《时间与压力管理》PPT课件.ppt
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1、1讲师讲师:李忠力李忠力时間时間与与 压力压力管理管理中山市幕中山市幕墙墙工程有限公司工程有限公司2时间的重要性时间的重要性小故事小故事:有两个人,到非洲去考察。他们突然迷路了,正当他们在想怎么办时,突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来,其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说:“没用啊,你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说:“嗨,你当然不知道,在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。”启示:启示:人们正处在一个激烈竞争的世界,你必须参与一场人生的竞赛,而这场竞赛的对手可能是你的同事,也可能是你生意场上的对手。然而,不管怎样竞争,最让你感到束手无策的一
2、样东西时间。时间就好比故事里的狮子一样,怎么跑也不能跑得比它快。你不断地去尝试走在时间的前面,例如平时做事要快一点,把工作时间延长一点,但是久而久之,到了极限,你就会变得心力交瘁,最后还会感叹到:什么都做不到,甚至会说没有时间。虽然你经常抱怨没有时间,但是你确实从早晨忙到晚上,甚至废寝忘食,忙到没有家庭观念,没有休闲活动。但回头来看,你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑,感到时间还是不够用。3前前 言言人生最宝贵的两项资产:1、一项是头脑 2、一项是时间 无论你做什么事情,即使不用脑子,也要花费时间。因此,管理时间的水平高低,会决定你事业和生活的成败。每个星期有168个小时,其中56个小时在睡眠中
3、度过,21个小时在吃饭和休息中度过,剩下的只有91小时则由你来决定做什么-每天13个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间,是一项重要的技巧。它使你能控制生活,善用时间,朝自已的方向前进,而不致在忙乱中迷失方向。4课程课程内容内容时间管理时间管理 1.1.时间管理中的时间管理中的“价值价值”的含义的含义 2.2.时间管理规划的四个步骤时间管理规划的四个步骤 3.3.有效表格的制订有效表格的制订 4.4.时间四大陷阱时间四大陷阱 5.5.有效提高工作效率的方法有效提高工作效率的方法 6.6.良好工作习惯的养成良好工作习惯的养成 7.7.如何处理情绪低潮如何处理情绪低潮压力压力管理管理 1 1.压
4、力是什么压力是什么 2 2.压力产生的原因压力产生的原因 3 3.如何管理压力如何管理压力 4 4.心得与心得与体会体会5 5首先请闭目一分钟思考这个问题如要您的余生只剩下三天您会做那三件事情时间时间管理管理6时间的定义时间的定义时间是由过去、现在及未来构成的。时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。时间是什么?时间是什么?时间不是什么时间不是什么?时间本身不是问题.时间的“量”是守恒不变的,因为每个人每天所拥有的时间都是一样地多。所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。7时间价值时间价值一寸光阴一寸金,黄金难买寸光阴。(汉族:谚语)时间就是生命,时间就是
5、速度,时间就是力量。(中:郭沬若)放弃时间的人,时间也会放弃他。(英:莎士比亚)时时间间的的“质质”是不同,关键的时刻一秒值万金。是不同,关键的时刻一秒值万金。8时间不可以缺少时间不可以缺少时间不可以替代时间不可以替代时间不可以储存时间不可以储存时间不可以增减时间不可以增减时间却可以管理时间却可以管理时间的特点时间的特点 它仍具有可变性:既是常数又是变数。它公平地给人们以每天24小时、86,400秒同时,它也最不公平,因为给任何人的又都不是24小时、86,400秒。善用则长,荒废则短。案例:前苏联昆虫学家柳比歇夫,在其一生中(享年82岁)发表了学术著作70来部,还写了12,500张打字稿的论文
6、和专著,内容涉及昆虫学、科学史、农业遗传学、植物保护、进化论、哲学等。他每天都能保证10小时左右的睡眠时间,并经常参加娱乐活动、体育锻炼,从事社会工作。9时间管理是什么时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习慣,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做-效率把事情很快又很对地做完,叫做-效能时间管理就是事前的规划或长期的计划 时间管理就是对时间的运筹与控制。它具有让每一秒、每一分、每一小时、每一天都发挥其最大效益与最效率的能力。10人生进程人生进程11如何将时间具体化如何将时间具体化?20岁以前的生命,您的主控性不高!40岁以后的生命,您的健康影响占主因!可善加利用的只有
7、20-40岁间的20年,只剩下1/4!国人平均寿命男72;女7612时间的具体化技巧时间的具体化技巧看得见看得见看不见的不感到浪费看不见的不感到浪费!能计算能计算不能感觉消失不会珍惜不能感觉消失不会珍惜!有期限有期限没期限的不会有压力完成它没期限的不会有压力完成它!付代价付代价不费力的不会珍惜不费力的不会珍惜!13人人,为何安于现状为何安于现状?为何你我都不满意现为何你我都不满意现狀狀,但是却安于现状但是却安于现状1.1.无奈无奈2.2.不确定改变之后会更好不确定改变之后会更好3.3.因为现状是你我最熟悉的因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状当你开始不满于现状時時,表示会有新的事物表示会有
8、新的事物发生在你的身上发生在你的身上但是要用对但是要用对“新的思考新的思考方式方式”理论的演进特点优点缺点第一代时间管理备忘录型应变力很强没有压力随意忽略整体规划第二代时间管理记事簿规划与准备追踪约会事件达成率比较高产生安排的习惯第三代时间管理强调价值规划、制定优先顺序以价值为导向提高生产率忽略了自然法则缺乏远见第四代时间管理自然法则和罗盘理论效率方向对14 时间管理理论的历史演进时间管理理论的历史演进15 时间安排的越好越可以将时间用在我们个人和事的目标上。规划时间执行计划所需的时间规划时间 执行计划所需的时间 节省时间全部消耗的时间当我们做重要的事情时当我们做重要的事情时就不会被琐碎的事情
9、所牵制。就不会被琐碎的事情所牵制。时间的规划与安排时间的规划与安排1616PADC不好好耗用时间花时间在计划上才是花时间在计划上才是最节省时间的作法最节省时间的作法耗用时间17步骤一步骤一订定明确的目标订定明确的目标时间管理的目的:将时间用在与目标相关的工作上。未来某个时间想要达到的一个特定可以衡量的结果目标越明确越可衡量你越知道如何去找资源找机会来完成它。18步骤二步骤二估计处理事务所需时间估计处理事务所需时间在待办事项之下写下您预估所需时间的长短由经验得知预估所需时间往往会超过真正所需 的时间。因此我们在估计处理事务所需时间时 应掌握三大原则 1用时间要像盘算花钱一样 2设定时限 3消除干
10、扰19步骤三步骤三预留缓冲时间预留缓冲时间时间计划的基本原则 大约有40%的时间计划会出差错。时间分配三部曲 约60%给预定计划(日计划表)约20%给预期之处的事务(干扰时间窃贼)约20%给突发事件与社交活动(创造性时间)依照谨慎的商业原则,只规划50%的工作时间 而保留其余50%的时间为缓冲时间20步骤四步骤四确认与设定时间的优先级确认与设定时间的优先级管理者在时间掌握上常犯的两大错误:1经常尝试一次解决太多的问题。2在单一问题的解决上花太多的时间解决之道 设定解决问题的时间优先级211st急急DO IT NOW立即做立即做2nd重重DO IT LATER稍后做稍后做3rd轻轻DELEGAT
11、E授权授权4th缓缓DO NOT DO IT不做不做正确的行事优先级正确的行事优先级22事务处理范例事务处理范例23时间管理 自测题24一般人时间管理失败的原因一般人时间管理失败的原因认为将每天时间排得满满就算是好的时间管理。认为将每天时间排得满满就算是好的时间管理。认为能做完每一件事就算是好的时间管理。认为能做完每一件事就算是好的时间管理。没有达到目标的步骤,那它将只是个空想。没有达到目标的步骤,那它将只是个空想。没有一套人性化的操作表格。没有一套人性化的操作表格。25德国式时间管理表格教学德国式时间管理表格教学艾森豪威尔表艾森豪威尔表格格的使用的使用很重要很重要很紧急很紧急由最紧急重要由最
12、紧急重要的做立刻开的做立刻开始及亲自做始及亲自做26A外生陷阱外生陷阱由他人所引起的时间浪费因素 供作解决问题的数据不齐全员工问题电话 例行性工作会议访客外界活动危机之应 付沟通欠佳。BB内生陷阱内生陷阱由自已所引起的时间浪费因素 在同一时间想做太多的事不切实际的时间估计 拖延不聆听不好意思拒绝他人的请托事必 亲躬办公室紊乱不堪只授与部属责任但不 授与权力仓促的决策。提防时间提防时间四大四大陷阱陷阱27陷阱一陷阱一:时间的配置不对时间的配置不对消极回应vs积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防胜于处理28不合理的时间配置不合理的时间配置1.45%处理危机25%415%3.35%2
13、91.处理结果 压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局2.处理结果有远见有理想平衡纪律自制少有危机4.处理结果全无责任感依赖他人或社会机构维生工作不保3.处理结果短视近利缺乏自致力怪罪他人危机处理轻视目标与计划被视为巧言令色人际关系浮泛甚至破裂30明智的时间配置明智的时间配置121.重要的事情着重在Plan Plan着重在Do Do着重在Check Check着重在Action2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部屬,这叫“灌能”3132陷阱二陷阱二:拖延拖延除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st2 nd不重要的事3 rd4
14、 th33星期一二星期三四五星期六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(Action Plan)1大型项目丢球2组内项目丢球3给予组员做事方向/做事重点4创造议题1追踪星期一二所丢的球 2调整Update计划 3议题收尾 4倾听沟通1想想目的是什么?意义何在?2有没有办法提升自已的价值?3计划/规划BB每周工作性质的分配法则每周工作性质的分配法则34克服克服-思维习惯的改变思维习惯的改变这件事令人感到为難,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它.养成速战速决的习惯。将事情切成好几块小块任務,快速地完成每一块的任务。完成最关键的部份,
15、让事情看起来像做完80%一般。35陷阱三陷阱三:事必亲躬事必亲躬韩非子韩非子.八经八经下君下君,尽已之能尽已之能中君中君,尽人之力尽人之力上君上君,尽人之智尽人之智诸葛亮凡事必亲诸葛亮凡事必亲躬躬,后来过劳而死后来过劳而死.为何事必亲躬为何事必亲躬?因为怕部属取代因为怕部属取代不放心部屬不放心部屬,不信任部属不信任部属要求标准过高要求标准过高36陷阱四陷阱四:有求必应有求必应会花太多时間,时间不够会牺牲第二项受人尊敬重要,还是受人欢迎重要。不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适当地拒绝。37
16、如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之。2.以PDCA分布周一到周五的工作性质。3.保持良好的体力;养成运动的习惯。4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好38A.A.工作时段分配法则工作时段分配法则早上中午13:0015:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟頓,适合散心,放松(Check)冷靜,沟通,(Action,Plan)休息,人文,思考1.发球:EMail2.电话敲定事情/做事情3.给Leader方向/画架构4.执行进行中项目1.面对面向上追踪2.辩论主动、积极性3.沟通与协调1.思考问题2.写计劃/更新追蹤进度 3.更新/修改进行中项目1.花1
17、小时写作39如何展开你的计划如何展开你的计划一日之计在于昨天下班之前一周之计在于周日一月之计在于月底40结論结論:时间管理架构时间管理架构均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事4180/2080/20法则法则重要的少数&琐碎的多数。柏拉图法则。花最少的力氣,获得最多的效益。你所完成的工作里,80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的。4280/2080/20原理意示图原理意示图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物集中精力解决少数重要的问题而不是所有问题。43备忘录时间管理的利器时间管理的利器:工作安排(工作安排(to-do List
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