办公室文员要求与日常工作培训.docx
《办公室文员要求与日常工作培训.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《办公室文员要求与日常工作培训.docx(38页珍藏版)》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、办公室文员要求与日常工作培训培训课题:第一章 办公室文员的定义第二章 办公室文员的分类第三章 办公室文员的基本素质培训第四章 办公室内文员修养和职业道德的培训第五章 如何做好接待的准备工作第六章 一般来访者的接待方法第七章 文员茶点服务技巧第八章 接待重要客人的方法第九章 热情待客的技巧培训第十章 接听技巧的培训第十一章 打电话技巧培训第十二章 转接电话技巧培训第十三章 如何处理日常工作事务第十四章 办公文员速记能力培训第十五章 会议组织能力培训第十六章 文书基本拟写方法培训第十七章 传真机和复印机使用方法培训第十八章 计算机基本操作培训第十九章 公关与协调基本能力培训第二十章 文书如何与领导
2、相处第二十一章 如何与同事相处第二十二章 文员如何与客户相处培训目的: 通过此次培训,要求办公室文员注重形象修养,培养高尚的职业道德,熟悉掌握接待服务及接听电话的技巧,提高会议组织及速记能力,提高公关协调及与领导、同事、客户交往能力,熟练掌握文书的书写技能,熟练处理日常工作事务及计算机等仪器设备基本操作技能,真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各种技能,真正做到为企业周到服务的好员工。一、办公室文员的定义 在不同的公司,办公室文员员一职所负责的工作都有所不同。在通常情况下,办公室文员是负责文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务(接待客人、清洁卫生、购买办公用品等)的
3、工作。另外,有些公司的办公室文员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作(公司不同会有具体的要求:就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同),一些大的公司对语言也有所要求的(普通话,英语之类的),另外就是当事人本身所具备的一些综合素质(工作态度、思想品德、工作能力等)。二、办公室文员分类主要分:行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件. 档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。三、办公室文员基本素质培训通过对办公文员形象要求礼仪规范,职业
4、道德培训,使企业树立起良好形象。1、办公文员的形象要求 美好的外表,不仅令人赏心悦目,而且也使自己信心倍增。注重自己的外表形象,这其实是一个人自我意识的表现,说明他开始注意自己的价值,同时,这对别人也是一种尊重,是一种有礼貌、有教养的体现。 作为一名文员,假如你的衬衣领口总是雪白的,领带打得端端正正的,一身外套整洁而又合体,那么,抛开别的不谈,至少,你是个干净利落的、干练的人,这一点恐怕不会有人反对。相反,你的衣服老是穿得马马虎虎,颜色让人不太容易辨认,头发根本谈不上发型,皮鞋也难得擦一回,那么说你脏,恐怕就连你的朋友也不会替你辩解。 很难想象,一个连自己都不会收拾的,不干净的人,在工作中会井
5、井有条,忙而不乱。因此,文员的形象好坏十分重要。以下从几方面来对文员作形象上的要求:1)服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装,反映着他(她)的精神面貌、文化素质和审美水平,是懂不懂礼节的一个重要体现,穿着不当往往会降低一个人的身份,很难使周围的人对他(她)有一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着,在基本原则上是一样的,但要有其职业特色。 整洁要求 文员如果衣冠不整、不洁、不修边幅,不仅显得本人懒惰、猥琐,缺乏修养,也有损于本单位的形象,在社交中可能会使对方产生不愉快、不信任的感觉,导致关系的疏远。 衣服要勤换、勤洗、熨平整,裤子要熨出裤线,裙子要平整,无褶皱; 衣扣、裤扣要
6、扣好、裤带要系好; 穿中山装应好风纪扣; 穿长袖衬衣衣襟应塞在裤内,袖口不要卷起; 短袖衫、港衫衣襟不要塞在裤内。 装饰必须端庄、大方,要让对方感到可亲、可近、可信、乐于与你交往。西装穿着规范 文化传播不是一朝一夕的事情,但作为文员触犯了这个衣着礼仪,就会给人一种没见过世面的感觉。 新买来的西装,要先拆掉袖口外侧的商标牌 西装的禁式应偏向表现稳重大方,切忌太新潮花哨,让人感觉轻佻和不成熟。西装要有腰线(即收腰),不要直筒式,直筒式不收腰的西装给人呆板和不端庄的感觉。 背部长要盖过臀部,略长二寸,要记住宁长勿短。 袖长要适中,一般在虎口上方一英寸半左右。 裤的长度适中,过长或呆腿都不合适,一般至
7、“脚眼”下沿即可。 西装要烫得笔挺,这样衣服才会表现出人的神态,给人精力充沛, 办事干练的感觉。 搭配与协调衣着搭配有两个含义:一是要使服饰之间取得一种和谐、协调。二是要使协调的服饰同人的身材、肤色和气质、性格、场合相配合。过肥或过紧的衣服,过小或过大的裤腿、过高的“高跟鞋”以及不得当的颜色搭配等,都会扭曲人的形体,影响人的形象。这些都是文员在着装时要避免的。服饰的选择要与穿戴者所处的环境相协调: 不同的环境、不同的场合就应有不同的服饰穿戴,要注意所穿戴的服饰与外界环境的和谐。 办公上班,则需身着端庄典雅的职业装。服饰的选择要与穿戴者的社会角色相协调: 不同社会角色必须有不同的社会行为规范,在
8、服饰的穿戴方面也应有一定的规矩。 要先弄明白自己的角色地位,再选择适合这个角色的服饰来妆扮自己,这会使你增强自信,更会使旁人对你多几分好感。服饰的选择要与穿戴者的自身条件相协调: 在了解服饰诸因素的同时,必须充分了解自身的特点,做到扬长避短、扬美避丑。身材矮小者适宜穿着造型简洁、色彩明快的服饰。肤色偏黄者,最好不要选与肤色相近的或较深暗的服色,如棕色、土黄、等,它们容易使人显得缺乏生机。服饰的选择要与穿戴的时节相协调:注重了环境、场合、社会角色和自身条件而不顾时节变化的服饰穿戴也是不可取的。要追求服饰和自然界的协调和谐。根据时令的变化穿着衣物,不但合符时宜,还可保证人体健康。文员在服饰上,应根
9、据自身的特点和实际情况,发挥自己职业、年龄、性别、形体的优势,充分展示自己的个性,创造美好形象。总之,一个人穿戴什么样的服饰,直接关系到别人对他个人形象的评价。 2)仪容 仪容即人的容貌,是个人形象的重要组成部分之一。发式、指甲、口腔 头发整洁、发型大方是文员个人仪容对发式美的最基本要求。整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象。无论长发还是短发都应样式美观得体,与身份、职业、场合相协调。 适时适度地保护和美化手部十分必要,不容忽视。经常修剪指甲,保持清洁;指甲油应选择较淡或不太抢眼的颜色。 注意口腔卫生,坚持每天刷牙、经常漱口的习惯;保证口腔无异味。面容女士应注意面部清洁和美化面容,可适当化妆
10、。日间化妆,最好选用自然的色彩,包括粉红色及咖啡色,形象清爽,看起来轻松、健康而不显化妆痕迹最好。眼部采用黄色及灰色眼影、胭脂采用桃红色。低调的化妆,塑出能干、有深度的形象。眉毛、颊骨和嘴唇的颜色要突出,三个部位必须协调好。用棕色眉笔,把眉描成古典的弓式,眉尖要长一些。颊骨用半透明的粉打底,凹陷处的粉要重一些。用不透明的唇膏涂匀上下唇。 3)仪态 仪态是指人的举止行为,它是个人形象的重要内容。作为现代职业人员,应做到如下要求:站姿 基本站姿:头正、颈直,两眼平视前方,嘴微闭,肩平,收腰挺胸,两臂自然下垂,手指并拢自然微屈,中指压裤缝,两腿挺直,膝盖相碰,脚跟并拢,两脚尖张夹成30度 ,身体重心
11、落在两腿正中。要注意从整体上产生一种精神饱满的体态。应注意避免的是头下垂或上仰,收胸含腰,背曲腰松,臂部后突,手插在衣裤口袋里或搓脸,弄头发,脚打拍子,身靠柱子、餐桌、柜台或墙歪斜站立。坐姿 基本坐姿:头要正,上身要微微向前倾,双腿轻轻并拢;落座动作协调,声音轻;女性要体现庄重、矜持。 女性落座,先退半步然后坐下,坐椅面的一半。 坐沙发时要求腰挺直,两腿垂地或微内收,背部不靠沙发背,两手自然弯曲,手扶膝部,或交叉放于大腿中前部,或一手放于大腿上另一手放于沙发扶手。 质高雅的女士可坐成杂形。切忌叉开两腿,跷二郎腿或摇腿,弯腰驼背,手托下巴,裙子掀起露出大腿等。走姿 从一个人的走姿就可以了解他的欢
12、乐与悲哀,热情而富有进取精神或失意而懒散,以及是否受人欢迎等。 走路时要目光平视,头正颈直,挺胸收腰,两臂自然下垂, 前后自然摆动. 走路时身体要平稳,两肩不要左右晃动或不动,或一只手摆动另一只手不动。 走路时,男子要显示出阳刚之美;女性款款轻盈,显出阴柔之美。 女性穿裙子或旗袍时要走成一条直线,使裙子或旗袍的下摆与脚的动作显示出优美的韵律感。 穿裤装时,宜走成二直线,步幅稍微加大,显得活泼潇洒。 走路出步和落地时,脚尖都应指向正前方,由脚跟落地滚动至前脚掌,脚距约为自己的脚长。气质与风度 气质包括一个人与生俱来的容貌、体质、血型、微妙的遗传因素与后来得之的环境扭转、文化素质、审美情趣、价值观
13、念和心理机制。 风度是美姿的展示,也是气质的显现。一般来讲,风度与气质相应,气质不佳者,难以真正有好的风度;而风度,往往也取决于气质。 彬彬有礼,落落大方,顺乎自然,合乎人情。这些是现代人应有气质风度。 2、文员的礼仪规范 礼仪是文员工作中必需而又十分重要的行为规范。文员应了解和遵守各种礼仪要求,树立自己和公司的良好形象。1)称呼礼仪 用什么称谓称呼人,往往反映了说话人与被称呼人之间的上下、亲疏、厚薄等关系。称呼是否恰当,既反映了说话人的思想修养和文化修养,也影响到人际交往活动的成果。对于文员来说,称呼也是一个很重要的问题,因此,文员的称呼应遵守如下礼仪: 对领导、长辈和客人的称呼 不要直呼其
14、名,可在其姓氏后面加合适的尊称或职务。如:“李部长”、“刘处长”、“张厂长”、“王经理”等。 对相交不深或初次见面客人的称呼,不应直呼其名,可称:“同志”、“先生”、“小姐”。表示敬意应用“您”,而不要用“你”。 对客人切忌称呼外号。 对一般交往对象的称呼在日常工作中,对一般交往对象,可分别称“同志”、“老师”、“先生”、“小姐”等等。 对同事,可根据年龄称呼,如“老陈”、“小郑”等。较熟悉的朋友和同学可直呼其名。 2)问候礼仪 初次见到来宾应说:“您好!见到您很高兴!”如以前认识,相别甚久,见面则说:“您好吗?很久未见了。” 来访者到达时,除第一句话按不同时间问候外,接着应问:”您有什么事需
15、要我帮忙吗?您是初次来这里吗?路上辛苦了。” 平时遇到来宾,应问好,一般说:“你好!”对于较悉的客人可以说:“您好吗?” 宾客离开时应说:“再会!明日再见!”、“不久再见!”,或者说:“祝您一路顺风。请转达我们对您家属的问候”等。 如知客人身体不好,应关心地说:“请多保重。” 当气候变化的时候应告诫客人“请多加一些衣服,当心感冒。” 如遇客人的生日或节日期间,应向其祝贺。如:“祝您生日快乐!”等。 客人即将离去时,应主动对客人说:“请对我们的工作提出宝贵意见。”3)握手礼仪 握手的方式多种多样。握手的力量、姿势与时间长短,往往能够表达出握手人对对方的不同礼遇和态度。 平等而自然的握手姿势是两人
16、的手掌都处于垂直状态。这是一种最普遍也是最稳妥的握手方式。 行握手礼时,要面带笑容,目光注视对方的眼睛,上身稍向前倾。 双方会面,男女之间,女方伸手后,男方才能伸手相握。 宾主间、长幼间、上下级间,一般都应主人、长者、上级先伸出手来,然后才与相握。 决不能伸出左手与人相握,应该伸出右手用手掌相握,不能只用手指头刚碰上对方的手就把手缩回,也不能只握对方几个手指。 不论是作客还是待客,都应该把手清洗干净,伸出脏手相握,是不礼貌的。 握手时要脱掉手套,因故不能脱手套时,要向对方说明并表示歉意。 握手时不要毫无力气,也不要过分用力。握手时间应长短适宜,一般三五秒钟为好。当表示真诚和热情时,可以长时间握
17、手,并上下摇摆几下。 握手时,不要抽烟、吃东西,也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生,在主动和人握手之前,应首先想一想自己是否受对方欢迎;如果已察觉对方无握手之意,那么最好向他点头示意,或微笑鞠躬,也是很礼貌的。 4)名片递接礼仪 名片不仅是一个通信地址的联络,它体现着一个人的身份,表现着一个人的个性,是人格化的体现。递接名片的注意事项如下: 递交名片时,要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端, 双目注视对方,面带笑容,并可欠一下身。 接受名片时,要认真仔细地拿着看一看,并小声重复一遍名片上的名字加职务。一定要把后边的职务读出来,不要只读名字。 接到名片后,还要对对方表示谢意,然后很郑重地
18、把名片放入名片夹内,或放进上衣口袋,切忌将名片扔在桌上,或拿在手上摆弄玩耍。 不能生硬地向别人索要名片,应以请求的口气说:“假如您方便的话,可否留下名片,以便今后联系。”也可含蓄地向对方寻问单位、通信、电话等,如果对方带有名片,就会较自然地送上。5)应避免的不良习惯 故意吸引别人注意你的举动。 不加掩饰地咳嗽、打喷嚏、打嗝、咂唇。 当众修饰仪表,如整理头发、衣服等。 观看演出、展览或欣赏音乐时谈话。 诡谲地谈论异性关系。 无缘无故地向异性求爱,在大庭广众之下谈情说爱。 衣冠不整或脸、指甲等不洁净,身上有令人讨厌的气味。 餐桌上举止粗俗,滴汤漏水。 态度傲慢,盛气凌人,自吹自擂。 对事物过于吹毛
19、求疵。 对他人之事过分好奇,刨根寻底。 遇事暴躁,动辄发脾气。 行动迟缓,不紧凑。做事漫不经心。 爱唠叨,尽找别人岔。 四、文员修养和职业道德培训1)扩展知识 文员最需要的课程是学习新知识及工作技巧。这将帮助文员适应公司的变迁、对处理事情的要求、批评等,并使自己具备发挥工作内容的潜力。 尽可能学习自己及上司工作的项目。 积极观察上司们如何配合公司的组织结构及挖掘别部门的工作情形。 详细阅读与公司及专业有关的资料,有任何问题请教他人。2)上班时间要本分 在固定的工作时间内必须认真工作。 不要倒茶就在壶旁与人闲聊。 在办公桌上吃早餐,这是上班时间应避免的行为。 不应在上班时间,利用公司电话与私人闲
20、聊。 千万不能为了下班而急急忙忙挂掉客户电话,因为这样可能因此丧失一笔大买卖。 不要因为天气不好等原因,动不动就不上班。 3)工作要守时 不守工作时间是不懂礼貌的表现,也是缺乏工作热忱,不尊重你的上司、你的公司及自己工作的行为。 经常做满八小时,甚至更多(加班)时间,可证明你对工作的耐心和敬业精神。4)保留个人隐私 千万不要在办公室长时间谈论日常生活琐事,让你的私生活演变成为办公室的肥皂剧。 尽量少管别人的闲事,也不要在办公室里和同事讨论薪水或别人隐私。 5)如终如一 人都有需要休息的时候,尤其是下午时,然而下午的工作,是和早上的工作一样重要的。 一定要专心地从各个方面把事情处理好,不要等到其
21、他同事提醒你才进行。 凡事务求精确,对计划中的事,必须一而再,再而三地检查确认是否进行顺利。 实际衡量你的任务要耗费多少时间,如果无法及时完成也必须事先告诉其他同事,并为自己设下完成期限,力求达成。 6)善于沟通 只有通过良好沟通传达专业知识,才能使工作圆满完成。 用最简洁有效的方式表达讯息。每个人都想知道事情的大概进度,但并不需要知道所有的细节。同事们会想要知道你目前的工作状况;想知道你进办公室时会待在什么地方;你外出去哪里,去多久?他们会想知道何处出错,错在哪里? 不要以枝微末节的小事浪费他人时间而烦扰他们,但是也不要让真正重要的事被忽略了,把事情交给该去做的人。 当你和同事发生冲突或有人
22、犯了过失时,请记住:人难免会犯错。 要做到心胸宽广,千万不要成为背后搬弄是非的人。建立你的专业形象即表示你尊重他人。 经理们希望你能依照正常渠道来表达你的意思,记住不要越级报告或找一些不相干的事来烦他。 如果不同意经理的做法或看法,也要做得圆满,以积极的方式并在他们心情最好的时候处理它。7)倾听原则 你可以借由倾听他人所知事学到很多,并开口发问。听听其他人怎样组织他们的理念。如何计划新工作、如何应变、如何和高层主管应对;听听那些没有说出来的力量和弱点。 真心关照同事们,显出你真正很感兴趣的样子而不是随便敷衍两句。 真心学习别人的知识和经验,你就会把事情做好。 8)自己解决问题 当你因不小心犯错
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 办公室 文员 要求 日常工作 培训
限制150内