常用办公软件的使用.ppt

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1、常用办公软件的使用 办公软件（办公软件（Office SoftOffice Soft）是将现代化办公和计算机技）是将现代化办公和计算机技术相结合、为实施办公自动化而开发的计算机程序。目术相结合、为实施办公自动化而开发的计算机程序。目前国内主流的办公软件有微软公司开发的前国内主流的办公软件有微软公司开发的Microsoft Microsoft OfficeOffice、金山公司开发的、金山公司开发的WPS OfficeWPS Office、永中科技开发的、永中科技开发的EI EI OfficeOffice、红旗公司开发的、红旗公司开发的Red OfficeRed Office、上海中标开发的、上

2、海中标开发的NeoShine OfficeNeoShine Office及共创开源公司开发的及共创开源公司开发的Co-Create OfficeCo-Create Office Word 2003 Word 2003是是Microsoft Office 2003Microsoft Office 2003的的重要组成部的的重要组成部分。它的启动与退出常用的有三种不同方式。它的界面分。它的启动与退出常用的有三种不同方式。它的界面包括标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文本编辑区、包括标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文本编辑区、状态栏、滚动条和选定框等状态栏、滚动条和选定框等8 8个部分。允许用不同的视个部

3、分。允许用不同的视图方式来查看文档，包括普通视图、图方式来查看文档，包括普通视图、WebWeb版式视图、页版式视图、页面视图及大纲视图。文件的创建、文本的输入和简单编面视图及大纲视图。文件的创建、文本的输入和简单编辑，辑，Word 2003Word 2003文档的排版包括字符格式排版和段落格文档的排版包括字符格式排版和段落格式排版等。式排版等。Word 2003文字处理软件的应用 一、Word 2003的基本操作 1 1Word 2003Word 2003的启动与退出的启动与退出的启动与退出的启动与退出 （1 1）启动：最常用的有以下）启动：最常用的有以下几种几种几种几种。选择选择“开始开始”

4、|“”|“所有程序所有程序”|“Microsoft”|“Microsoft Office Word 2003”Office Word 2003”命令。命令。在桌面上双击在桌面上双击Word 2003Word 2003的快捷方式。的快捷方式。在在“资源管理器资源管理器”中双击中双击Word 2003Word 2003文档。文档。Word 2003的启动退出（2 2）退出：）退出：退出退出Word 2003Word 2003最常用的方法有以下几种。最常用的方法有以下几种。选择选择“文件文件”|“”|“退出退出”命令。命令。单击单击Word 2003Word 2003工作窗口右上角的工作窗口右上角的

5、“关闭关闭”按钮。按钮。使用快捷键【使用快捷键【Alt+F4Alt+F4】。】。3.2.1 Word 2003基本操作2 2Word 2003Word 2003的工作界面的工作界面的工作界面的工作界面 是进行文档编辑和排版的平台，如图是进行文档编辑和排版的平台，如图1 1所示。所示。Word 2003的工作界面图1 Word 2003的工作界面 垂直滚动条标题栏格式工具栏菜单栏最大化/还原按钮最小化按钮关闭按钮文本区状态栏水平滚动条水平标尺垂直标尺常用工具栏“绘图”工具栏段落标记插入点选定框Word 2003的工作界面（1 1）标题栏）标题栏 位于窗口顶部，显示当前所使用的程序名称和正位于窗口

6、顶部，显示当前所使用的程序名称和正在编辑的文档名，在编辑的文档名，“最小化最小化”、“最大化最大化”和和“关闭关闭”按钮。按钮。（2 2）菜单栏）菜单栏 位于标题栏下方，几乎包括所有的操作命令。由位于标题栏下方，几乎包括所有的操作命令。由“文件文件”、“编辑编辑”、“视图视图”、“插入插入”、“格式格式”、“工具工具”、“表格表格”、“窗口窗口”和和“帮助帮助”9”9个主个主菜单项组成。菜单项组成。Word 2003的工作界面（3 3）工具栏）工具栏 位于菜单栏下方，由一些常用图标按钮组成，是位于菜单栏下方，由一些常用图标按钮组成，是菜单命令的一部分，每个小图标代表一种命令。菜单命令的一部分，

7、每个小图标代表一种命令。（4 4）标尺）标尺 工具栏的下方是水平标尺，可调整左右页边距，工具栏的下方是水平标尺，可调整左右页边距，设置段落缩进，改变栏宽等。编辑区的左侧会出现垂设置段落缩进，改变栏宽等。编辑区的左侧会出现垂直标尺，可调整上下页边距，设置表格的行高等。直标尺，可调整上下页边距，设置表格的行高等。Word 2003的工作界面（5 5）文本编辑区）文本编辑区 位于标尺的下方，是输入、编辑文本的区域。文位于标尺的下方，是输入、编辑文本的区域。文本区中的本区中的“|”“|”形光标称为形光标称为“插入点插入点”，用于指示插入，用于指示插入或确定字符的位置；或确定字符的位置；“回车符回车符”

8、为文本段落标记，表为文本段落标记，表示一个段落结束。示一个段落结束。（6 6）状态栏）状态栏 位于窗口的底部，显示当前编辑的状态，如页号、位于窗口的底部，显示当前编辑的状态，如页号、节号等，并显示插入点的当前位置。节号等，并显示插入点的当前位置。Word 2003的工作界面（7 7）滚动条）滚动条 分为垂直滚动条和水平滚动条。可以通过滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条。可以通过滚动条来滚动文档，将未出现在编辑区中的内容显示出来。来滚动文档，将未出现在编辑区中的内容显示出来。（8 8）选定框）选定框 是文本区中位于窗口左部不可见的标识栏，可以是文本区中位于窗口左部不可见的标识栏，可以用它来对文本进

9、行大范围的选定，当鼠标指针处于这用它来对文本进行大范围的选定，当鼠标指针处于这个区域时，指针形状由个区域时，指针形状由“I”“I”形变成左箭头形。形变成左箭头形。3.2.1 Word 2003基本操作3 3Word 2003Word 2003的视图方式的视图方式的视图方式的视图方式（1 1）普通视图）普通视图 用户可以输入、编辑和设置格式等，能够看到字用户可以输入、编辑和设置格式等，能够看到字体、字号、字形及行距等格式，但没有页眉和页脚的体、字号、字形及行距等格式，但没有页眉和页脚的显示，和实际打印效果有些不同。显示，和实际打印效果有些不同。（2 2）WebWeb版式视图版式视图 是专门用来创

10、作是专门用来创作WebWeb页的视图形式。文档的显示页的视图形式。文档的显示就像在就像在WebWeb浏览器中看到的一样。浏览器中看到的一样。Word 2003的视图方式（3 3）页面视图）页面视图 可以显示整个页面的分布情况和文档中的所有元可以显示整个页面的分布情况和文档中的所有元素，并能对它们进行编辑。在页面视图中，文档的显素，并能对它们进行编辑。在页面视图中，文档的显示效果跟实际打印出来的效果一致。示效果跟实际打印出来的效果一致。（4 4）大纲视图）大纲视图 用户可以方便地折叠文档，只看标题；或者展开用户可以方便地折叠文档，只看标题；或者展开文档，查看内容，这使得查看长篇文档结构变得很容文

11、档，查看内容，这使得查看长篇文档结构变得很容易。易。Word 2003文字处理软件的应用 二、Word 2003文档的创建与编辑 1 1文档的创建文档的创建文档的创建文档的创建 （1 1）每次启动）每次启动Word 2003Word 2003时，会自动创建一个空文时，会自动创建一个空文档，文件名为档，文件名为“文档文档1”1”，如图，如图3-23-2所示。所示。（2 2）单击）单击“常用常用”工具栏中的工具栏中的“新建空白文档新建空白文档”按钮，即可建立一个新的空白文档。按钮，即可建立一个新的空白文档。文档的创建 （3 3）选择）选择“文件文件”|“”|“新建新建”命令，将弹出如图命令，将弹出

12、如图2 2所所示的示的“新建文档新建文档”任务窗格。如果要创建新的空白任务窗格。如果要创建新的空白文档，则单击文档，则单击“本机上的模板本机上的模板”选项即可进入新模选项即可进入新模板选项对话框，再单击板选项对话框，再单击“常用常用”选项卡，则出现选项卡，则出现“空白文档空白文档”图标，如图图标，如图3 3所示。所示。文档的创建 图2 新建Word 2003文档窗口 文档的创建 图3Word 2003常用文档模板对话框Word 2003文档的创建与编辑 2 2文本的输入文本的输入文本的输入文本的输入 可以直接在空文档的文本区中输入文本。可以直接在空文档的文本区中输入文本。当输入到行尾时，不要按

13、【当输入到行尾时，不要按【EnterEnter】键，系统会】键，系统会自动换行输入；到段落结尾时，应按【自动换行输入；到段落结尾时，应按【EnterEnter】键，】键，表示段落结束。表示段落结束。在输入标题和段落首行时，可利用段落格式化功在输入标题和段落首行时，可利用段落格式化功能来自动实现标题居中和段落的首行缩进。能来自动实现标题居中和段落的首行缩进。文本的输入 （1 1）插入和改写）插入和改写 是是Word 2003Word 2003的两种编辑方式。的两种编辑方式。插入：指将输入的文本添加到插入点所在位插入：指将输入的文本添加到插入点所在位 置，插入点以后的文本依次向后移动。置，插入点以

14、后的文本依次向后移动。改写：指输入的文本将替换插入点所在位置右边改写：指输入的文本将替换插入点所在位置右边 的文本。的文本。根据需要可以按【根据需要可以按【InsertInsert】键来实现插入和改写】键来实现插入和改写编辑方式的转换。编辑方式的转换。文本的输入 （2 2）插入符号或特殊字符）插入符号或特殊字符 插入一般符号：单击任务栏右侧的插入一般符号：单击任务栏右侧的“软键盘软键盘”按钮，按钮，打开软键盘，用鼠标单击软键盘上的符号，打开软键盘，用鼠标单击软键盘上的符号，就可以把相应的符号插入到插入点所在位置。就可以把相应的符号插入到插入点所在位置。插入特殊字符：选择插入特殊字符：选择“插入

15、插入”|“”|“符号符号”命令，弹命令，弹出出“符符 号号”对话框，如图对话框，如图4 4所示。单击所示。单击“符号符号”或或“特殊特殊 字符字符”选项卡，在对话框内单击需要的符号或选项卡，在对话框内单击需要的符号或特特 殊字符。殊字符。文本的输入 图4 “符号”对话框 Word 2003文档的创建与编辑 2 2文档的保存与打开文档的保存与打开文档的保存与打开文档的保存与打开（1 1）保存新文档）保存新文档 单击单击“常用常用”工具栏中的工具栏中的“保存保存”按钮或选择按钮或选择“文件文件”|“”|“保存保存”命令，则可打开如图命令，则可打开如图5 5所示的所示的“另另存为存为”对话框，选择对

16、话框，选择保存的位置保存的位置和和类型类型，以及，以及文件文件名名，单击，单击“保存保存”按钮即可。按钮即可。保存新文档 图5 “另存为”对话框 文档的保存与打开（2 2）保存已有文档）保存已有文档 为了防止停电、死机等意外事件导致文档信息为了防止停电、死机等意外事件导致文档信息的丢失，应在文档的编辑过程中经常保存文档。的丢失，应在文档的编辑过程中经常保存文档。选择选择“文件文件”|“”|“保存保存”命令或者直接单击命令或者直接单击“常常用用”工具栏中的工具栏中的“保存保存”按钮，也可以按快捷键【按钮，也可以按快捷键【Ctrl+SCtrl+S】，即可保存当前的活动文档。】，即可保存当前的活动文

17、档。文档的保存与打开（3 3）打开文档）打开文档 打开最近保存文档打开最近保存文档 在在Word 2003Word 2003中，最近编辑过的文档会被保留中，最近编辑过的文档会被保留在在“文件文件”菜单中，如图菜单中，如图6 6所示。如果要打开最近所示。如果要打开最近编辑过的文档，可直接在编辑过的文档，可直接在“文件文件”菜单中选定并打菜单中选定并打开。开。打开最近保存文档 图6 最近保存文档 打开文档 打开已经保存过的文档打开已经保存过的文档 如果要打开已经保存过的文档，可以单击如果要打开已经保存过的文档，可以单击“常常用用”工具栏中的工具栏中的“打开打开”按钮，或者选择按钮，或者选择“文件文

18、件”|“”|“打开打开”命令，弹出如图命令，弹出如图7 7所示的所示的“打开打开”对对话框，在话框，在“查找范围查找范围”下拉列表框中找到文件存在下拉列表框中找到文件存在的位置，选中要打开的文件，单击的位置，选中要打开的文件，单击“打开打开”按钮即按钮即可。可。打开已经保存过的文档 图7 打开文档 Word 2003文档的创建与编辑 4 4文档的编辑文档的编辑文档的编辑文档的编辑 （1 1）选定文本）选定文本 用鼠标选定文本用鼠标选定文本 选定任意数量的文本：将鼠标指针移动到要选定文选定任意数量的文本：将鼠标指针移动到要选定文本的开始处，按下鼠标左键并拖动到所选文本的末本的开始处，按下鼠标左键

19、并拖动到所选文本的末端，然后松开鼠标。端，然后松开鼠标。用鼠标选定文本 选定一句：按住选定一句：按住【CtrlCtrl】键，然后在句子中的任何键，然后在句子中的任何地方单击。地方单击。选定一行：将鼠标移到该行左侧的选定栏，鼠标变选定一行：将鼠标移到该行左侧的选定栏，鼠标变成向右的箭头时单击。成向右的箭头时单击。选定一段：双击该段左侧的选定栏，或者在该段的选定一段：双击该段左侧的选定栏，或者在该段的任意位置三击鼠标左键。任意位置三击鼠标左键。Word 2003文档的创建与编辑 用键盘选定文本用键盘选定文本 先将光标移到要选定文本之前，然后利用表先将光标移到要选定文本之前，然后利用表1 1中中的组

20、合键进行选择。的组合键进行选择。表1 选定文本组组 合合 键键功功 能能组组 合合 键键功功 能能Shift+Shift+向右向右选选取字符取字符Shift+EndShift+End插入点至当前行尾插入点至当前行尾Shift+Shift+向左向左选选取字符取字符Ctrl+Shift+Ctrl+Shift+向右向右选选取取词词Shift+Shift+向上向上选选取一行取一行Ctrl+Shift+Ctrl+Shift+向左向左选选取取词词Shift+Shift+向下向下选选取一行取一行Ctrl+ACtrl+A选选取全篇取全篇文档的编辑（1 1）修改文本）修改文本 复制文本复制文本 方法一：方法一：

21、a a选定要复制的文本。选定要复制的文本。b b单击单击“常用常用”工具栏中的工具栏中的“复制复制”按钮或选择按钮或选择“编辑编辑”|“”|“复制复制”命令或按【命令或按【Ctrl+CCtrl+C】键，此时选】键，此时选定的文本被放入剪贴板中。定的文本被放入剪贴板中。复制文本 c c将插入点移到要插入文本的位置。将插入点移到要插入文本的位置。d d单击单击“常用常用”工具栏中的工具栏中的“粘贴粘贴”按钮或选按钮或选择择“编辑编辑”|“”|“粘贴粘贴”命令或按【命令或按【Ctrl+VCtrl+V】键，此时】键，此时剪贴板中的内容复制到新位置。剪贴板中的内容复制到新位置。执行执行“粘贴粘贴”命令后

22、，在剪贴板中的内容不会命令后，在剪贴板中的内容不会消失，因此，如果要进行多次复制只需重复步骤消失，因此，如果要进行多次复制只需重复步骤c c和和d d。复制文本 方法二：方法二：也可以将鼠标移动到选定的文本中，当鼠标变也可以将鼠标移动到选定的文本中，当鼠标变成箭头形状时，按住鼠标左键进行拖动。当虚线插成箭头形状时，按住鼠标左键进行拖动。当虚线插入点移动到要插入文本的位置后，按住【入点移动到要插入文本的位置后，按住【CtrlCtrl】键，】键，先松开鼠标左键，再松开【先松开鼠标左键，再松开【CtrlCtrl】键，即可将选定文】键，即可将选定文本复制到新位置。本复制到新位置。修改文本 移动文本移动

23、文本 方法一：方法一：a a选定要移动的文本。选定要移动的文本。b b单击单击“常用常用”工具栏中的工具栏中的“剪切剪切”按钮或选按钮或选择择“编辑编辑”|“”|“剪切剪切”命令或按【命令或按【Ctrl+XCtrl+X】键。】键。c c将插入点移到要插入文本的位置。将插入点移到要插入文本的位置。d d单击单击“常用常用”工具栏中的工具栏中的“粘贴粘贴”按钮或选择按钮或选择“编辑编辑”|“”|“粘贴粘贴”命令或按【命令或按【Ctrl+VCtrl+V】键。】键。移动文本 方法二：方法二：也可以将鼠标移动到选定的文本中，当鼠标变也可以将鼠标移动到选定的文本中，当鼠标变成箭头形状时，按住鼠标左键进行拖

24、动。当虚线插成箭头形状时，按住鼠标左键进行拖动。当虚线插入点移动到要插入文本的位置后，松开鼠标左键。入点移动到要插入文本的位置后，松开鼠标左键。修改文本 删除文本：四种方法删除文本：四种方法 按按【Back SpaceBack Space】键删除插入点左边的字符。键删除插入点左边的字符。按按【DeleteDelete】键删除插入点右边的字符。键删除插入点右边的字符。选定要删除的文本，按选定要删除的文本，按【DeleteDelete】键，删除选定的键，删除选定的文本。文本。选定要删除的文本，选择选定要删除的文本，选择“剪切剪切”命令，删除选定命令，删除选定的文本。的文本。修改文本 撤销与恢复撤销

25、与恢复 撤销功能是用来取消错误操作。撤销功能是用来取消错误操作。撤销最近的操作可以直接单击撤销最近的操作可以直接单击“撤销撤销”按钮。按钮。撤销多次操作的步骤是：撤销多次操作的步骤是：a a单击单击“撤销撤销”按钮旁边的下拉箭头，查看最近按钮旁边的下拉箭头，查看最近的可撤销的操作列表。的可撤销的操作列表。b b单击要撤销的操作。单击要撤销的操作。修改文本 撤销与恢复撤销与恢复 撤销某操作的同时，也撤销了列表中位于它之前的撤销某操作的同时，也撤销了列表中位于它之前的所有操作。所有操作。恢复功能用于恢复被撤销的操作，其方法和撤销的恢复功能用于恢复被撤销的操作，其方法和撤销的方法类似。方法类似。修改

26、文本 查找和替换文本查找和替换文本 查找文本的步骤为：查找文本的步骤为：a a选择选择“编辑编辑”|“|“查找查找”命令，弹出如图命令，弹出如图8 8所示的对所示的对话框，并选中话框，并选中“查找查找”选项卡。选项卡。b b在在“查找内容查找内容”文本框中输入要查找的文本，例如文本框中输入要查找的文本，例如输入输入“文本文本”。c c单击单击“查找下一处查找下一处”按钮开始查找。按钮开始查找。查找文本 图8 查找文本 查找和替换文本 查找文本的步骤为：查找文本的步骤为：a a把插入点移动到要查找文档的开始位置。把插入点移动到要查找文档的开始位置。b b选择选择“编辑编辑”|“|“替换替换”命令

27、，弹出如图命令，弹出如图9 9所示的所示的“替换替换”对话框。对话框。c c在在“查找内容查找内容”文本框中输入被替换的文本。例如，文本框中输入被替换的文本。例如，要把文档中的要把文档中的“文本文本”替换成替换成“文字文字”，则在，则在“查查找内容找内容”文本框中输入文本框中输入“文本文本”；在；在“替换为替换为”文文本框中输入要替换的文本本框中输入要替换的文本“文字文字”。替换文本 图9 替换文本 例如，要把文档中的例如，要把文档中的“文本文本”替换成替换成“文字文字”，则在，则在“查找内容查找内容”文本框中输入文本框中输入“文本文本”；在；在“替换为替换为”文本框中输入要替换的文本文本框中

28、输入要替换的文本“文字文字”。替换文本 d d单击单击“查找下一处查找下一处”按钮。当查找到指定文本后，按钮。当查找到指定文本后，单击单击“替换替换”按钮，查找到的文本就会被新的文本按钮，查找到的文本就会被新的文本所替换。若想继续查找和替换，则继续单击所替换。若想继续查找和替换，则继续单击“查找查找下一处下一处”和和“替换替换”按钮。若想把文档中对应的文按钮。若想把文档中对应的文本全部替换掉，则直接单击本全部替换掉，则直接单击“全部替换全部替换”按钮即可。按钮即可。例：编辑文档中的例：编辑文档中的“县县”换换“市市”。Word 2003文字处理软件的应用 三、Word 2003文档的排版 1

29、1字符格式排版字符格式排版字符格式排版字符格式排版（1 1）字体设置）字体设置 选定要设置字体的文本。选定要设置字体的文本。单击单击“格式格式”工具栏中的工具栏中的“字体字体”列表框右边列表框右边的下拉按钮，如图的下拉按钮，如图1010所示。所示。从列表中选择出所需要的字体。从列表中选择出所需要的字体。字体设置 图10 设置字体 字符格式排版（2 2）字号设置）字号设置 选定要设置字号的文本。选定要设置字号的文本。单击单击“格式格式”工具栏中的工具栏中的“字号字号”列表框右边的下拉列表框右边的下拉按钮，如图按钮，如图1111所示。所示。从列表中选择所需要的字从列表中选择所需要的字号。号。图11

30、 设置字号 字符格式排版（3 3）字形设置）字形设置 包括加粗、倾斜和下画线等。设置步骤如下：包括加粗、倾斜和下画线等。设置步骤如下：选定要设置字形的文本。选定要设置字形的文本。单击单击“格式格式”工具栏中的工具栏中的“加粗加粗”按钮，可按钮，可使选定的文本加粗显示。使选定的文本加粗显示。如果要恢复为正常显示，只需再次单击相应如果要恢复为正常显示，只需再次单击相应的按钮。的按钮。其他字形设置与此相似。其他字形设置与此相似。字符格式排版（4 4）文字颜色设置）文字颜色设置 选定要设置字体颜色的文本。选定要设置字体颜色的文本。单击单击“格式格式”工具栏中的工具栏中的“字字体颜色体颜色”列表框右边的

31、下拉按钮，列表框右边的下拉按钮，出现出现“字体颜色字体颜色”下拉列表，下拉列表，如图如图1212所示。所示。从列表中选取想要设置的颜色。从列表中选取想要设置的颜色。图12 设置文字颜色 字符格式排版 除了使用除了使用“格式格式”工具栏对字体进行常用的工具栏对字体进行常用的设置外，还可以使用菜单栏的设置外，还可以使用菜单栏的“格式格式”|“”|“字体字体”命令对选定文本进行字符格式设置。其设置步骤为：命令对选定文本进行字符格式设置。其设置步骤为：选定要进行字符格式设置的文本。选定要进行字符格式设置的文本。选择选择“格式格式”|“”|“字体字体”命令，弹出如图命令，弹出如图1313所示所示的的“字

32、体字体”对话框。对话框。字符格式排版 图13字符格式设置 字符格式排版 在在“字体字体”选项卡中，可以对字体、字号、字形、选项卡中，可以对字体、字号、字形、字体颜色等进行设置。字体颜色等进行设置。若想改变字符间距，单击若想改变字符间距，单击“字符间距字符间距”选项卡，选项卡，弹出如图弹出如图1414所示的对话框。所示的对话框。如果想改变文本的动态效果，单击如果想改变文本的动态效果，单击“文本效果文本效果”选项卡，弹出如图选项卡，弹出如图1515所示的对话框，但文本的动态所示的对话框，但文本的动态效果不能打印出来。效果不能打印出来。最后单击最后单击“确定确定”按钮完成设置。按钮完成设置。字符格式

33、排版 图14 设置字符间距 图15 设置文字效果 Word 2003文档的排版 2 2段落格式排版段落格式排版段落格式排版段落格式排版（1 1）设置段落对齐方式）设置段落对齐方式 包括两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐。包括两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐。把插入点置于要设置的段落中或者选定要进行把插入点置于要设置的段落中或者选定要进行设置的段落。设置的段落。单击单击“格式格式”工具栏上的对齐方式按钮设置对工具栏上的对齐方式按钮设置对应的对齐方式。应的对齐方式。段落格式排版（2 2）设置段落缩进）设置段落缩进 段落缩进包括以下段落缩进包括以下4 4种。种。首行缩进：控制段落中第一行的起始

34、位置。首行缩进：控制段落中第一行的起始位置。悬挂缩进：控制段落中除了第一行之外其他行的悬挂缩进：控制段落中除了第一行之外其他行的起始位置。起始位置。左缩进：控制段落左边界的位置。左缩进：控制段落左边界的位置。右缩进：控制段落右边界的位置。右缩进：控制段落右边界的位置。设置段落缩进 段落缩进常用的段落缩进方法有两种：段落缩进常用的段落缩进方法有两种：使用标尺设置缩进使用标尺设置缩进 把插入点置于要设置的段落中，若是多个段把插入点置于要设置的段落中，若是多个段落，可选定需要设置的段落。落，可选定需要设置的段落。拖动水平标尺上对应的缩进标记，如图拖动水平标尺上对应的缩进标记，如图1616所所示，进行

35、相应的缩进设置。示，进行相应的缩进设置。设置段落缩进 首行缩进 悬挂缩进 左缩进 右缩进 图16 设置文字效果 设置段落缩进 使用菜单设置缩进使用菜单设置缩进 把插入点置于要设置的段落中，若要设置多把插入点置于要设置的段落中，若要设置多个段落，可选定需要设置的段落。个段落，可选定需要设置的段落。选择选择“格式格式”|“|“段落段落”命令，弹出如图命令，弹出如图1717所所示的示的“段落段落”对话框。对话框。使用菜单设置缩进 单击单击“缩进和间距缩进和间距”选项卡，根据需要来设选项卡，根据需要来设置左缩进和右缩进的缩进量，首行缩进和悬挂缩置左缩进和右缩进的缩进量，首行缩进和悬挂缩进可在进可在“特

36、殊格式特殊格式”下拉列表框进行选择，并在下拉列表框进行选择，并在“度量值度量值”文本框内输入要缩进的量。文本框内输入要缩进的量。单击单击“确定确定”按钮完成设置。按钮完成设置。使用菜单设置缩进 图17 设置段落缩进 段落格式排版（3 3）设置段落间距）设置段落间距 段落间距是指段落与它前后相邻段落之间的距段落间距是指段落与它前后相邻段落之间的距离。调整段落间距的步骤为：离。调整段落间距的步骤为：把插入点置于要调整的段落中，若要调整把插入点置于要调整的段落中，若要调整多个段落，可选定需要调整的段落。多个段落，可选定需要调整的段落。选择选择“格式格式”|“”|“段落段落”命令，弹出如图命令，弹出如

37、图1717所示的所示的“段落段落”对话框。对话框。设置段落间距 单击单击“缩进和间距缩进和间距”选项卡，在选项卡，在“间距间距”选选项组中的项组中的“段前段前”和和“段后段后”文本框中输入要设文本框中输入要设置的间距。置的间距。单击单击“确定确定”按钮完成设置。按钮完成设置。段落格式排版（4 4）设置行间距）设置行间距 行距是指段落内部行与行之间的距离。其调行距是指段落内部行与行之间的距离。其调整步骤为：整步骤为：把插入点置于要调整的段落中，若要调整多个段把插入点置于要调整的段落中，若要调整多个段落，可选定需要调整的段落。落，可选定需要调整的段落。选择选择“格式格式”|“”|“段落段落”命令，

38、弹出如图命令，弹出如图1717所示所示的的“段落段落”对话框。对话框。设置行间距 单击单击“缩进和间距缩进和间距”选项卡，在选项卡，在“行距行距”下下拉列表框中选择适当的行距，或者直接在拉列表框中选择适当的行距，或者直接在“设置设置值值”文本框中输入要设置的行距。文本框中输入要设置的行距。单击单击“确定确定”按钮完成设置。按钮完成设置。宏的运用宏的运用:定制定制“统一格式统一格式”按钮按钮1 1、在、在WordWord中依次单击中依次单击“工具工具/宏宏(M)/(M)/录制新宏录制新宏”，在，在“录制宏录制宏”对话框中，给将要录制的宏取一个名字，如对话框中，给将要录制的宏取一个名字，如“Mac

39、ro1”“Macro1”2 2、单击、单击 工具工具(T)(T)按钮，在弹出的对话框中选择按钮，在弹出的对话框中选择“命令命令”选选项卡。项卡。3 3、在在“命令命令”选项卡中，选项卡中，“类别类别”栏选择栏选择“宏宏”，“命令命令”栏选择要录制的宏命令栏选择要录制的宏命令“.Macro1”“.Macro1”，并将它拖动到工，并将它拖动到工具栏的合适位置。具栏的合适位置。4 4、右击工具栏上的右击工具栏上的“.Macro1”“.Macro1”，在弹出的快捷菜单中选择，在弹出的快捷菜单中选择“命名命名(N)”(N)”，并将，并将“命名命名”后面框中的后面框中的“.Macro1”“.Macro1”

40、改改名为名为“统一格式统一格式”作为工具按钮的名称作为工具按钮的名称5 5、单击单击 关闭关闭 按钮，完成宏按钮的建立。按钮，完成宏按钮的建立。宏的运用宏的运用:定制定制“统一格式统一格式”按钮按钮 建好按钮后，建好按钮后，WordWord会自动弹出录制宏工具图标，进入录制宏状态。接会自动弹出录制宏工具图标，进入录制宏状态。接着可做以下几步操作：着可做以下几步操作：1 1 删除空格、空行删除空格、空行（1 1）按）按“Ctrl+Home”“Ctrl+Home”键，将光标移到段首，按回车键在段首插入一个键，将光标移到段首，按回车键在段首插入一个段落标记。段落标记。（2 2）单击）单击“编辑编辑/

41、替换替换”，打开，打开“替换替换”对话框，设定对话框，设定“查找内容查找内容”为为“p“p”（“p”“p”为段落标记，后面跟一个中文空格），为段落标记，后面跟一个中文空格），“替换为替换为”设为设为“p”“p”，“搜索范围搜索范围”为为“全部全部”，然后单击，然后单击 全部替换全部替换 按钮。替换结束按钮。替换结束后，再次单击此按钮，这样可删除段首的连续两个中文空格。后，再次单击此按钮，这样可删除段首的连续两个中文空格。（3 3）将）将“查找内容查找内容”改为改为“p”“p”（“p”“p”后跟一个英文空格），后跟一个英文空格），“替替换为换为”和和“搜索范围搜索范围”不变，然后单击四次不变，然

42、后单击四次 全部替换全部替换 按钮，这样可删除按钮，这样可删除段首的连续四个英文空格。替换结束后单击段首的连续四个英文空格。替换结束后单击 关闭关闭 按钮退出对话框。按钮退出对话框。(4)(4)单击单击“编辑编辑/替换替换”，打开，打开“替换替换”对话框，分别设定对话框，分别设定“查找内容查找内容”为中英式空格为中英式空格,“,“替换为替换为”设为空，这样可删除文字中间的空格。设为空，这样可删除文字中间的空格。(5)(5)单击单击“编辑编辑/替换替换”，打开，打开“替换替换”对话框，设定对话框，设定“查找内容查找内容”为为“pp”,“pp”,“替换为替换为”设为设为“p”“p”，这样可删除文字

43、中间的空行。，这样可删除文字中间的空行。宏的运用宏的运用:定制定制“统一格式统一格式”按钮按钮2 2 设置首行缩进两字符，行距调整为单倍行距设置首行缩进两字符，行距调整为单倍行距（1 1）按）按“Ctrl+A”“Ctrl+A”选定全文。选定全文。（2 2）单击）单击“格式格式/段落段落”，在弹出的对话框中设定，在弹出的对话框中设定“首首行缩进行缩进”两字符，行距为两字符，行距为“单倍行距单倍行距”，然后单击，然后单击 确定确定 退出对话框。退出对话框。宏的运用宏的运用:定制定制“统一格式统一格式”按钮按钮3 3 设置字体设置字体（1 1）单击）单击“格式格式/字体字体”，在弹出的字体对话框中设

44、置仿，在弹出的字体对话框中设置仿宋宋_GB2312_GB2312、三号，再单击、三号，再单击 确定确定 退出对话框。退出对话框。（2 2）按）按“Ctrl+Home”“Ctrl+Home”键，将光标移到段首，按键，将光标移到段首，按“Shift+End”“Shift+End”键选中第一行，单击键选中第一行，单击“格式格式/段落段落”，在弹出，在弹出的对话框中设定的对话框中设定“首行缩进首行缩进”为为“无无”，“对齐方式对齐方式”为为“居中居中”，然后单击，然后单击“格式格式/字体字体”，在弹出的字体对话框中设，在弹出的字体对话框中设置黑体、二号，再单击置黑体、二号，再单击 确定确定 退出对话框

45、。（此处为设定标退出对话框。（此处为设定标题格式）题格式）（4 4）按）按“Home”“Home”键取消选定。键取消选定。宏的运用宏的运用:定制定制“统一格式统一格式”按钮按钮4 4 设置页面设置页面单击单击“文件文件/页面设置页面设置”，在，在“页面设置页面设置”对话框中设对话框中设定纸张大小为定纸张大小为“厘米厘米”（即（即A4A4开纸），上下左右边界分开纸），上下左右边界分别设为别设为“3.7”“3.7”、“3.5”“3.5”、“2.8”“2.8”、“2.6”“2.6”厘米厘米(政府政府公文模板公文模板-22-22行行2828列列)，然后单击，然后单击 确定确定 关闭对话框。关闭对话框。

46、在完成以上操作后，单击在完成以上操作后，单击 停止录制宏停止录制宏 按钮结束宏的按钮结束宏的录制，这样全部工作就完成了。录制，这样全部工作就完成了。现在，你随便打开一个文档，然后单击现在，你随便打开一个文档，然后单击 统一格式统一格式 按按钮，格式不一的文档会自动转为你预设的格式（如段首钮，格式不一的文档会自动转为你预设的格式（如段首还有空格，可再次单击还有空格，可再次单击 统一格式统一格式 按钮去除）。用这种按钮去除）。用这种方法，我们还可轻松处理从网页上复制到的文档。方法，我们还可轻松处理从网页上复制到的文档。EXCEL EXCEL的使用的使用l l掌握在掌握在掌握在掌握在Excel200

47、3Excel2003下建立工作表下建立工作表下建立工作表下建立工作表;l l对数据进行简单编辑和格式设置操作对数据进行简单编辑和格式设置操作对数据进行简单编辑和格式设置操作对数据进行简单编辑和格式设置操作;l l掌握掌握掌握掌握EXCEL2003EXCEL2003下的公式计算下的公式计算下的公式计算下的公式计算;l l排序、筛选与分类汇总的应用排序、筛选与分类汇总的应用排序、筛选与分类汇总的应用排序、筛选与分类汇总的应用.学习内容学习内容 1.设计步骤设计步骤(1)新建工作簿新建工作簿:如图如图1所示所示(2)数据输入数据输入“学号学号“的输入可采用自动填充功能进行输入的输入可采用自动填充功能

48、进行输入“姓名姓名”、“性别性别”两列数据可直接输入。两列数据可直接输入。“出生日期出生日期”列的数据要先设置格式再输入列的数据要先设置格式再输入,如图如图2所示所示EXCEL的使用数据的输入与格式的设置公式与函数的使用排序、筛选、分类汇总图表处理图图1图图2 设置第设置第E、F、G列为列为“数值格式数值格式”，保留零位小数。如图保留零位小数。如图3所示。所示。3)设置字体格式设置字体格式4）设置行高、列宽）设置行高、列宽:设置行高设置设置行高设置参数如图参数如图4所示。设置列宽参数所示。设置列宽参数如图如图5所示。所示。数据的输入与格式的设置公式与函数的使用排序、筛选、分类汇总图表处理图图3

49、 单元格格单元格格式对话框式对话框(二二)图图4 行高行高对话框对话框图图5 列宽列宽对话框对话框图4.2.5 列宽对话框EXCEL的使用（5）设置对齐方式）设置对齐方式:如图如图6所示。所示。（6）设置边框与底纹）设置边框与底纹:如图如图8所所示与如图示与如图9所示。所示。数据的输入与格式的设置公式与函数的使用排序、筛选、分类汇总图表处理图图6 单元格格单元格格式对话框式对话框(三三)图图8 单元格格式单元格格式对话框对话框(四四)图图9 单元格格式单元格格式对话框对话框(六六)EXCEL的使用（7）插入批注如图）插入批注如图10所示所示（8）保存工作簿）保存工作簿（9）工作表操作）工作表操

50、作 工作表重命名：工作表重命名：插入工作表插入工作表数据的输入与格式的设置公式与函数的使用排序、筛选、分类汇总图表处理图图10 插入批注后的效果插入批注后的效果EXCEL的使用 1.操作步骤操作步骤 打开工作簿打开工作簿(2)合并及居中：如图合并及居中：如图12所示。所示。图图12(3)自动换行：如图自动换行：如图13所示。所示。数据的输入与格式的设置公式与函数的使用排序、筛选、分类汇总图表处理图图13EXCEL的使用(4)使用公式：如图使用公式：如图14所示。所示。图图14(5)使用函数使用函数.求和：如图求和：如图16与图与图17所示。所示。数据的输入与格式的设置公式与函数的使用排序、筛选