管理基本功-时间管理.ppt

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1、时间管理时间管理时间管理时间管理一、课程内容：本课程将让你了解什么是时间管理，并学会时间管理的方法。提高时间利用率，使你的人生更有价值课程说明课程说明培训目标培训目标12534了解时间管理的意义知道如何控制时间漏洞提升价值鉴别能力掌握提高时间效率的技能掌握常见时间管理工具的使用方法第一部分第一部分 时间管理概述时间管理概述一三二算算我们的时间 时间的特点时间管理的意义四时间管理发展史五时间管理的核心 一、算算我们的时间一、算算我们的时间考虑一个问题：考虑一个问题：你能活多大岁数？你能活多大岁数？80岁？老婆老婆房子房子车子车子孩子孩子养老金养老金300万 你的计算结果是什么你的计算结果是什么？

2、房子：元车子：元 养活孩子：元养老金：元 现在，我们来看看我现在，我们来看看我们有多少时间来挣这们有多少时间来挣这笔钱！笔钱！假设下面的长方形假设下面的长方形代表你的一生代表你的一生80年年你能用于挣钱的年岁你能用于挣钱的年岁80年年20岁以前你不挣钱60岁以后你退休了你用于挣钱的岁月你用于挣钱的有效时间你用于挣钱的有效时间80年年20岁以前你不挣钱60岁以后你退休了假期占了你每年的1/3你用于挣钱的有效时间你用于挣钱的有效时间80年年20岁以前你不挣钱60岁以后你退休了假期占了你每年的1/3睡眠占了你每天的1/3你用于挣钱的有效时间你用于挣钱的有效时间80年年20岁以前你不挣钱60岁以后你退

3、休了周末占了你每年的1/3睡眠占了你每天的1/3吃饭路程娱乐你用于挣钱的有效时间你用于挣钱的有效时间80年年20岁以前你不挣钱60岁以后你退休了周末占了你每年的1/3睡眠占了你每天的1/3你用于挣钱的时间吃饭路程娱乐二、时间的特点二、时间的特点不可再生不可再生不可储存不可储存三、时间管理的意义三、时间管理的意义 （1）在你的一生中，能为你创造价值的有效时间非常少。（2）而时间又是不可再生、不可储存的资源（3）能够用好你的时间，关系到你一生的事业成功和生活幸福！四、时间管理发展史四、时间管理发展史第一代：备忘录第二代：时间进程表第三代：轻重缓急第四代：时间管理备忘录备忘录给客户发邮件拜访新华公司

4、填写销售报表打30个陌生电话安排送货时间进程表时间进程表9：00-9：30给客户发邮件9：30-11：30拜访新华公司11：30-12：00填写销售报表1：00-2：30打陌生电话2：30-3：00安排送货轻重缓急轻重缓急9：00-9：30给客户发邮件9：30-11：30拜访新华公司11：30-12：00填写销售报表1：00-2：30打陌生电话2：30-3：00安排送货时间管理时间管理7：00-7：30锻炼9：00-9：30给客户发邮件9：30-11：30拜访新华公司11：30-12：00填写销售报表1：00-2：30打陌生电话2：30-3：00安排送货7:00-8:00老婆生日第四代时间管理

5、第四代时间管理将时间用在重要的事情上充分利用时间，减少浪费均衡发展五、时间管理的核心价值管理价值管理习惯管理习惯管理小结：时间管理概述小结：时间管理概述算算我们的时间时间管理发展史时间的特点时间管理的核心时间管理的意义几百万不足10年不能再生不可储存事业成功生活幸福备忘录、时间进程表、轻重缓急、个人管理价值管理习惯管理营销人员的时间管理技能营销人员的时间管理技能 第一部分第一部分 时间管理概述时间管理概述 第二部分第二部分 时间管理的五个步骤时间管理的五个步骤第二部分 时间管理的五个步骤一三二第一步：堵住时间漏洞 第二步：区分轻重缓急第三步：提高生产力四第四步：制定周密的计划五第五步：养成良好

6、习惯 时间管理第一步时间管理第一步时间那里去了-对时间的分析分析一下分析一下你的时间价值有多少?哪些时间该花?哪些时间不该花?哪些可花可不花?别人如何浪费了我的时间?如何排除?我处理事情的顺序是,处理事情真的要花那么长的时间吗?能不能缩短?哪些是是非常紧急的,需要马上处理的?我是否进行了充分的授权?每次会议都是必须的吗?每次会见都是必要的吗?分析一分析一计算你的时间价值计算你的时间价值分析一的启示分析一的启示l你的每一天你的每一天,每一分钟每一分钟,每一小时都有很大价值每一小时都有很大价值.l钱是一分一分挣来的钱是一分一分挣来的,l当你浪费了多少时间当你浪费了多少时间,你就浪费了多少钱你就浪费

7、了多少钱 l规划你的时间规划你的时间,将有限的将有限的宝贵的时间用在可以产宝贵的时间用在可以产生最大收益的活动上生最大收益的活动上.分析二分析二你的压力大吗？你的压力大吗？瘾性问题的共同症状瘾性问题的共同症状(1)一定会出现一种可以预见的感受一定会出现一种可以预见的感受(2)会成为吸引你所有注意力的主要焦点会成为吸引你所有注意力的主要焦点(3)能够短暂消除所有痛苦和其他的负面感觉能够短暂消除所有痛苦和其他的负面感觉(4)能够产生一种人为的自我重要能够产生一种人为的自我重要权威权威控制控制安全安全亲密和成就的感觉亲密和成就的感觉分析三分析三:时间记录表时间记录表(见练习页见练习页)每日计划每日计

8、划PLAN THE NEXT D，BYOU LTHE OFFICE在你在你办公室办公室前，计划前，计划天的工作。天的工作。DO THE，DELEGATE THE。做做的事情的事情把把的事情授权出去的事情授权出去分析三的启示分析三的启示l有较多时段记不起来做什么的话有较多时段记不起来做什么的话,说明问题严重说明问题严重.l每天安排每天安排20%的法定时间作为机动的的法定时间作为机动的,l这种方法让你觉得每个小时都是截止期限这种方法让你觉得每个小时都是截止期限 l如想进一步精确计算如想进一步精确计算,可以对比计划用时可以对比计划用时/实际用实际用时时,及浪费的时间和原因及浪费的时间和原因,分析四分

9、析四:授权分析授权分析l为什么没有授权为什么没有授权?l按照授权程度分类你的工作按照授权程度分类你的工作,_分析四的启示分析四的启示l下属不会永远没有你做的好下属不会永远没有你做的好 l授权会节省很多时间授权会节省很多时间,l管理者要通过别人完成工作管理者要通过别人完成工作,就必须花时间在辅就必须花时间在辅导下属上导下属上 l授权让你有更多时间做更重要的事情授权让你有更多时间做更重要的事情 从结果出发从结果出发BEGIN WITH THE END IN MIND1、常见的时间漏洞、常见的时间漏洞无价值的活动看电视网上聊天玩游戏闲聊1、常见的时间漏洞、常见的时间漏洞不良的工作习惯无序放置文件或其

10、他物品，导致经常需要花时间找东西拖延工作不专心导致的低效率工作无序自我检测：你有哪些时间漏洞？2、堵住时间漏洞的措施、堵住时间漏洞的措施不做无价值的事情学会拒绝让你的文件和物品有序摆放制定标准作业流程按计划完成工作不拖延不分心不做没有价值的事不做没有价值的事无价值有价值学会拒绝学会拒绝一起去喝茶？对不起，我没空！让你的文件和物品有序摆放让你的文件和物品有序摆放客户档案宣传资料制定标准的工作流程制定标准的工作流程拜访准备清单出差准备清单按计划完成工作按计划完成工作不分心不拖延时间管理第二步时间管理第二步时间管理是一种能力，时间管理是一种能力，一种决定什么事情重要的能力！一种决定什么事情重要的能力

11、！M2高度重要高度重要低度紧迫低度紧迫M1高度重要高度重要高度紧迫高度紧迫M4低度重要低度重要低度紧迫低度紧迫M3高度紧迫高度紧迫低度重要低度重要重要性重要性高高紧迫性紧迫性高高工作价值矩阵工作价值矩阵M2防患未然；防患未然；改进产能；改进产能；建立人际关系；建立人际关系；发掘新机会；发掘新机会；规划、休闲；规划、休闲；M1危机危机急迫的问题；急迫的问题；有期限压力的计划；有期限压力的计划；M4繁琐的工作；繁琐的工作；某些信件；某些信件；某些电话；某些电话；浪费时间之事；浪费时间之事；有趣的活动；有趣的活动；M3不速之客；不速之客；某些电话；某些电话；某些信件与报告；某些信件与报告；某些会议；

12、某些会议；必要而不重要的问题；必要而不重要的问题；受欢迎的活动；受欢迎的活动；重要性重要性高高紧迫性紧迫性高高工作价值矩阵事务分类表工作价值矩阵事务分类表请区分下面的事件请区分下面的事件吃饭培训给老婆过生日锻炼身体应酬搓麻拜访客户做工作计划M2M4M3M1吃饭吃饭培训给老婆过生日锻炼身体应酬搓麻搓麻拜访客户做工作计划M2有远见有远见平衡平衡从容从容有价值有价值少有危机少有危机M1压力压力筋疲力尽筋疲力尽危机处理危机处理忙于收拾残局忙于收拾残局M4无责任感无责任感工作不保工作不保不能自食其力不能自食其力M3短视近利短视近利被动响应被动响应忙碌而无价值忙碌而无价值重要性重要性高高紧迫性紧迫性高高工

13、作矩阵结果工作矩阵结果第二象限工作法第二象限工作法(1)工作合理分配到不同象限工作合理分配到不同象限(2)先做或将多数精力和时间做第二象限的工作先做或将多数精力和时间做第二象限的工作(3)第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去做而产生做而产生(4)别被第三象限中的假象迷惑别被第三象限中的假象迷惑(5)制定计划要根据第二象限制定计划要根据第二象限(6)80%的时间做第二象限的工作，的时间做第二象限的工作，20%做其他象限做其他象限 制定轻重缓急计划的结果制定轻重缓急计划的结果(1)把握自己的生活把握自己的生活(2)把自己的生活安排得井井有

14、条把自己的生活安排得井井有条(3)帮你从管理危机中解脱出来帮你从管理危机中解脱出来(4)缩短赶进度的时间缩短赶进度的时间(5)减少拖延和犹豫不决减少拖延和犹豫不决(6)处理好工作负担处理好工作负担小组讨论问题小组讨论问题1.我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进个人生活我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进个人生活多做少做2.我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进工作我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进工作多做少做关注重要的事关注重要的事时刻关注帮助你实现目标的工作任务时刻关注你的重要客户多做对你未来发展有益的事用有限的时间做最有价值用有限的时间做最有价值的事情，你的人生将更加辉煌！的事情，

15、你的人生将更加辉煌！时间管理第三步时间管理第三步提高生产力提高生产力为自己确定有激励作用的目标为每项任务确定完成期限有效利用黄金时间劳逸结合，保持充沛精力学会授权学会利用现代化办公设备聪明地做事原则一原则一:帕雷托原则帕雷托原则l20%80%lACTIVITIESRESULTSl活动活动结果结果l20%的工作占整个工作的的工作占整个工作的80%的价值的价值l集中集中80%的精力要做的精力要做20%的工作的工作l投入投入20%精力做另外精力做另外80%的工作的工作帕雷托原则的核心帕雷托原则的核心帕雷托原则帕雷托原则l80%的销售额来自于的销售额来自于20%的客户的客户l80%的电视时间用来收看的

16、电视时间用来收看20%你最喜欢的电视节目你最喜欢的电视节目l80%的阅读时间用在的阅读时间用在20%的报刊和杂志上的报刊和杂志上l80%的外餐在的外餐在20%你最喜欢的参观中进行的你最喜欢的参观中进行的l80%的请假是的请假是20%的员工请的的员工请的l不遵循原则的误区不遵循原则的误区l面面俱到面面俱到 都想做好都想做好l完全主义完全主义 都想做完都想做完l平均分配时间和精力平均分配时间和精力练习练习一般做法一般做法按照二八定律按照二八定律结果结果:忙碌忙碌结果结果:充裕充裕原则二原则二:目标原则目标原则风不会偏爱没有目的港的人风不会偏爱没有目的港的人NO WIND FAVORS HIM WH

17、O HAS NO DESTINED PORT目标设定的原则目标设定的原则 SMARTSpecific 具体而明显的具体而明显的 Measurable 可衡量的可衡量的Attainable 可达成的可达成的 Realistic 是实在的是实在的Time Limited 有时限的有时限的确立目标的确立目标的7个步骤个步骤罗列罗列好处好处障碍障碍支持支持咨讯咨讯行动行动期限期限工作的分类工作的分类(1)按紧急程度分按紧急程度分 启示启示 _(2)按重要程度分按重要程度分启示启示 _时间管理第四步时间管理第四步制定销售计划制定销售计划确定销售目标制定年度行动计划制定行动计划制定行动计划年度总计划月计划

18、周计划日计划月计划月计划月计划表格月计划表的作用制定月计划的方法本周重点本周重点星期日星期日星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五星期六星期六月计划表月计划表本月工作目标：月计划的作用月计划的作用一、全年的工作备忘录二、月工作规划一、备忘录填入常规事件（工作和私人）将重要目标的行动计划填入；将其他需要处理的事项填入制定月计划的方法制定月计划的方法本周本周重点重点星期日星期日星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五星期六星期六跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步

19、30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟范例：月计划表范例：月计划表本周重点本周重点星期日星期日星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五星期六星期六跑步30分钟跑步30分钟拜访张经理跑步30分钟跑步30分钟给新兴发货跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟给李总发mail跑步30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟跑

20、步30分钟跑步30分钟跑步30分钟宏达回款跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟组织推广会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟范例：月计划表范例：月计划表本周重点本周重点星期日星期日星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五星期六星期六跑步30分钟跑步30分钟拜访张经理跑步30分钟跑步30分钟给新兴发货跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟给李总发mail跑步30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟

21、跑步30分钟宏达回款跑步30分钟跑步30分钟老婆生日跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟组织推广会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟做工作汇报范例：月计划表范例：月计划表2、月工作规划确定月工作目标确定每周的工作重点，并将重要的事情随时标注在每周最前面一列制定月计划的方法制定月计划的方法本周重点本周重点星期日星期日星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五星期六星期六完成3个拜访跑步30分钟跑步30分钟拜访张经理跑步30分钟跑步30分钟给新兴发货跑步30分钟开例会跑步30分钟完成

22、3个拜访李总的订单跑步30跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟给李总发mail跑步30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟宏达汇款3个拜访老婆30大寿跑步30跑步30分钟跑步30分钟宏达回款跑步30分钟跑步30分钟老婆生日跑步30分钟开例会跑步30分钟组织推广会跑步30跑步30分钟组织推广会跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟开例会跑步30分钟2个订单落弹工作总结跑步30跑步30分钟跑步30分钟跑步30分钟做工作汇报范例：月计划表范例：月计划表本月工作目标：实现十万销售额，获得三十个有价值的潜在客户本月工作目标：实现十万销售额，获得三十个有价值的潜在客户周计划周计划周计划表格如何制定

23、周计划上午下午晚上星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日优先顺序事项截止时间是否完成本周事项一览表周计划周计划周计划 年 月 日至 日本周工作目标：周计划周计划确定本周的工作目标列出所有本周要做的事情判断事情的重要性确定截止时间填写周计划上午下午晚上星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日优先顺序事项截止时间是否完成本周事项一览表周计划周计划周计划 年 月 日至 日本周工作目标：和宏达签订订单，开发十个有价值的客户。本周事项一览表周计划周计划周计划 年 月 日至 日本周工作目标：和宏达签订订单，开发十个有价值的客户。上午下午晚上星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日优先顺序事项截止时

24、间是否完成174283965本周事项一览表周计划本周工作目标：和宏达签订订单，开发十个有价值的客户。上午下午晚上星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日优先顺序事项截止时间是否完成112714412215813312916611515周计划周计划 年 月 日至 日本周事项一览表周计划本周工作目标：和宏达签订订单，开发十个有价值的客户。上午下午晚上星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日优先顺序事项截止时间是否完成112714412215813312916611515周计划周计划 年 月 日至 日本周事项一览表周计划本周工作目标：和宏达签订订单，开发十个有价值的客户。上午下午晚上星期一星期二

25、星期三星期四星期五星期六星期日优先顺序事项截止时间是否完成112714412215813312916611515周计划周计划 年 月 日至 日日计划日计划日计划表如何填写日计划表应用日计划应注意的事项本日工作目标：本日工作目标：今日完成的事项今日完成的事项日程安排日程安排最重要的6件事时间事项是否完成其他事项日计划表日计划表 年 月 日 星期如何填写日计划如何填写日计划确定目标列出待办事项填写“今日完成的事项”估算各项工作时间排出日程表本日工作目标：本日工作目标：和新华公司签约，发现3个新客户今日完成的事项今日完成的事项日程安排日程安排最重要的6件事时间事项是否完成其他事项日计划表日计划表 年

26、 月 日 星期列出待办事项列出待办事项周计划中的当日事项：昨日未完成的工作：今日新增加的工作：本日工作目标：本日工作目标：和新华公司签约，发现3个新客户今日完成的事项今日完成的事项日程安排日程安排最重要的6件事时间事项是否完成其他事项日计划表日计划表 年 月 日 星期本日工作目标：本日工作目标：和新华公司签约，发现3个新客户今日完成的事项今日完成的事项日程安排日程安排最重要的6件事时间事项是否完成其他事项日计划表日计划表 年 月 日 星期40分钟30分钟60分钟应用日计划应注意的事项应用日计划应注意的事项让你的时间表有弹性临时插入工作先记录、评估，然后安排时间专注于眼下的工作案例分析案例分析下

27、面的计划表合理吗？本日工作目标：本日工作目标：今日完成的事项今日完成的事项日程安排日程安排最重要的6件事时间事项是否完成拜访陈总 2小时拜访李经理 1.5小时打20个陌生电话 1小时修订销售方案 50分钟整理客户档案 40分钟写销售报告 30分钟其他事项日计划表日计划表 年 月 日 星期如果不堵车，往返路程1小时左右拜访1小时如果不堵车，往返路程40分钟拜访50分钟一般来说，打一个电话大约需要3分钟如果抓紧干，50分钟能完成。本日工作目标：本日工作目标：和新华公司签约，发现3个新客户今日完成的事项今日完成的事项日程安排日程安排最重要的6件事时间事项是否完成8:30-9:109:20-10:20

28、 其他事项40分钟30分钟60分钟日计划表日计划表 年 月 日 星期本日工作目标：本日工作目标：今日完成的事项今日完成的事项日程安排日程安排最重要的6件事时间事项是否完成拜访陈总 2小时9:00-11:00拜访陈总拜访李经理 1.5小时11:00-12:00打20个陌生电话打20个陌生电话 1小时12:00-1:00午餐修订销售方案 50分钟1:00-2:30拜访李经理整理客户档案 40分钟2:30-3:20修订销售方案写销售报告 30分钟3:20-4:00整理客户档案其他事项4:00-4:30写销售报告日计划表日计划表 年 月 日 星期本日工作目标：本日工作目标：今日完成的事项今日完成的事项

29、日程安排日程安排最重要的6件事时间事项是否完成拜访陈总 2小时9:00-11:00拜访陈总拜访李经理 1.5小时11:00-12:00打20个陌生电话打20个陌生电话 1小时12:00-1:00午餐修订销售方案 50分钟1:00-2:30拜访李经理整理客户档案 40分钟2:30-3:20修订销售方案写销售报告 30分钟3:20-4:00整理客户档案其他事项4:00-4:30写销售报告日计划表日计划表 年 月 日 星期让你的时间表有弹性让你的时间表有弹性如何让时间表有弹性？如何使弹性不影响效果？如何使你的时间表有弹性？如何使你的时间表有弹性？留出干扰时间为每件事情留下较充足的时间留下间隙如何使弹

30、性不影响效率如何使弹性不影响效率高中低计划法准备后备工作高中低计划法高中低计划法例如：本日电话开拓计划时间：2小时 拨号 通话 最高 50 40 中等 40 30 最低 35 28 准备后备工作准备后备工作后备工作的来源：明天或后天的工作任务后备工作的作用：填补多留的干扰时间时间管理第五步时间管理第五步长期坚持，养成习惯长期坚持，养成习惯准备好适合自己的时间管理工具每年都为自己设定目标每周留出一定时间规划一周的活动每天留出一定时间制定当日计划严格遵守自己的时间计划小结：时间管理五步骤小结：时间管理五步骤找出时间漏洞不做无价值的事养成良好习惯M2 M1M3 M4 目标 完成期限 有效利用黄金时间

31、 劳逸结合 学会授权 现代化办公设备 聪明地做事 月计划 周计划 日计划 每年 每月 每周 每日 坚持下去总结总结时间管理时间管理概述概述时间管理时间管理五步骤五步骤算时间时间的特点时间管理的意义时间管理发展史时间管理的核心堵住时间漏洞区分轻重缓急提高生产力制定周密计划养成良好习惯克服成功的障碍克服成功的障碍不做计划就等于为失败做计划不做计划就等于为失败做计划FAIL TO PLAN IS PLANNING TO FAIL成功的人无非是选择做了不成功的人放弃不做的事情成功的人无非是选择做了不成功的人放弃不做的事情SUCCESSFUL PEOPLE DO THE THINGS THAT UNSUCCESSFUL PEOPLE CHOOSE NOT TO DO