【会务办理】专题会议的办理（九）.docx

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1、【会务办理】专题会议的办理（九）专题会议的办理专题会议是党委政府有关领导召开的研究讨论某一专项问题的会议。做好专题会议服务工作，需要注意3个问题15个工作环节。一、会前准备1.拟定方案。接到领导召开专题会的指示后，根据会议主持人要求及会议内容，立即与议题汇报部门联系，了解有关情况，制定会议方案，按程序报分管领导审核后，呈送会议主持人审定。专题会方案内容包括会议名称、时间、地点、主题、汇报人、会议开法、参会人员范围、新闻报道等。2.印发通知。会议方案审批通过后，及时印刷会议通知，告知有关单位和参会人员。通知内容主要包括会议名称、时间、地点、内容、主持人、参会人员范围、会议要求及注意事项、会议联系

2、人等。3.准备材料。专题会议需要听取书面汇报的，会前及时协调相关部门准备汇报材料、领导参阅的背景资料等。对会议材料，要严格把关，保证材料内容真实准确。4.落实人员。会议通知发出后，迅速电话落实参会人员。因故不能参加会议的，及时将其姓名、职务、请假事由等情况报告会议主持人及相关领导。5.布置会场。协调做好会场安全保卫、水电空调、会后用餐、多媒体等准备工作。对参会人员较多的专题会议，按照会议规定，摆放桌牌，并确定汇报席，汇报席一般设在召集会议的领导正对面。6.分发材料。专题会议属于小型会议，参会人数相对较少，会议材料一般提前放置在参会者桌面上。7.会前检查。会前半小时，逐一检查每位参会人员桌前摆放

3、的办公文具是否齐全，话筒、音响、照明、空调、投影等设备是否正常，确保不出现疏漏。二、会中服务1.会议签到。工作人员一般提前40分钟到达会议签到处，引导参会人员入座，并提醒关闭手机或将声音调到静音。2.会间服务。时刻注意会议进展情况，做好领导临时交办的事项，酌情处理好来文来访工作，严格控制无关人员进入会场。3.做好记录。真实地记录会议内容和过程，对会议形成的决议，参会人员提出的建议、问题，发言人发表的观点、论据等，要尽量记录具体详细。4.清理会场。会议结束后，及时检查会场，收回会议文件、材料，对与会人员遗漏的文件和物品及时送还。三、会后督办1.完善记录。会议结束后，根据会议材料、录音、辅记等，对

4、会议记录进行补记或追记，尽量保持会议记录的完整性和准确性。2.起草纲要。一般在会议召开后当日或次日完成会议纪要的起草工作。会议纪要必须真实反映会议内容和决定事项，决定事项要明确完成时限和责任单位。对专业性较强的会议决定事项，送相关部门主要领导审核后，再呈送党委政府领导和办公室领导审核，并报专题会议主持人审定后，印发专题会议纪要。3.督促落实。对专题会议决定事项中要求领导牵头或有关部门贯彻落实的，应在会议纪要印发后，即时提醒，并在规定的完成时限前进行询问。对未在规定时限内完成的，要将进展情况及时报告会议主持人。对承办单位、承办人贯彻落实专题会决定事项确有困难的，要将实际情况书面报分管领导，提请有关领导出面协调；对重大事项或紧急事项，建议会议主持人听取专题汇报进行研究。4.材料归档。每次专题会议结束后，及时将会议的有关材料和会议纪要进行归档。这项工作最关键的环节是：做好专题会议材料的收集、校核、印制等准备工作。