某地产公司档案管理制度.docx

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1、某地产公司档案管理制度3、档案管理3.1 目的明确公司档案管理原则,建立完善准确的档案系列,积累和储存宝贵的工作资料,为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。3.2 定义档案是指公司在经营活动中形成的,具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料,如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件资料。3.3 原则企业档案是企业不可缺少的资源,对企业的有效运作与决策,对维护企业的经济利益,保护企业的合法权益,具有法律凭证作用。根据本公司实际情况,公司的企业档案,按照集中管理的原则,由公司行政人事部管理,各部门、地盘要认真做好档案的整理与归档上交

2、工作,由保证档案的完整、准确和安全。A、地盘看管通常短期资料,对重要文件、资料、书信、数据或须要长期看管的资料数据,地盘应当激活做账后,将原件随时呈交公司有关部门。(源自:)地盘完结后,须将所余的有价值档案资料分类档案、整理、备案,附上目录,一并上缴公司的行政人事部。B、关键档案可于产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。C、各部门、地盘上缴档案目录按附件七、八、九格式核对。D、行政人事部档案室按附件五、六格式核对案卷目录。3.4 档案分类通常是,工程、地产、物资方面的档案资料,以项目为主进行分类;文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。根据公司目前和以后发展的业务情况,现将档案资料分成五

3、大类。A、文书类B、财务类C、工程施工类D、物资类E、地产类3.5 各档案分类如下A、文书类公司设立、改名、分拆、撤消等有关的呈报、批准。公司非政府直观、机构设置、投入使用印章之印模。营业证书、公证书、登记注册文件、政府批文、法代表证件。有关机构颁授的业务文件。工作计划、总结、会议纪要、重要文件。公司领导的重要讲话、批示,以及公司的请示报告与批复等。对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、关键照片等(包含底片)的原件。B、财务类本公司财务制度。各种会计凭证(单证、记帐、汇总等)。财务会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐)。会计报表(帐务指标快报、年度财政预算报表)。各类清册(财务会计转交清册

4、、财务会计档案看管清册、财务会计档案封存清册等)。C、工程施工类动工提出申请。工程保险文件。施工记录、测试记录、来往信件和命令(分离档案)。施工进度、质量记录、质量安全事故报告。关键的工程图表、图片、施工照片等。支付文件资料。完工工程总结报告。竣工维修保养纸。D、物资类机械设备及材料采购供应计划及审核件。物资订购的报价单、比价单与合同文件。各种机械设备目录、保险文件及汽车牌簿等。固定资产目录。固定资产调拔、除役及出售审批表。材料调拔单。物资交易合同文本。销售交、交发票及凭证。海关进出口上报单证。关键性交易合约审批表。E、地产类征地或购地的有关文件、资料或其他合作形式的资料。修建房屋的全部文件、

5、资料。卖房契约、价目、入伙等文件。与设计单位、建筑师、律师、银行、广告公司等有关房地产的业务文件、资料等。市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等有关文件。3.6 档案立卷档案建议A、档案档案立卷根据档案材料形式的规律和特点,维持档案之间的有关联系,易于看管利用。B、档案档案材料的种类、份数以及有关档案和每份档案的页数均应当齐全完备。档案档案材料必须按年顺序基本建设,相同年度的档案通常严禁放到一起,跨年度的呈报与批准,放到批准之年度内;没批准文放到呈报年度内;跨年度的总结内容放到后一年内。C、档案的档案材料中,应当将每份档案的正件与附件、呈报与批准、留言文件与原件、多种方字构

6、成的同一文件应当合在一起,严禁分离。D、立卷档案必须按规定格式逐件核对卷内目录,并展开代码编号,字迹必须工整、准确。E、工程项目在展开过程中要随时特别注意搜集、累积有关资料。3.7 有关注意事项A、各部门、地盘均须选定专人展开文件资料管理。管理人员应当按照本管理制度的建议,并结合实际情况和以往的经验,将资料按各有关规定搜寻、整理、分类、备案、立卷、档案。各级主管必须注重并经常插手,检查此项工作。B、各级管理人员必须完善和健全档案资料的取走、借给和转交的收件人、备案制度。档案资料的借书,必须经部门主管核准;未经许可,严禁影印或租借。C、需统一归档的档案原件正本必须按本管理制度之3.3所述要求逐级

7、移交,存入银行、律师行的契约及经商定存入保险柜的文件除外。但这部分档案要按期及时向公司行政人事部提交清单、复印件或合同协议之复印件。D、公司内部制作的,须要由公司统一档案的档案资料,由制作单位或收到部门仍按上述原则3.3建议,每年整理后列举目录,按规定时限一并转交公司行政人事部。E、凡需封存的档案资料,(源自:)必须先台账列举目录,并经适当级别的主管盖章批准后,才可以封存,封存目录须予留存。公司各部门所存有档案资料的封存,原则上订为五年一次。 地盘则为该工程完结时,清扫上缴后,将无知资料予以封存。3.8 公司档案室档案A、公司档案室档案管理工作由行政人事部负责管理。B、档案在扔掉之后按须要藏于公司档案室,一定时间或永久留存。入库档案由行政人事部负责人审查核准,并指派专人掌控、整理及最后封存档案(档案室档案放置目录)。C、档案的储存及储存时间等,必须依档案情况及其他原因而的定,并由部门负责人最后同意。D、档案必须留存在公司统一制作的内页内,每年内页均需存有参照编号,以便寻找。内页外要标记存仓索引及文件封存日期。E、行政人事部必须留存所有进档案室档案的备案资料,包含内页的编号、内容、入库日期、封存日期等。