《采购与应付系统》PPT课件.ppt

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1、第三部分第三部分第三部分第三部分(第三章第三章第三章第三章)采购与应付系统目录n教学要求n重点n难点n第一节 采购与应付系统系统概述n第二节 采购与应付系统目标 n第三节 采购与应付业务流程 n第四节 采购与应付系统功能结构分析 n第五节 采购与应付系统数据流程 n思考题教学要求n了解采购与应付系统的概述和目标n掌握采购与应付系统的业务流程n熟悉并掌握采购与应付系统功能结构 n掌握采购与应付系统数据流程 重点n采购与应付系统的业务流程n采购与应付系统数据流程 n采购与应付系统功能结构 难点n采购业务流程图采购业务流程图n采购与应付系统功能结构n采购与退货数据流程图第一节第一节 采购与应付系统系

2、统概述采购与应付系统系统概述一、一、采购采购的概念的概念 采购是企业物资供应部门按已确定的物资采购计划，取得企业生产经营活动所需的各种物资的过程。当企业的购货活动与货款的支付在时间上不一致，即购进物资而未付款时，就开成了应付账款。二、采购管理的概念、采购管理的概念 采购管理是通过采购申请、采购订货、采购检验入库、采购退货、采购采购管理是通过采购申请、采购订货、采购检验入库、采购退货、采购发票管理、采购结算、供应商档案管理、价格及供货信息管理等功能从发票管理、采购结算、供应商档案管理、价格及供货信息管理等功能从而实现对采购过程和应付账结算进行全过程跟踪管理和控制。而实现对采购过程和应付账结算进行

3、全过程跟踪管理和控制。第二节第二节 采购与应付系统目标采购与应付系统目标 n采购与应付系统目标 完成应付账款的核算与管理 采购与应付系统目标及时准确地完成采购订货管理。完成采购的日常业务处理。实现其他有关业务的管理。完成采购分析和统工作，将各种信息传递到其他子系统 建立数据传输通道，实现各种系统之间的传输与共享。第三节第三节 采购与应付业务流程采购与应付业务流程一、采购业务流程一、采购业务流程（一）采购业务流程图（一）采购业务流程图图3-1采购业务流程图（二）采购业务流程分析（二）采购业务流程分析 图3-1我们给出了采购业务流程图，下面我们将对该业务流程图做出描述。物料使用部门根据需求（或生产

4、计划），编制采购申请单，经上级主管部门批准，批准的采购申请单提交采购部门，未批准的采购申请返回需求部门。采购部门根据批准的采购申请单、库存结存信息和供应商信息，选择合适的供应商并填写采购订单（采购合同），经主管人员审批后交供应商确认，确认的订单除了提交供应商外，如果需预付款，还要交出纳人员根据订单金额进行预付款处理。采购订单是采购系统的核心单据之一，供应商得到订单后，进行发货处理。采购订单是采购系统的核心单据之一，供应商得到订单后，进行发货处理。供应商的发货处理，生产两个单据，一个是发运单，一个是销售发票，由于供应商的发货处理，生产两个单据，一个是发运单，一个是销售发票，由于流程的原因，这两个

5、单据常常到达企业的时序是有先后的，采购企业将根据流程的原因，这两个单据常常到达企业的时序是有先后的，采购企业将根据不同的到达时序做不同的处理。不同的处理将在应付业务流程中说明。不同的到达时序做不同的处理。不同的处理将在应付业务流程中说明。供应商提交发运单给采购部门，采购部门进行审核，不合格的发运单退回供应商提交发运单给采购部门，采购部门进行审核，不合格的发运单退回供应商，合格的发运单提交给采购员填写收货通知单并提交质检质检员，质供应商，合格的发运单提交给采购员填写收货通知单并提交质检质检员，质检员根据到货的数量和质量对收货通知单进行确认。不合格的收货通知单返检员根据到货的数量和质量对收货通知单

6、进行确认。不合格的收货通知单返回采购员，由采购员填写退货通知单给供应商进行退货处理；库管员根据确回采购员，由采购员填写退货通知单给供应商进行退货处理；库管员根据确认的收货通知单的数量，进行入库处理。认的收货通知单的数量，进行入库处理。库管员根据确认的收货数量，填写外购入库单。采购成本对各企业来说是本企业的秘密，一般库仓库人员不参与采购价格的管理，因此入库单只涉及数量。外购入库单提交仓库主管进行审核。不合格的外购入库单返回采购员，由采购人员做进一步处理。一方面仓库要根据合格的外购入库单的仓库联更新库存台账，另一方面合格的外购入库单要提交财务部门，由相关财务人员分别进行材料核算和应付款处理。对于材

7、料核算和应付款的管理这两个岗位，可采用两岗位合一，也可分别设往来会计和材料合计，规模不同的企业各有不同。二、采购退货业务流程采购退货业务流程（一）采购退货业务流程图（一）采购退货业务流程图图3-2 采购退货业务流程图（二）采购退货业务流程分析（二）采购退货业务流程分析 采购退货的业务流程一般有两种情况：一种是在采购业务流程采购退货的业务流程一般有两种情况：一种是在采购业务流程中，采购人员填写的收货通知单提交质检部门根据收到的物料进行中，采购人员填写的收货通知单提交质检部门根据收到的物料进行确认，若物料数据或质量不合格，则退还给采购部门，由采购部门确认，若物料数据或质量不合格，则退还给采购部门，

8、由采购部门填制退货通知单直接给供应商。这种退货不涉及入库单的问题。填制退货通知单直接给供应商。这种退货不涉及入库单的问题。这里我们重点说明一下已经入库的物料的退货业务。这里我们重点说明一下已经入库的物料的退货业务。采购退货首先要由相关部门提出退货申请，经采购部门审核批准采购退货首先要由相关部门提出退货申请，经采购部门审核批准后由采购员填写退货通知单，提交给库管员。库管员根据通货通知后由采购员填写退货通知单，提交给库管员。库管员根据通货通知单，填写红字外购入库单，进行出库处理，流程跟采购入库相同，单，填写红字外购入库单，进行出库处理，流程跟采购入库相同，只是数据是相反的。只是数据是相反的。三、三

9、、应付业务流程应付业务流程（一）应付业务流程图（一）应付业务流程图图3-3应付业务流程图二）应付业务流程分析二）应付业务流程分析（1）出纳付款对于出纳这个岗位，主要进行付款的处理。付款有三种典型的情况：一是预付款，出纳人员根据采购部门的采购订单，预付给供应商，并做相应会计凭证：借：预付账款XX供应商 XXXX贷：银行存款/现金 XXXX二是偿还对供应商的欠款，会计分录为：借：应付账款XX供应商 XXXX贷：银行存款/现金 XXXX三是对于现付业务，根据要求现付采购结算单给供应商付款，会计分录为：借：物资采购 XXXX贷：银行存款/现金 XXXX（2）采购结算采购结算是对采购发票进行管理并根据采

10、购发票确认采购成本的过程。财务部门根据采购部门录入的发票、采购订单、出纳填制的付款单、仓库填制的入库单等单据地行核对，对采购成本进行分摊，核对订单、入库单、采购发票的数量与单价。当采购发票录入或入库单确认后，系统根据采购订单号自动从采购子系统调入采购订单文件与相关的数据进行核对，如果核对无误，则对采购成本进行确认和分摊，并产生结算单，作为凭证处理和更新往来台账的基础。（3）应付业务核算财务部门根据仓库提交的外购入库单、采购部门提交的采购发票和采购订单以及出纳提交的预付款的付款单，进行采购结算，并根据采购结算单进行账务处理。首先核对外购入库单与采购发票，若采购发票先到而货物未到，则做在途物资处理

11、，会计分录应为：借：在途物资 XXX应交税金-应交增值税（进项税额）XXX贷：现金/银行存款/应付账款/预付账款 XXX若采购发票未到而货物先到，则应做暂估入库处理，会计分录应为（实际成本为例）：借：原材料 XXX 应交税金-应交增值税（进项税额）XXX贷：现金/银行存款/应付账款/预付账款 XXX然后是外购入库单或采购发示与结算单中相应数据的核对，若已经付款，若以上凭证的贷方科目为现金；若已经预付款，贷方科目为预付账款；若没有付款，则贷方科目为应付账款。第四节 采购与应付系统功能结构分析 一、采购与应付系统功能结构图一、采购与应付系统功能结构图图3-4采购与应付系统功能结构图二、采购与应付系

12、统功能结构说明二、采购与应付系统功能结构说明 （一）初始设置（一）初始设置 1、采采购类型型 采购类型是由用户根据企业需要自行设定的项目，用户在使采购类型是由用户根据企业需要自行设定的项目，用户在使用采购管理系统，填制采购入库单等单据时，会涉及到采购类用采购管理系统，填制采购入库单等单据时，会涉及到采购类型栏目。如果企业需要按采购类型进行统计，也需要建立采购型栏目。如果企业需要按采购类型进行统计，也需要建立采购类型项目。类型项目。采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。例如：采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。例如：从国外购进、国内购进、从省外购进、从本地购进；从生产厂从国

13、外购进、国内购进、从省外购进、从本地购进；从生产厂家购进，从批发企业购进；为生产采购、为委托加工采购、为家购进，从批发企业购进；为生产采购、为委托加工采购、为在建工程采购等等。在建工程采购等等。2、发运方式、发运方式 用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设定这些运输方式。本功能完成对运输方式的设置和本功能中设定这些运输方式。本功能完成对运输方式的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查询、打印运输方式。询、打印运输方式。3、供应商档案 建立供应商

14、档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须应先设立供应商档案，以便减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。4、期余额设置本设置是第一次启用该系统时对应付往来台账的期初数据进行录入，设置完成后往来台账的期初数应与往来明细账的期初数相同，同时也要将期初暂估入库期初在途等数据记入采购账中，期初记账后，期初数据不能输入。5、其他设置 业务控制 该设置是对入库单编号及发票默认税率的设置。编号有手动编号和系统自动编号两种，税率可根据有关

15、规定设置。公共参数是对存货是否分类、供应商是否分类、是否启用外币、辅助计量单位、启用会计月分等的设置，可根据需要设置。结算选项 该项是对费用是否分摊到入库成本进行设置，如果是商业企业则不设置该项。应付参数 包括应付款核销方式（单据、产品），预付款核销方式（余额，单据），汇兑损益方式（月末处理），应付确认日期依据（业务日期，单据日期），现金折扣是否显示等。（二）、（二）、业务处理理1、采购订单 采购订单是购销双方共同签署的、以此确认采购活动的标志，相当于采购合同。采购订单应根据采购申请和供应商档案文件进行填写，当与供货单位签定采购意向协议时，可以将采购协议输入计算机，并打印出来报采购主管审批。它

16、是物资在采购 业务中流动的起点，是采购管理系统的核心。包括订单的新增、修改、删除、审核等，经审核后的订单不能修改、删除。采购订单的内容可以直接录入，也可以从购货合同数据复制。审核订单可以有三种含义，用户可以根据企业需要进行选择一种：采购订单输入计算机后，交由供货单位确认后的订单；如果订单是由专职录入员输入的，由业务员进行数据检查，输入正确的订单；经过采购主管批准了的订单。2、采购入库单 采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：外购入库单、退货单（在计算机实现的数据流程中章采用红字外购入库单表示退货单）；按业务类型划分为：普通业务入库单、特殊业务入库单等。采

17、购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。在实际工作中，用户可根据到质检员确认的收货通知单直接在计算机上填制采购入库单（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），用户采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。3、采购退货当由于质量不合格、价格不正确等因素，或与采购订单工合同的相关条款不相符等原因需要把物料退回供货方时需要处理的业务。采购退货分两种情况，一种情况是还没有入库，经质部门检验不合格，直接退回给供货方；另一种情况是已经入库的物料的退货，这种情

18、况需要填写退货通知单，提交库管员填写红字外购入库单进行退货处理，并对有关付款与应付单据进处理。4、采购结算采购结算是对采购发票进行管理并根据采购发票确认采购成本的过程。财务部门根据采购部门录入的发票、采购订单、出纳填制的收款单、仓库填制的入库单等单据地行核对，对采购成本进行分摊等。采购结算功能主要是进行采购结算，最后生成结算结算单。采购发票功能包括采购发票的输入、修改、删除，采购员将输入的采购发票提交材料会计和往来会计，分别进行采购结算和应付账处理。已经提交材料会计与往来会计的采购发票不能修改和删除。采购结算也叫采购报账，是根据采购发票和入库单来确认采购成本的过程。在手工业务中，采购员拿着经主

19、管领导审批的采购发票和经仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。在计算机条件下，由于各子系统之间实现数据共享，因此，系统提供“自动采购结算”和“人工辅助采购结算”两种功能来自动确认采购成本。自动采购结算自动采购结算模块的功能是将与核对结果完全相符的采购发票自动生成结算表，如果不完全相符，则提示用手工辅助采购结算。手工辅助采购结算手工辅助采购结算模块的功能是：对入库单价与发票单价不相符的暂估业务进行结算；对因采购发生的运杂费用进行结算；对采购货物的“溢余短缺”进行结算等。最后，生成采购结算表，确认每种物料的采购成本。（三）（三）应付款付款处理理1、付款单处理付款单处理是将已支付款项以

20、付款单的形式录入到应付账款子系统的过程，它是应付业务处理的一项重要内容。包括录入付款单、进行核销处理、形成预付款等。录入付款单是出纳根据采购订单或往来会计的付款通知单进行付款；核销是对于已经付讫的款项在往来台账中做删除处理；预付款是指按购货合同规定预付给供应单位的款项，在处理时可以录入预付单，将该笔款项作为预付款处理。在实际应用中，有两种情况：一种是当预付的货款大于企业已有的欠款金额时，将支付的货款一部分核销应付款，余额作为预付款；另一种是支付的货款全部作为预付款，以后可以通过预付冲应付冲减该账户付款单是支付款项（包括货款、预付款、代收款）后填写的付款凭证。退款单是因采购退款而填制的收款单据，

21、本案以红字付款单处理。2、转账处理转账处理，即业务处理完成后生成相应的记账凭证，并传递到总账子系统的过程，包括立即制单和批量制单两种方式：立即制单是相应的业务处理完成后立即生成凭证；批量制单晨所有业务处理完毕后，使用制单功能进行批处理制单。往来会计根据采购结算单、采购发票、外购入库单填制转账凭证，如果是发票先到就做在途物资，如果是货物先到就暂估入库，待发票到达后，可以根据该入库单和发票做报账结算处理。对于入库的记价，可采用计划成本与实际成本两种方法，这两种方法的详细说明见库存模块。（四）账表处理（四）账表处理账表处理模块主要是相关报表的生成与查询，包括采购业务报表与应付核算报表两大类。1、采购

22、业务报表 此类报表包括各种单据列表、采购明细表与采购统计表等 2、应付核算报表 此类报表包括账龄分析表，供应商往来账明细表等。第五节、采购与应付系统数据流程第五节、采购与应付系统数据流程 一、数据流程图一、数据流程图 （一）采购数据流程图一）采购数据流程图图3-5采购模块数据流程图（二）采购退货数据流程图 图3-6采购退货模块数据流程图（三）应付数据流程图 图3-7应付模块数据流程图二、主要数据字典二、主要数据字典（一）数据项定义（一）数据项定义（二）外部实体描述（二）外部实体描述（三）数据存储描述（三）数据存储描述（四）数据流描述（四）数据流描述思考题n简述采购与应付系统的概述和目标n简述采购与应付系统的业务流程n简述采购与应付系统功能结构