英文信的格式范文精选.doc

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1、英文信的格式范文 篇一：英文书信格式及范文 英文书信格式及范文 一、 英文书信的构造 二、 书信作文的出题方式和写作要领 三、 书信作文练习及其参考范文 书信是重要的交际工具。英文书信分为两大类：公务信件和私人信件。公务信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信，可能是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信，或询征询、答复、反映意见（如投诉信）等的信件。私人信件是指亲戚朋友之间的通讯。这两类书信各有本人的格式。一般说来，私人信件不拘方式，信文多用手写，也可打印；公务信件要求比较严格，必须遵照一定的格式，信文一定要打印。 第一节 英文书信的构造 英文书信一般由以下六部分组成：信头、信内地址、称呼、正

2、文、结尾、签名。 5.1.1 信头（Heading） 信头是指发信人的地址和日期，通常写在第一页的右上角。行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。地址的书写顺序由小到大：门牌号、街道、城市、省（州）、国名，最后写发信日期。私人信件一般只写寄信日期即可。例如： 123 Tianhe Road Tianhe DistrictGuangzhou 510620 Guangdong Province P. R. C. Jan. 8, 2010 5.1.2 信内地址（Inside Address） 信内地址要写收信人的姓名和地址。在公务信件中要写明这一项，在私人信件中，这一项常常省略。该项写在写信日期下一行的左

3、上角，格式与寄信人地址一样。 5.1.3 称呼（Salutation） 称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、地址下面1-2行处。在称呼后，英国人常用逗号，美国人那么常用冒号。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的姓。大部分信件在称呼前加“Dear”。如： Dear Professor/Prof. Bergen: Dear Dr. Johnson, 对不相识的人可按性别称呼： Dear Sir: 或Dear Madam: Dear Ladies。 假设不知收信人的性别那么可用Dear Sir or Madam: 5.1.4 正文（Body of Lette

4、r） 正文是书信的主体。与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些征询候语，再说明写信的目的，而是直截了当说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、方法或要求，并加以必要的解释或说明。英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，层次明晰，言简意赅。 书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描绘，以便使对方一看便知该信是答复哪一封信的。假设是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并说明本人写信的主要目的。 5.1.5 结尾礼词（Complimentary Close） 公务

5、信件的结尾礼词包含两部分：发信人的结尾套语与署名。结尾套语写在签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加逗号。在公务信件中，发信人常用的结尾套语有： Yours truly, Yours sincerely, Respectfully yours, Cordially yours, Yours cordially等。 私人信件中，发信人常用的结尾套语有： Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son/daughter等。 5.1.6 签名（Signature） 写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给特别熟

6、悉的人写信，签名一般须写出全名。签名常常较潦草，不易识别，因此在签名的正下方须打印出全名。 第二节 书信作文的出题方式和写作要领 1990年到2002年1月之间的四级题中，书信作文共出现两次（2001年6月和2002年1月）。下面，我们先来看看2001年6月四级考试的作文题： Directions: For this part, you are allowed thirty minutes to write a letter. Suppose you are Zhang Ying. Write a letter to Xiao Wang, a schoolmate of yours who i

7、s going to visit you during the week-long holiday. You should write at least 120 words according to the suggestion given below in Chinese: 1. 表示欢迎 2. 提出对度假安排的建议 3. 提示应留意的事项 A Letter to a Schoolmate June 23, 2001 Dear Xiao Wang, _ _ _. Yours, Zhang Ying 从上面的例子可见，书信作文不仅给出正文部分的内容的提纲，而且还给出书信各部分的构造的框架。也确

8、实是说，我们只要考虑如何表达提纲部分的内容，而不用考虑书信的构造。 在写书信作文时，首先要把书信正文的提纲内容细化，扩展成更细的英文提纲，然后用简约、明了、礼貌、正确和得体的语言表达出细化了的提纲内容。例如前面的那封信就可以列出下面的提纲：Topic: A Letter to a SchoolmateQuestion: What are the holiday arrangements and points for attention? Outline:I. Extending my welcomeII. Holiday schedule1. 1st day campus2. 2nd day

9、the art gallery music hall3. 3rd day mountain climbing4. next 3 days other places of interest (Swan Cave, Golden Lake ?)5. Last day - departureIII. Points for attention1. Train number time of arrival2. SunglassesIV. Looking forward to seeing you.Introduction Body 1Body 2Conclusion ： A Letter to A Sc

10、hoolmate June 23, 2001 Dear Xiao Wang, Im very glad to learn that youre going to visit me during the week-long holiday. My parents will also be happy to see you again. I am sure you will enjoy every minute here. I have arranged our schedule for the holiday as follows. On the first day you arrive, Il

11、l show you around our campus. On the second day, well visit the art gallery and the music hall. Next day, well climb a hill in the northeastern part of the city. On the top of the hill, we can have a wonderful birds eye view of the city. During the next篇二：英文书信格式及范文 英文书信格式及范文 一、 英文书信的构造 二、 书信作文的出题方式和

12、写作要领 三、 书信作文练习及其参考范文 书信是重要的交际工具。英文书信分为两大类：公务信件和私人信件。公务信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信，可能是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信，或询征询、答复、反映意见（如投诉信）等的信件。私人信件是指亲戚朋友之间的通讯。这两类书信各有本人的格式。一般说来，私人信件不拘方式，信文多用手写，也可打印；公务信件要求比较严格，必须遵照一定的格式，信文一定要打印。 第一节 英文书信的构造 英文书信一般由以下六部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签名。 1. 信头（Heading） 信头是指写信人的地址和写信日期， 一般写在或打在第一面信纸的右上

13、角，先写地址再写日期，地址的写法是从小到大，先写门牌号、路号，再写区名、市名、省名，最后写国名。时间的写法对英国人和美国人而言是不同的。英国人习惯按日、月、年的顺序写， 而美国人习惯按月、日、年的顺序写。例如： 英式：1st October，1999美式：October 1，1999 在英式时，月和年之间的逗号可用可不用，但是在美式中，必需要使用逗号。 1. 信头的写法有缩进式(Indented Form)和齐头式(Block Form) 缩进式每行开头向右缩进一两个字母；齐头式左边对齐陈列，如下所示： 缩进式 Wang Ming Dept. of Chemical Engineering D

14、alian University of Technology Dalian 116023 Liaoning Province P. R. China 齐头式 Wang Ming Dept. of Chemical Engineering Dalian University of Technology Dalian 116023 Liaoning Province P. R. China 2. 信内地址 （Inside Address） 信内地址要写出收信人的姓名和地址。一般给比较生疏的亲友的信和公事信件要写出信内地址，而熟悉朋友可以省去这一步骤。信内地址写出在日期下一两行的左上角，第一行写收信

15、人的称呼姓名，然后写出地址。地址也是从小到大写出，分缩进式和齐头式两种。例如： 缩进式 The President Oxford University England 齐头式 Jiang Bin 64Heping Road 5.1.3 称呼（Salutation） 称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、地址下面1-2行处。在称呼后，英国人常用逗号，美国人那么常用冒号。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的姓。大部分信件在称呼前加“Dear”。如： Dear Professor/Prof. Bergen: Dear Dr. Johnson, 对不相识的人可按

16、性别称呼： Dear Sir: 或Dear Madam: Dear Ladies。假设不知收信人的性别那么可用Dear Sir or Madam: 5.1.4 正文（Body of Letter） 正文是书信的主体。与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些征询候语，再说明写信的目的，而是直截了当说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、方法或要求，并加以必要的解释或说明。英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，层次明晰，言简意赅。 书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描绘

17、，以便使对方一看便知该信是答复哪一封信的。假设是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并说明本人写信的主要目的。 5.1.5 结尾礼词（Complimentary Close） 公务信件的结尾礼词包含两部分：发信人的结尾套语与署名。结尾套语写在签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加逗号。在公务信件中，发信人常用的结尾套语有： Yours truly, Yours sincerely, Respectfully yours, Cordially yours, Yours cordially等。 私人信件中，发信人常用的结尾套语有： Sincerely yours, Lovel

18、y yours, Your lovely, Your loving son/daughter等。 5.1.6 签名（Signature）写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给特别熟悉的人写信，签名一般须写出全名。签名常常较潦草，不易识别，因此在签名的正下方须打印出全名。 ? ? ? 书信写作的五点要求： 1、开门见山说意图 2、征询/ 建议1、2、3、 3、不同内容可分段 4、感谢客气不可少 5、期待回信成老套 英文信函的信封有两种写法： 第一种是将写信人的姓名及地址和收信人的姓名和地址均写在信封的正面。 第二种写法是将收信人的姓名和地址写在信封的正面， 而将发信人的姓名和地址写在信

19、封的背面。 第一种写法多用于正式信函，第二种写法多用于私人信件，即与家庭成员、亲朋好友之间的信件。商业信件和求职信等都属于正式信函，因此采纳第一种写法。篇三：英文电子邮件格式及范文 英文电子邮件的根本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。 电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是特别忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到确实实是邮件的主题。因此，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要留意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比方：Some questions about C+.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。 称谓假设是

20、第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，如此会让人感受比较正式。假设对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比方：“Hello/Hi Lillian”。在实际通讯中可能遇到不明白对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”方式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是详细情况而定。 在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较温馨，我们需要留意邮件正文构造的美感，邮件段落最好操纵在两三段之内。假设一封电子邮件涉及

21、多个信息点，我们可以采纳分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次明晰。邮件内容应留意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。 结尾语在正文之后添加。留意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。 一般电子邮件： Sincerely, Sincerely yours, 私人电子邮件： Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers,As ever, With love, Affectionately, . 在正文最

22、后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。关于我们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.假设写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上本人的职位、所属部门。 邮件中常用词汇： 保持联络 stay /keep in touch 对方告知决定. Please let me know your decision as soon as possible. 写信给别人时一般常用How are you been recently? 回复别人邮件时一般常用I am happy to receive you

23、r e-mail. 有用邮件举例： 工作求职 工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍本人、期待回复、表达谢意几个部分。 i.e. Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of .as posted in your website. Introduce yourself.Please find attached a copy of my resume for your review.我的简历请见附件，作为参考。 或者：Please refer to my attached resume for a summary of my

24、skills and experience. I am looking forward to you. Thank you very much for your time and consideration. Yours sincerely, Lillian Xiong 表达谢意 日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanks letter。而此类邮件也特别好写，只要可以表达本人对收件人的真诚的感谢之情即可。 Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner

25、 last night. It was so thoughtful of you.I would like to invite both of you to my house when you are available. Best regards, Lilian 征询理解 征询理解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件详细内容大致包含如下： 1）告知对方你是如何得知其信息的，比方报纸、网站等。 2）说明本人想要理解的东西，当征询信息较多时，最好列举出来，as 详细、明晰 as possible. 3）末尾用一句话完毕这次征询。 I am writing to request in

26、formation about sth. I would like to request a copy of sth. 最后表达希望时用语：I look forward to hearing form you soon.期待尽快收到您的回复。英文电子邮件格式 Dear Mary, This is Tom. Look forward to seeing you soon. Best regards, Tom Yu (以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的) 一、主题 主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完

27、好句，但长度一般不超过35个字母。 YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长） 主题框的内容切忌模糊不清。 NO：像News about the meeting 如此的表达， YES：应改为Tomorrows meeting canceled。 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail

28、 Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today! 二、称呼 1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。 2、称呼和正文

29、之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best, David 3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt 4、多过一个男人,用Messrs,确实是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. H

30、arold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。 5、有人有本人头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不明白对方头衔,干脆用Ms.罢了. Ms. Sarah Gray 6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如: Ken Green, President Ken Green Vice President of International Operations NO：Ken Green Vice President of Unicom China YES： Ken Green Vi

31、ce President, Unicom China7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人: YES：Michael J. Smith, Jr. Michael J. Smith Sr. 8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 假设没有名字,或者是特别正规信的信件,可以考虑这些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam

32、or Sir: Dear Purchasing Agent: 假设是全公司： YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen: 9、有时见到人家用冒号就说人家错,事实上也未必啊,看: YES：Dear Mr. Jones: (特别正规) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正规) 三、结尾部分 A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子: 1、 Very Formal特别正规的(例如给政府官员的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2、 Formal正规的(例如客户公司之

33、间啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3、 Less Formal不太正规的(例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly,

34、 Thanks, See you next week! 有时在we, I, and you之间选择是特别烦的事- 假设是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 假设单纯说你本人,可以用: I found the brochure very informative. 有时可以一起用啦.: We are pleased to offer you the position of sales director,

35、 and I am looking forward to our Tuesday morning meeting. 那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要如此想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用you有时会有隔膜的感受. You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样) I am pleased that our board has

36、 selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope youll agree to serve. (这就友善多了) Your book was well written and comprehensive. (不用你来推断我呀) I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落) 总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度. B、信尾客套话（Complimentary close）通常也特别简明。常常只须一个词，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。 C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家