会议沟通技巧.pdf

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1、会议沟通技巧格罗夫曾说， 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。通过开会，可以满足人们深层次的需求。会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动， 同时会议也是为发挥特定功能进行的一种多项沟通方式，也是一种很有效的沟通手段， 因为面对面的交流可以传递更多的信息，尤其是很多需要各部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。会议的召开不是随便坐一起， 随便说说就可以。 团队大了， 总有各种会议和讨论，沟通成本上升不少。但是我们不能只是抱怨，如何提高开会的效率，掌握开会的技巧才是关键。接下来我们从以下几方面来探讨。究

2、竟怎样的情境宜采用会议沟通的方式进行呢？首先，需要统一思想或行动时如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等;其次，需要当事人清楚、 认可和接受时如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等 ; 第三，传达重要信息时如项目里程碑总结活动、项目总结活动等 ; 第四，澄清一些谣传信息，而这些谣传信息将对团队产生较大影响时;最后，讨论复杂问题的解决方案时( 如针对复杂的技术问题，讨论已收集到的解决方案等 ) 当我们明确了在何种情境中选择会议沟通的方式解决面临的问题后，我们就需要对会议沟通有所安排与准备。会议最大的成本是时间成本， 会议没有结果就是对公司的犯罪， 没有准备的会议就等于一场集体谋杀

3、。究竟需要怎样的步骤流程才能让会议效果接近完美呢？1、议程安排要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。2、挑选与会者首要原则是少而精 , 根据会议内容决定哪些人参加，要有目的性，如果是信息型会议， 你应该通知所有需要了解信息的人都参加，如果是决策型会议， 你需要邀请能对问题的解决有所贡献，对决策有影响的权威人士， 以及能对执行决策做出承诺的人参加。最后你需要对那些未在会议邀请之列的关键人士做出说明3、选择适宜满通的会议室

4、会议室最好不要有太多窗户，避免室外光线和吵杂声干扰会议室的视听效果，窗子尽量小，窗子应加装双层玻璃。房间内的装饰应尽量简朴，天幕（背景墙）应采用均匀单一的浅色调，如浅灰、浅蓝等。避免在会议室内陈设镜子、悬挂艺术品、放置植物花卉等。以避免产生“夺光”“反光”效应。4、会议桌椅摆放方式桌形摆设：在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。或者会议室内将桌椅按排端正摆放，按教室式布置会议室， 每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。特点：在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人数；但参会者没有地方放资料， 也没有桌子可用来记笔记。

5、5、会议主题与时间的安排凡是会议，必有主题。在会议准备的 PPT前 3 页 PPT ， 必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。要做到主题明确，问题描述明确; ，议题明确。开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言：首先，会议时间最好控制在1.5-2H 以内; 其次，时间提醒还有30 分钟，还有 10 分钟。最后，会议的决议要形成记录。要想会议达到我们预期的目标，这些远远不够。画龙点睛，锦上添花，才够完美，这就需要我们注意一些经常容易出错的

6、地方。只有绕开了这些，才能提高会议效率：1 保证会议要有内容，明确要解决的问题。开门见山，直奔主题；2 及时开会。在得到重要情报或要要求作出决策时应立即召开，以保证有充分的时间采取行动； 3 主持人和参会者都要守时。如有迟到者，象联想规定的那样，在会场当众站立几分钟，下次很少有人愿意再吸引大家的视线； 4 主持人在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点，让参会者有所准备。正式会议，还要把议程发给参会者； 5 出席讨论和决策的会议人数以5-7 人为最佳。出席会议超过20人，只能通报情况或布置工作，更多的人只适合于报告会和表彰会； 6 一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过两个小时；7 会议的重要原则是议事不议人。不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方案；8 会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通，提高会议效率； 9 会议结束前要做总结，建议行动方案，明确责任和规定期限。总之，高效的会议离不开良好的沟通。只有掌握了这些沟通原则技巧，才能促进沟通的顺利进行，才能有效提高会议的效率。