中南大学印章管理系统使用说明书.docx

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1、中南大学印章管理系统中南大学印章管理系统用户操作手册用户操作手册中南大学学校办公室中南大学学校办公室2016 年年 03 月月 05 日日中南大学印章管理系统-用户操作手册第 2页系统简介系统简介中南大学印管理系统是以中南大学印章管理规定文件“关于印发中南大学印章使用和管理规定的通知（中大办文字【2014】4 号）”和“关于印发实施细则的通知（中大办文字【2015】2 号）”为标准建设的管理系统。通过中南大学印章管理系统，实现学校印章和合同专用章在网上申请、网上审批，审批通过后，经办人到公章管理部门刷校园卡进行确认和登记，加盖印章，盖章原件拍照并存档，保证盖章文件可查询、可跟踪。学校印章：学校

2、印章：包括学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、学校党委书记签字章、校长（法定代表人）签字章。合同专用章：合同专用章：包括合同专用章(1)（基建处）、合同专用章(2)（后勤保障部）、合同专用章(3-1,3-2,3-3)（资产与实验室管理处）和合同专用章(4)（科学研究部）。中南大学印章管理系统-用户操作手册第 3页目目 录录第一章、操作说明.41.1、进入系统.42.2、用印申请.62.3、领导审批.72.4、提交信息员.8第二章 印章申请流程及审批表.92.1、学校印章.92.2、合同专用章（1）.122.3、合同专用章（2）.142.4、合同专用章（3）.162.5、合同专用章（4）.18

3、中南大学印章管理系统-用户操作手册第 4页第一章、操作说明第一章、操作说明1.1、进入系统、进入系统1.进入公文协同工作平台（方法 1：进入中南大学信息门户，单击“公文协同平台”；方法 2：在浏览器中输入 http:/ 5页中南大学印章管理系统-用户操作手册第 6页2.2、用印申请、用印申请1.选择“业务审批-学校印章”，点击“新建”。（以学校印章申请为例）2.按要求勾选“印章名称”、填写印章数量、项目内容，经办人、联系电话等；单击“正文”可以附具体项目内容，单击“附件”也可以上传具体项目内容。中南大学印章管理系统-用户操作手册第 7页3.点击“提交”按钮，选择环节名称，选择环节审批用户，单击

4、“确定”。2.3、领导审批、领导审批1.领导登录公文协同平台系统后，在“待办事宜”栏目点击需要审核的用印申请项目。2.点击“正文”、“附件”可以查阅文件内容；单击“处理”弹出处理意见表，填中南大学印章管理系统-用户操作手册第 8页写审批意见，单击“确定”完成审批工作。3.领导审批完毕后，自动返回起草负责人；起草负责人根据印章审批的申请流程依次送下一审批环节，下个领导进行审批；直到移交职能部门信息员。2.4、提交信息员、提交信息员1.打开印章申请表，单击“提交”，选择“职能部门信息员”，选择具体信息员，单击“确定”。中南大学印章管理系统-用户操作手册第 9页2.通过“流程记录”跟踪印章审批进展，

5、审批完毕后直接到印章管理员处盖章。第二章第二章 印章申请流程及审批表印章申请流程及审批表2.1、学校印章、学校印章2.1.1、申请流程、申请流程学校印章申请流程：学校印章申请流程：具体由各部门项目负责人起草，部门负责人审核，合同需要送法律顾问审核，移交职能部门信息员，由信息员送部门领导审核，相关部门会签，主管校领导审批，根据情况送书记/校长审批，最后送学校办公室公章管理员、盖章、归档。1单位负责人审法律顾问审核负责人起草2部门领导审43相关部门会签5职能部门信息6主管校领导7书记/校长审批8文件归档学校公章管理中南大学印章管理系统-用户操作手册第 10页中南大学印章管理系统-用户操作手册第 1

6、1页2.1.2、申请表格、申请表格中南大学学校印章用印审批表印章名称学校党委印章学校行政印章学校钢印书记签字章校长签字章项目内容申请单位经 办 人联系电话单位负责人审核意见法律事务室审查意见（仅限合同）职能部门审核意见相关单位会签意见主管校领导审核意见书记/校长审核意见备注信息中南大学印章管理系统-用户操作手册第 12页2.2、合同专用章（、合同专用章（1）2.2.1、申请流程、申请流程合同专用章（合同专用章（1 1）申请流程：）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，用印单位负责人审核，主管处长审核、相关处领导审核、总工程师审核，移交合同信息员，由合同信息员送基建处负责人审核，相关部门会签、律

7、师审查、主管领导审批，根据合同价款按规定报校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。用印单位负责人法律审查意见1基建总工程师审基建相关处领导审基建分管处领导审5342合同信息员1文件归档印章管理员7相关部门会签8基建处负责人审主管校领导审校长审批9116负责人起草中南大学印章管理系统-用户操作手册第 13页2.2.2、申请表格、申请表格中南大学合同专用章（中南大学合同专用章（1 1）用印审批表）用印审批表编号：用印单位：合同名称合 同份数合同价款（单位：元）经费来源拟 件 人联系电话合同类型1.施工单项合同价款在 100 万人民币以上（含本数）价款在 100 万人民币以下2.重要设备、材料等

8、货物采购合同单项合同价款在 50 万人民币以上（含本数）单项合同价款在 50 万人民币以下3.可行性研究报告的编制、勘察、设计、监理、检测、造价咨询、结算审计等工程类服务采购合同单项合同价款在 30 万人民币以上（含本数）单项合同价款在 30 万人民币以下用印单位主要负责人意见法律审查意见基建处分管相关领导及总工意见基建处主要负责人意见相关部门会签意见主管校领导审批意见校长审批意见合同履行情况合同尚未履行完成。一方已履行完成，验收合格，补签合同。备注信息说明：拟件人所填基本信息须与合同原件一致，并按程序审签中南大学印章管理系统-用户操作手册第 14页2.3、合同专用章（、合同专用章（2）2.3

9、.1、申请流程、申请流程合同专用章（合同专用章（2 2）申请流程：）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，用印单位主要负责人审核，法律事务室审查，移交合同信息员，由合同信息员送后勤保障部审核、相关部门会签、分管/联系校领导审批、主管校领导审批，根据合同价款按规定报校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。负责人起草合同信息员印章管理员39文件归档15分管/联系校领6相关部门会签主管校领导审校长审核7812用印单位主要负4法律顾问审查职能部门负责人意中南大学印章管理系统-用户操作手册第 15页2.3.2、申请表格、申请表格中南大学合同专用章（2）用印审批表编号：编号：用印单位：用印单位：基本信

10、息合同事项合同负责人姓名：经办人姓名：联系电话：联系电话：合同价款（单位：元）经费来源用印单位主要负责人意见法律事务室审查意见职能部门负责人意见相关职能部门负责人会签意见分管/联系校领导审核意见主管校领导审核意见法定代表人（校长）审核意见合同履行情况合同尚未履行完成。一方已履行完成，验收合格，补签合同。备注说明说明:1.1.准备合同资料时，须多准备一份留用印管理部门送校档案馆存档；准备合同资料时，须多准备一份留用印管理部门送校档案馆存档；2.2.经办人须认真填写基本信息，并按程序审签。本表交由后勤保障部留存。经办人须认真填写基本信息，并按程序审签。本表交由后勤保障部留存。3.3.用印地点：本部

11、甘棠一楼用印地点：本部甘棠一楼 211211（后勤保障部（后勤保障部）。中南大学印章管理系统-用户操作手册第 16页2.4、合同专用章（、合同专用章（3）2.4.1、申请流程、申请流程合同专用章（合同专用章（3 3）申请流程：）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，送法律事务室审查、移交合同信息员，由合同信息员送资产处设备购置科审核、分管副处长审核、处长审批、主管校领导审批，根据合同价款按规定报校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。合同信息员印章管理员39文件归档1负责人起草处长审核45分管副处长审7设备购置科审核校长审批主管校长审核68法律事务室审1用印单位审核2中南大学印章管理系统-

12、用户操作手册第 17页2.4.2、申请表格、申请表格中南大学合同专用章(3)用印审批表申请用印单位：年月日合同名称（内容简介）价格经费来源采购方式招标网上竞价 非公开招标 自购供货商进口委托代理商申请用印单位经办人联系电话用印单位主要负责人意见律师意见设备购置科科长审核分管副处长审批意见处长审批意见主管副校长审批意见校长审批意见合同履行情况合同尚未履行完成。一方已履行完成，验收合格，补签合同。备注说明：申请用印单位经办人须认真填写审批表并按程序审签，用印之后将审批表交资产与实验室管理处存档。中南大学印章管理系统-用户操作手册第 18页2.5、合同专用章（、合同专用章（4）2.5.1、申请流程、

13、申请流程合同专用章（合同专用章（4 4）申请流程：）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，单位领导审核、法律事务室审查、相关部门会签，移交合同信息员，由合同信息员送经办人审查，业务科室审核、部门领导审批、主管校领导审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。负责人起草合同信息员印章管理员39文件归档15业务科室审核6经办人审查部门领导审批主管校领导审71单位领导审核律师审查2相关部门会签4中南大学印章管理系统-用户操作手册第 19页2.52、申请表格、申请表格中南大学合同专用章（4）用印审批表经费来源（）校内（）人事处（）本科生院（）研究生院（）其他部门（）校外（）纵向项目（）国家级及国家部委计划

14、（）省部级及地方计划项目（）国自、省自基金项目（）平台项目、2011 计划项目（）人才团队项目（）人文社科项目（）其他项目（）横向项目用途（）专利或专有技术（非专利技术）转让合同（）各类横向合同的签订和结题（）除固定资产购买外各类科研活动有关的经费外拨合同（）各类科研项目中支出的材料费、测试加工费、出版费等合同（）各类科研平台开放运行经费外协合同（）各类科研平台基本科研业务费外协合同（）各类科研平台开放课题、自主课题经费外协合同合同/协议名称项目负责人联系电话合作单位项目负责人所在二级单位合同有效期合同经费万元合同存档情况中南大学印章管理系统-用户操作手册第 20页项目承担单位意见：法律审查意见：科学研究部意见相关部门意见经办人业务办公室负责人部领导主管校领导备注：各办公室对用印情况进行详细登记，并将本表存档备查。