ISO文件管理指引.pptx

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1、ISO9001 ,ISO14001,QC080000ISO9001 ,ISO14001,QC080000 体体 系系 文文 件件管管 理理 指指 引引1目目 录录1.ISO90001.ISO9000质量体系文件质量体系文件 1.11.1概念概念 1.21.2质量体系文件的价值质量体系文件的价值 1.31.3质量体系文件的作用质量体系文件的作用 1.41.4质量体系文件的结构质量体系文件的结构 1.51.5质量体系文件的要求质量体系文件的要求2. 2. 文件格式的基本要求文件格式的基本要求3.3.编写技巧编写技巧 3.13.1内容框架的确定内容框架的确定 3.23.2流程图流程图 3.33.3事

2、项描述六要素事项描述六要素4.4.举例举例 4.14.1质量手册质量手册 4.24.2质量体系程序质量体系程序 4.34.3作业指导书或工作规范作业指导书或工作规范5.5.练习练习2强化档案管理n强化“文档一体化”意识 把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。n强化“全过程管理”工作意识 “公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节” 参考国家档案法、格式、办法等法规。n强化“文书部门立卷”工作 公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。二、办公室日常工作技巧31.31.3体系文件的识别体系文件的识别A.QM-01;EM

3、-01;RM-01A.QM-01;EM-01;RM-01B.QP:B.QP:质量管理体系程序文件质量管理体系程序文件; ; EP: EP:环境管理体系程序文件环境管理体系程序文件; ; RP: RP:危害物质过程管理体系文件危害物质过程管理体系文件; ;C.QWI:C.QWI:质量管理体系三级文件质量管理体系三级文件 EWI:EWI:环境管理体系三级文件环境管理体系三级文件 RWI:RWI:危害物质过程管理体系三级文件危害物质过程管理体系三级文件D.FM:D.FM:表格记录表格记录41.41.4质量体系文件的结构质量体系文件的结构质量手册质量手册程序文件程序文件工作文件或作业指导书工作文件或作

4、业指导书质量记录质量记录描述质量体系总体结构和要求的描述质量体系总体结构和要求的纲领性文件纲领性文件规定活动或过程的目的、要求、规定活动或过程的目的、要求、方法的文件方法的文件规定某项具体工作的方法、要求规定某项具体工作的方法、要求和标准的文件和标准的文件证明质量体系有效运行和作为质证明质量体系有效运行和作为质量体系改进分析依据的特殊文件量体系改进分析依据的特殊文件（一级）（一级）（二级）（二级）（三级）（三级）（四级）（四级）5体系文件的归档体系文件的归档61.51.5体系文件的归档要求体系文件的归档要求71.51.5体系文件的修订体系文件的修订所有系统文件修订时,必需经过体系课审核;各部门

5、修订系统文件时必需同时修订深圳公司及北海公司的文件;以免对二家公司系统管理不一致;如修订深圳公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序),就必需同时申请修订北海公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序);各部门修订文件经批准后,需将文件的电子档发至体系课(所有电子档必需是WORD或EXCEL档,不可是PDF档),以便体系课更新文件服务器中共享文件;以保持文件的有效状态;81.51.5体系文件的修订体系文件的修订文件更改申请单文件更改申请单 NO:NO:更改文件名称顾客满意度调查、客户抱怨处理程序顾客满意度调查、客户抱怨处理程序文件编号QP-16申请更改部门业务部申请人

6、日期2007/6/20更改原因：原文件ISO9001：2000标准，现需申请ISO9001：2008质量管理体系，满足公司发展需求，增加HSF要求，修订文件名,编号及格式。更 改 后 内 容文件版本号A/0改为B/0修正原文件顾客满意度评估程序顾客满意度评估程序客户抱怨处理程序客户抱怨处理程序合并为一份文件合并为一份文件, 修订文件名称,编号,格式;增加HSF要求审批意见：管理者代表： 部门主管： 日期：更改人： 日期： 91.51.5体系文件及表格的公司标识体系文件及表格的公司标识公司名称公司名称: : 深圳市科帕德科技有限公司深圳市科帕德科技有限公司 冠德科技冠德科技( (深圳深圳) )有

7、限公司有限公司错误的公司名称错误的公司名称: :深圳深圳科帕德科技有限公司科帕德科技有限公司科帕德科帕德科技科技( (深圳深圳有限公司有限公司101.61.6体系文件的发行体系文件的发行111.61.6外外来来文文件件的的管管理理122.2.文件格式的基本要求文件格式的基本要求2.1 2.1 外观外观 纸张大小纸张大小( (常用常用A4)A4) 装订边装订边( (左侧装订或不装订左侧装订或不装订) ) 首页首页 内页内页13文件的签核文件阶层名称提出/制订审核/确认核准收发管制部门一质量手册体系课主任管理者代表总经理文管中心二程序文件各部门主任部门经理/体系课主任管理者代表文管中心三作业指导书

8、相关人员部门主管/体系课主任部门经理/管理者代表文管中心四表单随同二、三阶层文件一同审批文管中心142.2.文件格式的基本要求文件格式的基本要求2.2 2.2 文件编号文件编号 A. A. 统一原则统一原则 B. B. 简洁简洁 C. C. 易懂、易记易懂、易记 D. D. 数字与英文字母有机结合数字与英文字母有机结合 E. E. 易于标准化易于标准化WXXIXXXXQ质量体系质量体系三级文件三级文件涉及到的涉及到的标准条款号标准条款号文件的文件的流水号流水号152.2.文件格式的基本要求文件格式的基本要求2.3 2.3 版次版次 A. A. 单页单页文件及多页文件的区别文件及多页文件的区别

9、B. B. 总版本及修订本总版本及修订本 C. C. 数字与英文字母有机结合数字与英文字母有机结合 162.2.文件格式的基本要求文件格式的基本要求2.4 2.4 页码页码 总页码与分页码总页码与分页码2.5 2.5 生效日期及发行日期生效日期及发行日期, ,批准日期批准日期 172.2.文件格式的基本要求文件格式的基本要求2.6 2.6 章节区分及编号章节区分及编号( (以程序文件为例以程序文件为例) ) 1. 1. 目的目的 2. 2. 范围范围 3. 3. 定义定义 4. 4. 职责职责 4.1 (4.1 (小标题小标题) ) 4.1.1 ( 4.1.1 (次小标题次小标题) ) 4.2

10、 4.2 4.3 4.3 4.3.1 4.3.1 5. 5.工作内容工作内容 5.15.1流程图流程图 5.25.2 5.2.15.2.1 5.2.2 5.2.2 5.2.2.1 5.2.2.1 5.3 5.3 6. 6.相关文件及附件相关文件及附件 6.16.1 7. 7.相关记录相关记录 7.17.1 183.3.编写技巧编写技巧3.1 3.1 内容框架的确立内容框架的确立 A.A.本文件的编写目的或功能本文件的编写目的或功能 B.B.本文件控制的活动本文件控制的活动( (包括人、包括人、事事、物、物) ) C. C.列出具体的内容条目列出具体的内容条目 D.D.有先后工作顺序的，需流程图

11、有先后工作顺序的，需流程图 E.E.文字描述工作内容文字描述工作内容193.2 3.2 流程图流程图3.2.13.2.1流程图符号流程图符号表示事项或活动的起始及结束表示事项或活动的起始及结束OK/NGYES/NO表示事项或活动之中间步骤表示事项或活动之中间步骤表示决定性过程表示决定性过程( (如如: :审批、判审批、判断、检验等等断、检验等等) )表示事项进行方向表示事项进行方向合格合格/ /不合格；通过不合格；通过/ /不通过不通过是是/ /不是不是例：简单组合例：简单组合OKNG203.2.2 3.2.2 流程图的配合要求流程图的配合要求职职 责责: : 确定各步骤担当的部门或个人确定各

12、步骤担当的部门或个人文件文件/ /表格表格: : 进行某项工作步骤时依据的文件制度进行某项工作步骤时依据的文件制度 和需填写的记录和需填写的记录21例例: :客户投诉管理程序客户投诉管理程序客户投诉接收登记备案处理分类处理实施结果确认结果反馈记录归档流流 程程职职 责责文件文件/ /表格表格主管人员主管人员主管人员主管人员授权人员授权人员授权人员授权人员责任部门责任部门/ /人人主管人员主管人员主管人员主管人员解释OKOKNGNGOKNG信函、电话、传真、面谈等信函、电话、传真、面谈等客户投诉记录表客户投诉记录表相关法规、标准及文件相关法规、标准及文件纠正预防措施报告纠正预防措施报告纠正预防措

13、施报告纠正预防措施报告客户投诉记录表客户投诉记录表客户档案客户档案223.3 3.3 事项描述六要素事项描述六要素（5W1H）WHYWHOWHATWHENWHEREHOWDO234 4 举举 例例4.1 4.1 质量手册质量手册 ( (略略) )4.2 4.2 工作规范工作规范 ( (略略) )244.2.1 4.2.1 章节要求章节要求( (见见2.6)2.6)序号序号项目项目说明说明1 1 目目 的的 本文件的制订目的或功能本文件的制订目的或功能 2 2 范范 围围 本文件适用范围，如人、事、物本文件适用范围，如人、事、物3 3 定定 义义 说明本文中的特别用词、代码等说明本文中的特别用词

14、、代码等4 4 职职 责责 本文中各项具体工作的职权划分本文中各项具体工作的职权划分5 5 工作内容工作内容 具体的流程及文字说明具体的流程及文字说明5.1 5.1 流流 程程 图图 图解方式说明流程图解方式说明流程6 6 参考文件参考文件 本文件中引用的文件本文件中引用的文件 制订本文件参考的文件制订本文件参考的文件 包括内部的和外部的包括内部的和外部的7 7 附附 件件 标识式样标识式样 关系图关系图 表格格式表格格式 其他图表其他图表254.2.2 4.2.2 培训管理程序培训管理程序演练演练第一步：确定目的第一步：确定目的通过对本组织所有与质量活动有关的人员实通过对本组织所有与质量活动

15、有关的人员实施必要的培训，使其掌握相应岗位的工作技施必要的培训，使其掌握相应岗位的工作技能和质量意识，确保员工素质满足质量体系能和质量意识，确保员工素质满足质量体系的要求。的要求。264.2.2 4.2.2 培训管理程序培训管理程序演练演练第二步：确定范围第二步：确定范围本本组织所有与质量活动有关的员工的培训组织所有与质量活动有关的员工的培训274.2.2 4.2.2 培训管理程序培训管理程序演练演练第三步：列出具体的内容条目第三步：列出具体的内容条目人人 员：所有人员员：所有人员培训事项：培训事项：A. A. 入职培训入职培训 B. B. 在职培训在职培训 计划培训计划培训 调岗培训调岗培训

16、 提升培训提升培训 其其 他他注注: :以上培训事项分类编写以上培训事项分类编写28第四步：流程图第四步：流程图A. A. 入职培训流程入职培训流程新新员工员工入职入职培训培训考考 核核转转 正正辞辞 退退OKNG流流 程程职职 责责文件文件/表格表格人人 事事 员工招聘程序员工招聘程序 “入职登记表入职登记表”人事人事+各部门各部门 员工培训大纲员工培训大纲 “培训签到表培训签到表”人事人事+各部门各部门 新员工考评标准新员工考评标准总经理总经理 “员工考核表员工考核表”29B. B. 在职培训流程在职培训流程流流 程程职职 责责文件文件/表格表格培训需求培训需求申申 请请审审 批批资料保存

17、资料保存退退 件件OKNG各部门各部门 员工培训大纲员工培训大纲实实 施施考考 核核各部门各部门 “培训申请表培训申请表”内训：部门领导内训：部门领导 “培训申请表培训申请表”外训：人事、总经理外训：人事、总经理预定部门预定部门/人员人员 “培训签到表培训签到表”/授课资授课资料料NG外训外训内训内训OK授课部门授课部门/人员人员 “培训签到表培训签到表”/培训证培训证明明人事人事 “员工培训履历员工培训履历”/档案档案30第五步：文字描述工作内容第五步：文字描述工作内容5.5.工作内容工作内容： 5.1 5.1 流程图（见前两页）流程图（见前两页） 5.2 5.2 各部门领导根据所属各岗各部

18、门领导根据所属各岗 5.3 5.3 员工入职培训员工入职培训 5.3.1 5.3.1 人事部依据人事部依据员工招聘程序员工招聘程序实施新员工的招实施新员工的招 聘，入聘新员工填写聘，入聘新员工填写“入职登记表入职登记表”， 转入一个月试用期。转入一个月试用期。 5.3.2 5.3.2 人事部在其入职第二周内安排人事部在其入职第二周内安排 入职培训，内入职培训，内 容包括：容包括： 5.3.2.1 5.3.2.1 组织概况介绍组织概况介绍-由人事部负责由人事部负责 A A）本组织质量方针、目标及企业文化本组织质量方针、目标及企业文化 B B）本组织发展历程及目前状况本组织发展历程及目前状况 C

19、C）本组织机构入主要领导成员本组织机构入主要领导成员 D D）规章制度）规章制度 5.3.2.2 5.3.2.2 工作规范及质量意识教育工作规范及质量意识教育-由用人由用人 部部 门负责按门负责按员工培训大纲员工培训大纲的要的要 求，对新员工培训。求，对新员工培训。 5.3.3 5.3.3 以上培训需填写以上培训需填写“培训签到表培训签到表” ” , ,结束后由授结束后由授 课人对学员进行卷面考试，合格后进行综合考课人对学员进行卷面考试，合格后进行综合考 核。核。31第六步：完善程序文件第六步：完善程序文件1.1.目的目的：（见第一步）：（见第一步）2.2.范围范围: : （见第二步）（见第二

20、步）3.3.定义定义: (: (无无) )4.4.职责职责: (: (只含入职培训部分只含入职培训部分) ) 4.1 4.1 人事部：会审人事部：会审员工培训大纲员工培训大纲 新员工招聘新员工招聘 新员工的培训（组织概况部分）新员工的培训（组织概况部分） 及参与转正考核及参与转正考核 4.2 4.2 用人部门：起草用人部门：起草员工培训大纲员工培训大纲 新员工培训（工作规范及质新员工培训（工作规范及质 量意识部分）及参与转正考量意识部分）及参与转正考 核核5.5.工作内容：（见第三步）工作内容：（见第三步）6.6.相关文件（只含入职培训部分）相关文件（只含入职培训部分） 6.1 6.1 员工培训大纲员工培训大纲 6.2 6.2 员工招聘程序员工招聘程序 6.3 6.3 新员工考评标准新员工考评标准7.7.相关记录相关记录 7.1 7.1 附件一附件一 入职登记表入职登记表( (* * * * *-01)-01) 7.2 7.2 附件二附件二 培训签到表培训签到表( (* * * * *-02)-02) 7.3 7.3 附件三附件三 员工考核表员工考核表( (* * * * *-03)-03)32