电子表格处理软件Excel.ppt

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1、第四章第四章 电子表格处理软件电子表格处理软件Excel 2003 学习目标：学习目标：1熟悉Excel窗口组成，能够熟练使用Excel 2003软件。2理解工作表所用的数据类型，能够独立完成工作表结构设计、内容输入、格式设置，会对工作表进行修改和完善。3理解数据引用的概念，能够熟练运用公式和函数进行数据计算。4会根据数据表建立图表。5会根据需要对数据进行排序、筛选、汇总。6会打印输出工作表 主要知识点主要知识点:熟悉在表格中输入数据并进行工作表的操作；掌握工作表格式化，公式的使用、常见函数的应用；学会对工作表的数据进行排序、筛选、分类汇总、数据透视、工作表数据引用、插入批注等操作；掌握图表的

2、选择与格式化、条件格式设置；学会设置数据有效性、保护工作表。目录4.1 Excel2003的工作环境和基本操作 4.2 工作表的建立和修饰4.3 数值计算4.4 数据管理与统计4.5 图表的操作4.6 工作表的打印与保护4.7 高级应用实例4.1 Excel2003的工作环境和基本操作学习目的:了解启动和退出Excel2003的方法，熟悉Excel2003工作窗口的组成以及对各部分的基本操作，能够用Excel2003创建新的工作簿，打开已有的工作簿，保存工作簿，会通过“选项”菜单，设置Excel2003的工作环境。4.1 Excel2003的工作环境和基本操作主要知识点主要知识点:启动和退出E

3、xcel2003；Excel2003工作窗口的组成；调整Excel2003工作窗口；窗口切换；窗口视图；多窗口显示；切换工作表；“选项”菜单的设置。4.1.1 启动Excel 4.1.2 Excel的工作环境 4.1.3 Excel的基本操作4.1 Excel2003的工作环境和基本操作 4.1.1 启动Excel启动Excel的方法很多，常用的有以下几种方法：（1）通过“开始”菜单启动：依次单击桌面上的“开始所有程序Mircosoft OfficeMicrosoft Office Excel 2003”命令，即可启动Excel 2003。（2）通过桌面快捷方式：如果在桌面上建立了Excel

4、2003的快捷方式，则双击该快捷方式的图标即可启动Excel 2003。（3）通过Excel工作薄文件：如果你的电脑中存储有由Excel创建的工作薄文件，则可双击该文件启动Excel 2003。Excel 2003的退出可以单击Excel 2003的“文件”菜单，选取“退出”命令。或单击窗口右上角的关闭按钮。当退出Excel 2003时，Excel 2003将关闭所有打开的Excel文档。4.1.1 启动Excel启动Excel后，我们将看到Excel的工作窗口。（如图41）：标题栏工具栏全选按钮编辑栏任务窗格Excel最大化、最小化、关闭按钮工作簿还原、最小化、关闭按钮滚动按钮菜单栏4.1.

5、2 Excel的工作环境(1)标题栏 显示程序的名称，以及当前工作薄文件的名称。标题栏左端是控制菜单图标 以及文档的名称，右端是最小化按钮、最大化按钮或还原按钮、关闭按钮。(2)菜单栏 可以通过选择相应的菜单命令来向Excel发出命令。Excel为了用户便于记忆，将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中，菜单可以根据自己的习惯定制。(3)工具栏 可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。(4)编辑栏 在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输入的内容。编辑栏的左侧是名称框，用于定义单元格或区域的名字，或根据名字寻找单元格或区域。(5)列标题 从A到IV的

6、256个字母。每个字母代表工作表256列中的一列，从按英文字母顺序A开始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此类推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此类推到BZ，最后一列是IV。单击列标题可以选中整列。(6)活动单元格指示器 这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格，所谓活动，即当前操作的对象。4.1.2 Excel的工作环境(7)行标题 从1到65536的数字，每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时，由于有256列，则Excel工作表的单元格总数为2566553616777216个，我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格，如A4，代表第A列，第4行那个单元格，其余依

7、次类推。(8)任务窗格 这是2002版本开始出现的新特性，方便快速选择相关的任务，例如新建工作薄、使用剪贴板等。(9)垂直滚动条 使用该滚动条可以垂直滚动工作表。(10)水平滚动条 使用该滚动条可以水平滚动工作表。(11)工作表标签 每个标签代表工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在标签上，选择单击标签即可切换到相应工作表。一个工作薄可以包含任意数量的工作表，但是为了方便管理，工作表数量最好不要太多。(12）滚动按钮 当缩小工作表窗口或建立了多个工作表以致工作表窗口无法显示所有工作表标签时，单击滚动按钮可以滚动显示工作表标签。说明：说明：启动Excel所见到的整个窗口上Excel工作区

8、窗口，其中包含了工作簿窗口（位于“编辑栏”和“状态栏”之间）。如图42所示。4.1.2 Excel的工作环境图图42 Excel工作窗口与工作簿窗口工作窗口与工作簿窗口 Excel工作区中可以有多个工作簿窗口，它们之间的切换通过“窗口”菜单进行。工作簿窗口也有标题栏，可以单独控制工作簿的显示。当工作簿窗口最大化时，工作簿窗口的标题与Excel工作区的标题合并，工作簿窗口最大化、最小化、关闭按钮则与Excel工作区的菜单栏合并 4.1.2 Excel的工作环境4.1.2 Excel的工作环境 （1）工作簿（book）工作簿是指在Excel环境中用来存储并处理数据的文件。工作薄是由Excel创建的

9、文件，每个工作簿可以包含多张工作表，最多可以有256个不同类型的工作表。（2）工作表（sheet）工作表是Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。主要由排成行和列的单元格组成。工作表总是包含在工作簿中。工作表由65536行256列构成。行号从上至下由165536编号，列号从左到右由字母AIV编号。每个工作表下面都有一个标签，显示该工作表的名字。一个工作簿在默认情况下有3个工作表，分别用标签sheet1sheet3命名。用户可以对工作表重新命名，也可以根据需要增加或删除工作表。可以这样形象地理解，工作薄是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。（3）单元格（cell）工作表

10、中由行和列交叉形成的格子称为单元格，单元格是Excel运算和操作的基本单位，用来存放输入的数据。单元格所在的行与列构成单元格地址。一个地址唯一的表示一个单元格。（4）活动单元格（active cell）指当前正在操作的单元格，其边框线变成粗线，同时该单元格地址显示在编辑栏的名称框里（如图43）。此时用户可以对该单元格进行数据的输入、修改或删除等操作。图43 活动单元格示意图填充柄:位于选定区域右下角的小黑方块。将用鼠标指向填充柄时，鼠标的指针更改为黑十字。又称为复制柄或拖动柄。4.1.2 Excel的工作环境（5）表格区域（range）区域是由工作表中一个和多个连续单元组成的矩形块。引用区域时

11、，用矩形对角的两个单元格地址表示，中间用冒号“：”相连，如A1：B5。如果需要指明多个区域，则区域间用逗号“，”相连，如（A1：B5，C5：D7，F6）。说明：说明：请读者注意区分活动单元格和选定区域。活动单元格是当前选定区域内的单个单元格。选定区域可能包含多个单元格，但只有一个是活动单元格。4.1.2 Excel的工作环境在使用Excel进行电子表格操作时，同一时间可以操作的对象（工作簿、工作表、单元格）的数量以及对这些对象的操作内容，是受到系统资源的限制以及Excel软件本身的限制的。4.1.2 Excel的工作环境 表42给出了Excel的计算精度以及显示范围4.1.2 Excel的工作

12、环境 表43 给出了Excel中数据透视表报表的详细规格。4.1.2 Excel的工作环境 表43 给出了Excel中数据透视表报表的详细规格。4.1.2 Excel的工作环境1创建新的工作薄创建新的工作薄 启动Excel后，它会自动创建创建一个工作薄，名称为Book1。默认情况下，它包含三个工作表，名称分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3。我们也可以通过下面的三种方法创建新的工作薄。（1）使用菜单 选择菜单“文件新建”命令，Excel将在窗口的右边打开“新建工作薄”任务窗格，单击其中的相应选项即可。（2）使用工具栏 单击常用工具栏上的“新建”按钮，即可新建一个工作薄。（3）使用快捷

13、键 按下键盘组合键“CtrlN”可新建一个工作薄。4.1.3 Excel的基本操作的基本操作2打开已有的工作薄打开已有的工作薄 打开已有的工作薄，可以通过下面的五种方法。（1）使用任务窗格 在“开始工作”任务窗格面板上的“打开”区单击要打开的工作薄.（2）使用文件菜单列表 单击“文件”菜单，在选择需要打开的工作薄。说明：说明：以上两种方法适用于打开最近几次使用过的工作薄的情形。默认文件菜单中最下面的列表列出了4个最近打开过的文件名。可以通过“工具”菜单下的“选项”对话框，改变文件列出的数量，最多可以列出9个。4.1.3 Excel的基本操作的基本操作（3）使用文件菜单打开命令 单击菜单“文件打

14、开”命令，弹出“打开”对话框，通过该对话框定位到工作薄文件的存储位置，选中要打开的工作薄文件，单击“打开”按钮即可。（4）使用工具栏按钮 单击常用工具栏上的“打开”按钮，弹出“打开”对话框，其余操作和方法相同。（5）使用快捷键 按下键盘组合键“CtrlO”，弹出“打开”对话框，其余操作与和方法（3）相同。4.1.3 Excel的基本操作的基本操作3工作簿的保存和关闭工作簿的保存和关闭 当工作簿完成后，需要对它进行保存操作。单击“文件”菜单下的“保存”命令或“另存为”命令，或单击工具栏中的按钮。在弹出的“另存为”对话框中，选择文件保存的位置以及保存的名称。工作簿的扩展名为.xls。4改变窗口的视

15、图改变窗口的视图可以调整Excel工作窗口的显示状态：（1）通过“视图”菜单下的“工具栏”菜单，可以打开或关闭各类工具栏。（2）可以单击任务窗格右上角的按钮，关闭任务窗格；也可以在视图菜单中，单击“任务窗格”命令来打开任务窗格。（3）可以通过“工具”菜单下的“选项”对话框，在其“视图”标签中改变Excel窗口的显示状态。5在工作表间切换在工作表间切换用鼠标单击“工作表标签”可以在不同的工作表间进行切换，直接单击“滚动按钮”也可以切换工作表。4.1.3 Excel的基本操作的基本操作6多窗口显示多窗口显示在“窗口”菜单中，单击不同的菜单可以实现不同方式的多窗口显示：（1）单击“新建窗口”，可以为

16、当前工作簿新建一个窗口，使得Excel工作区同时显示两个相同的窗口，以便对工作簿进行比较。（2）单击“重排窗口”，可以对打开的工作簿选择一种排列方式，包括：平铺、水平并排、垂直并排、层叠方式。（3）单击“拆分”，可以将工作簿窗口拆分成上、下、左、右四个窗口，每个窗口都显示同一张工作表，通过每个窗口的滚动条移动工作表，使需要显示的部分分别出现在不同的窗口中，这样就方便查看表中的数据。（4）单击“冻结窗格”，可以将工作表窗口的上部或左部固定住，使其不随滚动条的滚动而移动。（5）单击“取消冻结窗格”，可以取消冻结。4.1.3 Excel的基本操作的基本操作学习目标：学习目标：1理解工作表所用的数据类

17、型。2学会在工作表中输入文本、数值以及日期和时间数据。3学会修改和编辑数据。4学会通过设置单元格格式改变工作表数据外观。4.2 工作表的建立和修饰工作表的建立和修饰主要知识点：主要知识点：Excel数据类型；选定单元格、区域、工作表等对象；不同类型数据的输入方法；输入序列；数据的有效性；单元格的插入、删除、复制；数据的复制、移动、清除以及选择性粘贴；插入批注；行高、列宽的调整；单元格格式设置；条件格式；自动套用格式；使用样式；工作表背景设置；工作表的插入、命名、删除、复制与移动；等等。4.2 工作表的建立和修饰工作表的建立和修饰4.2 工作表的建立和修饰工作表的建立和修饰4.2.1 Excel

18、使用的数据类型4.2.2 工作表内容的录入4.2.3 工作表的编辑4.2.4 修饰工作表4.2.5 多工作表操作 在Excel的单元格中可以输入多种类型的数据，如文本、数值、日期、时间等等。Excel提供了五种基本数据类型，即数值型、字符型（或文本型、文字型）、日期/时间型、逻辑型和数组型。下面简单介绍这几种类型的数据。1数值型数据数值型数据数值型数据可以进行算术运算。在Excel中，数值型数据是仅包含下列字符的常数值：023456789（）/￥$%e2字符型数据（文本）字符型数据（文本）说明性、解释性的数据描述称为文本。文本当然是非数值类型的。在Excel中，字符型数据包括汉字、英文字母、空

19、格等。如果要输入的字符串全部由数字组成，如邮政编码、电话号码、存折帐号等，为了避免Excel把它按数值型数据处理，在输入时可以先输一个单引号“”(英文符号)，再接着输入具体的数字。4.2.1 Excel使用的数据类型3日期/时间型数据日期/时间型数据用于表示各种不同格式的日期和时间。Excel规定了一系列的日期和时间格式，如DD-MMM-YY（例如10-Sep-07）、YYYY-MM-DD(例如2007-9-10)、YYYY/MM/DD(例如2007/9/10)、HH：MM：SS PM(例如9：30：56 PM)、YYYY/MM/DD HH：MM（例如2007/9/10 20：18）等。当按照

20、Excel认可的格式输入日期或时间时，系统会自动使之变成日期/时间的显示标准格式。4逻辑型数据逻辑型数据用于描述事物之间的成立与否的数据，只有两个值：FALSE和TRUE。FALSE称为假值，表示不成立；TRUE称为真值，表示成立。5数组型数据数组型数据作为一个整体处理的若干个数据，如一个班几十名学生的成绩等。通常一个数组用一个区域表示。4.2.1 Excel使用的数据类型向单元格中输入数据有以下三种方法：单击要输入的单元格，使其成为活动单元格，然后直接输入数据。双击要输入数据的单元格，单元格内出现光标，此时可定位光标直接输入数据或修改已有数据。单击选中单元格，然后移动鼠标至编辑栏，在编辑栏添

21、加或输入数据。4.2.2 工作表内容的录入1对象的选取对象的选取“先选定，后操作”是Excel的工作方式，当需要对某部分对象进行操作时，首先应选定该部分对象。被选定的单元格称为“当前单元格”，被选定的工作表称为“当前工作表”，被选定的工作簿称为“当前工作簿”。（1）选定单个单元格：用鼠标左键单击单元格。被选中的单元格外边有个粗黑框，称为“选择器”。（2）选定一个单元格区域：有如下几种方法：将鼠标指针移动到要选定区域的左上角单元格，按鼠标左键拖动到该区域的右下角单元格。单击要选定区域的左上角单元格，按住Shift键单击该区域的右下角单元格。在名称框中输入单元格区域（或该区域的名称），然后按Ent

22、er键。单击“编辑”“定位”对话框，在“引用位置”栏输入单元格区域，按“确定”按钮。被选中的单元格区域显示蓝色，区域所在的列标和行号也突出显示。（3）选定不相邻的多个区域：按住Ctrl键的同时单击或拖动鼠标。1对象的选取对象的选取（4）选定行或列：用鼠标单击列标或行号可以选定相应的行或列。若选择多行（列），则将鼠标指针移动到这些行（列）的首行（列）号，然后按鼠标左键拖动到末行（列）。（5）选定整个工作表：用鼠标单击工作表左上角（行号和列标交叉处）的矩形框（称为全选按钮），或者按压Ctrl+A，选中整个工作表。（6）条件选定：具体操作步骤如下：选定“条件选定”的作用范围。单击“编辑”菜单的“定位

23、”命令，单击“定位”对话框的“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框。在对话框中确定定位条件，如：选“常量”单选框，并选“文本”复选框，表示定位条件是字符串。单击“确定”按钮。（7）撤消选定：用鼠标单击工作表中的任意地方即可取消对象的选定。1对象的选取对象的选取（4）选定行或列：用鼠标单击列标或行号可以选定相应的行或列。若选择多行（列），则将鼠标指针移动到这些行（列）的首行（列）号，然后按鼠标左键拖动到末行（列）。（5）选定整个工作表：用鼠标单击工作表左上角（行号和列标交叉处）的矩形框（称为全选按钮），或者按压Ctrl+A，选中整个工作表。（6）条件选定：具体操作步骤如下：选定“条件选定”的作

24、用范围。单击“编辑”菜单的“定位”命令，单击“定位”对话框的“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框。在对话框中确定定位条件，如：选“常量”单选框，并选“文本”复选框，表示定位条件是字符串。单击“确定”按钮。（7）撤消选定：用鼠标单击工作表中的任意地方即可取消对象的选定。2输入数据输入数据Excel每个单元格內最多可以输入32767个字符。输入的数据会出现在选择的单元格和编辑栏中，如图48所示。图48 在单元格中输入数据 2输入数据输入数据一般情况下，Excel对输入的数据自动进行数据类型判断，并进行相应的处理：（1）输入文本：文本可以是任何字符串（包括字符串和数字的组合），只要不被系统解释为

25、数字、公式、日期、时间和逻辑值，则一律视为文本。当输入的文本超过当前单元格宽度时，如果右边相邻的单元格没有数据，则超出的文本会往右延伸并且显示出来；如果右边相邻的单元格有数据，则超出的文本会隐藏起来（不显示出来），只有把单元格的宽度变大后才能显示出来。默认情况下，在单元格中输入文本时自动靠左对齐。2输入数据输入数据将数字作为文本输入时，可按下述方法输入：在数字前面加单引号（注意：必须是半角字符的单引号），例如，要输入1234，必须键入“1234”。在数字前面加一个等号并将数字用双引号括起来，如输入：=”119”，然后按回车键。当输入的数据第一个字符是“”时，也可以先输入一个单引号，再输入“”，

26、否则系统将按输入公式处理。注意：注意：若在单元格中未输入任何内容，则称该单元格为空；如果输入了空格，则该单元格就不为空了，它的值是一个空格（虽然看不见）。所以，输入数据时，无论是数字、逻辑值或文本，一定不要多加空格，否则容易产生错误，并且不容易查找和改正 2输入数据输入数据（2）输入数值：单元格的最大显示宽度是11位，超过11位的数字四舍五入用科学记数法表示；如果数值小数部分太长，Excel会按四舍五入原则自动截去超长的部分；单元格太窄不能显示最短数值时，单元格将显示一串“#”号。如图49所示。数值数字最多显示11位小数自动进行四舍五入单元格宽度小于数值长度，且不够显示科学记数法文本数字长度不

27、受限制图49 数据在单元格中的显示2输入数据输入数据默认情况下，在单元格中输入数值时自动靠右对齐。对任何单元格中的数值，无论Excel如何显示它，在系统内部总是按该数值实际输入的形式表示。当一个单元格被选定后，其中的数值即显示在公式栏中。在输入过程中，有以下两种比较特殊的情况要注意：负数：在数值前加一个“”号或把数值放在括号里，都可以输入负数，例如要在单元格中输入“12”，可以输入“12”或“(12)”，然后敲回车键都可以在单元格中出现“12”。分数：要在单元格中输入分数形式的数据，应先在编辑框中输入“0”和一个空格，然后再输入分数，否则Excel会把分数当作日期处理（例如：1/10处理为10

28、月1日）。例如，要在单元格中输入分数“2/3”，在编辑框中输入“0 2/3”，敲回车键，单元格中就会出现分数“2/3”。2输入数据输入数据（3）输入日期和时间：Excel内可以用各种格式输入日期和时间。当输入数据与这些格式相匹配时，將自动把他们识别为日期或时间：输入日期时，按yyyy-mm-dd的格式输入，年、月、日之间要用连字符“”或斜杠“/”隔开，如“2002-8-16”“2002/8/16”。输入时间时，按hh:mm的格式输入，时、分、秒之间要用冒号“：”隔开，如“10:29:36”。用AM或PM分别表示上午或下午，使用12小时制，否则系统设定使用24小时制。若要在单元格中同时输入日期和

29、时间，日期和时间之间应该用空格隔开。Excel采用24小时制表示时间，如果希望以12小时制来显示，需在键入的时间后加AM或PM，如“8:28AM”。如果要在单元格中输入当前系统日期或当前系统时间，按Ctrl+；（分号）键或按Ctrl+Shift+；键。说明：单击单元格可以让它成为活动单元格，直接输入数据或公式，执行复制粘贴等命令；双击单元格是编辑它，可以在内部修改数据或公式。需要强制在某处换行，可按Alt+Enter组合键。3提高数据输入效率的方法提高数据输入效率的方法Excel提供了多种提高数据输入效率的方法，下面介绍几种：（1）相同数据的快速输入要在工作表的某区域输入相同的数据，可先选定区

30、域，然后输入数据，再按Ctrl+Enter键；单击输入区域左上角单元格，输入数据，再將鼠标指向该单元格右下角的填充柄，指针变为实心十字形，按下左键拖曳岀选定区域就松开左键，即可。（2）系列数据自动填充用户可以快速完成有规则的数据的输入，而不需要逐个输入这些数据。系列数据自动填充功能是根据输入的初始数据，然后到Excel自动填充序列登记表中查询（该表可通过菜单命令“工具选项自定义序列”查看），如果有该序列，则按该序列填充后继项；如果没有，则用初始数据填充后继项（即复制）。Excel可建立的序列类型有：等差序列。等比序列。日期序列。自动填充序列。3提高数据输入效率的方法提高数据输入效率的方法使用鼠

31、标拖曳输入系列数据的具体操作方法：使用鼠标拖曳输入系列数据的具体操作方法：先输入初始数据，再將鼠标指向该单元格右下角的填充柄，此时鼠标指针变为实心十字形，按下鼠标左键拖曳至填充的最后一个单元格，然后松开左键，即可完成。如果输入初始数据为一个数值，则应先按住Ctrl键，再拖曳该单元格右下角的填充柄，自动填充才会給后继项填入数据的递增值，否则只是复制该数值到后继项。如果输入初始数据为文字数字的混合体，在拖曳该单元格右下角的填充柄时，文字不变，最右边的数字递增。3提高数据输入效率的方法提高数据输入效率的方法使用使用“序列序列”菜单输入系列数据的具体步骤：菜单输入系列数据的具体步骤：在单元格A1中键入

32、起始数“10”。选定区域A1:A10。选择“编辑”菜单中的“填充”命令下的“序列”选项，系统弹出“序列”对话框.选择“类型”为“等差序列”，在“步长值”框中输入2，单击“确定”按钮。3提高数据输入效率的方法提高数据输入效率的方法（3）自定义序列）自定义序列用户可以根据需要，定义自己的数据序列。只要是经常使用的有序数据都可以定义为“自定义序列”。【例1】某学校有五个教研室，经常需要对这五个教研室进行资料输入，因此可定义一个新的序列，内容包含各个教研室。操作步骤如下：选择“工具”菜单中的“选项”命令，系统弹出“选项”对话框。选择“自定义序列”选项卡。在“自定义序列”列表框中选择“新序列”，在“输入

33、序列”文本框中输入自己要定义的序列“计算机教研室、供电教研室、自动化教研室、电子教研室、电工教研室”，每输入一个序列成员按一次回车键。输入完毕，单击“添加”按钮，即完成新序列的定义。3提高数据输入效率的方法提高数据输入效率的方法（4）自动完成）自动完成当输入数据时，Excel会把当前输入的数据和同列中其他的单元格比较，一旦发现有相同的部分，就会为该单元格填入剩余的部分。例如，在单元格A1中输入了“中华人民共和国”几个字，则在A2单元格中只要输入“中”，则自动显示其他几个字“华人民共和国”，直接按Enter键即可确认字符的输入。说明：若自动填入的数据是想输入的数据，直接按Enter键确认输入，否

34、则无需理会，继续输入其他数据。3提高数据输入效率的方法提高数据输入效率的方法（5）选择列表选择列表选择列表的方式适用于在同一列中输入几个特定文本数据的情况。【例2】区域B2：B4中已经输入了几个系名，要在B列中其他单元格中（如B5）输入这几个系名的其中之一，采用“选择列表”输入法的操作步骤如下：右击B5单元格，在弹出的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”命令 在B5下方出现一个下拉列表，该列表记录着该列出现过的所有数据，可从该列中选取输入相应数据。3提高数据输入效率的方法提高数据输入效率的方法（6）自动填充）自动填充Excel的自动填充功能可以复制单元格的内容到同行或同列的相邻单元格（或单元格区

35、域）；也可以根据单元格的数据自动产生一串递增或递减序列。在释放鼠标时，在单元格旁出现了一个按钮，这个按钮称为自动填充选项按钮，他的下拉菜单下提供了几种填充方式供用户选择。如果没有出现按钮，则可选择“工具”“选项”命令，将编辑标签中的“显示粘贴选项按钮”打勾即可。在自动填充时，如果要填充递增数字，则可采用两种方法，一种是在拖动填充控制点同时按住Ctrl键；另一种方法是在拖动完成释放鼠标时，在自动填充选项按钮中选“以序列方式填充”即可。4导入外部数据导入外部数据Excel 2003有多种途径从外部获取数据，并且可以获取多种格式的数据。（1）从其他文件中获取数据（2）从Internet上获取信息5输

36、入数据的有效性检验输入数据的有效性检验数据录入错误几乎是不可避免的，为了及时发现数据输入过程中的一些常识性错误（例如输入性别时，输入了数字；输入百分制成绩时，输入了1000，等等，这些显然是无效的），我们可以通过设置单元格的数据有效性来限制其输入值。Excel允许对单元格内的数据类型进行限制(例如，只能输入整数、小数或时间等)，并能核对输入单元格的数据定义域，如果超出设置允许的范围，可以拒绝输入或提出警告，这一功能称为“有效性检查”。5输入数据的有效性检验输入数据的有效性检验利用Excel提供的有效性检查功能，可以完成以下任务：（1）自动检查输入数据的有效性。【例3】下面以输入百分制成绩为例，

37、介绍数据有效性检查的设置步骤：选中需要设置的单元格的范围。单击“数据”“有效性”菜单，弹出“数据有效性”对话框。在“设置”选项中，“有效性条件”区域中“允许”下拉列表的值默认是“任何值”，单击下拉按钮选择“整数”（也可以小数），选择“介于”，最小值填0，最大值填100。单击“输入信息”选项卡，输入信息。这些信息将在选定单元格时显示。单击“出错警告”选项卡，输入信息。单击样式下拉按钮，可以改变弹出的信息框的样式，样式选项中有“停止”“警告”“信息”三种，“停止”情况下是不可能输入错误数据的，“警告”是让用户选择是不是要强行输入数据，“信息”是允许输入。单击“确定”按钮，完成对选定区域输入数据有效

38、性的设置。5输入数据的有效性检验输入数据的有效性检验（2）自动显示下拉菜单以防止输入数据不规范。【例4】要在成绩表中输入等级制成绩（美学鉴赏成绩），成绩等级划分为优、良、中、及格、不及格五等，为了快速、准确地输入这些数据，我们可以按下列办法设置数据的有效性：先在一个空白区域内（如F3:F7区域）输入好序列：“优、良、中、及格、不及格”，然后选中要输入数据的区域。依次选择“数据”“有效性”菜单命令，打开“数据有效性”对话框。设置有效性条件为“序列”，在“来源”输入框中输入序列区域“=$F$3:$F$7”（可以用鼠标选中该区域），勾选“提供下拉箭头”选项，单击“确定”按钮。现在，把光标放在需要输入

39、数据的单元格内，此时便会有一个下拉箭头，单击它（或按下“Alt+”），在弹出的下拉列表中选择需要的数据，按回车键即可完成数据输入。5输入数据的有效性检验输入数据的有效性检验（3）根据需要输入的内容自动切换输入法。利用数据有效性可以为不同的数据输入区域设置相应的输入法，从而可以根据要输入的内容自动切换输入法，从而提高数据录入的速度。设置方法如下：选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法激活。选择“数据”“有效性”菜单，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项，最后，单击“确定”按钮。课业任务课业任务1-1建立建立

40、“XX公司员工信息表公司员工信息表”基本结构，输入基本结构，输入10位员工的基本数据位员工的基本数据（1）依次在A2至I2单元格内输入各列数据的标题“序号”、“姓名”、“身份证”、“加盟时间”、“职务”、“家庭电话”、“移动电话”、“基本工资”，如图425所示。图425“员工信息表”表头课业任务课业任务1-1（2）将鼠标指向各列标题之间，待鼠标变形为 时，向左右拖动，调整各列的列宽以适应输入数据的需要。（3）在单元格A3中输入1，在单元格A4中输入2。然后同时选中A3、A4，再將鼠标指向该单元格右下角的填充柄，此时鼠标指针变为实心十字形，按下鼠标左键拖曳至填充的A12，然后松开左键，完成“序号

41、”列的数据输入。如图426所示。（4）在B3B12中输入员工姓名，可以看到默认的对齐方式是左对齐。（5）在C3CD12中输入员工身份证号码，为免Excel将号码识别为数字，在输入每个号码输入之前要先输入单引号（）。（6）在D3D12单元格中分别输入员工进入公司的日期，注意以时间格式（2001-1-1）输入。课业任务课业任务1-1（7）在E3E12单元格中输入员工的职务。可以看到，当在单元格中输入第一个字时，若该字在前面已经输入过，则单元格将自动显示前面相应单元格中的全部数据，直接回车可以将该数据输入到当前单元格。利用Excel的这一功能，可以提高输入速度。（8）在F3F12中输入员工的家庭电话

42、、移动电话号码以及基本工资。（9）单击“文件”菜单下“保存”菜单（或工具栏上的 按钮），以文件名“员工信息表.xls”保存工作簿。4.2.3 工作表的编辑工作表的编辑1单元格的插入和删除单元格的插入和删除2复制单元格图复制单元格图3移动数据移动数据4清除数据清除数据5插入批注插入批注6使用格式刷使用格式刷4.2.4 修饰工作表1单元格格式的设置单元格格式的设置Excel单元格中的格式包括单元格中数据显示格式、数据对齐格式以及单元格本身的格式（单元格的底纹、边框样式等）等。Excel中常用的数据有文本数据和数值数据。当向单元格输入数字格式的数据时，系统自动识别为数值类型；任何输入，如果包含数字、

43、字母、汉字及其他符号组合时，系统都认为是文本类型。格式设置通常利用“格式”菜单中的“单元格”命令来实现，或直接使用“格式”工具栏的有关工具按钮设置。2使用条件格式使用条件格式条件格式的功能是，突出设置单元格区域中满足条件要求的单元格格式。运用条件格式，可以使得工作表中不同的数据以不同的格式来显示，使得用户可以更方便地获取重要的信息。同一单元格区域最多能够设置三个条件表达式，可以对不同表达式设置不同的格式。4.2.4 修饰工作表3自动套用格式自动套用格式Excel预置了17种专业性的报表格式，使用这些设计好的格式既方便快捷，又有美观的表格效果。选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在弹出的“

44、自动套用格式”对话框中，可以将其中一种格式应用于选定的表格区域。自动套用格式时，既可以套用全部格式，也可以套用部分格式。单击对话框中的“选项”按钮，在对话框中列出了应用格式复选框：“数字”、“字体”、“对齐”、“边框”、“图案”、“行高/列宽”，可以根据需要进行选择设置，清除不需要的格式复选框。若要删除某一区域的自动套用格式，则先选择欲删除个是的单元格区域，选择“格式”“自动套用格式”命令，在弹出的对话框的格式列表中选择“无”（在最下面），单击“确定”按钮确认。4.2.4 修饰工作表4 4使用样式使用样式样式是应用于所选内容的格式组合。使用一种样式，即采用该样式中定义的所有格式。样式中的格式包

45、括数字格式、字体种类和大小、对齐方式、边框、图案和保护等。5 5设置工作表背景设置工作表背景上述操作都是针对单元格区域进行的设置，我们也可以为工作表设置背景。具体操作方法是：首先选择“格式”菜单中的“工作表”命令，在子菜单中选择“背景”，出现“工作表背景”对话框；选择要插入的背景图片，单击“插入”即可。如果图片较小，Excel会自动平铺整个工作表。要删除工作表背景，只需选择“格式”菜单中的“工作表”命令，然后在其子菜单中选择“删除背景”命令即可。4.2.5 多工作表操作1选定工作表选定工作表Excel工作簿一般给出3个工作表，通常只能对当前活动工作表进行操作，但是通过选定多张工作表,可以完成下

46、列操作：一次建立多个相同的表格；输入多个工作表共用的标题和公式；同时对多个表格进行格式化；一次隐藏或删除多个工作表。2插入工作表插入工作表右击工作表标签，选择快捷菜单中“插入”命令，在弹出的“插入”对话框中选择“工作表”，可以在当前选中的工作表之前插入一个空白工作表。3重新命名工作表图重新命名工作表图453 重命名工作表重命名工作表双击工作表标签,可重新命名工作表。4工作表的复制与移动工作表的复制与移动调整工作表在工作簿中的顺序，可以通过移动工作表来实现。5删除工作表删除工作表工作表的删除是永久性的，不可恢复，也不可撤消相关的操作。因此，进行删除工作表操作时要慎重。6工作表窗口的分割工作表窗口

47、的分割对于一些较大的表格，可以将其按“横向”或者“纵向”分割成两个窗口，以便同时观察或编辑同一张表格的不同部分。7工作表的隐藏工作表的隐藏/恢复恢复4.3 工作表的编辑工作表的编辑学习目标：学习目标：1理解理解Excel工作表中公式的结构，理解工作表中公式的结构，理解Excel中的四种运算符以及各中的四种运算符以及各运算符的运算顺序，会运用运算符的运算顺序，会运用Excel 2003中各种运算符建立公式。中各种运算符建立公式。2了解单元格引用的类型，知道相对引用、绝对引用和混合引用三种了解单元格引用的类型，知道相对引用、绝对引用和混合引用三种引用各自的特点及在公式复制过程中的区别。引用各自的特

48、点及在公式复制过程中的区别。3了解函数的结构和语法，知道如何输入函数，会使用常用的函数。了解函数的结构和语法，知道如何输入函数，会使用常用的函数。4.3 工作表的编辑工作表的编辑主要知识点：主要知识点：Excel公式的组成；Excel四种运算符及其优先级；单元格的相对引用、绝对引用和混合引用；Excel函数的结构和语法，常用函数的应用：4.3 工作表的编辑工作表的编辑公式基础公式基础编辑公式编辑公式函数基础函数基础函数应用函数应用公式基础公式基础1公式输入输入公式时必须以等号“”开始，后面跟公式的表达式。输入方法如下：（1）选定要输入公式的单元格（用鼠标单击或双击该单元格），如D2。（2）在单

49、元格中首先输入一个等号“=”；然后输入公式表达式。如：要在D2单元格中计算A2：D2区域的和，可以在D 2中输入“A2+B2+C2”。（3）单击编辑栏的“输入”按钮（“”按钮），或直接按Enter确认输入，计算结果自动填入该单元格，此时在D2单元格中显示公式的计算结果“210”，而编辑栏显示的是公式表达式。注：Microsoft Excel 在计算数据时不区分大小写。公式基础公式基础2公式中的运算符Excel 2003中运算符有算术运算符、比较运算符、文字运算符和单元格引用运算符。（1）算术运算符算术运算符用于对数值型数据进行算术运算。Excel提供的算术运算符包括“加”（）、“减”（-）、“

50、乘”（*）、“除”（/)、“幂”（）、“百分比”（%）等，另外还有正负号运算符。算术运算符的优先级与其他软件的约定相同。例如，公式“103*20%5”是先求10的3次幂，再与20%相乘，最后将结果与5相加，结果是205。（2）比较运算符又称为关系运算符，用于完成两个运算对象的比较，并返回逻辑值“TRUE”或“FALSE”。Excel 2003提供的比较运算符包括“等于”（）、“大于”（）、“小于”（）、“大于或等于”（）、“小于或等于”（）、“不等于”（）。例如，在单元格B10中输入公式“2030”，回车确定输入后返回逻辑值为FALSE，若公式为“4030”，回车确定输入后返回逻辑值为“TRU