人事档案管理流程规范 .docx

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1、人事档案管理流程规范人事档案管理流程规范对于企业来说，人事档案的作用主要体现在为企业人事部门供应依据。档案是 历史的真实记录，通过利用人事档案，可以清晰地了解员工过去的工作轨迹，总结 阅历教训，为领导决策和管理供应重要的参考和依据。现代企业为了做到知人善 任、选贤举能，将尽可能的全面、精确的了解员工，通常会将考察现状与查阅档案 材料中的思想言行、业务水平、个人素养、历史状况等原始材料有机结合。尤其会 将档案中的学业成果及思想表现状况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中 形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入员工个人档案，作为考核依据。因此企业在人事任免、考核

2、时，都常常要用到员工 个人的人事档案，考察其德、能、勤、绩等状况，从而全面精确地了解员工个人的 状况，为人力资源中心的正确选拔和运用起到了重要参考作用。主要体现在以下几个方面：1、档案是一个企业或员工个人历史的真实、全面的反映。2、档案是一个企业或员工个人维护自身权益的重要工具。3、档案是一个企业规范管理的基础。4、档案是一个企业或员工个人建立信用，在社会活动各方面建立和利用信用 体系，获得发展最有力的工具。档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世 可以知古，后世可以知今”的重要素材。企业为加强员工档案的管理，有效地爱护 和利用档案，从而提高企业的管理水平。以下是依

3、据公司的实际状况而制定的人事档案管理流程规范。、整理人事档案的用具、相关资料和时间1( 用具整理人事档案之前，需提前打算的用具有 : 小刀、剪刀、双面胶、橡皮筋、黑 色水笔、铅笔、橡皮擦、档案袋、钉书机、钉书钉、笔记本电脑 ( 可以向培训部借 用) 、每月总部和分部报到的新员工资料、门店导购员的身份证复印件和一寸照 片。2( 相关资料需提前打印的资料 : 每月新招到的储备人员、实习生和门店上报的导购员应 聘人员登记表、员工档案资料表、员工在职期间重大事项记录表、员工报到相关资料缺失统计。需打算的表格有 :需打算的表格有 : 每月月底统计表人事部文件专用 10 每月月底统计 08月底统计 08

4、年、每月离职汇总人事部文件专用 1 每月更新文人事部文件件 门店离职汇总 2008 年、每月门店最新人员编制 专用1 每月更新文件 门店-2008 年人员编制。注: 以上三份表格由绩效组供应。人事部文件3( 时间整理人事档案的时间是 : 每月的月初，整理上个月的人事档案。( 整理档案的时 间，按档案管理专员的实际工作状况来定。)、档案管理规范进行分类 (文字版 )档案管理分为三大类 : 总部管理人员、一般事务人员及分公司员工的档案管理 规范; 门店管理人员、储备人员及实习生的档案管理规范 ; 门店导购员的档案管理规 范。1( 总部管理人员、一般事务人员及分公司员工的档案管理规范 1) 每个总部

5、员 工在报到时，收集该员工的应聘人员登记表、员工档案资料表、身份证复 印件一份、近期一寸免冠照片两张、员工学历、职称、资格、嘉奖证明复印件一份和总部员工录用报到流程单一份 ;( 如是驾驶员，需供应驾驶证复印件，财会人员， 需供应会计证复印件。) 如以上档案资料不全者，将记录在员工报到相关资料缺 失统计表格中。将以上档案资料进行归档，装入员工个人档案袋在档案袋上，将该员工的部门、姓名、职务，用铅笔注明在诺奇标记和灰色 区域的中间位置 ;( 用铅笔标注，以便档案袋可以重新运用。)将员工在职期间重大事项记录表打印出来，用双面胶贴在档案袋写有项 目和材料 的地方。并在记录表中填写该员工的姓名、登记时间

6、和入司时间，入司 时间写在事项栏里，应写为 : 该员工于某年某月某日入司。依据每月月底对员工上个月的考核、晋升进行整理，整理时应先填写登记时 间，依据每月月底统计 所登记的内容填写。考核登记一般分为五种状况。转 正、晋升工资、晋升职务、调职、离职。转正应写为 : 某年某月转正，并核定工资 为 元/月。晋升工资应写为 :某年某月工资晋升为 元/ 月。晋升职务应写为 :某年某 月晋升职务为 。调职应写为 : 某年某月调动职务为 。离职应写为 :某年某月某日离 职，离职缘由为 。并将离职人员的档案资料进行归类，统一整理到一个档案袋 中，并在档案袋上标注员工个人的名字、入 司时间、离职时间。2、门店管

7、理人员、储备人员及实习生的档案管理规范门店储备人员、实习生和管理人员的资料，一般在公司总部复试时收集，或 让门店随 货寄回公司人力资源中心。所需资料有 : 应聘人员登记表、员工档 案资料表、身份证复印件一份、近期一寸免冠照片两张和员工学历、职称、资 格、嘉奖证明复印件各一份 ; 如档案资料不全者，将记录在员工报到相关资料缺 失统计表格中。2) 将以上档案资料进行归档，装入员工个人档案袋在档案袋上，比照每月门店最新人员编制，用铅笔将该门店管理人员、 储干人员及实习生、姓名、职务，注明在诺奇标记和灰色区域的中间位置 ;( 用铅笔 标注，以便档案袋可以重新运用。)将员工在职期间重大事项记录表打印出来

8、，用双面胶贴在档案袋灰色的 地方。并在记录表中填写该员工的姓名、登记时间和入司时间，入司时间写在事项 栏里，应写为 : 该员工于某年某月某日入司。依据每月月初对员工上个月的考核、晋升进行整理，整理时应先填写登记时 间，再依据每月月底统计所登记的内容填写。考核登记一般分为五种状况。转 正、晋升工资、晋升职务、调职、离职。转正应写为 : 某年某月转正，并核定工资 为 元/月。晋升工资应写为 :某年某月工资晋升为 元/ 月。晋升职务应写为 :某年某 月晋升职务为 。调职应写为 : 某年某月调动职务为 。离职应写为 :某年某月某日离 职，离职缘由为 。并将离职人员的档案资料进行归类，统一整理到一个档案

9、袋 中，并在档案袋上标注员工个人的名字、入司时间、离职时间。3(门店导购员的档案管理规范1)门店导购员的资料，一般由门店用 0A系统或MSNJ勺方式发送至人力资源中 心聘请组进行备案。应聘人员登记表、员工档案资料表每月进行打印，导 购员需上交身份 证复印件一份、近期一寸照片两张，由门店随货的方式寄回公司 人力资源中心。如档案资料不全者，将记录在员工报到相关资料缺失统计表格中。将以上档案资料进行归档，装入员工个人档案袋在档案袋上，比照每月门店最新人员编制，用铅笔将该导购员对应的门 店、姓名， 注明在诺奇标记和灰色区域的中间位置 ;( 用铅笔标注，以便档案袋可 以重新运用。) 4) 将员工在职期间

10、重大事项记录表打印出来，用双面胶贴在档案袋灰色的地方。并在记录表中填写该员工的姓名、登记时间和入司时间，入司时 间写在事项栏里，应写为：该员工于某年某月某日入司。5）依据每月月初对员工上个月的考核、晋升进行整理，整理时应先填写登记时 间，再依据每月月底统计所登记的内容填写到员工在职期间重大事项记录 表里。考核登记一般分为五种状况。转正、晋升工资、晋升职务、调职、离职。转正应写为：某年某月转正，并核定工资为 元/月。晋升工资应写为：某年某月工资 晋升为 元/月。晋升职务应写为：某年某月晋升职务为。调职应写为：某年某月调动职务为。离职应写为：某年某月某日离职，离职缘由为。并将离职人员的档案 资料进

11、行归类，统一整理到一个档案袋中，并在档案袋上标注员工个人的名字、入 司时间、离职时间。档案后续工作：总部管理人员、一般事务人员及分公司员工的档案；门店管理人员、储备人将员及实习生的档案；门店导购员的档案。整理完毕后，将记录在员工报到相 关资料缺失统计的不全的档案资料进行汇总，并发至门店收集。四、档案管理规范的流程（图片版）1.档案袋（图1）2.将员工在职期间重大事项记录表贴在灰色框内.（图2）IB:蔦星S睡席-3.用铅笔将部门姓名注明在员工在职期间重大事项记录表的上方（图3）wai诺奇riij,kLH厂匚II亡-二k-L O4.每月最新人员编制（图4）勺 m ? V? + <鼻 W E.

12、 - *1 呼一誉T < - 4 -IJ r _?、?_ _匸注酒1U x s*- 1 1 r-=III u M l'= , i.，M1- _ r A dHJI二甦 iqraH "上土is K* IP J .l 决 L，FT>ijirxTtzb卄.， r聿， mm 时-i k gflipT 严F.兰_vl I ITTI r击宀m* _JM- I gN r 1+ 'flgiTT HKLlb* HmH*-i? 41 tr Y许!T *b?1 无 ar 典E色?卜用 T PtW F C品im讪'+11 r帀-P划 fr < bj:“ k&qu

13、ot;' tt- t75h b审*严45.比照由绩效组供应的每月最新门店人员编制表 （图5）。看每个店的人员 是否齐全。匸匸"iri薄?冠IjftgsSWP-丄*M?-二<IIJ-MWpUf ;掛诂T 4丄卄申，于 WT - -htL寂E茹1 M HB * 殆上? *7- 7 IW -ImT -.,-E 严二y!：；4 kff叽?uj.r-FHJ"EEF匚 QitrA-二丄j?X.a?Lri-sr*y 1? 斗屯史_*h fI Trik-rhfa耳 1 n仃 "1 二F 山婕云*和 r ：? ' K ?TfHF" 列曹j :鼻吁

14、?X H 匚匸亠Jt 皿ug工R ?<3r-1?J：4-TWl*r G1 < LnrpiT ! 嬴藹?苗 *Lia?EtT；,?OF -1LiFT（图6）表6.注：（图6）表格中,例如:应记录为001例如:应记录为001店丁美园伙伴 某某 资料缺。MHaaiMC丸：fvK.-d*） PS*"*丄 I 7耳壬 ' fvK.-d-i <il； 3> ._=_ P -熙二巧1丄；.b J_ A ;|-=4-I"71M厂 ? 17.依据绩效组供应的每月月底统计查找相关资料（图7）dJ"T 1nil i-1.3二叮E*=$-2 0-1 W

15、N J1 .-.-"!' ? - bypr =:r.F1* 1.* 玉* ll1-1【:r：； _ll 严"L r ,L'- z .Hl”r1戊.i-riirpc.1吧县 *?_ -* 匚S .go -V iJLn “.I 三1-1 ￥ 二i ,1U i .Ki J- S -Z-pXr_" -TTo>r 叽仁.川iJkj* 1 、?t?Ikir ?.iiJ<L T'1lIIP I L|r h nil <Uir工十?1土 -L Ji _.n 1二F*J吨11斗L I -",|1 |厅|起1 *W W *1J料

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17、8.例如：查找丁美园（图8） 萨._.lJ:-w I '斗n? *< 41?匸? . E Dv T ic W 7' q上丄胡 H . J in ', .基 t -上电k"$ ；.* 丁 h 至Eli?* UP丄H:L ZW 沖1：- 口1 畀 也鎂空L*1叩W旦斗叫I#丄H:L ZW 沖1：- 口1 畀 也鎂空L*1叩W旦斗叫I#<?>-=.GOJL_ m|' flTTiTb 1 hS1'|1'lili|T?二11丿* TTI I rr巨Ftjffefi片t I-訳曲也 毁上翌丁门5巴 * L *七3上 也

18、 怙 -f町I 良L 4空旦15.TlT* - ?*：r J. -H /址厂壬i :拆L 打 YMir* -1=9.将查找到的信息记录在员工在职期间重大事项记录表（图9），考核登记一般分为五种状况。转正、晋升工资、晋升职务、调职、离职。应将丁美园伙伴的资料记录为.08年6月转正核定工资为丄00元/月'K”皿 Wv m*vVv.+<“ S' T- ;啓4：4亠乩：二心三上* 2!"- 节?-A 4皑，rG一工二二gjk二!二 二 誓h前 rINaO Ksssssssssais-J-1r.1 :i；l10.将查找到的导购员考核、晋升用颜色标注10.将查找到的导购

19、员考核、晋升用颜色标注（图 10）花月悻* *1械HI皋-曲仆TJ*Xt"I 7 陶?-jl1i n-i；厂*i-曲仆TJ*Xt"I 7 陶?-jl1i n-i；厂*ii 1 Fr?.毛* W忏! j .f士：t 训* I* - - | !ri':?6； <rnt tin戶.厂血、?"宀- : 1LJIII t-. sIS 3-h? T> r1jL 荀irT t1" r El L:.l昨- 1' 1 Ml P <1.BJta二厂也1hrHTa 一r - 1“1二百Ili7:-? ET . H - XI 7=3 J.

20、-r - -VJ 7 巴 一 W “2? ? "X _ -i"亏 共1 W?；山島11.将记录过的导购员信息，用紫红色标注出来，这样没有记录下来的信息,就特别的明确。如没有记录下来的，可在下月进行补充（确。如没有记录下来的，可在下月进行补充（图 11）I p月些#町熄，锻卓 :! 一 耶心|、g i .："卜J "hl151 rl-Jp 血 Nt*-*秤r “ Kftu 1Al Ml r Ml11=二 L可r q jC h.T?4JJVV本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第29页 共29页第 29 页 共 29 页第 29 页 共 29 页第 29 页 共 29 页第 29 页 共 29 页第 29 页 共 29 页第 29 页 共 29 页第 29 页 共 29 页第 29 页 共 29 页第 29 页 共 29 页第 29 页 共 29 页