档案管理实施细则.docx
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1、档案管理实施细则第一章 总 则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制定本细则。第二章 公司管理档案的范围及管理权限划分第一条 公司级档案管理范围,由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件:1 司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;3 财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);4 政府、项目批文、合同;5 公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);6 工程进度计划控制文
2、件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;7 公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;8 公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);9 公司有效证件、印章;10 具有法律效力及保存价值的文件;11 公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。12 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二条部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部门级档案文件如下:1 各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表
3、、简报;2 部门例会会议纪要;3 各部门与其相关业务单位函件管理;4 招投标文件管理;5 人事劳资档案及信息管理;(人力资源部统一管理人事档案)6 仪器、设备维修保养资料;7 客户、特约商家资料及信息管理;8 公司的媒体宣传资料、销售报表;9 财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。第三章 公司档案管理体制第三条公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室,配备专人分管公司主体档案工作。第四条 根据有关档案法规规定精神,各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,并定期向公司档案部门移交保管。第
4、五条 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。第六条 档案管理部门及负责人1 公司档案管理部门为行政部;2 公司立档单位为各部门;3 档案管理责任人:各部门负责人与专(兼)职文书。4 各部门均应指定专(兼)职文书,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第七条 各部门专(兼)职文书的职责1 了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。2 认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每季度末前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。3 承办人员需借用文件材料时,应积极地提供利用,做
5、好服务工作,并办理临时借用文件材。第四章 档案管理、归档文件整理第八条各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档,抄送行政部档案室备案。第九条各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料,收集齐全并加以整理后,送交专(兼)职文书集中统一归卷。第十条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第十一条 归档时限各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类,分组放置在待办卷
6、宗内。应做到及时处理,切忌拖拉积压。第十二条 归档文件的整理1 归档材料必须是办理完毕的正式材料。2 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件。4不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的
7、最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。5卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6 整理文件时应遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。7归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。8案卷整理的幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),
8、材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线;材料过宽应按A4的幅面折叠整齐,折叠时尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外;字迹难辨认的,应附抄件。9 归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1CM的装订区域。10 归档材料必须文字清楚,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。11 存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件),必须复印一份后将复印件与原件一并存档。12 文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或托裱后再归档,修裱时应注意尽量保持文件的原貌。第十三条 归档文件的移交1档案室对于日常抄送副件进行登记,并依据登记情况于每季
9、度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。2移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后,对电子文档进行整理保存。存档后,电子文档之文件名,更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的,电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。第十四条 档案的保管1 防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全;2公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通
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- 档案 管理 实施细则
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