办公自动化第3章-文字和表格处理.ppt

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1、第第 3 3 章章办公中的文字和表格处理【本章内容介绍】本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识通通过过一一个个简简单单、实实用用的的“招招录录公公务务员员通通知知”文文档档为为例例，讲讲解解了了从从文文本本录录入入、内内容容编编辑辑、格格式式排排版版、页页面面设设置置一一直直到到打打印印操操作作、网网上上发发布布的的文档处理过程文档处理过程以以制制作作“通通知知”公公文文为为例例介介绍绍了了公公文文向向导导制制作作公公文文的的方方法法，并并介介绍绍了了公公文处理的基本规范文处理的基本规范以制作以制作“报考简章报考简章”为例，介绍了复杂文档制作的相关知识

2、为例，介绍了复杂文档制作的相关知识通过制作招录职位表、报名登记表讲解了办公中各种表格的制作方法。通过制作招录职位表、报名登记表讲解了办公中各种表格的制作方法。【本章主要知识点】文档的录入、编辑和排版文档的录入、编辑和排版文档的页面设置与打印操作文档的页面设置与打印操作利用向导制作办公公文利用向导制作办公公文大纲视图的使用大纲视图的使用多级标题符号的设置多级标题符号的设置样式的设置与使用样式的设置与使用规则文字表格的制作规则文字表格的制作复杂文字表格的制作复杂文字表格的制作利用利用ExcelExcel制作表格制作表格3.1 文字处理工作概述3.1.1 3.1.1 文字处理及其文字处理软件文字处理

3、及其文字处理软件下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。文字处理软件的主要功能1 1文件存储文件存储2 2内容编辑内容编辑3 3简单排版简单排版4 4输入校验输入校验5 5输出输出6 6提供输入输出接口提供输入输出接口7 7对象的嵌入与链接对象的嵌入与链接3.1.2 文字处理软件的操作流程图3-2 文档处理操作流程3.2 本章实例效果说明1图3-3 通知公文的正文效果3.2 本章实例效果说明2图3-4 附件1：“报名与考录简章”页面效果3.2 本章实例效果说明3图3-5 附件2：“录用职位表”表格效果 3.2 本章实例效果说明4图3-6 附件

4、3：“报名登记表”表格效果 3.2 本章实例效果说明5图3-7 附件4：“报名推荐表”表格效果3.2 本章实例效果说明6图3-8 附件5：“各市报名信息汇总表”表格效果3.3 3.3 利用一般文档利用一般文档处处理流程制作理流程制作“招招录录通知通知”3.3.1 3.3.1 启动启动WordWord并作相关设置并作相关设置1 1启动启动WordWord软件软件2 2工具栏的设置工具栏的设置（1 1）工具栏简介）工具栏简介（2 2）将并列的）将并列的“常用常用”工具栏与工具栏与“格式格式”工具栏分开工具栏分开（3 3）工具栏的显示或隐藏）工具栏的显示或隐藏3.3.2 文字和符号的录入1选择汉字输

5、入方法2文本内容的输入3特殊符号的录入4文档录入后的联机校对3.3.3 文档内容的编辑和保存1光标定位2选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏（4）利用快捷键操作选取（5）文档内容的扩展选取（6）选定的简化3.3.3 文档内容的编辑和保存3 3修改文本技巧修改文本技巧4 4复制、移动、删除文本复制、移动、删除文本（1 1）利用快捷键）利用快捷键（2 2）菜单方法）菜单方法（3 3）工具栏按钮方法）工具栏按钮方法（4 4）鼠标拖动方法）鼠标拖动方法5 5“选择性选择性”粘贴的作用粘贴的作用6 6撤消和恢复操作撤消和恢复操作3.3.4

6、 字体与段落格式排版3.3.5 文档的页面设置1 1设置纸张大小和方向设置纸张大小和方向2 2 调整页边距调整页边距3 3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式4 4确定每页中的行数和每行的字符数确定每页中的行数和每行的字符数3.3.6 3.3.6 打印效果的打印效果的预览预览3.3.7 文档的打印输出1 1打印操作的基本步骤打印操作的基本步骤2 2打印操作的其他方式打印操作的其他方式（1 1）文档的快速打印）文档的快速打印（2 2）一次连续打印多篇文档）一次连续打印多篇文档（3 3）“打印打印”对话框中其他常用项目设置对话框中其他常用项目设置3 3文档打印操作时

7、的相关问题文档打印操作时的相关问题（1 1）打印功能选项和设置打印机属性设置）打印功能选项和设置打印机属性设置（2 2）暂停和终止打印）暂停和终止打印3.3.8 文档的网上发布3.4 办公文字处理规范及其公文向导应用 3.4.1 3.4.1 办公室文字处理的基本规范办公室文字处理的基本规范1 1公文种类公文种类2 2公文格式公文格式3 3公文用纸公文用纸4 4公文用字公文用字5 5公文书写公文书写3.4.2 3.4.2 利用公文向导制作招录通知正文利用公文向导制作招录通知正文3.5 制作“报考简章”复杂文档3.5.1 Word视图方式简介3.5.2 利用大纲视图输入报考简章的各级标题3.5.3

8、 复杂文档的文字快速录入技巧1 1借助外部设备借助外部设备2 2自己定义新词自己定义新词3 3利用自动图文集利用自动图文集4 4善于使用自动更正善于使用自动更正5 5巧妙利用替换功能巧妙利用替换功能6 6掌握一些汉字输入方法的使用技巧掌握一些汉字输入方法的使用技巧3.5.4 编号和项目符号的设置3.5.5 样式的应用与管理1 1样式的基本知识样式的基本知识2 2直接套用样式直接套用样式3 3新建样式新建样式4 4使用自己新建的样式使用自己新建的样式5 5修改样式修改样式6 6样式的管理样式的管理造字程序的应用录入过程中经常遇到字库中没有的汉字，如何应对？录入过程中经常遇到字库中没有的汉字，如何

9、应对？比如：比如：3.6 电子表格处理概述3.6.1 电子表格类型划分和制作软件选取表表3-2 3-2 办公用电子表格的常见类型办公用电子表格的常见类型类型类型详细分类详细分类举例举例1 1文字表格文字表格11 11 规则的文字表格规则的文字表格日程安排表、假日值班表等日程安排表、假日值班表等12 12 复杂的文字表格复杂的文字表格求职简历表、项目审批表等求职简历表、项目审批表等2 2数字表格数字表格21 21 数字不参与运算数字不参与运算出货单、发货单等出货单、发货单等22 22 数据统计报表数据统计报表商品销售统计表、损益表等商品销售统计表、损益表等23 23 数据库格式表格数据库格式表格

10、学生成绩表、公司销售表等学生成绩表、公司销售表等24 24 数据关联表格数据关联表格有各个月份数据表格组成的年度考勤表有各个月份数据表格组成的年度考勤表电子表格制作软件选取1 1规规则则的的文文字字表表格格用用WordWord中中的的“插插入入表表格格”方方法法或或者者直直接接利利用用ExcelExcel填填表完成。表完成。2 2单元格悬殊的复杂文字表格，利用单元格悬殊的复杂文字表格，利用WordWord的的“绘制表格绘制表格”方法制作。方法制作。3 3形形状状虽虽然然很很不不规规则则，但但可可明明显显看看出出大大的的单单元元格格是是由由小小的的单单元元格格组组合合而而成成，适适宜宜于于用用E

11、xcelExcel制制作作，大大的的单单元元格格可可通通过过选选取取单单元元格格区区域域，然然后后“合并居中合并居中”来实现。来实现。4 4包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用ExcelExcel制作。制作。5 5数数据据统统计计报报表表和和数数据据库库表表格格适适合合使使用用ExcelExcel制制作作，其其中中利利用用ExcelExcel制制作作数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详细介绍。数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详细介绍。3.6.2 电子表格的常用术语和通用操作1表格的创建2表格整体的缩放与移动3表格行高

12、、列宽的调整与斜线表头设置4表格中单元格的拆分与合并5表格边框与底纹背景的设置6表格中单元格、行、列的编辑7表格单元格中文字的对齐方式设置8表格中的排序与公式计算9表格与文本的转换操作10拆分与合并表格3.7 利用WORD的插入表格法制作规则的录用职位表（具体内容参见教材27）3.8 利用WORD的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表1 1制作表格标题制作表格标题2 2绘制表格绘制表格3 3合并与拆分单元格合并与拆分单元格4 4调整表格的整体形状调整表格的整体形状5 5表格中文字的编排表格中文字的编排6 6设置表格外框线的粗线效果设置表格外框线的粗线效果3.9 利用EXCEL制作报名汇总表3.9.

13、1 表格框架的建立3.9.2 表格格式的设置1标题的跨列居中设置2单元格中文字格式的设置3表格边框线的设置3.9.3 表格的页面设置 1“页面”选项卡 2“页边距”选项卡 3“页眉页脚”选项卡 4“工作表”选项卡3.9.4 表格的打印预览3.9.5 表格的打印输出小小 结结在办公事务中，文字和表格处理是经常进行的两种操作。在办公事务中，文字和表格处理是经常进行的两种操作。本章通过办公实践中的一个本章通过办公实践中的一个“招录公务员考试招录公务员考试”综合实例，详细介绍了办综合实例，详细介绍了办公中文字处理和表格处理的基本知识和具体操作方法。主要内容包括：公中文字处理和表格处理的基本知识和具体操

14、作方法。主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用等；规则文制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用等；规则文字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用ExcelExcel制作表格的方法。制作表格的方法。通过本章的学习，读者可以达到能够熟练进行办公业务管理中文字处理和通过本

15、章的学习，读者可以达到能够熟练进行办公业务管理中文字处理和表格处理工作，对日常工作中像公告文件、工作计划、年度总结、调查表格处理工作，对日常工作中像公告文件、工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作；报告、科研论文等文档能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作；对于各种工作日程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等对于各种工作日程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各种格式的表格能够熟练编排和制作。各种格式的表格能够熟练编排和制作。习习 题题一、填空1 1在在WordWord文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住文档中要

16、选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住_键。键。2 2在在WordWord中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择_，双击可以选择，双击可以选择_，三击可以选择，三击可以选择_。3 3选择全部文档内容有三种方法，分别是选择全部文档内容有三种方法，分别是_、_和和_。4 4将一篇文档中多处都出现的缩略词将一篇文档中多处都出现的缩略词“OA”OA”全部修改为全部修改为“办公自动化办公自动化”的方法为的方法为_。5 5将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其

17、它文字或段落中，应该使用Word“Word“常用常用”工具栏上的工具栏上的_按钮，单击它可以按钮，单击它可以_。双击可以。双击可以_。6 6在应用在应用WordWord编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上_；如果有语法错误，则英文句子被自动加上；如果有语法错误，则英文句子被自动加上_。7 7可以通过选择菜单项可以通过选择菜单项“_|_”_|_”打印当前文档。打印当前文档。8 8某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该_。9

18、9在在WordWord中，当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的中，当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的_位置。位置。1010在在ExcelExcel中，要实现表格标题的跨列居中，应该单击中，要实现表格标题的跨列居中，应该单击_工具栏上的工具栏上的_按钮。按钮。二、判断1 1在在WordWord中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排版。中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排版。（）2 2在在WordWord环境下，文档只能以环境下，文档只能以“DOC”DOC”为扩展名进行保存。为扩展名进行保存。（）3 3按按DelDel键和使用键和使用“编辑编辑”菜单下的菜单下的“剪切剪切”命令

19、，都能够将选定的内容删除，命令，都能够将选定的内容删除，因此这是两个完全等效的操作。因此这是两个完全等效的操作。（）4 4在在WordWord中创建的表格在打印时肯定带有边框线。中创建的表格在打印时肯定带有边框线。（）5 5ExcelExcel表格的单元格中显示的内容与单元格的格式无关。表格的单元格中显示的内容与单元格的格式无关。（）三、简答题1 1请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。2 2文档录入应该注意什么原则？文档录入应该注意什么原则？3 3文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操

20、作？4 4在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？5 5一篇文档共一篇文档共3 3页，正文内容有页，正文内容有1212个自然段。请说出在下列情形下选择文本的个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法：最快方法：A.A.第第3 3段内容的最后段内容的最后3 3句；句；B.B.从第从第2 2段到倒数第段到倒数第2 2段；段；C.C.最后最后3 3段；段；D.D.全文。全文。6 6、如何利用、如何利用“替换替换”功能将一篇文档中多处出现的功能将一篇文档中多处出现的“办公自动化办公自动化”词语用一种词语用一种特殊格式设置（

21、比如设置为红色、粗体、黑体、双下划线）？特殊格式设置（比如设置为红色、粗体、黑体、双下划线）？7 7怎样打印怎样打印WordWord一篇文档中的第一篇文档中的第1 1到到5 5页，以及第页，以及第7 7、9 9、1313页的内容？页的内容？8 8在在WordWord中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？9 9在在WordWord中，如何进行项目符号和编号的设置？中，如何进行项目符号和编号的设置？10.10.请说明表格处理中的通用操作以及电子表格制作时的软件选取原则。请说明表格处理中的通用操作以及电子表格制作时的软件选取原则。四、应用题1请自行将本章的实例文档全部操作一遍。2观察习题图3-1排版效果，模仿制作该文档，操作中注意文字和符号的录入方法原则，字体、段落格式设置，并适当进行页面效果设置。习题图3-15 5根据本章所讲原则，自己确定利用根据本章所讲原则，自己确定利用ExcelExcel或或WordWord制作习题图制作习题图3-33-3样式的表格（并请试着用所选软件计算出余额一列的结样式的表格（并请试着用所选软件计算出余额一列的结果内容并进行填入）。果内容并进行填入）。习题图3-36根据本章所讲原则，制作习题图3-4样式的表格。