第三章 会计电算化基本要求（新）.doc

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1、第三章 会计电算化基本要求学习目的及要求了解会计电算化基本的法规制度；熟悉会计核算软件的基本要求；掌握计算机代替手工记账的基本要求；了解会计电算化档案的基本要求。第一节 会计电算化法规制度会计电算化，就是电子计算机在会计核算中的应用。由于会计电算化涉及到两个行业的结合，属于边缘性产物，因此对于会计电算化的管理存在独特性，同时也有一定的难度。世界各国特别是发达国家对这一问题都比较重视，例如，美国注册会计师协会（AICPA）1976年就发布了“管理咨询服务公告第4号计算机应用系统开发和实施指南”。国际会计师联合会（IFAC）分别于1984年2月、10月和1985年6月公布了三个有关会计电算化的国际

2、审计准则。我国政府对于会计电算化的管理也一直给予了高度的重视，并且通过制度建设加强对其进行宏观管理。自从20世纪80年代以来，我国相继颁布了不少法律、法规规范管理会计电算化的各项工作。在19891991年这三年期间内，财政部先后制定了三个与会计电算化有关的管理文件。1994年6月，根据中华人民共和国会计法（以下简称会计法）的相关规定，财政部正式制定了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范、商品化会计核算软件评审规则等一系列法规，进一步加强了对会计电算化工作的管理，促进了我国会计电算化事业的健康发展。这些法规制度，涉及到会计核算软件的开发、评审、使用，以计算机代替手工记账的审批，会计电算化

3、后的会计档案生成与管理等诸多方面，对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电了计算机代替手工记账、电算化会计档案保管等与会计电算化工作相关的内容均作出了具体的规范。一、会计法及相关法规在国家颁布的相关会计法规中，尤其是会计法及财政部发布的会计基础工件规范、会计档案管理办法等国家统一的会计制度中，对会计电算化工作给出了具体的规范。1999年10月31日通过的会计法规定，“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。”1996年6月17日由财政部发布的会计基础工

4、作规范中，有多个条文对会计电算化工作作出了具体的规范。例如：第十一条 开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作岗位相结合。第二十七条 实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。第二十九条 移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。第四十四条 实行会计电算化的单位，对使用的会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。第四十五条 各单位的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料

5、，应当建立档案，妥善保管。会计档案建档要求、保管期限、销毁办法等依据会计档案管理办法的规定进行。第五十三条 实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。第五十八条 实行会计电算化的单位，用计算机打印的会计账簿必须连绵编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。第六十一条 实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现

6、金核对无误。第九十八条 实行会计电算化的单位，填制会计凭证和登记会计账簿的有关要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。1998年8月21日财政部颁布的会计档案管理办法规定：“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。二、会计电算化专门法规按照会计法规定，财政部制定并发布了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范、会计电算化工作规范等一系列国家统一的会计电算化专门法规制

7、度。对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等会计电算化工作作出了更加具体的规范。例如，会计核算软件基本功能规范中：第十三条 会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能，输入项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一的会计制度的规定。第二十五条 会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。第三十二条 会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统

8、一的会计制度的规定。第二节 会计核算软件的要求在财政部颁布的会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范、会计电算化工作规范等相关会计电算化的法规文件中，对会计核算软件提出了具体的要求，其中会计核算软件基本功能规范从数据的输入、处理、输出和安全等角度，全面对会计核算软件进行了规范。 一、会计核算软件的基本要求根据会计法和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计

9、报表。3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。5.会计核算软件应当符合GB/T19581信息技术会计核算软件数据接口国家标准的要求。6.会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核

10、算软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求会计数据的输入正确与否是整个会计电算化核算的关键，为了保证会计数据输入正确，提高会计信息质量，会计核算软件在数据输入上具有强大的防错功能和充分的经验措施，严格数据输入的各个环节，最大限度发现错误，并提供相应修改手段，提高会计电算化工作效率。因此，对会计数据数据功能要求如下：1.会计核算软件应当具备以下初始化功能：(1)输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；(2)输入需要在本期进行对账的未达账项；(3)选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方

11、法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录；(4)定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等；(5)输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；(6)提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。2.应当具备输入记账凭证的功能。3.对记账凭证编号的连续性应当进行控制。 4.下列数据输入应有必要的提示功能：(1)正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复；(2)以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称；(3)正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予

12、以提示并拒绝执行；(4)正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行；(5)正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。 5.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。6.对同一张记账凭证，应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。7.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“-”表示。8.采用直接输入原始凭证

13、由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。9.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。三、会计数据输出功能的基本要求会计电算化条件下，会计数据输出主要有屏幕查询输出、打印输出、向磁盘输出以及网络传输输出等形式。会计核算软件基本功能规范对输出的基本要求是内容完整可靠、格式符合规范。其具体如下： 1.应当具有对机内会计数据进行查询的功能。2.应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表。3.总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。4.在保证会计账簿

14、清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。5.对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。四、会计数据处理功能的基本要求会计数据输入完成以后，需要会计核算软件根据所输入的数据自动进行数据处理，快速准确可靠地提供所需会计信息。其具体要求如下：1.应当具有根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。2.应当具有自动进行银行对账并自动生成银行存款余额调节表的功能。3.应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。4.结账前，应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。5.结账后，不允许再输入上一会计期间的会计

15、凭证。6.应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。7.应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除功能。第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、会计电算化岗位的分类建立会计电算化信息系统的岗位责任制，定人员、定岗位、明确分工，各司其职，有利于会计工作程序化、规范化，有利于落实责任和会计人员分管业务，有利于提高工作效率和工作质量。会计电算化工作规范中提出了建立会计电算化岗位责任制的原则，“实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人

16、人有专责，办事有要求，工作有检查”。依据上述原则，可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。会计电算化信息系统的岗位一般可划分为基本工作岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗位、稽核、会计档案管理等工作岗位。基本会计岗位人员要求持有会计证，可以一人一岗，一人多岗或一岗多人，但应当符合内部牵制制度的要求，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作。基本会计岗位的会计人员还应当有计划地进行轮换，以促进会计人员全面熟悉业务，不断提高业务素质。会计人员还必须实行回避制度。电算化会计岗位可设电

17、算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审核、数据分析、会计档案保管、软件开发等岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可以一个人担任。二、会计电算化岗位责任制的基本内容1.电算主管的要求与责任电算主管要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算主管可由会计主管兼任，其岗位职责如下：（1）负责电算化会计系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、审计的要求。在系统发生故障时，应及时组

18、织有关人员尽快恢复系统的正常运行；（2）负责协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任考核制度，负责对电算化系统各类人员的工作质量考评，以及提出任免意见；（3）负责计算机输出账、表、凭证的数据正确性和及时性检查工作；（4）负责建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度，并监督执行；（5）负责完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。（6）为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。2.软件操作员的要求与责任会计电算化的软件操作员负责会计数据的录入与输出工作，能够使用会计电

19、算化系统的部分或全部功能。软件操作员要根据会计电算化制度的要求，严格执行计算机硬件、软件的操作规程和防范计算机病毒的措施。基本会计岗位人员可兼任软件操作岗位的工作。软件操作员的工作职责如下：（1）负责将经过审核的原始凭证或记帐凭证及时、准确地录入计算机，对于未经审核的会计凭证不得录入计算机；（2）应严格按照操作程序操作计算机和会计软件；（3）数据输出完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交数据审核员复核。对审核员提出的会计数据输入错误，应及时修改。（4）根据数据审核员核实过的会计数据进行记账，并打印出有关的帐表（5）每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥善保管；（6）注意安全保密，各自的操作口令

20、不得随意泄露，备份数据应妥善保管。；（7）离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；（8）每次操作后，应按照有关规定填写上机记录；（9）出纳人员应做到“日清月结”，现金出纳每天必须将现金日记账的余额与库存现金进行核对；银行出纳每月都必须将银行存款账户的余额与银行对账单进行核对；（10）由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章；收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。（11）操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告3.审核记账员的要求与责任审核记账员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级培训知识水平，此岗位可由会计主管兼任。审核记账员的工作

21、职责如下：（1）负责审核原始凭证的真实性、正确性与完整性，对不合规定的原始单据取消作为记账凭证的依据；（2）负责对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给有关人员更正或修改后，再进行审核；（3）负责对操作人员录入的凭证进行审核并及时记账，并打印输出有关账表；（4）对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认；（5）审核记账人员不得兼任出纳工作；（6）结账前，检查已审核签字的记账凭证是否全部记账。（7）为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供.4.电算维护员的要求与责任电算维护员要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中、高级知识培训。此岗位应由专

22、职人员担任，其岗位工作职责如下：（1）负责系统的安装和调试工作；（2）负责系统的安装和调试工作；（3）负责指导有关人员正确掌握会计软件的使用方法；（4）负责系统运行中软件、硬件故障的消除工作；（5）为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。5.电算审查员的要求与责任电算审查员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识水平，此岗可由会计稽核人员兼任。电算审查员的工作职责如下：（1）负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；（2）负责审查电算化会计系统各类人员的工作岗位的设置是否合理，制定的内部牵制制度是否合理，各类人员是否越

23、权使用软件，防止利用计算机进行舞弊；（3）当发现系统问题或隐患时，应及时向会计主管反映，提出处理意见。6.数据分析员的要求与责任数据分析员要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训水平，此岗可由会计主管兼任。数据分析员的工作职责如下：（1）负责对计算机内的会计数据进行分析；（2）制定适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析时间，为企业经营管理及时提供信息；（3）每日、旬、月、年，都要对企业的各种报表、账簿进行分析，为单位领导提供必要的信息；（4）负责提供本企业重大项目实施前后及过程中需要的会计数据分析报告；（5）能根据单位领导提出的分析要求，及时利用会计数据进行分析，以满

24、足单位经营管理的需要。7.会计档案资料保管员的要求与责任会计档案资料保管员要求具备档案保管的知识，达到电算化初级培训知识水平，其职责如下：（1）负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证资料的存档保管工作；（2）做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作,不得擅自出借；（3）按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种有关的软盘资料和帐表凭证等会计档案资料；8.软件开发员的要求与责任软件开发员的要求是计算机专业人员且熟悉会计业务工作流程，其岗位应为专职人员，其工作职责如下：（1）负责本单位会计软件开发和维护工作；（2）按规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护；（3）软件开发人员不得会计

25、软件进行会计业务处理；（4）按电算主管的要求，及时完成对本单位会计软件的修改和更新，并建立相关的文档资料。三、会计电算化岗位权限的设置上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。针对会计电算化各岗位应设置相应的权限，比如，记账人员应有查询凭证、修改凭证等相应的权限。会计电算化各岗位及其权限的设置在账套初始化时就应该完成，电算主管负责定义各操作人员的权限，在平时的工作中，可根据人员变动做出相应的调整。各操作人员只有修改自己密码的权限，无权更改自己及他人的操作权限。涉及到操作权限的调整与变更的，须由会计主管负责调整。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数

26、据安全前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中、小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可以由一人担任。第四节 计算机替代手工记账的基本要求一、试运行电算化会计信息系统正式使用之前，必须与手工并行运行一段时间，以检验其是否达到预定目标，软件是否有缺陷或错误，以及系统的合法性、安全性、可靠性等。这一阶段称为试运行阶段。(一)试运行目的会计核算软件，无论是自己研制或是购买的，一般在开发时已对软件的功能及有关性能进行了测试和鉴定。但是，首先，这些测试一般是采用数据模拟方式，与单位实际会计业务相差很远；其次，对一些通用软件，大量的初始化定

27、义工作如成本核算、报表编制等，都由用户定义，也难免出现差错；此外，会计软件是一种待殊软件，使用时要确保万无一失。因此，会计核算软件必须经过试运行才能投入正式作用。1.会计核算软件的功能检查。通过试运行，检查核算软件所能完成的功能是否达到了原设计的要求，每一功能模块是否按规定的处理程序及方法完成核算业务。2.正确性检查。通过试运行，并与手工比较，检验会计核算软件在记帐、编制报表、成本核算、工资计算等业务处理的正确与否。3.合法性检查。检查会计核算软件是否符合财政部关于会计核算软件的几项规定的有关要求，是否符合财政部门制定的财务会计制度。4.可靠性、安全性检查。检查整个系统在运行过程中是否安全可靠

28、，能否保证会计核算工作的正常进行，能否防止一些意外事故等等。5.及时性检查。系统运转，能否保证及时提供、上报有关会计信息，包括帐、表等。6.例外情况检查。通过试运行，及时发现一些原先设计时未加考虑的例外事件，并及时采取措施，改进完善软件。总之，通过试运行，及时发现设计中的一些错误、问题，排除一些隐患，完善功能,保证会计核算软件在投入使用后尽量不发生或少发生问题。(二) 试运行阶段的主要工作 财政部规定，会计核算软件要经过三个月以上的试运行。对于由财政部主持评审的商品化会计核算软件，要求在四个以上用户跨年度运行半年以上。在试运行阶段，一方面手工核算工作仍要继续，另一方面要花力量组织并输入计算机会

29、计核算所需的当月数据，包括记帐凭证、成本核算数据、职工考勤等，操作计算机完成有关会计核算业务，并输出所有总帐、明细帐、报表和有关核算中间结果。分析计算机输出结果与手工帐表数据比较，查找差异原因，若属软件设计原因，就必须由有关人员修改程序，改正缺陷。(三)试运行阶段应注意的问题：1.试运行阶段，手工和计算机两套系统同时运转。这势必增加财会人员的工作量。一般会计人员除了需多编制凭证外，还负责输入或复核和结果分析比较等任务，工作量十分大，因此，一定要加强管理，做好思想工作，领导要大力支持，全力以赴，协调好各方面的关系，赢得有关人员特别是财会人员的理解和支持，保证试运行工作顺利进行。2.试运行要取得预

30、期效果,除了软件性能外, 还要依靠慎密的组织、严格的管理和较好的人员素质。因此在此阶段，要按照有关要求，有计划有步骤开展工作，并严格遵照系统使用操作说明书和有关管理制度。并必须配备熟悉本单位会计核算业务和电子计算机知识、系统开发知识的系统管理人员。目前，许多单位试运行时间拖得很长，有的超过几年，甚至最后失败，往往不是软件本身设计问题，而是应用部门在这些方面跟上不，最后不得不甩掉计算机，回到手工核算状态。3.输入的数据尤其是凭证数据准确与否是保证手工与计算机输出结果一致的关键。记帐凭证编制必须严格按照系统有关规定，不得省略有关项目、内容，科目必须明细到规定的最低级数，保证凭证输入的质量，所有记帐

31、凭证在记帐前必须复检，杜绝凭证重输、漏输。4.电算化会计信息系统可能在某些方面改变了原手工处理习惯和方法，因此，必须敦促会计人员按新的要求、新的方法处理，以保证核算结果的可比性。5.手工核算与计算机核算结果的一致性问题。一般情况下，这两者结果应该一致。但由于计算机精度高，通过计算机计算出来的一些数据，与手工有一定误差。如成本核算中的水电汽暖费、材料差异、工资、车间经费、企业管理费等费用分配，可能会出现几分、几角的误差，导致手工与计算机核算对不起来，也影响到有关总帐、明细帐，最后影响有关报表。这种误差属正常的，不应是问题。因此对于手工与计算机核算结果不一致问题，首先应分析差异原因，是正常的还是不

32、正常的，对不正常的，还要看是人工原因还是软件问题，然后纠正。二、替代手工核算的程序1.替代手工核算的基本条件当电算化会计信息系统经过一定时期的试运行，达到有关要求规定，就应甩掉手工，由计算机完成会计核算工作。会计电算化的首要目的，就是要使财会人员摆脱繁琐的记帐、算帐、报帐工作。但是对通过试运行没有发现问题或发现问题及时得到改进的会计软件，不能保证在正式运行中不出问题。要保证正常运转，还需要具备相应的条件，因此，财政部在“会计核算软件管理的几项规定中规定，替代手工记帐必须具备以下条件：(1)单位获得“会计工作达标单位“证书。(2)采用的会计核算软件已通过评审。(3)与手工并行运行三个月以上，保存

33、有完整的与手工核算相一致的数据。(4) 配有专门或主要用于会计核算工作的计算机可计算机终端，并配有指定的专职或兼职的上机操作人员。(5) 有严格的操作管理制度，包括操作人员工作职责和工作权限；预防记帐凭证等数据未经审核而输入计算机的措施；预防已输入计算机的记帐凭证未经复核而登帐的措施；必要的上机操作记录制度。(6) 有严格的硬件、软件管理制度，包括保证机房设备安全和计算机正常运转的措施；会计数据和会计软件安全保密的措施；修改会计核算软件的审批、监督制度。(7)有严格的电算化会计档案管理制度。2.替代手工核算的审批程序和要求各单位替代手工记帐的审批，分别由以下单位办理：(1) 地方各单位由同级财

34、政部门或其授权单位审批。(2)国务院直属单位由国务院各业务主管部门批准，年末一次汇总，报财政部备案。(3)军队各单位的审批权限由总后勤部蔢务部规定。申请单位应提交以下资料：有关会计电算化的内部管理资料；计算机会计科目代码和其它有关代码及编制说明；试运行简况及输出的帐、证、表样本。3.替代手工核算的二种方式从试运行向计算机系统转换, 替代手工核算,一般有两种方式:一种方式是全部核算业务一次性完成转换; 另一种方式是分阶段逐步转换,以保证系统可靠,平衡过度。对于会计业务量大，处理复杂的系统，宜采用分阶段转换方式，先易后难。对于那些业务简单或单项应用的核算业务，可用一次性转换方式。第五节 会计电算化

35、档案的基本要求一、电算化会计档案的内容电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据（以磁性介质和光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿（包括报表形式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。存储在计算机中的会计数据是会计电算化系统出现的新的档案形式。采用磁带、磁盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，具有磁性化和不可见的特点。作为会计档案保存其保存期限同会计档案管理办法中规定的书面形式的会计数据一样。采用计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文，字迹要清晰，作为会

36、计档案保存，保存期限也按会计档案管理办法的规定执行。通用会计软件、定点开发软件、通用与定点开发相结合的会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期限截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。二、电算化会计档案的生成与管理在电算化会计信息系统中书面形式的会计数据需要打印生成，打印的时间及装订形式都有一定的要求。电算化会计档案的生成与管理制度应包含的内容如下：1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账可采用打印输出的活页装订成册，每天业务较少、不能满页打印的，也可按旬打印输出；2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按

37、年打印；发生业务较少的账簿，可满页打印；3.在所有记账数据和明细分类数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对账表”替代；4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少；5.由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按会计人员工作规则、会计档案管理办法的有关规定立卷归档保管；6.手工事先做好记账凭证后，录入记账凭证，然后在进行处理的情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可；7.计算机与手工并行工

38、作期间；可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿；8.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账还要按照税务、审计部门的要求及时打印输出；9.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，作为会计档案保存的单位，不再定期打印输出会计账簿，但应征得上级财政部门的同意；10.单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管1年。期满后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位档案部门保管；11.单位保存的会计档

39、案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借；12.单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便；三、电算化会计系统档案管理制度档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容：1.存档的手续。主要是指各种审批手续，比如打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管；2.各种安全保证措施。比如备份软盘应贴上定保护标签，存放在安全、清净、防热、防潮的场所；3.档案管理员的职责与权限；4.档案的分类管理办法；5.档案使用的各种审批手续。比如调用源程序就应由有关人员审批，并应记录下调用人员的姓名、调用内容、归还日期等；6.各类文档的保存期限及销毁手续。比如打印输出账簿就应按会计档案管理办法的规定保管期限进行保管；7.档案的保密规定。比如任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、软盘等的行为都将进行相应的处理。思考题1. 会计电算化的基本岗位有哪些?2. 甩账的基本条件是什么?3. 怎样建立会计电算化档案管理制度?4我国宏观管理会计电算化工作的重要规章制度有哪些?5在实现会计电算化的单位，应建立哪些内部管理制度?6我国现行制度规定系统转换的基本条件有哪些?7在试运行之前，应准备哪些手工与计算机衔接的会计数据