南方电网-档案管理制度.doc

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1、中国南方电网有限任务公司档案管理制度1总那么为标准南方电网公司以下简称公司档案管理，充分发挥档案感染，更好地为公司各项任务效力，按照中华国夷易近共跟国档案法、中华国夷易近共跟国档案法实施办法企业档案管理规定跟国家档案局宣布的有关规则，结合公司理论情况，特制定本制度。本制度有用于公司系统各单位，公司下属单位可结合理论，制定本单位的档案管理制度。公司档案任务实行不合管理、分级担当的原那么。公司档案室担当汇合管理全公司各种类跟载体的档案，各局部担当本局部资料的归档跟管理任务，人事部担当人事档案的管理任务。公司档案任务应归入公司管理次序及各局部有关人员岗位责任制。各局部及有关人员按照其岗位职责，担当本

2、岗位在任务中发作的各种载体材料的归档任务。局部文书担当对本局部形成的各载体材料停顿收集、拾掇，填写档案移交清单后按恳求向公司档案室移交。公司全体干部员工都有爱护档案的任务跟爱护档案残缺安全的职责，任何人不得拒绝归档，对私自损毁档案跟不按恳求归档的,应当清查有关局部跟任务人的任务。2文件材料的归档归档范围凡公司在各项任务活动包括准备、成破、经营、管理及产权变动等中形成的存在保管价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：发文、收文(上上级单位跟外单位的来文)。聚会材料：由公司及各局部担当结构召开的各种要紧的综合、专业、专题聚会材料，包括聚会指南、聚会谈话、报告、会议

3、交流或讨论材料、聚会记载、录音、录像跟照片等，以及外出参与聚会带回的与本单位有关的文件材料。各种统计报表、统计材料，花费经营简报、月公司方案、经营分析、财政分析等专题材料。(周)报。公约协议文本包括公约协议正本、公约审批会签表、授权委托书、招投标文件、实行情况记载、胶葛或争议的处理情况记载及有关材料。调节运行材料包括调节运行报告、图表等文件材料。科研课题材料包括调研、申报破项研究、试验总结、断定报奖、履行应用等材料。基建工程材料包括公司全然树破工程前期材料、方案、施工、监理、动工跟验收文件图纸等材料，以及应用、维修、改建、扩建等材料。司帐档案包括公司总部财政报表、账簿、把柄、财政移交清单等。上

4、级不雅看、对外交流、任务组调研、党政工团等各项业务管理与活动中发作的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等。上级或不的单位宣布、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗，以及上级指导或绅士的题词、书画、签名纪念册等。公司及各局部担当印制的对外鼓吹材料、印刷品、音像制品等。依靠转达媒体展现的、有保管价值的，以特不载体或电子方法存在的有保管价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。电力营销过程中形成的存在保管价值的各种材料跟记载。归档文件材料来源公司内部形成的文件材料。公司所属单位跟派出机构包括境外机构应报公司的文件材料。公司引进工程、外购配备等带来的文件材料。公司投资的全资、控股

5、、参股企业应向公司提交的文件材料。公司参与的协作工程，协作单位按恳求应向公司提交的文件材料公司实行、料理、接收的外来文件材料及各种载体材料。公司在营销任务中发作的各种与客户有关的材料等。归档文件材料载体归档的文件材料载体要紧包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体方法。归档时刻治理性文件材料一般应在料理终了后的第二年上半年归档。科研课题、基建工程、信息化工程文件材料在其工程断定、动工后或财政决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。外购配备仪器或引进工程的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。公司职工外出参与私事活动形成的文件材料应在活动终了后实时归档。司帐文

6、件材料在司帐年度终了后由司帐局部拾掇归档，保管一年后向档案室移交。审计(纪检)档案由审计跟纪检局部担当收集拾掇，在任务结束后的次年6月前向档案室移交归档。公约(招投标)文件在公约料理终了后三个月内向档案室移交归档。磁带、照片及底片、胶片、实物等方法的文件材料应在工作终了后实时归档。电子文件逻辑归档实时停顿，物理归档与纸质文件归档时刻不合。以下文件材料应随时归档变更、修改、补偿的文件材料。公司内部机构变更跟职工变更、离岗时留在局部或集团手中的文件材料。公司产权变更过程中形成的文件材料。其他暂时活动中形成的文件材料。归档恳求拾掇归档的文件材料应按照文件材料构陈法那么，保持其有机联系，并符合有关标准

7、、标准恳求。归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归存在把柄作用的文件材料，文件材料归档后不得变更。非纸质文件材料应与其文字阐明一并归档。外文或少数夷易近族文字材料假定有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。存在永久、暂时保管价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。归档文件材料的载体跟字迹应符合耐久性恳求。归档的文件材料一般一式一份。要紧的、使用频繁的跟有专门需要的可适当增加份数。反响一致内容而方法差异的文件材料应保持其不合性。公司与其他单位协作完成的工程，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保管与承担任务相关的正本文件。有公约、协议规则的，按其恳求实行。各

8、局部文书人员应检查本局部归档文件材料的完整、残缺与准确情况，拾掇终了并编制移交清册，由局部或工程担当人签字同意后向档案室移交。要紧工程的文件材料移交时应编写归档阐明。档案室接收时应单方面检查归档文件材料的质量。交接双方应细心核对移交清册，并实行签字手续，移交清册各留一份以备查考。3归档文件的分类跟定义公司档案分为：A文书档案、B花费运行档案、C司帐档案、D工程树破工程档案、F审计档案、G照片档案、H公约档案、K科研档案、R名誉、实物档案、S传媒电子档案、X信息化工程档案、Y营销客户档案、Z招投标档案。文书档案文书档案是指企业在各项花费、经营、管理活动中开门见山形成的有保管价值的各种方法的历史记

9、载。花费运行档案花费运行档案是指企业在电力花费、调节运行中形成的有保管价值的历史记载。司帐档案司帐档案是指司帐把柄、司帐账簿跟司帐报告等司帐核算专业材料，是记载跟反响单位经济业务的要紧史料跟证据。工程树破工程档案工程树破工程档案是指从树破准备阶段到工程动工验收以及运行爱护技能变革过程中形成的、存在保管价值的历史记载。审计档案审计档案是指在各种审计活动中开门见山形成的，存在保管价值的以纸质、磁质、光盘跟不的方法存在的历史记载。照片档案照片档案是指企业在社会活动中开门见山形成的以静态图像为主的有保管价值的历史记载。公约档案公约档案是指企业在各种活动中与自然人、法人或不的构培养设破、变更、停顿夷易近

10、事权利任务关系而形成的公约、协议、意向书及其过程记载。科研档案科研档案是指在科学技能研究与管理、知识产权管理活动中开门见山形成的，存在保管价值的文字、图表及声像等各种方法的历史记录。名誉、实物档案名誉、实物档案是指企业在任务活动中形成的存在保管价值的荣誉、纪念品、印信类等实物方法存在的档案。传媒电子档案传媒电子档案是指企业或者集团在社会活动中形成的、依靠转达媒体展现的、存在保管价值的，以特不载体或电子方法存在的历史记载。信息化工程档案信息化工程档案是指电力企业信息化工程树破过程中形成的具有保管价值的材料跟文件。营销客户档案营销客户档案是指在电力营销过程中形成的存在保管价值的历史记载。招投标档案

11、招投标档案是指在企业招投标活动中开门见山形成的存在保管价值的各种文字、数字、标志、图表、声像等各种差异载体的历史记录。4归档文件拾掇公司各种类档案按照公司分类表停顿分类务作业指导书停顿拾掇。,按照公司档案基础业文书档案的拾掇文书档案由公司总文书跟局部文书在每年的第一季度将次年的文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类规定停顿分类，再按照归档文件拾掇规那么DAT/22-2000的相关规则，以件为单位停顿标准拾掇。花费运行、工程树破、科研、信息化工程档案的拾掇花费运行、工程树破、科研、信息化工程档案由各天性性能局部担当收集，保证完整残缺准确后向档案室移交。花费运行、工程树破、科研、信

12、息化工程档案按照科学技能档案檀卷形成的一般恳求跟国家严峻树破工程文件归档恳求与档案拾掇标准定停顿拾掇。的有关规公约、招投标档案的拾掇公约、招投标档案由公约、招投标主管局部担当收集汇总后移交档案室。公约、招投标档案可归入工程的,按照科技档案停顿整理。单独归档的按照归档文件拾掇规那么DAT/22-2000相关规定，以件为单位停顿拾掇。司帐档案的拾掇司帐档案由财政局部按照财政部司帐档案管理办法财会字199832号的规则拾掇，保管一年后，连同司帐档案移交清册一并向档案室移交。照片档案的拾掇照片档案由各形成的天性性能局部包括往事中心汇总后向档案室移交，照片档案参照照片档案管理标准的相关规则停顿拾掇。名誉

13、、实物档案的拾掇名誉、实物档案由有关局部或集团在接收到名誉、实物档案后向档案室移交。名誉、实物档案按件为单位拾掇保管。审计(纪检)档案由审计跟纪检局部担当收集汇总，在任务终了后的次年6月前向档案室移交，审计(纪检)档案按归档文件整理规那么跟纪检监察结构案件管理办法的相关规则拾掇。传媒电子档案由形成局部或集团汇总后不合向档案室移交，按照分类差异分不编号停顿拾掇。营销客户档案由形成的单位收集、拾掇、保管。5档案的保管及使用公司设破专门的档案库房作为档案的保管场所，档案库房应符合有关规则，抵达“八防恳求跟温湿度标准，并有专门人员管理，活期检查。档案库房树破不合的台账，做到账物符合。档案人员应熟悉库藏

14、档案情况，按照顾用者需要，通过各种伎俩积极开拓档案信息资源，开展如文件汇编、大年夜事记、结构沿革、深层次编研等各种信息效力任务。凡本公司的职工，均可在档案室或公司收集上查阅与本局部业务有关的档案信息材料。查阅机密档案、要紧档案、要紧聚会记载必须经局部指导批准，专人担当查阅。司帐档案需经财政局部指导赞成由财政人员查阅。公司各种类档案原那么上只能在档案室查阅应用，不得外借，如确因任务需要，需经局部指导赞成。借出的档案不准私自复印，经赞成赞成借出或复印的档案，不准转借不人跟私自拆卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道、填字，涂改、毁坏档案。外单位人员查阅档案，一律凭单元介绍信，经局部指导赞成方可查

15、阅。使用档案的人员要填写档案使用结果登记表，自动供应档案使用结果，实时反响档案使用信息。档案管理归入办公自动化系统，使用信息化系统跟各种现代化伎俩，做好档案信息资源的开拓使用任务，努力完成档案信息资源的共享，为公司各项任务供应高效与便捷的效力。6档案的断定跟销毁按照国家有关局部的规则，公司的各种档案可分为永久、长期、短期三种。司帐档案分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。文件材料一经破卷归档后，未经赞成跟料理正式手续，任何人不得私自销毁。对到期档案的断定任务，应在公司分管档案担当人的指导下，由档案局部跟有关业务局部的人员共同形成断定小组，案停顿断定，提出断定见解。对档经断定需要销毁的档案必须填写销毁档案清册指导查察赞成后到指定场所由两人以长停顿监销签字。档案，公司担当人要在司帐档案销毁清册上签署见解。7监督指导，由公司销毁司帐制定公司档案管理标准、制度跟规则等。对公司各局部文件材料的归档拾掇移交任务，停顿业务指导。对公司所属各单位的档案管理任务停顿业务指导跟监督检查，结构开展业务协作、交流活动。结构公司所属各单位的评估任务，促进公司系统档案任务管理水平的提高。8附那么本制度由公司行政部(办公厅)担当阐明。