档案管理基础知识.doc

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1、1引言11.1编写目的11.2适用对象及范围11.3设计依据12.1档案管理分系统22.1.1功能描述22.1.2系统功能22.1.3模块功能定义22.1.3.1档案录入22.1.3.2归档统计42.1.3.3档案查询52.1.3.4打印报表62.1.3.5档案借阅管理82.1.3.6档案销毁91引言1.1编写目的本需求规格说明书定义应用系统软件完成的功能、业务流程、计算的数学模型、输入信息（数据来源）、输出信息（报表）。本需求规格说明书作为项目合同的附件之一，是双方组成项目组进行工作的基础性文件。本需求规格说明书作为验收的依据。本需求规格说明书由甲乙双方签字并加盖公章后方可生效,协议内容如需

2、修改，应由合作双方协商一致，并签字盖章。任何一方不可单独修改。1.2适用对象及范围本需求规格说明书适用于参加本项目的所有管理人员、开发人员和维护人员。1.3设计依据西安供电局综合信息管理系统招标文件西安供电局综合信息管理系统技术协议需求调研报告GB/T19001ISO9001 质量体系设计、开发、生产、安装和服务质量保证模式GB/T19000.3ISO9000-3 软件开发、供应和维护中的使用指南GB856688计算机软件开发规范西安协同软件股份有限公司计算机软件开发规范2.1档案管理分系统2.1.1功能描述档案管理分系统实现对供电局所有档案、文件以及收发文的管理，并对档案的借阅进行管理。档案

3、管理分系统主要包括档案录入、档案统计、档案查询、打印报表、档案销毁以及系统维护几个模块。文档录入、删除、修改科档录入、删除、修改2.1.2系统功能会档录入、删除、修改档案录入声档录入、删除、修改文档查询档案管理分系统打印报表档案查询归档统计 科档查询会档查询声档查询借阅管理档案销毁系统维护2.1.3模块功能定义2.1.3.1档案录入数据流程：功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行录入、删除、修改。每一个题名都对应一个文件，通过题名找着文件内容，实现全文录入。输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）1、 文书档案的录入： 对文书档案按一级类目下保管期限的大流水进行录入，主要是对

4、0到6大类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、其他文档，保管期限主要分永久、长期、短期。 流水号、类目名称、分类号、部门、文件类型、字号、文号、日期、盒号、归档号、件号、文件题名、主题词、附件、责任者、缩微号、页数、保管期限、密级、归档标志、备注。2、 科技档案的录入： 按年度及工程代号进行大流水录入。 文件卡片：流水号、案卷号、卷内序、档号、工程代号、字号、文件题名、责任 者、日期、保管期限、密级、主题词、缩微号、本数、页数、图纸张数、备注。 案卷卡片：流水号、全宗号、目录号、案卷号、档号、工程代号、工程名称、案 卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、缩微

5、号、本数、页数、图纸张 数、库位号、备注、备考表。3、 会计档案录入：4、 声像档案录入： 按载体分类并细分录入，载体分照片、软盘、音像及缩微。 按照片录入：流水号、卷内序、分类号、题号、事项说明、拍摄人、拍摄日期、 拍摄地点、保管期限、密级、底片号、参见号、备注（卡片录入）。流水号、目 录号、分类号、题名、起始日期、截止日期、保管期限、密级、库位号、张数、 备注（案卷录入）。数学计算模型输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）2.1.3.2归档统计数据流程：功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行归档统计，按类目名称和年度进行统计。保管期限为永久的文件数目、长期的、短期的、未归档

6、的以及文件总数，另外对科技档案、声像档案中不立卷和已立卷的进行统计。输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）数学计算模型1、 按类目名称及年度统计永久=该年度该类目保管期限为永久的记录总数长期=该年度该类目保管期限为长期的记录总数短期=该年度该类目保管期限为短期的记录总数文件总数=永久+长期+短期未归=该年度该类目未归档的文件总数对于科技档案和声像档案中未立卷和已立卷的进行统计输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）1、 文书档案的归档统计报表：类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归。2、 科技档案、声像档案的归档统计报表：类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归、不立卷、已立卷。2.1

7、.3.3档案查询数据流程：功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各种统计进行查询（通用查询），按年度和档案类型查询。输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）数学计算模型输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）2.1.3.4打印报表数据流程：功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中报表进行打印.输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）数学计算模型各档案全宗号不输出数据（为空）。1、 文书档案归档文件封面：起止件号5=该盒号中起始件号和终止件号，其它均是从文档录入表中取得。文档脊背：同归档文件封面。2、 科技档案所有字段均是从科技档案录入表中取得。科技档案案卷目录、科技

8、档案卷内目录、科技档案文件目录中序号就是科技档案中的流水号。3、 声像档案所有字段从声像档案录入表中取得。其中序号均是声像档案录入表中的流水号。 输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）1、 文书档案：归档文件封面：全宗名称、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号文档脊背：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号（格式见下）号宗全度年限期管保构机号件止起号盒归档文件目录：件号、分类号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注件号分类号责任者文号题名日期页数备注2、 科技档案：科技档案封面：档号、档案馆号、缩微号、工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号科技档案脊背：号档名题卷案

9、科技档案案卷目录：工程代号、序号、档号、题名、份数、页数、图纸张数、密级、保管期限、编制单位、编制日期、备注工程代号：序号档号题名份数页数图纸张数密级保管期限编制单位编制日期备注科技档案卷内目录：档号、顺序号、字号、责任者、题名、日期、页数、备注档号：顺序号字号责任者题名日期页数备注 科技档案全引目录：工程名称、档号、题名、编制日期、总页数、库位号、卷内序、字号、题名、责任者、页数、备注工程名称：档号题名编制日期总页数库位号卷内序字号题名责任者页数备注 科技档案文件目录：工程代号、序号、日期、档号、文件题名、字号、责任者工程代号：序号日期档号文件题名字号责任者3、 声像档案：声像档案卷内目录：

10、（按分类号和保管期限来打印）分类号、案卷号、序号、题名、拍摄日期、拍摄人、拍摄地点、底片号、备注分类号： 案卷号：序号题名拍摄日期拍摄人拍摄地点底片号备注事项卡：题名，事项说明照片卡：拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、参卷号声像档案脊背：号宗全号类分称名目类限期管保号盒声像档案案卷目录：（按分类号和保管期限来打印）序号、目录号、分类号、案卷号、题名，起始日期、截止日期、张数、密级2.1.3.5档案借阅管理数据流程：功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各类档案的借阅、归还、催还进行管理，并对借阅人次和卷次进行统计1、 借阅浏览及登记：序号、本人代码、借阅人、年龄、性别、职称、职务、日期、单位、部门、文件题名、字号、分类号、案卷年代、保管期限、归档号、案卷号、卷内序、库位号、归还日期、是否归还、签收人2、 归还登记：将借阅登记中“是否归还”的状态由借出改为已归还。3、 对借阅人次的统计数学计算模型1、 借阅人次统计：合计=本年度借阅次数+本年度还书次数。输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）1、 输出借阅人次统计表2.1.3.6档案销毁数据流程：功能描述：对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中需销毁的进行记录，一般将所选档案销毁直接进入档案销毁记录表。另外还可恢复档案。输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）数学计算模型输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）