《秘书时间管理》PPT课件.ppt

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1、秘書時間管理秘書時間管理2rogers rogers 時間管理方法論時間管理方法論願此時間管理可以有效提昇學員的工作效能並且增加各位可用的時間.多出來的時間請留給關心您的人及您所關心的人.您的時間資源在那裡,您的成就就在那裡.3時間管理時間管理 大綱大綱一.什麼是時間管理(30 min)二.如何提高工作效率(30 min)三.備忘錄實作(40 min)四.執行能力的強化(20 min)在開始之前在開始之前5你的快樂是你的成功是關心你的人及你所關心的人是請閉目一分鐘思考這個問題請閉目一分鐘思考這個問題6找出你心的中優先順序找出你心的中優先順序當你知道你只剩下三天的時間,第一個浮現在你腦海的人是誰

2、?他是你最關心的人.第一件浮現你腦海的事情是什麼?那是你認為最重要的事情可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?你知道你可以活久嗎?30年?3 年?還是 3天?好吧,就把今天當作是你的最後1天吧!7人人,為何安於現狀為何安於現狀?為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.因為現狀是你我最熟悉的3.或者是不確定改變之後會更好我們明明時間管理不好,卻不想要去改善它.因為忙得沒有時間做時間管理嗎?因為更忙,所以才更要花時間做時間管理.8時間管理從那裡開始時間管理從那裡開始時間管理不是因為學習時間管理才會時間管理,而是從你不滿足於現狀,或者是想要有更好的時間管理開始沒有

3、人可教你時間管理,除了你自己覺得需要的時候再來是你需要一個新的思考方式.什麼是新的思考方式呢?9請架設一座橋請架設一座橋,使使A A至至B B距離最短距離最短,但是橋不可斜著搭但是橋不可斜著搭100 公尺300 公尺AB河水10有三片木條有三片木條,如何將它們圍成封閉三角形如何將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cm11你可知道為何會想不出來你可知道為何會想不出來?因為你跳不出原來的思維習慣但是假設你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題而 roger 的時間管理方法論就是一個新的思考方法,你只要了解,接受,執行,持續的做就會得到一個良好的時間管理習慣12你的時間管理目標

4、設定你的時間管理目標設定幫自己設定個目標吧 比如說:三個月之後自己做完原有的事情後,時間還可多出 30%你的期望:不把工作帶回家;假日不用趕到公司;一天花幾個小時陪陪家人或者是你最關心的人;一個禮拜花些時間到外面走走時間管理是什麼時間管理是什麼?14先瞭解時間管理不是什麼先瞭解時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多所以時間管理的問題本身不在於時間多少,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間關注 如何有效率的把事情做出來效率如何做最好的時間規劃計劃如何說到做到執行力持續時間管理的做法習慣養成15時間管理時間管理是是什麼什麼?時間管理是讓自己更有績效,更富效能效率

5、是你能夠善用資源或者熟能生巧地把事情做完效能是很聰明地把事情做好.多聽聽專家的意見,找到最佳方法,事先有計劃地做事情時間管理從良好的計劃開始,良好的計劃又從行動開始.有計劃沒行動,達成率為零.有行動沒計劃容易浪費時間在修正錯誤上,所以兩者應該並重16讓我們先來討論讓我們先來討論準備:A4白紙,一般書寫筆(紅,黑,藍筆)請分組每組5-6人請寫出每天妳花在工作最多的時間是什麼?請寫出每件工作平均花掉多少你多少時間?每件事情請判斷它是急或不急,重要或不重要請按照所花時間最多排序下來每組只要報告10個每一組指派一位代表報告排序事情時間重要/急12時間管理架構時間管理架構18緊迫的事不緊迫的事重要的事1

6、 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩請排出正確的行事優先順序請排出正確的行事優先順序?ABCD19緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩正確的行事優先順序正確的行事優先順序20緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷21陷阱一陷阱一:時間的配置不對時間的配置不對Reaction消極回應 v.s.Proaction

7、積極掌握積極掌握就是擬定計劃,做好事情事先的準備,不要等事情發生了再來補救.譬如說客戶的要求事先未澄清,做出好幾千個產品後再來修補,要花多少時間呢?而客戶會如何想呢最好的控制是預防22不合理的時間配置不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%23明智的時間配置明智的時間配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬,這叫“灌能”24如何克服忙與盲的窠臼如何克服忙與盲的窠臼第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地把它解決.第二件事情是再多花一點時間,去想想以後要

8、怎麼做才能不用處理這些事情,或者不用這麼緊張地處理這件事情.一天的時間要花大部份時間在思考事情要怎樣做是最節省時間最不花力氣的.而不是很快的把已經發生的事情處理完畢25陷阱二陷阱二:拖延拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th26克服克服1.1.成本成本/效益分析法效益分析法成本.好處.27克服克服2.2.思維習慣的改變思維習慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我立即將它做完,以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務先完成容易的部份

9、,讓事情有進度,再完成最關鍵的20%,讓事情看起來像做完 80%一般.(大塊時間法則)28陷阱三陷阱三:事必躬親事必躬親諸葛亮凡事必躬親,後來過勞而死.為何需要事事躬親?要求標準過高不放心部屬,不信任部屬因為怕部屬取代灌能:就是將重要的事情交給他人去做,讓他可以學習處理事情也學習獨當一面.過程給予重點的輔導,上軌道之後即完全授權,但是授權卻不授責29陷阱四陷阱四:有求必應有求必應受人尊敬重要,還是受人歡迎重要每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地接受.不自量力而接受他人請託只有兩種結果,一是累死自己,二是信用受損努力自己茁壯成為大樹,讓自己的果實惠及眾人30面對任何事情馬上做拒絕做賦權

10、給別人做延遲做值得做嗎?需親自做嗎?應馬上做嗎?NNN結論是結論是31時間管理架構時間管理架構均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率如何提高工作效率33提高工作效率的三方法三法則提高工作效率的三方法三法則三個方法1.了解自己每天不同時段體力的分佈狀況來決定要做什麼樣事情2.讓自己充滿活力,最簡單的方法,就是養成每個禮拜固定運動的好習慣3.均衡的生活作息,培養一個良好的嗜好三個法則1.批次處理法則.集中時段處理所有性質相同的事情2.80/20 法則,這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做3.高效率法則:roger 大塊時間法則34批次處理法則批次處理法則一段時間處理同一性質

11、的事情,一次處理多件,多件累積到一定數量才處理如果個別處理或出現才處理會把自己的時間切割成很多片斷,譬如看 Email,接電話,或者是不速之客的打斷都是一次只專心完成一整塊的任務,不要心有二用,避免出錯反而要花更多的時間處理後續的問題3580/20 80/20 法則法則the Vital Few&the Trivial Many柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果低相關的3680/20 80/20 原理意示圖原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物規劃有效的做法37roger

12、 roger 大塊時間法則大塊時間法則:30/90:30/90法則法則大塊時間法則是培養工作情緒的法則,前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進度;後90分鐘做最重要的事情.儘量讓這120分鐘不受干擾,你可以告知週遭的人或者主動拒絕干擾養成習慣一天至少一塊大塊時間,每天保有基本的績效,有心情時再做第二塊,則有高績效38大塊時間三步曲大塊時間三步曲1.把今天要做的事情一一列舉出來,分成容易做的,重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優先順序2.前 30 分鐘完成最容易完成的事情,時間一到不管有沒有做完就切到重要事情上3.後90分鐘完成最重要的事情.若做得起勁時一直做下去也無所謂有空的

13、時間再來做其它未完成容易的事39大塊時間示範大塊時間示範列舉今天要做的事-快速回Email-打電話-規劃專案-開會-批電子文件-歸還文件-與同事溝通以難易度排列易易難1固定時間易易難2前30分先做簡單的事情後90分再做難的事情(1)(2)(3)40良好的時間管理來自於計劃良好的時間管理來自於計劃均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事41PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是花時間在計劃上才是最節省時間的作法最節省時間的作法耗用時間42計劃是什麼計劃是什麼?妳要往哪裡去?目標設定(目的)妳如何去?目標如何達成(手段)43執行是從那裡展開執行是從那裡展開日常業務老闆指示狀況執行匯整進度報告回

14、報妳每天在做的事情妳每天在做的事情44備忘錄時間管理的利器時間管理的利器:to-do List:to-do List備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富Schedule List2.行事曆3.紀念日Routine Work1.日常工作2.定期約會45如何計劃要執行的事項如何計劃要執行的事項列出 ToDo-CheckList,該做的事情由專案的任務項目展開要設計有 Check Box,如:for 要把計劃外的變數(如:突發狀況)也納入考量,如工作時間乘上倍每天下班後花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明天要做的事情46備忘錄備忘錄 實作實

15、作1.製作當天個人約會,會議及例行事項放入2.列出您今天要做的事情,分成一定要做的事,容易的事,突發的事,可以先緩一緩的事3.依照大塊時間法則擺入.執行完畢後打勾4.下班時將今天沒有做完的+明天的要做事情再重寫一張時間:20 分請準備書寫紙兩張執行能力的強化執行能力的強化48良好工作習慣的養成良好工作習慣的養成兵貴速戰速決養成做備忘錄的習慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時49“執行執行”的寫照的寫照Just Do It奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨行動才是企劃的開始把掌控著力焦點集中在計劃最緊

16、要的20%執行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷50“執行執行”的需要與不需要的需要與不需要不需要退卻思考,猶豫需要“蝦米都不驚”,勇往直前毅力轉彎韌性51執行不是一成不變的執行不是一成不變的合理性 Reasonable 表示用心試探一下是不損傷毫髮的平時基本觀念(Sense)的建立,在臨場應用時最能顯現效果52應變的意示圖應變的意示圖:投石問路投石問路Marty,100 元賣給你Roger,100元太貴了,70!(推推看!)我成本才80,70門都沒有!不行,90.(擋擋看!)53Buffer Buffer 緩衝區緩衝區並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們54如何處理情緒低潮如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情完成事情的定義完整的相關的善後的記錄的文件通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情55個人習個人習慣的養成慣的養成當你了解了某一個觀念,如WBS,大塊時間法則,進而接受它執行它時,經過廿一天之後你就可以把這個觀念內化,並且將這種做法化為生活中的習慣這就是習慣養成法則當你覺得需要時間管理,去做時間管理,得到實質的好處,更強化自己時間管理的動機,成為一良好的正向循環56我的成功和快樂的定義就是我的成功和快樂的定義就是