某学校电子文件归档制度.docx

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1、某学校电子文件归档制度精品源自 保洁学校电子文件归档制度4为进一步强化学校电子档案管理工作，有效率保护电子文件的真实性、完整性、安全性和可以识别性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案实施办法，特制订本制度。一、职责分工电子文件的构成、累积、鉴别、档案及电子档案的看管必须推行全过程管理，并由专人负责管理。1.学校各科室构成的电子文件，由各科室负责管理电子文件的搜集、累积、鉴别和整理工作，并对电子档案的管理工作提供更多帮助和积极支持。2.信息中心负责管理电子档案管理工作的技术环境、有关软件版本、数据类型、格式、被操作方式数据、检测数据等方面的技术指导和积极支持。3.综合档案室负责管理电子

2、档案的看管、保密、借书、统计数据工作。二、档案范围1.凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的电子文件及支持性软件。2.在计算机中产生和处置的各种文件、图像、声像等。3.信息及计算机程序类文件。包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用维护说明等。三、档案时间档案时间可以随其构成时间实时展开(例如：声、像是档案等)，也可以与电子文件内容相同的纸质文件在次年八月底前顺利完成并转交综合档案室推行集中统一管理。四、档案建议1.具备留存价值的电子文件，必须尽早分解成纸质文件，档案时，电子文件与纸质文件一并档案。2.将具有档案标识的

3、电子文件分散，做成档案数据集，拷贝到耐久性的载体上，一式两份，一份销毁看管，一份可供查询采用。对于加密电子文件，应当解密后再顺利完成上述工作。3.软磁盘不容做为档案电子文件长期留存的载体。4.存储电子文件的载体应当贴标签，标签内容包含编号，名称、密级、看管期限、硬件及软件环境等。5.电子文件的机读目录、有关软件、表明新埃一并档案，并附档案电子文件登记表。6.原电子文件数据载体在顺利完成电子文件档案后留存一年。五、收集整理1.在电子文件搜集、累积过程中，应当实行严苛的安全措施，确保电子文件不被非正常改动。在电子文件的运转中使用签订技术、加密技术、身份验证、防写措施等确保电子文件信息的准确性、原始

4、性、完整性。2.创建电子档案库的数据备份制度。必须随时备份，存储于能脱机留存的载体上，或通过计算机网络将电子文件支取至受到档案部门掌控的存储器上。3.对脱机留存的电子档案，按照看管期限、档案科室展开组盘、并创建盘内文件目录。4.对电子档案载体的着录内容包含载体类型、盘号、看管期限、档案科室、附注等。载体类型：磁带、磁盘、光盘盘 号：按相同的载体类型分别基本建设流水号看管期限：记录该载体内电子文件的看管期限档案科室：记录档案科室名称对备 备注：记录该载体内文件的大致内容及有关表明5.对电子档案文件的着录内容包含：文号、责任者、文件题名、文件日期、档案日期、有关文号、看管期限、主题词、密级、盒号、

5、文件页数、借书范围、档案号、文件六、鉴别封存(一)电子文件的鉴别：档案前，电子文件的构成部门在档案部门的帮助下，对档案的电子文件的内容展开鉴别。具体内容包含：1.对文件的原始性、真实性展开鉴别：确认档案电子文件与否构成时的或通过审核修改的、有效率的电子文件、是否是共同组成完备的系统的档案文件。2.确认电子文件的价值和留存期限。并据此删掉已搜集累积但并无留存价值的电子文件。3.在鉴别工作的同时，对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台展开检测。(二)对电子档案的鉴别：内容包含对尚无看管期限的电子档案再次审查、鉴别，把丧失留存价值的电子档案剔出封存。(三)电子档案的封存：应当办理审核相关手续后方可以

6、实行。非保密电子档案可以展开逻辑删掉;属于机密范围的电子档案被封存时，例如存储在不容读取载体上，须联同储存载体一起封存，并在网络中彻底清除。七、质检与转交1.对电子档案质量检验：归档前应由文件形成单位对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如文件形成单位采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案部门;档案部门在接收电子文件时，应检验每个文件能否正常读取、打开或运行;有无被感染计算机病毒;内容是否完整，是否与归档移交清单一致。2.电子档案的转交：档案电子文件经档案部门检查合格后，在电子档案入库转交登记表上备案。档案入库转交登记表一式两份，由文件构成部门、档案部门分别留存。纸质文件一同档案。八、看管、统计数据与利用1.电子档案的看管理应专用的装具，立放、贮藏、严防变形、防潮、严防老化、严防割伤，并应当由专人负责管理定期检查、激活。2.电子档案的统计数据：按年度对电子档案的档案、看管、利用情况、封存情况展开统计数据。并分解成电子档案统计表。3.电子档案的利用：严苛按照借书范围、借书制度，履行职责借书、核准相关手续。少于借书规定时限的，自动归还。电子档案看管期限表序号档案部门档案范围看管期限1各科室本科室应当档案的文书、业务永久档案永久2本科室应当档案的文书、业务长期档案长期3本科室应当档案的文书、业务短期档案短期