房地产集团公司特种档案管理办法.docx

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1、房地产集团公司特种档案管理办法房地产集团有限公司特种档案管理办法第一章 总 则第一条 为确保X 城房地产集团有限公司(以下缩写公司)特种档案搜集、档案、看管的有序、完备与安全，更好地利用特种档案为公司管理与发展服务，特制订本办法。第二条 本办法中的特种档案，是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的，一般以非纸质材料为信息载体的历史资料。第三条 本办法中的特种档案主要分成声像档案、电子档案、实物档案三大类。第四条 综合管理部为公司特种档案的归口管理部门。第五条 本办法适用于于公司本部，控股有限公司项目公司、专业公司遵照执行，入股项目公司、专业公司参考继续执行。第二章 档案搜集第六条 特

2、种档案的内容与范围(一)声像档案声像档案就是指公司在经营活动中构成的，具备留存价值的以音响、影像等方式记录，并配以文字说明的历史资料。包含照片、录音带、录像带等，其中照片档案由底片、照片及文字说明形成。具体内容搜集范围：(1)充分反映公司的主要职能活动和工作成果;(2)公司领导、各级党政领导和着名人物出席的与公司有关的关键性活动;(3)公司非政府或出席的关键会议公司领导参予的外事活动等;(4)记录公司重大事件和其他特定现象;(5)充分反映公司各楼盘建设的情况;(6)其他经典楼盘的调研资料;(7)公司广告宣传内容;(8)其他具备留存价值的声像资料。(二)电子档案电子档案就是指利用计算机技术构成的

3、，以代码形式存储于特定介质上的档案，其存储介质主要存有磁盘(硬盘、软盘)、磁带、光盘和 U 盘等。电子档案通常建议纸质文件和电子文件双套档案。具体收集范围(1)公司行政管理与业务管理活动中形成的各种文本文件(2)利用计算机辅助设计等技术形成的具有查考利用价值的图形文件和模型文件;(3)公司采用的各种数据文件;(4)设备运转所须要的操作系统。(三)实物档案实物档案就是指公司在经营活动中，构成的一些充分反映公司工作史实的实物材料，例如锦旗、奖杯、牌匾及其他具备历史和纪念意义或留存价值的实物材料。第七条 综合管理部负责管理公司特种档案的搜集工作，公司其他职能部应协调搞好特种文件的整理、搜集工作。公司

4、声像资料的构成主要由策划部负责管理，包含各种范围内声像资料的摄制、制作、整理和提供更多工作。第八条 搜集时间(一)综合管理部应随时查阅、搜集特种文件。(二)职能部门应当在工作顺利完成后的一个月内将基础材料整理成合乎搜集建议的特种资料，其中电子档案需一式二份(一份可供档案，一份可供调取)，适当的文字资料应当同时缴综合管理部。第九条 搜集建议(一)特种文件与有关的文字说明必须搜集齐全，及时档案。照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等;磁带(软盘)盒上应标明软件名称、文件数、编制部门、编制日期、密级等;录音带盒上应标明讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间、录制日期和密级等;录录

5、象带盒上须要标明拍摄时间、拍摄部门、规格、制式、密级等;奖杯、牌匾新埃载明背景情况。(二)电子文件必须就是复本文件，若存有加密，应当知会密码。(三)所有准备工作档案的特种文件必须在有关的设备上模拟检测，运转正常就可以档案。(四)资料提供更多部门应当同时提供更多文件目录目录。(五)对关键声像资料、电子文件，应当尽可能使用存储空间大、稳定性不好，有利于长久保存信息的特种载体形式，例如光盘等。(六)综合管理部证实档案资料符合要求后，应当核对转交目录一式两份，由双方经办人盖章，一份由部门留存，一份由综合管理部留存谢泽生备案。第三章 档案整理第十条 特种档案的整理包含分类编号、女团排序和编目立档。第十一

6、条 档案人员在将特种文件档案前，应当首先核对特种文件目录目录备案并环评合格后，在录音、录像带、磁盘、光盘以及实物等形式的档案上贴上标签，按照年代问题分类，按内容编号(同一内容会计科目几盘的应视作一个案卷，编成同一案卷号，然后每盘再依次选曲序号)，载明有关内容;最后将具备共同主题内容的特种文件共同组成案卷，分散编放。第十二条 录音、视频等声像档案理应适当的文字说明，主要项目包含编号、接到日期、演唱日期、内容、责任者、演唱单位、演唱地点、NHK时间、技术状况、数量、附注等。实物档案的标签上要载明编号、实物名称、数量、特征、第十三条 照片通常将一项内容整理为一卷，内容相似的也可以共同组成一卷。照片的

7、编号，应当先编成每卷的卷号，再编成每卷的页号，再编成卷内照片的序号。照片的分类号、底片号、参看号应当在文字说明栏中写下清。底片必须先展开分类，再编号解锁目录登记簿中。一张底片或一组密不可分的底片为一个看管单位，编成一个底片号。底片号按接到的先后次序编号备案看管。底片目录登记簿包含如下项目：分类号、底片号、详细内容、拍摄者、摄制地点、摄制时间、底片数量、技术状况、底片第十四条 电子文件按其构成规律和自身特点可以分割为文本文件、图像(纸)文件、数据文件和命令文件四部分。文本文件应当分门别类予以管理，可以创建子目录系统予以分类;图像(纸)文件、命令文件应当根据机械设备性原则按项目予以整理;数据文件根

8、据其相关性予以整理。第十五条 特种档案根据牵涉公司商业秘密情况分成“秘密”、机密，Classified”三级。档案人员在编目立档时应标明密级，并得当看管不好档案资料，防范泄漏。第四章 档案看管第十六条 特种档案的留存应当确保通风，防止高温干燥，特别注意防雷、防尘、船艇。 第十七条 照片档案的看管形式区别于通常的纸质文书档案，应当使用规格统一的专用留存书签。大张照片档案可以单独放置，但可于卷内目录的备注栏中标明“大张照片”。底片应当存放在特制的底片袋内。第十八条 录音带、录像带、摄像机拎刘子玄放到专用的磁带架上，磁带库必须防止弱日光反射，防止放到磁场附近。第十九条 档案的两套电子档案应当分别放置

9、，一套销毁，一套提供更多利用。电子档案按看管单位顺序号予以排序，每一盘、拎都应贴上贴有盘带号、看管单位名称的标签，易于读取。磁带和光盘都应当横向放置。磁带放置应当防止采用铁皮柜。第二十条 电子档案应当创建磁性载体档案检测、维修保养卡，定期记录保护情况。第二十一条 实物档案做为特定的载体，理应专门的陈列器具，相同的实物材料可以使用相同的排序与放置方法。第二十二条 特种档案的封存必须经过鉴别，报主管领导审核后，由综合管理部负责管理备案、封存。第五章 档案利用第二十三条 公司应建立特种档案借阅、利用制度，严格审批手续。并根据档案的机密程度，确定利用范围。一般的特种档案借阅需填写(调阅档案审批单)，经综合管理部负责人同意后方可办理;密级档案见保密管理制度。第二十四条 特种档案原版原则上严禁借离档案室。例如存有特定须要，经综合管理部负责人批准后，方可限期租借。利用率低的特种档案可以将复制件租借。外单位借予或激活特种档案，由档案室负责管理有偿办理。例如在借予中导致损毁，由借予单位负责管理索赔。第二十五条 档案留存的特种档案，任何人严禁私自取出、冲洗、消磁和录入。第六章 附于 则第二十六条 本办法由综合管理部负责管理表述和修改。第二十七条 本办法自印发之日起颁布。