罚款200元。2.大部分文字资料须要长期留存，有些资料须要永久留存，这些资料主要就是所指与客户签订的极易引起争议的书面资料，如a、客户的改名、受让资料(见到改名、受让相关手续的办理);b、优惠客户的情况表明;c、公司对客户的索赔资料(不含时间、原因、客户姓名、购房边线、索赔结果、领导盖章、经办人盖章、客户赔付后的声明);d、退租资料(见到退租相关手续的

5、办理)。二.电脑部分。主管机要加密，除经理、主管、主管助理以外的人员采用须要请示主管以上一级领导同意。牵涉保密的邮件必须列印出后得当管理，邮件删掉。合约及原订(付款)单的管理一.核对1.由经办的销售代表核对，例如该经办人员无此，由主管或经理精心安排人员核对，该被精心安排的工作人员存有义务保质、保量地顺利完成，否则将做为责任人受行政处罚。2.字迹必须工整、确切，采用黑色钢笔或签字笔。例如存有修正，采用涂改液或刀片后再核对。例如辨认出字迹简略、模糊不清者，用笔相左要求者，一份罚款50元。3.合约内容的核对。A.合约包含：主合同、补充协议、物管协议。B.严格执行规定的单价、退款时间、既定的条款，例如

6、发生金额的优惠，合同条款的修正，补足条款的减少等被视为特定合约，按照评审建议展开合约评审，C.合约金额四舍五入留存至元，并确保分项金额之和等同于总金额，单价除以面积等同于总价。合约中须标明定金金额，定金统一为壹万元。大写金额处为数据前的零需用/替代，数据中的零严禁缩写。D.核对严禁存有空白栏，并无内容核对应用领域/划出回去，否则导致后果者自行分担一切后果。合约上一定必须存有客户的身份证号、通讯电话、通讯地址。4.合同签写的程序。包括从书写到交由主管助理管理。合同书分后格式化合约与特定合约，格式化合约由经办销售代表核对内部审查表中，后须要另外一位销售代表、销售主管核查盖章，核查内容包含合同书与否

7、各文本都绍约了及其中的每一条、每一款及保证正确性和未经过任一修正。特定合约必须展开单独合约评审，与否存有有关领导盖章普遍认可，之后再交予客户回去办理交款等以后的相关手续。合约一式份，客户、公司财务、销售各一份，销售保留的一份由主管、经理核查后交开发公司管理，核查的内容同上。不规范合约的责任三方除揭发问题的人以外均将受50元-1000元的行政处罚，并分担由此导致的一切后果，公司不分担由于工作人员原因导致的任何损失。5.原订单内容的核对。严格执行规定的单价、原订截至期限(从签下原订单次日起至3天)，例如存有调整视为特定原订单，单价的优惠由经理以上一级领导盖章，原订截至日期的缩短由主管以上一级领导盖

8、章，否则将视情况给责任人以行政处罚。核对严禁存有空白栏，并无内容核对应用领域/划出回去，否则导致后果者自行分担一切后果。单上一定必须存有客户的通讯电话、通讯地址特别注意单价与退款方式的对应一致，否则自行分担一切后果。6.原订单绍约的程序。1)核对电脑证实单，载明原订单号、客户姓名、房屋边线、型号、定房日期及销售代表姓名，将此单交至经理处展开电脑输出，证实有误;2)核对房屋原订单，由另外一位销售代表展开核查，客户盖章后交回经理处盖章证实;3)拎客户至财务部展开交款，盖章经济合同章;4)将原订单的第一联及(白色)交回经理处展开档案，第二联及交予客户，第三联及交予财务。签下原订单须缴纳_元以上的预定

9、金。7.退租程序1.)定金：由客户打电话表明必须退租，且定金可以予以归还者，由销售代表核对情况表明，载明客户姓名、定房边线，定房时间及退租原因，交回经理处展开档案。(此种情况大多为已过留出截至日期者)2.)退租且退定金：由于公司及其他原因导致客户建议退租的：A.原订退租：归还客户的原订单，经理盖章后由适当销售员拎客户至财务部付款，付款后将原订单交至销售经理(财务部)处展开档案;B.合约退租：归还客户的合约、业主卡等，建议客户核对退租申请单，交由财务核算按例金额并盖章证实，销售主管盖章证实，金额在5万元以上者由公司领导盖章证实，之后由财务部与客户签订合同时间展开付款,付款后将退租申请单原件交回财

10、务部，复印件交回销售助理处展开档案。二.合约管理。此工作由经理助理分担，经理展开监督。1.合约的管理。时间：从客户签合同已经开始至转交给实业公司之前。内容：分后项目、分后住宅和铺面;创建借书盖章制。注意事项：应当做为机密资料留存，严禁遗失，严禁将信息告诉他人;除公司领导、销售经理、合约经办人员以外，其他人员查阅合约须经主管同意，借书须盖章。2.原订单的管理。时间：从客户订车已经开始须长期留存，该原订单无论是有效率的、补发的、过期的都须要长期留存，以备查。内容：分后项目、分已退租和未退租、分后有效率的和失灵的。三.关于合约评审1.格式化合约A.定义：对成交前的合约展开统一内容的拟定，在经过合约评

11、审后，即为沦为格式化合约。B.合同评审程序：销售部拟订内容-填写合同评审表格-有关部门负责人签字-管理者代表签字-总经理签字C.签订此类合约时，须经过销售部内部审查过程：销售代表与客户签订合约-经办销售代表核对内部审查马星耀盖章证实-核查销售代表盖章-销售主管盖章证实-销售经理盖章证实客户盖章-砌经济合同章。D.对于核查人员应当证实客户在现场，对于条款未展开任一修正和减少，例如在一般不能的前提下减少了条款，证实此条款属于客户对于公司的约束还是属于公司对客户的约束，如是前者，则应当展开特定合约的评审，例如属于后者，则应当在减少条款上展开盖章证实后展开内部审查(此类减少内容应当首先由销售主管在审查单上展开书面证实后核对)。2.特定合约：A.定义：对格式化合约内容展开了发生改变(减少或删掉，其中减少条款属于客户对公司的约束类)，即为表示其为特定合约。B.评审程序：销售代表核对合约评审表格(详尽核对合约更改的内容)-有关部门展开评审-法律顾问展开评审-管理者代表展开评审-销售总监、总经理展开评审C.对于最终评审结果与客户达成一致一致后，客户展开合约的盖章证实，砌经济合同章。D.若公司对此评审程序存有发生改变，按发生改变后的程序自行继续执行。