电子文件归档电子档案管理办法.docx

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1、电子文件归档电子档案管理办法电子文件归档、电子档案管理办法1总则11 对电子文件的构成、累积、鉴别、档案及电子档案的看管推行全过程管理，应由主管部门统一协同，选定专门机构或人员负责管理，确保管理工作的连续性。12 电子文件构成部门负责管理电子文件的累积、看管和整理工作，档案部门必须展开指导与监督。13 电子文件的管理由档案部门负责管理，电子文件构成部门必须提供更多帮助和积极支持。14 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。15 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实

2、性、安全性和完整性。16 档案电子文件同时存有适当的纸质或其他载体形式的文件时，则应当在内容、有关表明及叙述上保持一致。17 具备留存价值的电子文件，必须尽早分解成纸质文件等硬拷贝。展开档案时，必须将电子文件与适当的纸质文件等硬拷贝一并档案。2电子文件的搜集与累积21 搜集范围。电子文件的搜集范围，按国家关于文件档案的现行有关规定继续执行。22 搜集累积建议221 记录了重要文件的主要修正过程，存有考据价值的电子文件应当被留存。当正式宣布文件就是纸质时，如果看管部门已已经开始展开向计算机全文处置的切换工作，则与正式宣布文件定稿内容相同的草稿性电子文件应留存，否则可以根据实际条件或须要，确认与否

3、留存。222 留存与纸质等文件内容相同的电子文件时，必须与纸质等文件之间，相互创建精确、可信的标识关系。223 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应当实行更严苛的安全措施，确保电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能脱机留存的载体上，井对存有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件留存。224 用文字处理技术构成的电子文件，搜集时应标明文件存储格式和属性。225 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。226 用计算机辅助设计或绘图等赢得的图形电子文件，搜集时应特别注意其对设备的依赖性，以及极易修正性等问题，不容遗漏有关软件

4、和各种数据。227 用视频设备赢得的动态图象文件，搜集时应特别注意搜集其压缩算法和软件。228 用音频设备赢得的文件，搜集时应特别注意搜集其属性标识和有关软件。229 由计算机多媒体技术制作的文件，其中涵盖前面右图的两种以上的信息形式，搜集时应特别注意参数精确、数据完备。2210 通用软件产生的电子文件，搜集时应特别注意搜集其软件型号和有关参数。专用软件产生的电子文件，搜集时必须联同专用软件一并搜集。2211 计算机系统运转和信息处理等过程中牵涉的各类参数、管理数据等应当与电子文件一同搜集。23 搜集、累积方法231 及时按照建议制作电子文件备份。232 每份电子文件均需在电子文件登记表中备案

5、。233 电子文件登记表应当与电子文件的备份一同留存。234 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。235 电子文件性质代码：R草稿性电子文件；U非正式电子文件；O正式电子文件；N无纸电子文件；T文本文件；I一图象文件；G图形文件；V一影像文件；A声音文件；M多媒体文件；P计算机程序；D数据文件。3电子文件的整理31 电子文件的整理，应当按内容、看管期限、密级等因素相对分散。32 电子文件应当按档案著录规则著录，并做成机读目录。33 档案电子文件应当核对登记表。4电子文件的档案。应当定期把合乎档案条件的电子文件，按档案管理建议的格式存储至可以长期留存的脱机载体

6、。4.1 档案范围电子文件的档案范围的分割，可以参考国家关于文件的现行有关规定继续执行。4.2 档案时间逻辑档案应当实时展开，物理档案应当定期顺利完成。4.3 检测在展开电子文件档案工作时，应当按其基本技术条件展开检测。其内容包含：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。4.4 档案前的鉴别电子文件的档案鉴别工作，参考国家关于文件的现行有关规定执主，鉴别结果，在电子文件的机读目录上制作适当的标只。4.4.1 有效性和完整性鉴别。档案前要由文件构成单位对电子文件的有效性和完整性展开审查，并由负责人签订意见。如果文件构成单位使用了某些技术方法确保电子文牛的有效性和完整性则应当把其技术方

7、法和有关软件一同转交给接收单位。4.4.2 看管期限的分割。电子文件看管期限的分割，参考国家关于文件的现行有关规定继续执行。4.5 档案建议4.5.1 把具有档案标识的电子文件分散，做成档案数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套销毁看管，一套可供查询采用。必要时，激活第3套，异地留存。对于加密电子文件，则应当解密后再顺利完成上述工作，4.5.2 本标准所推荐使用的载体按优先顺序分别就是：只读光盘、一次写下光盘、可以输稿光盘、磁带等。停止使用软磁盘做为档案电子文牛长期留存的载体。4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上要标有标签，标签内核对编号、名称、密级、看管期限、硬件及软件环境4.

8、5.4 将适当的电子文件机读目录、有关软件、其他表明等一同档案并附档案电子文件登记表。4.5.5 须要长期留存的电子文件应把档案电子文件与适当的机读目录存有同一载体上如果就是自行研发的应用软件，也应当将软件及有关数据存有同一载体上。4.5.6 原电子文件数据集载体在顺利完成电子文件档案后，留存时间至少1年。4.5.7 在网络中展开了逻辑档案操作方式的电子文件应当按上述档案过程顺利完成物理档案。5电子档案的转交与看管。电子文件档案后按有关规定转交至档案看管部门，做为电子档案展开看管。5.1 检验5.1.1 档案看管部门应当搭载适当的处置设备，以确保顺利完成电子档案的检验工作。档案的每套载体均应当

9、拒绝接受检验，合格率应当达至100%。与纸质档案同时留存的电子档案可以实行样本检验的方法样本数不少于总数的20合格率应当达至100%。5.1.2 检验项目。5.1.2.1 载体存有划痕，与否洁净。5.1.2.2 有没有病毒。5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审查相关手续。5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。5.1.3 将检验结果填上人电子档案人库登记表。检验有合的，应当归还构成单位，再次制作。5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。53 看管建议电子档案看管除应当具有纸质档案通常的建议外，还应

10、当合乎以下条件。5.3.1 档案载体应当并作防写处置。严禁擦拭、划出、鼠标记录涂层。载体应当四肢放置，努力做到防尘、严防变形。5.3.2 环境温度选取范围: 14 24；相对湿度选取范围：45%60%。5.3.3 放置时应特别注意靠近强磁场，并与有毒气本隔绝。5.3.4 电子档案在构成单位的看管，也应当参考上述条件。5.4 存效性确保5.4.1 每八十1年，对电子档案牵涉的构成单位和档案看管部门的设备更新情况展开一次检查备案。5.4.2 每八十2年展开一次样本机读检验。样本率为不高于10%例如辨认出问题应当及时实行恢复正常措施。5.4.3 设备环境更新时应证实库存载体与崭新设备的兼容性，例如不

11、相容，应当展开电子档案的载体切换工作，原载体同时留存时间不少于3年。5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年支取一次。原载体同时留存时间不少于4年。5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。5.5 利用5.5.1 电子档案的销毁载体严禁租借。5.5.2 利用时采用拷贝件。5.5.3 利用时必须严格遵守保密规定。5.5.4 利用者对电子档案的采用应当在权限规定范围之内。5.5.5 具备保密建议的电子档案玩游戏时必须符合国家或部门有关保密的规定，必须存有科学合理的安全保密措施。5.6 电子档案的封存鉴别。5.6.1 电子档案的封存鉴别，按国家现行有关规定继续执行。5.6.2 电子档案的封存，应当在办理审核相关手续后，方可实行。5.6.3 非保密电子档案可以展开逻辑删掉。属保密范围的电子档案被封存时，例如存储在不容读取载体上，须联同存储载体一起封存并在网络中彻底清除。5.7 统计数据档案看管部门应当及时按年度对电子档案的看管，利用等情况展开统计数据。