协同办公系统管理员操作手册.doc

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1、协同办公系统管理员操作手册杭州正方软件股份有限公司2009年12月协同办公系统管理员操作手册第一章、系统维护21.1、基础数据21.2、初始化桌面31.3、岗位管理41.4、部门维护51.5、领导管理71.6、编号设置71.7、书签管理81.8、外部组织91.9、模板设置91.10、系统设置111.11、角色管理11第二章、工作流122.1、流程维护12第三章、表单管理163.1、显示设置163.2、表单字段163.3、布局设计183.4、数据字典18第四章、权限管理204.1、权限管理20第五章、资源管理225.1、下载专区22第六章、系统维护236.1、工作计划236.2、日期维护236.

2、3、磁盘管理23第一章、系统维护系统维护是整个协同办公系统的数据维护中心，在本模块下可以对用户信息录入，部门维护及部门人员维护，整个系统所需的基础数据的配置，书签模板设置，文件编号设置等。1.1、基础数据进入基础数据界面如图：选中如图：选中业务模块添加模块信息，增加页面为：注：信息的填写 需要与开发人员沟通才能添加有效的模块信息。模块信息填写完毕保存后，可以根据不同的需要增加基础数据（操作手册各个功能模块中涉及到要添加基础时都有指示），基础数据增加页面如图:注：系统数据是不可删除的数据1.2、初始化桌面进人初始化桌面，界面如图：选择用户类型后 在刷新旁边会出现一个增加按钮。如图：点击“新增”按

3、钮，弹出添加桌面标签的页面如图：选择需要的标签添加保存，再点击“刷新”，当用户再次登录后，首页的标签数量和类型与以前不同，且在此处添加的标签在用户的首页是不可删除的。1.3、岗位管理进入岗位管理显示页面为：点击增加按钮添加岗位，添加页面如图：职务代码只允许填写阿拉伯数字，填写完毕，保存。修改 每次只能修改一条信息 选中信息后点击“修改”页面同增加，修改完毕保存。 选中一条信息 点击“删除”按钮 即可。导出数据：点击“导出数据”按钮 弹出页面如图：点击“保存”即可保存导出的数据。导入数据：点击“导入数据”按钮 弹出页面如图：点击“浏览”按钮 选择你要导入的Excel文件 点击“上传”显示出字段匹

4、配页面如图：根据需要选择字段进行匹配 点击“确定”进行上传。1.4、部门维护建立部门 给用户分配部门和部门领导进入部门维护显示页面为：直接进入后选中学校名称，可以增加部门，选中其中的一个部门可以增加该部门中的人员信息。例1、选中学校名称，点击“新增”按钮 如下图：注：类型在基础数据的部门类型中做维护。勾选“作废”你所添加的部门会以作废处理不会显示出来。填写完毕 保存。部门添加好后，选择部门进行人员的维护。例2、选中“资源学院”，点击“新增”按钮弹出页面：注：用户角色代表用户的职务 角色的维护见本章的岗位管理。填写信息时人员的选择每次只能添加一个；根据不同人的职务在负责人中勾选他们在部门中所担当

5、的负责人，也可以不勾选；排序是给用户排序用，按1、2、3.升幂排。部门的领导设置同部门的维护人员的步骤。1.5、领导管理进入后显示页面：点击“增加”按钮，增加页面为：注：领导类型要在基础数据中的领导类型中维护，是必填项。其中秘书的作用在前台的领导日程中以秘书的身份登录后为领导安排日程安排。 填写完毕，保存。修改、删除、数据导入导出皆参照前面的步骤。1.6、编号设置进入编号设置，界面如图：点击“增加”按钮 设置表单编号规则，增加页面如图：编号规则如图：点击“增加”按钮 出现上图的一个显示层，根除需要设置编号规则。上移和下移可以调整字段的显示序列。1.7、书签管理进入书签管理，界面如图：点击“增加

6、”按钮 添加表单标签，增加页面如图：添加好标签信息 完毕保存。修改、删除步骤可参照权限管理。1.8、外部组织进入外部组织，界面如图：点击“增加”按钮 弹出页面:填写好外部组织或单位的信息 完毕保存，可以成添加多级树状菜单。修改、删除可参照权限管理的步骤。1.9、模板设置发文的套红模板是在模板设置中添加配置出来的。进入模板设置，界面如图：点击“增加”按钮填写模板基本信息，增加页面：注：模板的设置作用 在走流程时套红可见效果。填写完毕基本信息后，添加标签，点击word“文件”在下拉菜单中选择“标签定义”其页面如图：在下拉框中选择你要添加的标签（标签在书签管理中维护）一次只能添加一个标签显示在增加页

7、面的word文档上。添加完毕，保存整个增加页面！基本信息填写好后，进行“书签维护”如果不进行书签维护 添加的标签是无效的模板标签。书签维护页面：注：书签列表中的字段是上面填写模板基本信息时增加的标签；字段列表中的字段是你在设置模板时选择的模板类型的表单字段。匹配添加的标签和公文已有的字段，选中书签列表的标签 拟稿人在字段列表中选择一个与拟稿人意思相近或相同的字段，然后双击书签类表中的拟稿人，就会在对应列表里出现上图的“拟稿人-拟稿人”，如果匹配错误只要双击对应列表中的错误匹配信息即可恢复。修改、删除步骤参照权限管理。1.10、系统设置进入系统设置，界面如图：学校名称 改变名称 效果可参看部门管

8、理树状菜单的根。当前学年 设置当前学年。是否使用验证码 开启状态时登录时要输入验证码。时间的设置 可以在前台的一周安排和个人日程中见效果。1.11、角色管理进入角色管理界面如图：选择一个功能模块为其添加管理员，点击“增加”按钮弹出页面如图：点击“选择”按钮弹出页面如图：勾选人员，给功能模块添加管理员，完毕保存。第二章、工作流本模块是协同办公系统的核心部分之一，前台凡是走流程的模块都需要在本模块进行流程定义，流程的设置的好坏直接关系到业务流程是否可以流转。2.1、流程维护点击进入，界面如图：注：流程类型如：发文的维护 需要在基础数据中流程类型中维护。选中一个流程类型设置流程，点击“增加”弹出页面

9、：第一项：基本信息的填写 1流程名称 可以任意填写，建议最好能够跟该流程功能联系起来望文知义。 2流程类型 在下拉框中选择你要添加流程的功能 如 发文、请假、通知等。 3流程状态 默认为启用状态。 4选择表单 表单的选择要与流程类型相对应。表单分为固定表单和自定义表单，自定义表单维护见第三章表单管理。 5选择模板 根据需要自选模板。模板维护 见第一章 模板设置。 6发起范围 流程权限的控制 选择可以使用改流程的人 可多选。 7流程说明 对该流程进行描述。第二项：节点信息的设置 默认有两个节点“开始”和“结束”，其中“开始”是可修改的“结束”是不可修改的。1 增加一个节点 点击“增加”按钮 弹出

10、增加页面：注：类型对节点进行的分类是基础数据的系统数据 不可更改。 11：节点基本信息的设置经办范围 根据需要选择该节点负责处理人操作类型 分为三种类型 它们是固定类型不可维护。 12：节点的任务设置 增加任务，点击“增加”按钮 页面如图： 选择该流程需要实现的功能，完毕保存，任务设置成功。13：字段设置注意：在“开始”节点时字段设置是很重要的，影响到表单的起草!字段的设置 是针对表单走流程时在该节点时字段的控件的读写设置。勾选保存表示选中的字段可以进行写的操作，反之只能读。第三项：流向设置自己设置的节点节点流向的设置与整个流程的流转有很大关系。例如上图正确设置： 名称可以随意取，建议取的名称

11、能够简洁明了。第四项：条件设置条件的设置 节点的类型必须为分支。增加条件 页面如图：信息设置完毕，保存。至此整个流程设置基本完成，如果有不完善地方可以通过修改来做进一步的修缮，修改的步骤参照增加步骤。 流程的设置大多数只需设置前三项就完成了，第四项很少用到的。流程管理是比较复杂的，变化比较多，希望多操作和熟悉。第三章、表单管理此章主要是自定义表单3.1、显示设置点击显示设置展开树状菜单 选择一种表单，表单字段会显示在右边如下图点击“显示”与“隐藏”进行切换，这里的显示与隐藏是动作不是状态。3.2、表单字段进入表单字段，界面如图：选择表单类型，点击“新增”按钮，页面如图：注：表单名称英文格式输入

12、，一般用表单名称中文拼音首字母组成。填写信息，完毕保存。选中一个表单，点击“字段管理”，进行表单字段维护。页面如图：点击增加添加字段，页面如图：注：字段名称英文格式输入，一般用字段名称中文拼音首字母组成。增加完字段后，选择字段，点击“设置控件”，界面如图:控件设置完毕后在对控件进行管理验证，界面如图：在函数下拉框里选择验证方法,如:“验证是否为空”进行参数设置 完毕保存。3.3、布局设计在表单字段设置好后进入布局设计，界面如图：在表单中选择一个表单，右边会出现表单的字段及操作，默认操作为添加，点击添加会在左边的word文档中出现该字段的控件，控件是可以拖动进行自主设置，完毕保存。3.4、数据字

13、典点击菜单“数据字典”进入界面为：点击增加界面如图：填写信息，完毕保存。修改步骤可以参照添加步骤。删除只需选中一条信息点击“删除”按钮 确认后即可。选择一条信息进行维护 例：选择部门名称点击维护按钮弹出页面：选择环境学院点击“维护”按钮弹出页面 添加sql语句如图：完毕保存。第四章、权限管理4.1、权限管理用户的录入和授权1.录入用户：系统管理员登录进入后，在系统维护中选择点击进入其界面如下图：首先，选择一种用户类型，给用户类型添加用户角色。用户类型的维护要在基础数据的用户类型中维护。例1：选中用户类型“管理员”点击“增加”按钮，弹出增加页面如下图： 注：“（*）”表示必填，在整个系统中它所代

14、表意思一致。填写好信息后，保存。如图：然后，选中一个用户角色添加用户。 例2：选中“管理员组”点击“增加”按钮，弹出增加页面如下图： 填写完毕保存。修改 每次只能修改一条信息 选中信息后点击“修改”，页面同增加页面，修改完毕保存。删除 选中一条信息 点击“删除”按钮 会有提示框 点击“确定”即可。 2.用户授权： 任意选择一个用户，给用户授权 。其中一次仅能给一个用户授权，管理员与普通用户授权时所弹出的页面显示的功能模块不相同。例3.在管理员组选中一个用户，点击“功能授权” 如下图：开始进入界面时右边没有树状菜单的，单击左边“系统维护”右边就会出现树状菜单，勾选赋权，注意：双击时右边选中的功能

15、模块会全部取消掉。赋权好后保存关闭页面。第五章、资源管理5.1、下载专区进入下载专区，界面如图：点击浏览选择需要上传的文件，点击提交就可以了，上传的文件在协同办公系统的右上角的下载中下载：第六章、系统维护6.1、工作计划进入工作计划，界面如图：增加、修改、删除步骤参照前面的操作。可以添加多级目录。6.2、日期维护日期维护是为前台的一周安排，计划汇总等涉及到周、日列表时所显示时间数据进行维护，前台的时间数据不可自己维护的都共用此处维护的时间数据。点击“维护”进行时间数据维护，日期和星期系统会自动匹配。6.3、磁盘管理磁盘管理控制着前台的网络存储，网络存储的开通需要在此处做配置，网络存储空间大小、磁盘目录都在这里设置。进入磁盘管理，界面如图：点击“增加”按钮，页面如图：填写信息 完毕保存。切换到“用户授权”点击“增加”按钮弹出页面如图：填写信息完毕保存。修改、删除步骤参照权限管理。