电商部-ERP系统操作手册.doc

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1、江门瑞怡乐甜味厂有限公司ERP系统操作手册文档作者：古世文创建日期：2013-11-17确认日期：文档编码：ATTN-SUNLIKE-CHIC-002当前版本：V1.0审批签字:天心公司项目经理 瑞怡乐公司项目经理 拷贝数量_文档控制更改记录日期作者版本更改参考2013-11-17古世文V1.0文档建立审阅姓名职位签字分发人员编码姓名地点和位置引言前期通过对江门瑞怡乐甜味厂有限公司（以下简称瑞怡乐）的需求调研、系统配置、操作培训、流程优化等阶段，现对这些阶段所在ERP系统里实现的功能进行详细描述，构成了该操作手册。其中重点描述瑞怡乐的销售方面、财务方面、电商方面、生产方面、采购方面、仓库方面和

2、物流方面的业务流程、组织形式在ERP系统里的操作方式，同时该文档也列示一些ERP系统的关键性操作和功能要点。该方案中，我们将明确：系统基本功能各业务流程的系统操作关键性操作说明业务报表反映参考相关文档：电商-ERP操作手册通用性快捷键使用l 在系统里，打开任何单据时，可以提供以下的快捷键使用： F1 打开当前单据的系统说明，以便操作员可以查看该单据的栏位说明和操作方法； F2 “新增”单据按钮快捷键； F3 “速查”窗口快捷键； F4 “删除”单据快捷键，是对整张单据内容进行删除； CTRL+D 组合键，对单据其中一行内容进行删除； CTRL+A 组合键，对单据内容完全复制变为新的单据； CT

3、RL+I 组合键，对单据任两行之间插入一行； F8 “存盘”单据快捷键； F7 “打印”单据快捷键；单据临时保存l 操作员在进行单据录入时，有时单据还没有完全录入完毕，但有其它事情要进行处理，如果此时保存了该单据，则单据会自动进入下一流程环节，就会提供了不完整的单据信息。系统提供可以不用保存单据，只需将此单据存入临时数据库，操作员也可以将系统退出，下次再登录时，将此临时的单据调出即可，如下的操作： 在单据表头右边的空白位置点鼠标右键，如下图标示：在此空白区域点鼠标右键 在空白区域点鼠标右键后，会出现如下图所示的菜单： 在出现的菜单列表里选择“当前数据存入临时表”，出现如下图的窗口： 系统会自动

4、在“单号”栏位生成一张临时记录的单号，以便下次调出临时数据时使用，操作员也可以在备注栏位内输入一些信息，以便查询，然后点“确定”即可。 下次登录系统时，则同样可以在单据的表头空白处点鼠标右键调出菜单列表，选择“从临时表导入数据”，在弹出的窗口里选择已经保存了的临时数据即可。单据默认值设定l 操作员在操作单据，对于一些每次都必须输入且是相同数值的栏位时，系统提供设定单据的默认，减轻输入量。比如请购单，表头的采购部门、请购部门、请购人员这几个栏位都是要求必输入的，则可以对其设定默认值。同样在单据表头的空白区域内点鼠标的右键，在弹出的菜单列表里选择“表头栏位设定缺省值”，如下图所示：l 选择菜单后，

5、弹出如下图的窗口：l 在“设定默认值”窗口里，对要设定默认值的栏位里选择上内容，然后确定即可。操作员以后每次打开此单据时，已设定默认值的栏位都不用再重新输入。货品查询l 操作员在做单的时候，必须录入货品资料，而在系统里如何能快速快速查找到自己所需的资料呢？系统提供以下三种查询方式，以请购单为例：1. 默认查询单据下方属性里的货品查询方式选为“1.默认查询”，如下图所示：将鼠标放在“品号”栏位内，如下图所示：然后在“品号”栏位内直接输入该物料的编码或名称关键词或关键词的拼单首字母（助记码），系统会将根据输入的关键词进行过滤，会将包含该关键词的内容显示出来，如下图所示：此种过滤方式，因考虑到显示资

6、源的问题，所以系统只会显示出前50笔包含此关键词的资料。2. 组合查询组合查询的方式可以同时根据编码、名称、规格等几个栏位信息一起过滤，前提是要在单据下方的“属性”里将货品查询方式选为“2.组合查询”，如下图所示：然后在单据里的品号栏位里，点击栏位里右边的按钮，会弹出如下的窗口：这样可以在相应的过滤栏位里选择或输入内容，系统会根据这样的多级过滤条件进行查询，如下图所示：系统会将所含有该关键词的内容全部过滤出来，只需在对所需的物料前面的“选择”栏位进行双击，可以多选。然后再点右下角的确定即可。 栏位说明：大类：编码的总归类，分为制成品、半成品、原料、物料；中类：请参阅编码原则文档；品号：物料编码

7、，请参考编码原则文档；品名：物料名称，可以输入其中某一关键词。3. 默认模糊查询单据下方属性里的货品查询方式选为“1.默认查询”，如下图所示：然后在单据里的品号栏位里，点击栏位里右边的按钮，会弹出如下的窗口：第一次打开此窗口时，系统会将操作员权限内的所有货品资料过滤出来。然后在窗口上方的“条件”菜单里选择“查找”，如下图所示：选择“查找”菜单后，会出现如下图所示的窗口：然后操作员可以在左边的查询栏位内容输入关键内容查询过滤，如下图：此种方法是比较高效的查询方式，系统会自动将本次操作的过滤关键词保存，下次再进入此窗口时，显示速度会加快。建议在所有单据里查询货品时都采购此方式。我的工作台l 用户每

8、次登录系统时，都会自动显示“我的工作台”界面，如下图：如此选项没有勾上时，进入系统时不会自动显示我的工作台l 如登录系统时，没有显示“我的工作台”，则可以直接在系统左上角的菜单框里输入“我的工作台”拼音首字母，也可以直接带出菜单，如下图：或可以直接点击此快捷图标l 对于操作用户，可以直接在左边的“我的单据”里查询有哪些单据（需审核的）已经被审核或还是在审核中的，如下图说明：未审单据：当前操作员输入的需走审核流程且“未审核”的单据；在审单据：当前操作员输入的需走审核流程且未终审、但已进入审核过程的单据；终审单据：当前操作员输入的需走审核流程且已终审的单据；退审单据：当前操作员输入的需走审核流程的

9、但被退审的单据； 在查询未审核单据、终审单据、退审核单据等信息时，如显示内容不齐全，则要注意下方的过滤设置条件查询窗口里的日期有没有选择正确，如下图：l 对于部门经理、公司领导或职能部门，需要对单据进行审核时，可以在“我的工作台”上点选“我的审核”，如下图：l 要查看有哪些单据需要审核时，则点击“待审核”按钮，会出现如下图：l 对于待审核单据的详细内容，可以直接双击单据号码栏位里的单据号，系统会自动跳转到该单据的详细信息，比如现在双击单据号码为：SO3B这张单，结果显示如下图：l 如对该单据是审核同意或是不同意时，可以点击下面的“审核”，如下图：l 此时选择“同意”或“不同意”，系统会再次弹出

10、提供输入留言窗口，如下图： l 如有备注信息输入后，确定即可。l 要查看已经审核了哪些单据，或要对某张单据进行反审核时，则可以在“我的工作台”左边选择“已审核”，如下图：l 可以双击该单据号码进行后，再在下方点选“反审核”，也可以在此页面上的“同意/不同意”上单击右键选择“反审核”。如果要反审核之前已经审核通过的单据时，前提该单据还没有流转到下一流程.l 系统提供记录操作员近期时间内操作过的单据，以便操作员可以快速打开单据进行作业，则在“我的工作台”左边选择“最近的工作”，如下图：l 有部分操作员开通了预警提示，不同的操作员有不同的内容。这部分操作员进入“我的工作台”后，可以在左边的菜单中选择

11、“我的预警”，如下图所示：l 此时对于显示红色的内容，可以双击进入查看即可。可以根据这些预警的信息进行后续单据处理。 对于“我的工作台”更详细的操作说明，请参阅文档Sunlike+ERP+系统维护操作手册。整体流程图电商部电商部流程涉及单据和用途单据别用途调拨申请单总仓调拨产品到电商的库存受订单客户订单销货单电商月统计销货到货确认电商仓库收到货品确认流程调拨申请单此调拨申请单主要用于在ERP里建立一个电商的库存，电商可以在ERP里走调拨流程，由总仓调拨产品到电商的库存；在系统打开受订单：进入系统总控画面电商库存调拨申请，菜单如下图所示：1、点击打开 2、点选调拨日期l 打开调拨申请单后，如下图

12、所示：5、填写入库库位4、填写销货库位3、选择品号与数量 l 在调拨申请单的表头的“成本类型”栏位是指定1固定5、点击保存l 确认录入信息无误后，点“存盘”即可。涉及单据和审核单据别必输栏位制单人审核人代理审核人库存调拨申请单品号、数量、销货库位、入库库位受订单此受订单主要用于记录客户订单信息，包含：客户、产品、数量、金额、收款条件等。l 在系统打开受订单：进入系统总控画面销售部受订单，菜单如下图所示：1、点击打开l 打开受订单后，如下图所示：4、填写物料清单2、点选客户与日期3、填写单据类别l 在受订单表头的“客户”栏位里查找出该订单的实际客户，“单据栏位”栏位选择该订单对应的单据类别区分。

13、表身的品名、数量、单价、金额等栏位录入该订单对应的实际信息。5、点击保存l 确认录入信息无误后，点“存盘”即可。涉及单据和审核单据别必输栏位制单人审核人代理审核人SO受订单客户、单据类别、品名、数量、金额、部门、业务员、预交日销售单每月统计了分销客户的销量后，再录入到系统的销货单，库位选择的是经销商的库存。在系统打开受订单：进入系统总控画面销售部销货单，菜单如下图所示：1、点击【销货单】l 打开销货单后，如下图所示：4、填写销货库位为电商仓库3、选择品号与数量2、点选销货的客户 5、点击保存l 确认录入信息无误后，点“存盘”即可。涉及单据和审核单据别必输栏位制单人审核人代理审核人销售单销货客户

14、、品号、数量、销货库位 到货确认此到货确认单主要用于记录一个确认收货指令。l 在系统打开受订单：进入系统总控画面进销存系统库存管理到货确定，菜单如下图所示：1、点击打开 l 打开到货确认单，如下图所示：3、点选转入单号2、点选日期l 在到货确认单是由来源单，来源单为工厂仓库人员填写的调拨单，点击【转入单号】进入筛选界面，单据类别要选择【调拨单】在点查询，如下图所示：6、点击查找5、点选调拨单 l 查找出所有未确认收货的调拨单后，要调入那张调拨单的数据，便在【选择】双击打勾，具体操作如下图：8、点击【确定】7、双击打勾l 确认录入信息无误后，点“存盘”即可。10、确认点击【保存】9、核对单据内容涉及单据和审核单据别必输栏位制单人审核人代理审核人IZ到货确认单日期、转入单号、数量、出库库位、到货库位