《资讯管理手册》word版.doc

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1、资讯管理手册二零零二年九月五日目 录一、前言1、适用范围2、管理责任二、 硬件管理1、 电脑的分类2、 电脑及其外部设备的购置和领用3、 电脑及其外部设备的管理4、 电脑及其外部设备的维护、维修程序5、 电脑及其外部设备的报废6、 电脑及其外部设备的统计管理7、 电脑及其外部设备、网络设备的管理8、 电脑及其外部设备的辅助材料的管理三、 软件管理1、套装应用软件的管理2、自主开发的应用软件管理3、进销存系统维护4、生产管理信息系统（FIS）维护5、公司电脑服务器数据备份中心安全保密规定四、 网络管理1、 网络账户管理2、 Internet规则3、 公司主页信息发布和定期更新办法4、 网络综合布

2、线5、 电脑系统安全保护措施五、 涉外提供技术服务六、 处罚条例一、前 言本手册是公司进行信息化建设和管理工作的政策性文件。本手册的设立旨在建立用户与资讯系统管理部门、资产管理部门之间联系的桥梁，引导用户在办理相关事宜时以本手册为指南，以参照公司的设备管理总则为依据，提供一套公司信息化管理工作的完整规定及其标准化流程，提高工作效率，保障用户所享受的权利和应尽的义务。任何用户使用公司电脑和网络系统必须遵守本规定。如果违反此规定，将视情节轻重，分别按照下述有关条款处以相应的处分。如果其行为触犯国家法律，将由公司追究其法律责任。1、 适用范围本规定适用于：公司用于办公事务、进销存系统、生产管理系统、

3、品质管理系统、人力资源管理系统及财务管理系统，数据采集分析等工作电脑和外部设备（以下简称为外设）的管理；公司信息化规划和建设工作；系统管理与维护；应用软件开发流程；人力资源、生产及品质管理系统维护流程；涉外提供技术服务工作流程。 2、管理职责 2.1 资讯室职责2.1.1负责对电脑和外设的管理；2.1.2负责专用软件的测试选择、应用软件的开发、实施及维护各类软件的管理；负责进销存系统的维护；负责信息化规划、管理工作和信息化架构的建设工作；负责对安兴纸业（深圳）有限公司所有分支机构提供技术服务和支持工作；负责生产管理信息系统、质量管理信息系统、设备管理信息系统及其它信息系统的开发、支持和协调工作

4、。2.2资讯主管职责2.2.1公司计算机软、硬件及网络系统规划、管理，保障公司软硬件及网络 系统安全、稳定、高效运行； 公司进销存系统、财务软件系统的功能调查与分析，加强和软件供应商的勾通与联络，不断对软件系统功能进行修改与完善，做好软件系统数据安全管理工作；2.2.3电脑软硬件系统升级，定期进行硬件设备需求调查及需求审核，制定硬件购置计划；2.2.4根据公司各部门对软件系统的需求情况，本着提高工作效率的目的，对软件系统进行系统规划及程序开发工作；负责公司电子商务发展的方案制定、开展与实施工作；制定公司信息技术培训计划、方案及测试考核工作；2.2.7公司程控交换系统的日常管理工作；2.2.8领

5、导下属作好公司计算机软、硬件及网络系统的维护、更新及开发工作， 不断提高资讯技术水平，为公司办公自动化的发展提供服务；2.2.9公司信息共享系统（IIS）的规划与管理工作；2.2.10内部电子邮件系统管理及建设工作；公司各分支机构间远程网络的规划、可行性分析及联网工作；定期对各分支机构的数据资源进行管理和分析，为公司决策层提供有参考价值的数据信息；协同各相关部门，制定公司ERP（企业资源计划）中长期发展规划及实施工作；成立Lotus Domino实施小组，并负责开展相关工作，完成IIS系统向Lotus Domino系统的转化工作。2.3系统管理员职责负责公司软硬件及网络系统的维护工作；公司进销

6、存系统、财务软件系统、人力资源系统的数据备份工作；负责电脑硬件及外围设备、配件的维护、保养工作；负责公司内部信息共享系统的信息收集、发布及网页的更新；负责公司及分公司电脑操作员的问题解答，技术咨询服务；负责公司软件开发的需求调查，及时反馈给资讯主管；管理电脑的软硬件配置档案，并做好电脑配置变更及使用人员的变更登记；负责进销存系统的用户授权和网络用户的开户、销户和变更档案的登记；定期对计算机操作人员进行操作技能考核及技能等级评定，并归档管理；根据培训考核档案等级及工作内容性质，对电脑硬件配置作出相应的调配；管理公司的电子邮件服务器，并负责电子邮件的开户、销户及监督检查。配合资讯主管作好计算机办公

7、自动化系统的中长期发展规划及电子商务 推广和建设工作；负责公司网站的网页制作、网页更新及网站推广；根据公司人力资源部的电脑培训需求计划，组织计算机信息技术培训。二、硬件管理1、电脑的分类A、 服务器B、工作站C、电脑外设（打印机、扫描仪、投影机等）2、 电脑及其外部设备的配置标准21 电脑的配置标准1) 使用电脑的部门按照使用用途分类：A） 进销存系统工作站按照系统规划实际配备；B） 用于办公事务处理的电脑按需求申报，经审核后统一配备；C） 仓库后勤2） 配置标准：A类部门的配置标准：从事进销存系统操作的操作人员，限为每人一台电脑。B类部门的配置标准：经理、主管级，每人配备一台电脑，专职电脑文

8、员配一台电脑。C类部门的配置标准：按照公司信息化工作的规划，C类部门原则上只配备少量的电脑供从事管理的人员使用。2 2 打印机的配置标准1) 使用打印机部门的分类：一类部门：指从事打印大量数据处理报表和各种专用票据的部门，包括客服部、财务部、生管部，物控部。二类部门：指一般将打印机作为打印文件或数据、报表的部门，包括公司其他各部门。2) 办公打印机配置标准：一类部门配备的打印机按照工作的需要配备。二类部门配备的打印机原则上采用“网络共享”的方式使用打印机，并按照这个原则进行配置。3、 电脑和外设的购置与领用3.1 资讯室将根据市场变化和技术发展，给出电脑设备采购指南，作为各部门电脑及外设采购的

9、配置标准。3.2 需要购置电脑（外设）的部门, 在每月十日前提出申请报告，申请报告中说明采购理由并要附部门经理或主管的采购意见。资讯室根据申请报告所列内容，审核其是否符合配置标准。符合标准，由用户填写电脑资产购置申请单，手续完备后，由资讯室负责开出电脑资产购置单，经市场比较询价，将配置清单及价格交人力资源部审核后，资讯室开始进行电脑（外设）的采购工作。3.3 电脑（外设）购入时，由人力资源部（资讯室配合）对其进行验收检查。验收合格后，由人力资源部办理固定资产入库手续。如验收不合格，资讯室负责进行更换或者退货。3.4 资讯室按照软件安装标准安装软件，并对电脑资产进行统一编号，并通知申请部门办理相

10、应资产领用手续。4、电脑和外设的管理4.1 B类和C类部门的公共用办公电脑应摆放在部门公共的位置上，便于公用。4.2 严禁用户私自拆卸、安装电脑和外设中的板卡，如需改变配置，应由使用部门填写计算机系统维护工作单。如有特殊要求，需附详细的申请报告，经部门经理（主管）、资讯室主管同意后，由资讯室完成。4.3 未经许可，严禁擅自将办公电脑及外设挪用做其它用途，如使用部门确实有上述调用要求，应征得资讯室的同意，办理相应电脑身份的转换手续。4.4 办公电脑和外设在不同部门之间进行调配时，须经资讯室和人力资源部同意，并在电脑资产内部转移凭证上共同签批。5、 电脑和外设的维护、维修程序5.1 用户需要得到技

11、术支持时可通过资讯室的“技术支持电话”、“网络技术支持信箱”进行技术咨询，也可按照如下维修性质申请：属于进行硬件部件更换或升级的，按计算机系统维护工作单的流程，经审批后将电脑（外设）交资讯室办理；属于日常维修的，按计算机系统维护工作单流程直接交与系统维护员，维修完毕后，由系统维护员通知用户确认领取。5.2 使用品牌电脑，如果硬件损坏，未超过保修期（一般为一年），资讯室负责与供应商联系维修，如属于人为损坏者，将根据维修成本要求当事部门处理。5.3 办公电脑的操作系统软件、常用办公软件、专业软件一律由资讯室负责安装，用户可使用计算机系统维护工作单，填写安装信息，直接交与系统维护员。对随意改动、有意

12、删除已安装好的标准配置软件者，将追究其部门及有关人员的责任。5.4 散布病毒软件，造成电脑系统感染病毒或进行蓄意破坏者，将按照公司规定交人力资源部门处理。6、电脑和外设的报废程序6.1 属于正常损耗, 又符合公司固定资产报废年限，由使用部门填写报废申请单, 办理电脑固定资产报废手续；属于非正常报废，资讯室向公司人力资源部出具事故报告，建议追究责任部门及其有关人员的责任。6.2 经批准后的报废电脑及其外设交资讯室保管。7、电脑和外设的统计管理7.1 由资讯室建立统一的电脑硬件配置信息统计数据库, 详细记录每台电脑的配置情况，并根据其变动情况及时修改数据库信息。7.2 授权用户均可进入电脑硬件配置

13、信息统计数据库查找信息。8、电脑外设、配件及网络设备的管理8.1 电脑外设及网络设备包括：显示器、打印机、扫描仪、鼠标、键盘、CPU散热风扇、网络交换设备、网络集线器、网卡、网络线缆、RJ45插头等。电脑外设及网络设备由资讯室统一进行购买和管理，其它部门无权进行购买。9、电脑及其外部设备的辅助材料的管理 9.1电脑辅助材料包括：各种规格的打印纸、色带、硒鼓、碳粉、CD-R光盘以及软盘。9.2人力资源部每月向资讯室送交一份电脑辅助材料的现存情况材料，资讯室根据现存情况，及时办理采购事宜。9.3 各部门领用各种电脑辅助材料，均需在人力资源部办理领用手续。9.4领用激光打印机硒鼓、碳粉盒和更新针式打

14、印机色带，必须以旧换新，旧硒鼓、碳粉盒和色带架送交资讯室鉴定后，方可领用。9.5 硒鼓的使用经过资讯室认定不能再次更新，方可申请重新领用。10、程控交换机及电话的管理10.1 程控交换机的编程设置由资讯室完成；10.2 资讯室负责电话用户的开户，密码分配；10.3 资讯室定期将话费清单交人力资源部进行费用统计与控制；10.4 支持性文件：程控交换机及电话管理工作文件三、软件管理1、套装应用软件的管理1.1 公司电脑使用的软件分为操作系统软件和办公应用软件。1.2 公司内合法使用的软件包括：公司直接购买的进销存系统，财务软件系统，网络操作系统，PC电脑操作系统，软件开发环境系统，工具软件等等；1

15、.3公司所有的商业电脑软件，包括进销存系统软件，网络操作系统软件，PC电脑操作系统软件，应用软件打包而来的软件，由资讯室进行登记备案。1.4公司所有的电脑软件，必须由资讯室安装或认可（合法性）后方可投入使用。1.5公司所有的商业电脑软件，未经资讯室许可，不得进行删除、修改、重新安装、反编译、转移等行为。1.6 禁止私自通过公司INTERNET线路下载需授权的商业软件或共亨版软件。禁止在公司内部传递任何有关商业授权软件的非法序列号，CDKEY等文档。1.7 资讯室将定期对公司内电脑软件的使用情况进行检查，凡发现未经登记私自安装使用的软件一律视为非法软件，并提请公司按照有关规定对当事人进行处罚。严

16、重的将追究当事人所在部门行政管理人员的责任。2、自主开发应用软件的管理2.1应用软件开发的申请流程是：由需求部门根据工作需要，书面提出软件项目开发需求申请表，其中要明确说明对软件系统的功能要求、安全要求、用户数量、性能要求、预算等，经申请部门经理和主管领导批准后，转给资讯室进行评估，认为可行并有开发必要，则报资讯主管和项目总工批准后，资讯室负责对该软件进行业务调研。经明确业务范围后，申请部门在资讯室的帮助下，写出具体的软件功能需求说明，资讯室将根据软件功能需求说明编写系统分析说明书，系统分析说明书中要明确输入输出界面的设计、数据结构的设计、报表类型和格式的设计、数据接口的设计等内容，系统分析员

17、还须同需求部门一起制定开发计划，进行项目进度管理，组织软件开发工程师进行开发工作。2.2 软件开发完毕经用户测试后，按照软件功能需求说明书和系统分析说明书进行验收。2.3 验收完毕的软件如有功能变更的需求，须由申请部门填写软件功能变更申请表，报经申请部门经理（主管）审批，并经资讯室评估通过后，方可进行修改。2.4 使用部门任何人不得擅自修改经资讯室开发并交付使用的软件的任何源代码，并严格按照操作说明书进行数据维护。2.5 软件产权为公司所有，任何人未经许可，不得无偿转让。开发完成后要形成软件档案，严格保密存档，并根据情况进行软件专利申请。3、进销存系统维护3.1 用户在日常使用中如有疑难问题，

18、由资讯室配合处理。3.2 用户需要开发新的功能报表，将需求报告给资讯室，由资讯室和进销存供应商联系进行功能更改。 3.3 用户需要申请新增账户或修改权限、密码按资讯申请单流程执行。3.4 如有进销存系统用户离职、转移部门、岗位变换，其所在部门负责人应及时 通知资讯室系统维护员作相应处理。3.5 进销存系统的物品编码及客户编码建档管理见相关工作文件。4、生产管理信息系统的维护4.1生产管理信息系统是由资讯室自行开发的软件系统，其软硬件环境均由资讯室负责配置。4.2 生产管理信息系统的开发、功能修改由资讯室负责。4.3 生产管理信息系统的维护由资讯室负责。4.4 用户不得私自安装、删除生产管理信息

19、系统相关的模块，不得私自移动生产管理信息系统相关的工作站。4.5 使用部门应明确生产管理信息系统中各项数据的保留期限，并用书面形式告知资讯室，以便于进行数据归档和备份。5、人力资源管理软件的管理与维护6、公司电脑服务器数据备份及安全保密规定根据公司对电脑数据的安全保密要求，对服务器数据备份作如下规定：6.1 资讯室对服务器上需进行备份的数据进行定期备份，并刻录到电脑光盘上进行存档,同时需填写资讯室月度备份日志。6.2 备份中心设置在资讯室主机房，非资讯室工作人员严禁进出。6.3 使用专用文件柜保管备份数据光盘。6.4 指定专人负责备份事宜。如需备份数据，应由数据所有部门提出书面申请，经部门经理

20、和资讯主管共同签字后，由数据所有部门有关人员在场监督执行数据备份工作。备份完毕后由系统维护员提交数据备份报告单，说明数据备份事宜，报告交数据所有部门当事人签字认可。四、网络管理1、网络账户管理1.1 办公室职员将根据工作性质，以书面形式申请网络账户；同时具备内部E-MAIL地址。1.2 申请网络账户必须填写资讯申请单。 1.3 用户须经常清理个人数据，以释放邮件服务器磁盘空间。1.4 当使用网络系统完毕后，必须退出个人电脑账户以确保个人账户资料安全，否则后果自负。1.5 严禁删除、移动、修改或重命名电脑系统文件。1.6凡是辞职的用户, 其所在部门负责人需立即填写网络账户销户申请单, 通知资讯室

21、删除其账户。凡是用户需要保留其账户，一定要有相关部门的经理（主管）特批，否则，资讯室将严格按照公司规定，立刻取消其WIN2000账户和邮件账户。经理级别的员工办理辞工手续，其账户将被保留3个月，但该账户将被冻结。 2、INTERNET规则2.1 申请浏览INTERNET，首先应填写上网登记表，请据实详细填写。2.2 资讯室将根据各部门的实际情况下发浏览权限。 2.3 禁止使用具有INTERNET浏览功能的电脑做与工作无关的事。一经查实，即刻取消INTERNET浏览功能。2.4 严禁利用INTERNET服务传播反动、黄色等非法信息，一经查实，责任自负， 同时，永久取消INTERNET浏览权限。2

22、.5 为了更充分的利用资源，本服务在固定时间段开放。3、公司内外部网站信息发布和定期更新办法为公司外部网站地址，http:/ohsvr/或19223是公司内部网站地址，为保证内外部网站页面信息的时效性，及时反映公司的发展动向、产品大类，年度目标，各部门的工作计划与完成情况，提高信息发布的针对性，现就公司内外部网站信息发布与定期更新规定如下：3.2 公司内部网主页信息用于对内宣传和反映公司各项工作进展和成绩，信息交流和发布。3.3 公司需要上网发布信息的部门，需向资讯室提交信息发布的内容及所在栏 目。3.4 公司主页信息发布与内容更新将按照公司人力资源部发布的“关于公司信息发布的规定（暂 行）”

23、执行。3.5 公司外部网站需要发布或更新的信息材料中的文字部分（含图片、图表的文字说明）需中文、英文对照， 或中文、英文版本各一份。3.6 为保证所发布和更新的信息质量，各部门应在报送的信息材料中包含一定比例的文字和图片、图表等。产品宣传材料中应包含产品外型照片。需要在规定时间内发布和更新主页信息的部门也必须填写公司信息发布与更新申请表并在相应栏目注明“更新”字样后送资讯室备案，并以内部电子邮件的方式发送至系统维护员邮箱。3.7 支持性文件：内部信息系统信息发布与更新程序 公司外部网信息发布与更新程序4、网络综合布线 4.1 资讯室是公司唯一授权进行网络综合布线工作的部门，用户需要进行网络布线

24、应具备如下理由： 部门结构调整，改变办公室的结构；办公电脑增加，原有的网络端口已不能满足现有的需要。 4.2 具备上述理由的部门，要出具书面申请报告，并请写明如下内容：申请理由；拟增加网络端口的数量；现场草图；部门负责人的签字；申请报告形成后，报主管副总审批。4.3 申请报告经主管副总批准后，由资讯室制定技术方案，并实施。5、电脑系统安全保护措施5.1 资讯室是公司网络系统管理IP地址分发和IP定义的专职部门，资讯室将根据 各部门使用进销存系统和安置INTERNET服务以及需要设置TCP/IP协议等要求来指定电脑的IP地址。IP地址一经设定，不能随意更改，以免引发网络地址的冲突。5.2 为确保

25、网络的正常运转，用户根据需要向资讯室提出申请，资讯室根据实际需求分配IP地址。5.3 用户不得私自安置DHCP服务器。5.4 未经资讯室同意，不可私设和更改IP地址。5.5 凡违反上述规定的，将按照“处罚条例”进行处分。五、涉外提供技术服务管理1. 技术服务的对象是：安兴纸业各公司、分支机构，不受地理位置、规模等因素的限制，无论是否利用公司现有网络平台，只要需要，资讯室都应提供技术服务。2. 技术服务的项目包括：专职应用软件的开发；网络体系的规划和建设；网络系统的优化和组合；网络设备、服务器的选型和技术支持；网络系统的账户管理；网络系统专职管理员的培训；委派专职服务器管理员；专用数据和公共数据

26、的备份机制；工作站的日常软硬件维护。 3、需要由资讯室提供技术服务的单位，应就自己的需求与资讯室商量，制定技术服务项目，形成技术服务合同，双方将职责、义务、权益、约束、赔偿等内容以条款的形式记录下来，对双方应遵守的责任、义务应坚决执行。合同期满而不支付服务费，将按照合同违约责任部分进行责任认定。六、处罚条例资讯室将定期对公司内电脑软件的使用进行检查，凡发现未经登记私自安装使用的软件一律视为非法软件，并提请公司按照有关规定对当事人进行处罚。严重的将追究当事人所在部门行政管理人员的责任。6.1 违反软件安装规定而造成电脑系统出现故障或感染病毒的用户，一经查出，资讯室将收回电脑，情节严重者，将按照公司规定交人力资源部处理。6.2 用户在使用电脑时不能随意改动、删除已安装好的标准配置软件，凡因用户个人原因造成电脑无法工作者，资讯室将收回其电脑，并追究其部门及有关人员的责任。6.3 私改IP地址导致与服务器地址冲突的，人力资源部将对其给予书面警告一次。6.4 对于传播反动、黄色、病毒信息者；各部门人员违规操作造成重要数据泄密者；利用IT设备工具偷盗数据者，公司将追究其责任。6.5 私设DHCP服务器者，人力资源部将对其给予记过一次处罚。编制审核批准