企业合同管理操作实务.doc

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1、第三部分 合同管理制度范本1、合同管理办法第一章 总则第一条 为维护公司权益，加强成本控制，预防合同纠纷，促进公司依法经营管理，根据国家有关法律法规及公司运营实际情况制定本办法。第二条 本办法适用于公司及各分公司对外签订各类合同（协议）。本办法中所称的“合同”与“协议”意思相同，可互相通用。订立合同，应遵守国家有关法律、法规和规章，严格执行办法。合同管理方式：公司合同管理采用两大方式。一、模板类合同管理方式：主要采用公司事先制定或认可的合同模板，不会对通用性条款进行调整，并且无须经过财务审核或立项审批的，大量存在并具重复性。可以采用事先印制的方式，不纳入公司合同电子审批流程进行审批。人事劳动合

2、同及市场销售类合同实行模板管理方式。二、个别类合同管理方式：适用于除采用模板类合同管理方式外的所有合同，均应纳入公司合同电子审批流程进行审批。第二章 模板类合同的管理第一节 人事劳动合同管理第三条 人事劳动类合同范围（一）个人劳动合同：由公司和员工个人签订的确定劳动关系的合同以及由公司与员工个人签订的培训、保密等与人事关系有关的各类合同（协议）。（二）集体劳动合同。第四条 格式化的个人劳动合同授权公司人力资源部直接加盖人事专用章或公司公章，无特殊情况，不另行开具授权委托书。个别未适用个人劳动合同示范文本签订的个人劳动合同需要纳入公司合同电子审批流程进行审批。第五条 个人劳动合同由公司人力资源部

3、负责起草，经法律部门审定，报公司分管领导审批后执行；分公司因当地劳动管理机关要求，可对合同条款作适当调整，但需报公司人力资源备案。第六条 集体合同（包括集体劳动合同和专项集体合同）的制定由各基层工会负责组织协调，由公司行政和工会选派代表组成的集体合同协商判决小组制订，集体合同不进入电子审批流程，经过公司职工代表大会审议通过，并由公司行政、工会双方授权代表签字，七日内报当地劳动和社会保障部门审查，劳动行政部门自收到本合同之日起，十五日内未提出异议，即行生效。第七条 人事劳动合同在执行过程中若发生纠纷的，首先应协商解决；如涉及劳动仲裁等法律问题的，应及时通知法律部门参与，各分公司还应及时上报公司人

4、力资源部。第八条 人事劳动合同档案管理集体合同正本两份，公司人力资源部与工会各保存一份。个人劳动合同：由公司人力资源部作为个人档案资料保存。第九条 人事劳动合同监督管理。公司人力资源部为人事劳动合同履行情况的监督管理部门，应定期对此类合同履行情况进行评估并提出完善意见。第二节 市场销售类合同管理第十条 市场销售类合同（协议）范围 （一）个人客户类协议：公司与个人客户签订的各类标准化业务的格式合同。公司市场职能部门负责制定个人客户类协议管理的相关规定。 （二）集团客户类协议：公司与集团客户签订各类合同。集团客户类协议的管理按照集团客户合同管理办法的规定执行。（三）业务代理协议：分公司与各类社会销

5、售渠道签订的各类业务代理格式合同。公司市场职能部门负责制定业务代理协议管理的相关规定。第十一条 格式化的市场销售类合同（协议）由分公司或市场职能部门直接与合同对方签订，无须进入电子化审批流程。未能套用模板签订的市场销售类合同（协议）需进入合同电子化审批流程。第十二条 市场销售类合同（协议）模板的制定和审查全国性的个人客户类协议模板及业务代理协议模板：由公司市场职能部门根据业务管理规范负责制定，由法律部门负责审查，经公司领导批准后执行。地区性的个人客户类协议模板及业务代理协议模板：由分公司市场职能部门根据业务管理规范负责制定，由法律部门负责审查，经分公司领导批准后执行。按规定需要经公司市场职能部

6、门审批的，需要经过市场职能部门审批后方能执行。第十三条 市场销售类合同的档案管理市场销售类合同（协议）文本由相应的市场职能部门进行保存和管理。第三章个别类合同的管理第一节 个别类的合同管理原则第十四条 个别类合同分为资产类合同、费用类合同以及其他类合同。拟稿人在起草合同确认单时首先应判别合同类型。 （1）资产类合同：属于固定资产投资行为，费用列入年度固定资产投资计划的合同； （2）费用类合同：除资产类合同外所有涉及费用支出或费用结算的个别类合同； 其他类合同：除（1）、（2）类合同外的所有个别类合同。第十五 条个别类合同均应进入合同电子化审批流程进行审批，无电子文档的，提交前应扫描成电子文档格

7、式再进行流转。 个别类合同须经过需求部门经理确认、法律审核、财务审核及公司领导审批后方可签署，资产类合同还需要经过公司固定资产管理部门的立项审核。第十六条 以下事项应签订书面合同： 费用总额超过万元人民币的； 根据公司支出管理相关制度规定的各类重点性费用支出，主要包括车辆购置或租赁、固定资产购置或租赁、广告宣传、咨询等费用支出，无论金额大小，公益捐赠按实际情况确定是否需要签订书面合同； 约定了合同期限的合同，如超过有效期后需继续合作的，应在有效期截止之前，重新签定协议或签订关于延长合同有效期的补充协议。第二节 个别类合同的管理职责第十七条 公司法律部门是公司合同的归口管理部门 ，负责公司本部合

8、同的法律审查并对各分公司合同的法律管理进行指导和监督。其职责有： （一）制订或修改公司合同管理制度及与合同管理相关的各项管理制度； （二）协助重大合同的可行性研究、谈判和文本的起草工作； （三）对合同的合法性及潜在的法律风险进行审查，提出法律意见； （四）参与处理特同履行中发生的问题、提出法律意见； (五)负责制定和发布公司通用的各类合同示范文本； (六)合同授权管理； (七)合同专用章管理； (八)督促并指导相关部门和分公司监控合同履行情况； (九)参与处理合同纠纷及诉讼。 分公司法律部门分子本分公司范围内合同的管理。第十八条 合同承办部门职责 （一）负责对供应商资信、履约能力等相关情况的审

9、核并设立供应商管理平台； （二）负责合同的商务谈判； （三）统一发起合同，提交合同进入合同审核流程，并根据有关意见及时修改合同，保证合同的可行性； （四）每份合同签署后，应向财务部门提交一份合同正本并自备一份正本，同时应向负责合同履行的部门提交一份合同正本或合同复印件； （五）根据合同履行部门的要求与供应商进行协调； （六）负责当年及上一年度的合同文本档案的保存，每年定期向公司档案管理部门移交已归档的合同文本。第十九条 合同履行部门是指代表公司行使合同权利义务、负责合同实际履行的部门，合同约定不明确或由多个部门共同履行的，由合同需求提出部门承担合同履行部门职责，其职责有： （一）负责合同的具有

10、履行，应在合同履行过程中充分保障公司利益并按照合同要求履行合同义务； （二）在合同履行过程中应积极协调合同对方共同完成合同约定事项，如有争议，应及时征询法律部门意见。 （三）应妥善保留合同履行过程的各类记录，合同履行过程中的重要文件，包括初验证书，终验证书，争议协调记录等除合同另有约定外必须由执行部门经理或公司授权代表签字。（四）设立专人负责本部门的合同事项，定期填写合同履行情况表。第二十条 合同财务管理部门职责公司财务部负责公司本部合同的财务管理并对各分公司合同的财务管理进行指导和监督。分公司财务部门负责本分公司范围内合同的财务管理。其职责有： （一）制订或修定公司合同相关的财务管理制度；

11、（二）费用预算审核； （三）合同条款的财务审核以避免财务风险，维护公司权益，主要包括预付款、汇率、付款方式、赠送、汇报等条款； （四）每年编制年度合同付款进程表，交相关部门复核确认。如存在异常情况，收集相关部门对异常情况的说明，上报公司管理层。第三节，个别类合同商务谈判和起草第二十一条 合同应具备以下主要条款： （一）合同各方的名称、注册地址、法定代表人及联系人； （二）合同签订时间、地点； （三）合同标的、数量、质量； （四）合同价款或报酬； （五）合同履行期限、地点、方式； （六）违约责任及解决争议的方式； （七）合同所需的其他条款。 如涉及双方资金往来的，则还应在合同中明确交易往来银行帐

12、户信息，以便费用准确支付及电子帐务系统备查。第二十二条 合同谈判过程中，合同谈判人员应将公司有关合同的意思表示均向对方明确说明，该意思表示最终应以双方签订的正式书面合同为准。合同谈判人员应确保合同文本中的技术条款和商务条款的可行性及合理性。 第二十三条 按照国家有关法律法规及公司有关管理办理需要进行招投标的合同，必须严格按照规定执行。第四节 个别类合同财务审核 第二十四条 财务部门审核的目标费用预算审核，主要核对本期合同金额和内容以及同类合同的总金额是否在已经制定的费用预算以内。第二十五条 财务审核的范围：（一）付款条款中的付款条件是否与双方责权利一致，是否满足财务核算和管理的要求；（二）预付

13、款的支付有无财务风险；（三）外币合同中涉及的汇率是否合理确定；（四）付款的方式是否适应公司的财务状况，能否提高资金利率；（五）合同的赠送、回报等条款是否满足财务核算和管理的要求；（六）其他是否存在给公司带来财务风险的条款等。第二十六条 合同付款按照公司支出管理制度的规定执行。第五节 个别类合同法律审核 第二十七条 法律审核的范围： （一）合同条款内容的合法性、完备性及合理性； （二）合同潜在的法律风险。第二十八条 因实质性内容经法律审查退回的合同，应由其他审核环节再次审核确认，因非实质性内容（如错别字、笔误、名称错误等）经法律审查退回的合同，经起草人修改后不再经过已审查的审核环节，直接回到法律

14、审核环节。第二十九条 合同谈判部门应该按法律意见修改合同，如和对方进行充分沟通后仍不能就合同条款达成一致的，法律部门应将法律意见提交公司领导，有公司领导决定是否接受有争议的条款。第六节 个别类合同审批权限 第三十条 除非公司章程、董事会或上级公司另有规定，公司总经理有权批准和签署所有合同或授权公司其他领导或个人批准和签署合同。 第三十一条 公司副总经理有权批准和签署总额在万元以下的合同，授权公司其他领导或个人批准或签署上述合同。 第三十二条 公司对分公司进行年度性授权，分公司总经理有权批准和签署所有在公司授权范围内金额的合同，分公司其他公司领导的审批权限由各分公司参照公司支出审批管理规定自行决

15、定，一般不超过万元人民币。第三十三条 分公司合同金额超过授权范围的，应向公司法律部门提交书面授权申请，法律部门根据公司领导意见或公司项目批复意见决定是否授权。第七节 个别类合同履行及监督第三十四条 合同的履行由合同履行部门负责。合同签订后应按照合同约定全面履行。第三十五条 合同执行过程中如出现不能履行或者不能完全履行时，应及时通知公司法律部门和财务部门，并积极采取措施减少损失。如发生合同争议或纠纷的，应及时与合同对方沟通；经协商仍无法解决，应以书面报告形式将问题提交法律部门等部门共同解决。第三十六条 合同履行过程中经双方协商一致需对合同条款进行实质性修改或者解除合同的应由双方签订书面补充协议。

16、书面补充协议应同样纳入合同审批电子流程进行审批。以下合同条款的更改属于实质性修改：（一） 合同主体；（二） 合同权利义务；（三） 合同标的、数量、质量（包括考核条款）；（四） 合同价款或报酬；（五） 合同履行期限、地点、方式；（六） 违约责任；（七） 其他对双方权利义务带来直接影响的条款。第三十七条 除非合同有约定或经过授权，合同履行过程中所需签署的各类签单、验收报告、会议纪要、书面函件等文件或记录，必须由合同履行部门经理或其以上级别领导签署，否则将按本办法第五章规定追究非授权签字人及合同承办人的责任。上款规定适用于虽尚未签署正式合同但即将签订合同的项目在执行过程中需签署的可能导致实际支出费用

17、的各类签单、到货报告、验收报告、承诺等文件或记录。第三十八条 合同履行部门应指定专人负责定期汇总本部门合同履行情况，法律部门指定专人负责不定期抽查个别类合同履行情况，对履行情况异样的合同，应及时预警并尽早介入给予法律支撑，维护公司合法权益。第三十九条 法律部门每年进行合同检查并将合同检查情况汇报公司领导。第八节 紧急审批及绿色通道第四十条 因实际实际情况需要做紧急处理的合同，可先做紧急审批，但必须至少满足一下条件之一：（1） 与政府机关签订的紧急合同；（2） 使用示范文本并且比较紧急的合同；（3） 上级公司或公司领导交办的紧急合同。 紧急合同可先采用紧急合同审批单，按照审批单要求进行预先审批，

18、通过预先审批即可加盖合同专用章，但同时也应将合同提交到合同电子审批流程中进行补充审批，纸质审批单应作为合同档案的一部分随合同进行归档。第四十一条 符合以下条件的合同可进入合同审批绿色通道：（1） 集团公司统谈类合同；（2） 适用公司合同示范文本并且没有做出修改的。进入合同审批绿色通道的合同审核时限为一个工作日。第九节 个别类合同文本及档案管理第四十二条 合同文本应满足以下条件1、合同每页均需标注页码，包括合同附件；页码从封面开始至最后一页（包括附件）连号标注；若合同附件独立编码（即与合同正文不连号）则需在合同前面加目录页，写明合同中各独立编号部分内容和每部分的页数；2、大签页除签字盖章外，需有

19、签字时间。第四十三条 合同签订后，公司应保留至少二份合同正本。财务部和合同承办部门各留一本存档。第四十四条 合同承办部门应在每年定期将已归档的合同文本移交公司档案管理部门归档，同时应提交归档合同清单。合同文档为公司长期保存资料，参照公司长期文档管理的办法进行文档管理。任何部门需要查询历史合同文档的，应遵循有关公司有关档案管理办法的规定。第四章 合同示范文本管理第四十五条 合同示范文本是指公司事先制订或确认的合同样本。公司法律部门负责合同示范文本的管理。第四十六条 合同示范文本的适用采用上级公司合同文本优先适用的原则。第四十七条 各分公司根据自身实际需要制定合同示范文本，应向公司法律部门备案。第

20、四十八条 除特殊情况下外，凡是能适用公司示范合同文本的合同，一般都应适用公司合同示范文本。第四十九条 适用合同示范文本的，个别条款因实际情况而增加、删除或修改的，应在报送合同审核时在备注栏中予以说明。第五章 合同责任第五十条 合同相关责任人员有下列过失行为的，公司视情节轻重给予通报批评、扣除奖金、待岗、解除劳动合同等内部行政处分：（一）合同承办人员因过失签订合同导致公司承担不利后果的；（二）超出签字权限签字但没有授权的；（三）合同法律审查人员、财务审查或其他管理部门因疏于审查，对明显不当的合同条款没有提出合适的修改意见，导致公司承担不利后果的；（四）未按规定保管、使用合同专用章的；（五）其他合

21、同签订、履行及档案管理等过程中的过失行为，导致公司承担不利后果的。第五十一条 合同相关责任人员有下列故意行为的，公司视情节给予扣除奖金、待岗、解除劳动合同等内部行政处分；造成经济损失的，公司保留全额追偿的权利；构成犯罪的，公司将依法举报国家司法机关追究其刑事责任：（一） 盗用合同专用章和公司公章的；（二） 和第三人合谋，签订对公司不利的合同；（三） 明知超出签字权限仍签署合同的；（四） 合同相关人员违反规定接受不正当利益的；（五） 其他故意损害公司利益的行为。 3、合同履行监督管理办法第一条 为进一步完善公司合同管理制度，加强对公司合同履行的监督与管理，维护公司合法权益，减少合同法律风险，根据

22、公司合同管理办法，制定本办法。第二条 对以公司或公司合同名义签订的合同进行履行监督，适用本办法。本办法所称合同时平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第三条 本办法所称合同履行监督，是指合同生效后，至合同权利义务全部履行完毕期间，公司相关部门对合同权利义务律情况进行的监督、检查和处理等项活动。第四条 公司合同履行监督实行归口管理，分工负责的原则。公司法律部门是合同履行监督的归口管理部门，公司审计部门、监察部门、负责合同履行的部门及相关部门，依各自的职责负债合同履行监督工作。第五条 公司法律部门在合同履行监督方面的工作职责为：一、 制定合同履行的规章制度；二

23、、 监督公司合同履行情况；三、 对相关部门在合同履行监督中发现的问题出具意见；四、 对各单位合同履行情况进行检查、考核、总结和评比。第六条 分公司法律部门在合同履行监督方面的工作职责为：一、 落实公司合同履行的监督方面的规章制度；二、 监督本公司合同履行情况；三、 对本公司合同履行监督中发现的问题出具意见；四、 及时向本公司法律部门报告本公司合同相对方违约情况 ； 五、 按公司要求报送本公司合同履行监督情况。第七条 公司审计部门、监察部门和相关部门依各自职责，负责履行监督工作，并将发现的情况向相关部门通报。第八条 公司负债合同履行的部门，应当监督合同的相对方全面履行合同义务。 合同签订后，合同

24、相对方不履行或者不适当履行合同义务，公司负责履行合同的部门应当在*个工作日内，将情况报送公司的法律部门，并提出处理意见苞公司管理层决定处理方式。 公司负责合同履行部门，应当保留合同履行过程中产生的证明文件。第九条 公司负责合同履行部门变更合同内容，必须按照公司合同管理办法履行审批程序。第十条 公司负责合同履行的部门违法第八、第九条规定，没有对合同相对方履行合同情况进行有效监督，或未履行审批程序擅自决定变更合同内容，给公司带来损失的，公司将依据有关规定追究相关人员的责任。第十一条 公司各部门应当按照法律部门的要求，统计、报送合同履行情况，并于每年度结束后日内，将上一年度合同履行情况报公司法律部门

25、。 各分公司应当在每年的第一季度，将本公司的上一年度的合同履行的情况上报公司法律部门。第十二条 公司合同履行监督部门采取定期检查和不定期抽查方式，监督合同履行情况。第十三条 公司法律部门根据各部门（各直属单位）报送合同履行情况以及各分公司报送合同履行情况，形成公司合同履行情况报告。第十四条 公司负责合同履行的部门对合同违约情况隐瞒不报的。一经发现，可予通报批评。给公司带来损失的，公司将依据相关规定追究相关人员的责任。第十五条 合同相对方未能按照合同的约定履行义务、依据合同规定追究违约责任，公司负责合同的履行部门应当在相对方承担违约责任后，再付合同款。第十六条 本办法由公司法律部门负责解释。第十

26、七条 本办法自发布之日起施行。 第七章 附则第四十一条 各分公司可根据本办法制定授权管理施行细则，报公司法律部门备案。第四十二条 本办法由公司法律部门负责解释。第四十三条 本办法自公布之日起实施。5、合同专用章管理办法第一条 为规范公司合同专用章的使用和管理，保证合同专用章使用的严肃性，防范合同印章法律风险，根据公司印章管理办法和公司合同管理办法，制定本办法。第二条 本办法中所称的合同专用章是指公司在对外签订、变更、解除各类合同（协议）及具有合同性质的意向书、备忘录等文件（以下统称“合同”）时，需以公司名义确认合同效力而使用的专用印章。第三条 公司法律部门负责省公司合同专用章的保管和使用，对分

27、公司合同专用章管理工作进行指导和监督检查。公司刻制一枚合同专用章。第四条 分公司法律部门负责分公司合同专用章的保管和使用。分公司原则上刻制一枚合同专用章，为提高分公司合同签订效率，可以刻制多枚合同专用章。分公司刻制多枚合同专用章的，应当编号刻制，并由分公司法律部门负责保管和使用。第五条 分公司本部及其分支机构最多只能各保管和使用一枚合同专用章，合同专用章应当以所属分公司名称刻制，不允许刻制分公司分支机构名称的合同专用章。第六条 合同专用章为蓝色椭圆形光敏章，所刊名称为公司或分公司中英文法定名称的全称，中文使用国务院公布实行的汉语简化字，字体为宋体。第七条 合同专用章由本单位印章管理部门负责刻制

28、。刻制多枚合同专用章的分公司，应当由法律部门提出刻制和编号的意见，报分公司主要领导审批同意后，有印章管理部门刻制，交法律部门签字领取后统一颁发。颁发时应当建立合同专用章领取登记表，留有颁发合同专用章的印模，领取人和颁发人须在领取合同专用章时对印模内容进行核对和签字确认。第八条 分公司启用、停用合同专用章，应当及时将相关情况书面报公司法律部门备案，并说明合同专用章的枚数、具体编号以及相关的保管和使用单位。合同专用章的缴回和销毁，按照公司印章管理办法相关规定执行。第九条 合同专用章应当由法律部门工作人员保管，合同专用章管理人员外出或工作发生变动，须填写合同专用章移交登记表，办理合同专用章交接手续，及时将合同专用章移交给经法律部门主要负责人指定的其他保管人，以免殆误工作。第十条 合同专用章必须加锁存放在办公场所内，谨防丢失和盗用。如合同专用章丢失，应当及时公告声明作废，并由印章管理部门重新刻制。第十一条 使用合同专用章应当严格履行审批手续。