立高集团合同管理制度.doc

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1、立高集团合同管理制度立高制字2009007号目 录第一章 总则第二章 合同管理的模式第三章 合同管理的内容第一节 合同的起草与签订第二节 合同的变更、解除第三节 合同的履行第四节 合同纠纷的调解、仲裁和诉讼第五节 合同的日常管理第六节 考核与奖惩第四章 附则第一章 总 则第一条 为规范立高集团合同的管理，防范与控制合同风险，防止出现合同纠纷，维护集团的合法权益。根据合同法及其他相关法律法规，结合集团的实际，特制定本制度。第二条 本制度适用于集团各公司各部门对外签订、履行的以建立民事权利义务关系为内容的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、建设工程施工合同、运

2、输合同、资产转让合同、仓储合同和服务合同。不包括劳动合同第二章 合同管理的模式第三条 集团合同的管理实行二级管理，即法务办统一归口管理和各公司各部门分口管理的模式。第四条 法务办和各公司、各部门对合同的管理应做到机构、人员、制度三落实。第五条 法务办为集团合同的统一归口管理部门，具有以下职责：（一） 负责制定销售、采购合同及其他合同统一文本；（二） 对各公司各部门提交的各类合同的合法性、可行性和有利性进行审查；（三） 对企业合同的签订和履行进行全面监督、检查和指导；（四） 负责合同纠纷的处理；（五） 负责集团合同的档案管理。第六条 各公司各部门作为二级管理单位，具有以下职责：（一） 负责本公司

3、本部门合同的洽谈和起草；（二） 负责本公司本部门合同的签订和履行；（三） 将签订的合同报法务办备案，并定期汇报有关合同的履行情况；（四） 负责本公司本部门合同的档案管理。 第三章 合同管理的内容 第一节 合同的起草与签订第七条 签订合同，必须遵守国家法律法规、政策，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿和价廉物美、择优签约的原则。第八条 公司合同签订实行法定代表人（或董事长、总经理）签署和授权委托签订制度，授权委托人在授权范围内签订合同。第九条 订立合同的主体必须是集团所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得超出经营权限签订合同。 订立合同前，应当调查对方当事

4、人的主体资格、资信能力、履约能力，审查对方经办人的代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同。 公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。任何有疑问和异议的应及时向公司法务办咨询；重要合同由法务办负责拟稿会同业务部门共同制订。 第十条 订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。公司有统一文本的，应使用格式文本，由经办人按合同纸上的要求填写；严禁用口头协议或非正规书面形式。任何有疑问和异议的应及时向法务办咨询；重要合同由法务办负责拟稿会同业

5、务部门共同制订。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。 第十一条 签订合同的内容：（一）当事人的名称、住所，合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致； 每一合同文本上或我方持有的合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经本方总经理（或董事长）在我方持有的合同上签字同意。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。（二） 合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标（品牌）、产地、等级等内容；

6、服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件；（三） 合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）；（四） 有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点； （五） 价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切

7、日期或约定在一定条件成就后多少日内支付；（六） 履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等；（七） 合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续； （八） 合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释；（九） 对技术类合同和其他涉及经营信息、技术

8、信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任；（十） 根据合同法适当约定违约责任，注意合同的公平性；（十一） 解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构；选择诉讼方式解决法律纠纷的，应力争选择本方的所在地基层法院管辖。第十二条 签订合同的工作程序：（一） 签订合同前，经办人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度第九条第二款的规定对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照、专业资格证书、经办人身份证件留存；（二） 签订合同时，由经办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同审批表报审批部门审

9、批后，由印章管理部门凭合同审批表加盖合同专用章，单份合同文本两页以上的，应加盖骑缝章；（三）法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由经办人依法及时办理；（四）合同盖章生效后，合同文本除经办部门自行保管外，应当随合同审批表交存法务办和综合办各一份备案。合同备案管理部门应按公司确定的规范对合同进行编号并登记。 第十三条 合同审批流程：（一） 流程：合同经办人员（起草）-业务主管部门（初审）-财务部（财务资金审查）-法务办（法律审查）-总经理或董事长（同意）-合同盖章、签字。 （二） 对于小额经济合同、公司已有模板并无实质性修改的合同文件的审批可以不经法务办审查。非经济类合同、小额

10、经济合同的审批可以不经财务部审查。 （三） 合同审批时，经办人员应同时提交合同纸质版和电子版；确不能提交电子版或无提交电子版之必要的，可以不提交电子版。第二节 合同的变更、解除 第十四条 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。第十五条 存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：（一） 因不可抗力致使不能实现合同目的； （二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履

11、行； （四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的； （五）法律规定的其他情形。 第十六条 变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报、传真）。第十七条 变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。第十八条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分与原合同有同等法律效力，纳入本规定的管理范围。合同变更后，合同编号不变。第三节 合同的履行第十九条 集团所属各公司各部门应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。 第二十条 在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记

12、录并经对方确认。 履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。 履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。 履行建设工程施工合同本方为施工方时，在工程隐蔽前和施工完毕后应及时要求对方进行检查和验收，检查和验收后要求对方出具书面的材料。第二十一条 在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报法务办处理，并报总经理（或董事长）：（一）经营状况严重恶化； （二）转移财产，

13、抽逃资金，以逃避债务；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。第二十二条 对履行过程中对方当事人的违约行为，经办部门应及时与法务办沟通，同时应立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。当我方接到对方当事人的索赔报告后，履行部门应当立即通知公司法务办，共同商定应对措施。履行过程中一旦发生不可抗力、第三人干扰及意外事件，经办部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解，并收集好相关证据。第二十三条 在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务。在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本

14、公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，本方经办人应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。 第四节 合同纠纷的调解、仲裁和诉讼第二十四条 合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；第二十五条 合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告总经理（或董事长）和法务办，并拟定处理意见，报总经理决定。 对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告总经理（或董事长）和法务办。 第二十六条 经办人员决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成

15、书面材料连同有关证据报法务办，并协助法务办开展诉讼或仲裁事务。 第五节 合同的日常管理第二十七条 公司的合同专用章专人管理。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，印章、空白合同、授权委托书使用时应进行登记。业务人员不得随意带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同外出，特殊情况，由总经理（或董事长）批准。 合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。 第二十八条 已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，相关部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交法务办随合同保管。第二十九条 合同经办人员与

16、本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经法务办和有关部门确认后方可办理有关手续。 合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，其上级主管部门应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。 第三十条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应当保守合同秘密。不得未经总经理（或董事长）或法务办同意向无关单位和人员透露合同信息。第三十一条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由法务办确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。 第六节 考核与奖惩第三十二条 集团所属

17、各公司各部门全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。安全监察部、法务办会同相关部门共同负责本制度执行情况的监督。 第三十三条 集团考核机构定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入对相关员工和部门的工作成绩考核范围。 第三十四条 对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以物质奖励。第三十五条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将追究有关人员的责任，并可以要求其承担部分或全部损失：（一）因工作过失致使公

18、司被诈骗；（二）公司履行合同未经对方当事人确认；（三）遗失重要证据；（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；（六）因过失泄露公司商业秘密的；（七）其他违反公司相关制度的情形。第三十六条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成严重损失的，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担全部损失：（一）未经授权批准或超越职权签订合同；（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；（三）应当签订书面合同而未签订书面合同；（四）在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；（五）在合同签订、履

19、行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失；（六）因故意或重大过失泄露公司商业秘密；（七）其他违反公司相关制度的情形。第三十七条 任何人有权检举、揭发违反本管理制度的行为。对检举、揭发属实的，公司给予一定奖励。公司应当对检举、揭发人予以保密。第三十八条 集团所属各公司各部门职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。第四章 附 则第三十九条 立高集团包括北京立高防水工程有限公司、北京立高科技有限公司、北京立高防水技术开发有限责任公司、北京东方立高装饰有限公司、北京展业防水材料有限责任公司、北京立高殿梁防水保温材料有限公司、四川展业防水材料工程有限公司等子公司及其分公司和合作工厂、门市等。第四十条 集团其他制度与本制度不一致的，以本制度为准。第四十一条 本制度由集团法务制度办公室办制定，经集团董事长批准后公布施行。 立高集团法务办 2009年2月份