事件策划与执行(最精典之活动执行方案).ppt

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1、事务策划与执行培训事务策划与执行培训内部培训资料内部培训资料 选择要求选择要求场地情况场地情况目的和程序目的和程序预算预算构思构思团队组成团队组成项目推进表项目推进表工作说明书工作说明书前期准备前期准备活动场地活动场地团队组成和时间表团队组成和时间表车辆安排车辆安排核核心心内内容容说在前面的话说在前面的话来宾接待（记者）来宾接待（记者）现场布置现场布置后勤工作后勤工作停车场停车场接待用车接待用车特殊嘉宾特殊嘉宾媒体接待基础文件媒体接待基础文件说在前面的话公关策公关策划划321321法则法则1个目的 满足客户要求3个前提：2个关键点o产品同质化传播策划o媒体资源有限化议题策划o传播手段重复化主题

2、策划o符合定位支持品牌/产品定位o结果导向方案的可行性符合客户要求前期准备目的确定你的目标-意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路判断一：采取何种方式判断四：不做无法改变事实的努力判断二：在活动中体现什么内容判断三：抛弃一切非目标必须的华丽想法前期准备确立目标的程序定位准确定位准确与客户共同陈述项目的目的与客户反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论定义清楚定义清楚如何衡量项目效果?怎样使项目效果可量化评估?公布项目的评估标准确定资源确定资源列出所需资源检查已有资源寻求可调用资源前期准备预算先确定预算，先确定预算，再确定支配是再确定支配是稳妥的方法稳妥的方法确定必需成本 来宾交通及接待 场地施工

3、和装饰 工作人员费用纳入非必需成本 表演和消遣 主持人等其他前期准备构思摒弃头脑中全部杂念，一心一意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程具体地说给你的团队，以便获得补充：每个环节可能出现问题的地方每个环节所需用到的物料每个环节是否可以再优化每个环节是否给人惊喜在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？团队构成和时辰表团队项目负责人项目负责人参与部门参与部门项目所必需的人员配备项目所必需的人员配备供应商列表和对应联系人：供应商列表和对应联系人：场地场地 搭建搭建 租车租车/礼仪礼仪 摄影摄像摄影摄像 其他其他确定你的工作团队确定你的

4、工作团队确定你的供应商确定你的供应商团队构成和时辰表项目推动表项目推动表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3）项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容物料清单：列举已有物料及须要准备的物料人员分工：列出每个子项目负责人必需首先确定不行控因素：障碍来自哪里？场地：假如不刚好确定可能租不到合适的场地重要来宾：他们的时间、行程是不确定的其他不行控因素预定的检查时间通报:向全部成员报告每日工作的完成状况,共享你的完成快乐,也共享别人的完成快乐使其他成员知道应当沿着你完成的项目去做什么?应付意外状况、赢得补救机会项目推动表的分解正确制定并运用子目标全部子目标的完成将自然导致总目标的完成与全部成员

5、逐个探讨总目标明确每个成员的工作及在总体任务中的位置为每个成员限定目标要求及资源使每个成员了解子目标,但同时知道总目标每个个体都应当拥有完成子目标所相应的权利运用子目标来限定责任和要求可能出错的就确定会出错！可能出错的就确定会出错！团队构成和时辰表工作说明书活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）活动物料汇总部门工作（接待）流程和要求活动现场具体分工（人员位置和要求）文案准备新闻稿主持人台本领导讲话稿重要领导的现场文件夹内容资料通讯录工作说明书的主要目的确定活动基本要素/相互关系及检查点明确活动基本要素利于活动掌控参与人员的工作指导，提升工作效率新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）

6、相互关系的确认部门之间的协作和各自负责人；哪些事情可以同时进行；完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法；检查点可为我们供应补救的机会定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由全部成员在一起检查项目进展，并对意外状况作出补救。场地选择列出要求须要类型：考虑活动类别、主题、品尝要求来宾人数：测算最小面积要求活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间费用限制：能够用于场地租赁的最高限额场地选择询问是否有档期？是否有足够的布展时间？场地须要清空吗？场地清空须要付费吗？场地

7、清扫须要特殊支配吗？场地可容纳多少人？运用该场地是否须要办理特殊手续？是否有噪音及平安、清洁方面的要求？场地能够供应什么设施？它们是否收费？现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？场地有多少卫生间？条件怎样？须要装饰吗？是否有供贵宾和工作人员休息的地方？场地自身工作人员的素养如何？是否有类似活动的服务阅历？场地是否有存放杂物或资料的地方？车辆支配停车场停车场在哪里？从停车场到活动场地步行须要多长时间？通过哪些线路？停车场的开放和关闭时间？停车场须要什么凭证？是否可以专辟停车场？是否有VIP专用停车场？是否有“停车已满”标记牌？停车场是否有保安管理？工作用车停在哪里？是否需付费？车辆支配活动班车

8、来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？以每半小时为单位，列出航班抵达时辰表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数班车品牌？新旧程度？司机素养如何？会否迷路？联系方式？班车途经路途是否有拥堵可能？预留至少一辆机动车辆车辆支配特殊来宾接待特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时辰表？是否有陪伴人员？入住酒店？入住时间和离开时间？特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？特殊来宾的行程支配（活动当天），征求本人或随从的看法；活动前是否观看场地并参与彩排？由谁接待？期间是否有其他支配？（会议？用餐？）特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提示来宾接待当来宾准备赶

9、赴机场时，接待工作已经起先：来宾是否拿到了正确的机票？来宾是否便利抵达机场？当来宾抵达机场时是否支配工作人员办理手续？来宾是否知道下飞机后应当如何做？突发状况处理：航班延误个别来宾迟到来宾接待当来宾走下飞机后：确保第一时间知道接站人位置在班车等候时间不能超过30分钟在班车行程中为来宾播放轻松音乐突发状况处理：班车损坏部分来宾延误班车迷路来宾接待当来宾抵达接待区时：确保第一时间看到接待人员和接待指示牌预估每批来宾人数，保障足够的接待人力假如是入住酒店，最好提前拿到全部来宾入住房间，以节约来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台在接待区预备休息区假如是干脆进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人

10、管理，预备存衣牌突发状况处理：因交通缘由突然导致来宾人数剧增来宾接待来宾登记时应了解什么？活动的日程支配活动所需佩戴证件及运用要求活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置何时可以离开？离开机票领取的时间和方式来程时的费用报销时间、地点、方式离开时是否有班车接送？用餐时间、地点？用餐凭证？来宾接待当来宾进入酒店房间休息：准备小型欢迎卡确保来宾能够快速联络接待人员是否须要提前清空房间内的收费物品？房间内是否须要准备鲜花及水果？房间内应准备当地旅游手册及地图现场布置来宾行走线路现场勘察：场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？来宾人数有多少？是否能够刚好顺畅地通过入口？入口是否须要铺设红地毯？

11、在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？来宾进入会场后是否能够立刻找到自己的位置？不同类别的来宾是否须要分别设定入口？是否有来宾须要特殊休息室？现场布置搭建施工保证施工期间的用电及保安保证施工用料的摆放位置检查施工单位用料摆放是否合理搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间务必进行最大负荷电量测试施工完毕后应清理一切施工痕迹确保用电线路平安隐秘现场布置舞台布置保障上场及下场通道畅通后台有便利快捷且平安的物品存放处来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线确保来宾无法进入后台现场布置来宾区域贵宾席如何布置（座位支配图）？是否须要名签或椅背签？为外

12、籍人士座位的侧后方支配翻译人员座位来宾的通道是否畅通？是否要准备同传？规格？现场翻译？预留摄影摄像位置，是否须要架高？来宾取用饮料位置是否便利？当来宾退场时是否可能发生拥挤？后勤支配支配特地工作人员负责用餐预订及送达指定工作人员用车和司机文件打印资料装袋、运输和存放物品领取登记视频、图片资料媒体接待基础文件媒体接待基础文件邀请媒体名单新闻夹内容航班时刻表（接、送车辆支配）住房登记表媒介分工（活动现场位置）接待物料专访支配（名单、Q&A、陪伴媒介、速录）其他事项活动付款明细表供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期现场指挥文件-依据确定流程AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光协作摄影摄像预定位置和要求重要环节时的前后连接、人员补位现场提问时的媒介人员位置主持人台本活动（专访）结束后汇合活动摄影摄像资料（速录文字？）选择图片或整理速录文字，客户确认后上传网络统计媒体对视频资料的数量