行政后勤职务说明书.doc

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1、服务中心经理职务说明书A、工作职责及对应文件、表格：工作职责对应文件对应表格了解服务中心年度经营情况，费用组成。每月定期监督、检查设备设施、安全和环境等业务管理。部门的团队建设工作。熟悉客户情况，建立良好的客户关系。建立良好的对外公共关系。B、工作潜在风险及应对要求工作操作潜在的风险对应要求因未明确双方的权利与义务，导致后续主张存在难度1、委托书及受托人的身份证明存档2、港澳台及外籍人士，委托书需在当地办理公证手续因未购买公共责任险、停车场责任险、机损险、高空抛物险等，带来经营风险1、新项目入住起投保公众责任险，入住起一年后投保财产一切险2、老项目确定投保“机器损害险”3、品质部门组织各外部保

2、险的评估办理无法证明已经按照法规或合同约定，履行跟进与反馈义务1、与业委会往来文件的签收2、物业管理季度（月）报告按法规及合同约定公示3、社区内的重大事项跟进情况公布等未公布服务项目及价格，导致住户的质疑与投诉公示内容收费项目需经区物价局备案或主管部门审批擅自开通网上企业银行，通过备用金个人账户进行资金转款的服务中心出纳人员电脑不得申请开通备用金账户的网上企业银行,但可安装在部门负责人电脑上,必须在部门负责人到场的情况下进行款项的支付思源软件中的拖欠款无法跟进核查对拖欠达一万元及三个月以上的由部门负责人亲自跟催现有招投标流程对于定标的标的及价格无法在事前控制1、参与招投标的人员应在投标前进行充

3、分的市场调查，建立成本价格库2、加强事后对招投标效果的总结，如节约成本，或成本上涨的因素说明等3、建立有效的招投标事项定价评估模型，合理确定招标底价，事前审核标底1、公司内部部门间调动存在先有调动事实，后才报人力部。导致员工SAP资料未做调动，工资成本划分出现差异2、亦存在部门未及时与员工沟通调动情况而引发员工投诉部门间人员调动可由部门自行对接，但需提前告知员工本人，在双方确认后发邮件主送人力部负责人，抄送调动双方部门负责人及人事管理员及人力部运营主管。在未得到人力部书面调令通知前原则上员工需留在原部门月罚款金额超过当月工资的20%1、W系列月考核超过20分需报人力部审核2、此罚款金额包括所有

4、的罚款，即时的和月考核的（月工资应为基本工资+月奖金），都不能超过月工资的20%公司或部门目前批量使用印鉴的监控不到位要求使用人须在印鉴保管人的监督下使用印鉴个别部门对外发布的信息，部门负责人疏于把关个别职员未经公司允许擅自向媒体投稿，发表行业相关文章认真履行审核、审批职责。加强体系和管理制度的宣贯部门员工未经许可擅自接受媒体采访，发表关于公司的言论1、各部门及个人不能私自接受媒体采访，宣传归口总办。总办主任为公司新闻发言人2、各部门对外宣传内容需经总办审核同意行业及行政主管部门相关要求及规定对公司产生不良影响1、保持与行业协会、行政主管部门的良好关系，定期的联络与公关2、密切注意相关行业信息

5、动态3、适度配合与支持相关部门的工作出现不利于公司的媒体报道1、与媒体保持积极良好的关系，建立双赢的合作伙伴关系2、定期的联络与公关C、任职资格：任职资格项目任职资格说明最低学历专业大专/不限岗位证书具物业管理上岗证书者、内审员证相关工作年限和经验工作五年以上，担任主管以上职务半年以上，熟悉本岗位及下属岗位的各项业务及运作流程；一般能力（强54321弱）4计划、5协调、4实施、4组织、5控制、5领导、5冲突管理、5公共关系性别、年龄、健康特征男女不限，25-45岁，身体健康个性特征及职业操守情绪稳定、责任心强、好学上进、良好的职业道德和团队合作精神岗位礼仪见BI手册需培训课程及要求见公司层阶培

6、训体系要求（视个人情况作培训需求分析并安排相应培训）其它服务中心经理助理职务说明书A、工作职责及对应文件、表格：工作职责对应文件对应表格1、负责审核服务中心的客户服务年度工作计划。2、针对业主现实和潜在的需求，审核客户服务体系及服务流程。3、负责组织与住户之间的沟通，负责定期上门走访住户。VKWY7.2.3-G01与顾客沟通程序4、对顾客投诉回访和顾客意见调查工作中发现的问题，制定改善措施的实施情况进行验证。VKWY8.2.1-G01顾客满意度测评程序，VKWY8.3-G01顾客投诉处理程序5、清洁、消杀及绿化的现场抽查监控；VKWY7.4-Z01-01服务项目外包监控办法6、负责部门日常管理

7、制度的审核7、业务类部门日常报送文件的审核8、清洁、消杀及绿化月度评估的审核及整改措施的监督实施VKWY7.5.1-H01保洁管理工作程序VKWY7.4-Z01-F9 工作评估报告9、审核管理服务报告VKWY7.2.3-G01与顾客沟通程序10、审核客户投诉分类统计表VKWY（品质）-G12客户投诉管理工作规范11、审核居家服务月分析报告VKWY7.5.1-G04居家服务提供与控制程序12、审核客户投诉分析报告和地产遗留问题投诉汇总VKWY（品质）-G12客户投诉管理工作规范13、品质部所受理的投诉处理措施的审核VKWY8.3-G01顾客投诉处理程序14、审核信息快报VKWY5.5.3-Z02

8、信息传递管理程序15、突发事件及处理情况VKWY8.2.3-A01突发事件处理程序16、审核社区文化总结、宣传稿（相片）VKWY7.2.3-G01-01社区文化工作指引17、审核入住快报VKWY5.5.3-Z02信息传递管理程序18、环境类工程改造的审核申报VKWY7.4-Z01采购管理程序19、负责商铺的经营管理VKWY7.5.1-G03商户管理程序、VKWY7.5.1-G03-01特约商户管理办法、VKWY7.2.2-Z02合同管理程序商户管理服务协议书商户消防安全管理责任书商户从业人员情况登记表委托银行代收款协议书合同登记表20、负责公共及娱乐设施的经营管理21、资料的规范检查VKWY4

9、.2.3-Z02文件资料管理程序22、审核日常考核和月度考核。VKWY6.2-Z01-03绩效考核管理作业指导书职员月考核评分汇总表奖惩通知书离职手续表23、负责审核月度物资申请VKWY7.4-Z01采购管理程序VKWY7.4-Z01-F1物资申请单B、工作潜在风险应及对要求工作操作潜在的风险对应要求1、公司内部部门间调动存在先有调动事实，后才报人力部。导致员工SAP资料未做调动，工资成本划分出现差异2、亦存在部门未及时与员工沟通调动情况而引发员工投诉部门间人员调动可由部门自行对接，但需提前告知员工本人，在双方确认后发邮件主送人力部负责人，抄送调动双方部门负责人及人事管理员及人力部运营主管。在

10、未得到人力部书面调令通知前原则上员工需留在原部门月罚款金额超过当月工资的20%1、W系列月考核超过20分需报人力部审核2、此罚款金额包括所有的罚款，即时的和月考核的（月工资应为基本工资+月奖金），都不能超过月工资的20%公司或部门目前批量使用印鉴的监控不到位要求使用人须在印鉴保管人的监督下使用印鉴个别部门对外发布的信息，部门负责人疏于把关个别职员未经公司允许擅自向媒体投稿，发表行业相关文章认真履行审核、审批职责。加强体系和管理制度的宣贯部门员工未经许可擅自接受媒体采访，发表关于公司的言论1、各部门及个人不能私自接受媒体采访，宣传归口总办。总办主任为公司新闻发言人2、各部门对外宣传内容需经总办审

11、核同意行业及行政主管部门相关要求及规定对公司产生不良影响1、保持与行业协会、行政主管部门的良好关系，定期的联络与公关2、密切注意相关行业信息动态3、适度配合与支持相关部门的工作出现不利于公司的媒体报道1、与媒体保持积极良好的关系，建立双赢的合作伙伴关系2、定期的联络与公关C、任职资格：任职资格项目任职资格说明最低学历专业大专/不限岗位证书具物业管理上岗证书者、内审员证相关工作年限和经验工作五年以上，具有二年业务管理经验，有较强的协调、沟通、处理问题的能力一般能力（强54321弱）4计划、4协调、4实施、4组织、4控制、4领导、5冲突管理、5公共关系性别、年龄、健康特征男女不限，25-45岁，身

12、体健康个性特征及职业操守情绪稳定、责任心强、好学上进、良好的职业道德和团队合作精神岗位礼仪见BI手册需培训课程及要求见公司层阶培训体系要求（视个人情况作培训需求分析并安排相应培训）其它人事管理员职务说明书A、工作职责及对应文件、表格：工作职责对应文件对应表格一、服务中心绩效考核组织：1、根据服务中心职员工作绩效，申报服务中心职员薪金调整方案及人员转编制申报。2、根据服务中心职员工作绩效，申报服务中心职员任免方案。3、服务中心职员月考核的监督、落实、检查。4、负责组织服务中心职员季度绩效考核、年度绩效考核，并将结果报经理审批。VKWY6.2-Z01-03绩效考核管理作业指导书；人事操作指南第八章

13、薪金与福利；人事操作指南第九章考核与奖惩；人事操作指南第十一章任免与调配。VKWY6.2-Z01-03-F1职员月考核评分汇总表、VKWY6.2-Z01-03-F2职员季度考核评分表、VKWY 6.2-Z01-03-F3奖惩通知书、薪金调整审批表、薪金调整通知书、人员转编制审批表、扣款通知书二、职员个人资料维护：1、负责核验新进职员个人资料、证件是否备齐。2、新职员到岗一周内，在人力资源软件中个人资料的录入及维护工作。3、组织新到岗一月人员及劳动合同到期人员劳动合同的签署和保管。4、对人事资料发生变动时及时申报、整理、归档。5、职员（招）调工、调干申报。6、职员离职手续的办理，及时在SAP内锁

14、定离职人员、停社保、商业保险，以及离职人员个人资料的整理、归档。VKWY6.2-Z01-01人员招聘调配作业指导书；人事操作指南人事权限一览表；人事操作指南第一章招聘与录用；人事操作指南第三章（招）调工、调干；人事操作指南第四章劳动合同；人事操作指南第十三章人力资源管理软件。VKWY6.2-Z01-01-F1应聘职位登记表、报到通知书、个人情况变动申报表、劳动合同签署声明、签订劳动合同审批表、不继签劳动合同审批表、不继签劳动合同通知书三、工资福利管理工作：1、每月12日前为上月到岗人员申报办理社会保险（包括人员新增、转入、减少、工资变动及个人身份的变动）。2、当职员资料导入SAP后及时申报商业

15、保险。3、每月25日前整理服务中心职员考核、考勤和加班情况，并报人事行政后勤主办审核。4、负责离职人职员资的结算工作。5、每季度首月为服务中心职员申报办理暂住证。6、每月1日工资条的打印、发放。7、负责工伤保险、人身意外保险手续的申报。8、部门职员活动的定期组织，活动方案的申报。人事操作指南人事权限一览表；人事操作指南第五章暂住证；人事操作指南第六章社会保险；人事操作指南第七章请假；人事操作指南第八章薪金与福利。6.2-Z01-03-F1职员月考核评分汇总表、6.2-Z01-03-F4离职手续表、7.2.3-G01-01-F1活动方案及效果评估表、职员考勤汇总表、考勤汇总表、职员请假单、职员加

16、班登记表、职员加班登记汇总表、参加社会保险申报表、办理暂住证审批表、暂住证信息脱机录入企业版四、职员转正的办理：1、负责服务中心人员深户担保的办理和查核。2、负责服务中心新职员培训成绩的查核。3、每月前负责服务中心符合转正条件人员（到岗三个月的前一周）的转正申报工作。4、对延期转正人员每延期转正一月进行一次面谈。人事操作指南人事权限一览表；人事操作指南第二章试用与转正。VKWY6.2-Z01-01-F2转正审批表、6.2-Z01-01-F3面谈表、VKWY6.2-Z01-02-F1新职员试用情况反馈表、薪金调整审批表B、工作潜在风险及应对要求工作操作潜在风险应对要求1、未能及时提供 无犯罪记录

17、证明，或证明非户籍所在地派出所开，要素也不齐全2、深户担保无照片、无在职证明或户口复印件1、自员工入职之日起下发公司统一印刷的无犯罪记录证明给员填写2、规定在一个月内交回3、担保信息：重点岗位（财务/重要信息接触岗位）每半年重新核实担保人/联系人的联系地址及电话， 普通职员每年需核查一次1、人事资料过期、变更未及时申报、资料不全等2、银行卡复印件提供错误，导致工资发放错误3、员工资料不齐全或丢失（考核记录、劳动合同等）4、人事资料中无员工调动记录按照人事指南中人事资料目录清单核查资料是否齐全必须提供有本人姓名的存折复印件，并要有员工本人确认签名摁手印将调动通知单打印后放入员工人事档案中对无犯罪

18、记录证明和入职时未能按时办理的资料部门人事管理员于一个月内跟进催办完毕未及时转正，或因未安排参加新职员培训、或资料不齐全，延误转正，但无延期转正面谈。未及时告知职员已转正信息及相关薪金待遇1、按照人事指南提前一周申报转正人员。2、优先安排快转正人员参加公司组织的新职员培训3、若未能参加新职员培训而准时转正人员，需做好转正面谈，其中应写明若办理转正手续后新职员培训不合格，仍需做解除合同处理的面谈内容社保或商业保险未及时购买、漏买部分月份或未及时停保等； 或输入姓名/身份证号码错误每月申报月报表时自查； 社保购买日期以每月12日为界限，之前入职当月申报，之后入职次月申报。意外保险即时申报购买。意外

19、保险理赔需及时在万科商业保险平台上录入，以确保理赔的时效性因为不及时申报或虚假申报存在的风险按人事指南中工伤的范畴及公司申报工伤的原则,并在部门意外保险申报时审核规范及及时情况,界定工伤范围部门负责人需审核本部门月工资发放明细,并在书面打印工资发放表签字确认，规避工资误发、错发、漏发由部门负责人每月审核部门发放工资明细1、新员工未签署“劳动合同签署声明”；或者签署声明时间比入职时间早或晚。2、合同涂改、空白、缺项、填错等。3、合同中：试用期工资和正式工资混淆、空白、填错等劳动合同（首签）日期比入职日期超出一个月4、无合同签收备案表，合同未摁手印5、相关工作内容、加班限定、内部调动、保密约定等条

20、款监控入职一个月内完成签署，且签署声明日期与劳动合同签署日期、到岗日期保持一致部门人事管理员负责对合同文本和签署声明检查、核实部门负责人每月对部门人员的劳动合同签收备案表签字确认按照人事指南提供的范本准确填写到公司就合同中工作内容、加班限定、内部调动、保密约定等条款按规定盖章，并予以核查和纠正1、月度考核汇总表没有填写考核时间、无部门负责人签字2、季度考核面谈表无考核双方签名确认；需改进人员考核结果没有明确告知本人考核通知中明确考核细则与制度注明人事指南考核细节1、离职手续表交接处无相关责任人签名（只填写“无”）2、无部门负责人签名3、转正人员离职，无离职详细原因及意见4、部门主动解除员工劳动

21、合同关系风险5、需要重点提醒月末月初请假的风险：离职倾向-锁定工资-做好交接或不予批假-重点关注6、按公司现行规定，人员离职后由公司出资培训并签署协议的，需按协议约定扣除相应费用7、离职人员在SAP中未及时锁定1、所有转正被动离职需要人力资源部经理审批，且部门解除劳动合同理由一定要充分、合理（适用劳动法条例）2、关注月末请假人员的思想动态及行为动向3、对于离职职员，需按培训协议书或公司相关规定要求其履行违约责任4.对于离职人员部门人事管理员要及时锁定SAP 1、公司内部部门间调动存在先有调动事实，后才报人力部。导致员工SAP资料未做调动，工资成本划分出现差异2、亦存在部门未及时与员工沟通调动情

22、况而引发员工投诉部门间人员调动可由部门自行对接，但需提前告知员工本人，在双方确认后发邮件主送人力部负责人，抄送调动双方部门负责人及人事管理员及人力部运营主管。在未得到人力部书面调令通知前原则上员工需留在原部门月罚款金额超过当月工资的20%1、W系列月考核超过20分需报人力部审核2、此罚款金额包括所有的罚款，即时的和月考核的（月工资应为基本工资+月奖金），都不能超过月工资的20%C、任职资格：任职资格项目任职资格说明最低学历专业大学专科/人力资源管理专业优先岗位证书具物业管理上岗证书相关工作年限和经验工作五年以上，具有二年人事行政后勤管理经验，有较强的协调、沟通、处理能力一般能力（强54321弱

23、）3计划、4协调、4实施、3组织、3控制、3领导、3冲突管理、4公共关系性别、年龄、健康特征男女不限，25-40岁，身体健康个性特征及职业操守情绪稳定、责任心强、良好的职业道德岗位礼仪见BI手册需培训课程及要求见公司层阶培训体系要求（视个人情况作培训需求分析并安排相应培训）其它培训管理员职务说明书A、工作职责及对应文件、表格：工作职责对应文件对应表格1、制定年度培训方案和月度培训计划。Vkwy6.2-z01-02培训管理作业指导书4.1VKWY6.2-Z01-02-F3培训计划2、根据培训需求设计培训课程，编写教材和各种培训资料。Vkwy6.2-z01-02培训管理作业指导书3、负责物业服务中

24、心内部各类培训的组织、协调和管理。Vkwy6.2-z01-02培训管理作业指导书VKWY6。2-Z01-02-F2培训（会议）记录表4、建立和发展物业服务中心内部培训网络。Vkwy6.2-z01-02培训管理作业指导书5、检查各部门的培训计划的完成及效果，监督员工的培训量达到公司的要求。Vkwy6.2-z01-02培训管理作业指导书6、安排和接待物业服务中心内外部的实习和交流活动。VKWY6.2-Z01-02培训管理作业指导书VKWY6.2-Z01-02-F4实习报告7、对物业服务中心新员工入职引导。VKWY6.2-Z01-02培训管理作业指导书8、组织参加公司的各类培训。VKWY6.2-Z0

25、1-02培训管理作业指导书、VKWY6.2-Z01-03绩效考核管理作业指导书、VKWY6.2-Z01-01人员招聘调配作业指导书、人事操作指南VKWY6.2-Z01-03-F9员工中级考核部门评分表、人事操作指南各类表格9、BI、办公环境5S、内务管理现场检查、通报及培训。10、通知、发布物业服务中心相关培训和会议的信息。B、工作操作潜在风险应对要求工作操作潜在风险应对要求实习生未签定实习协议、未及时购买商业保险、或相关人事资料不齐全除需与实习生另签定实习协议外，其它所有入职要求与社会招聘员工程序一样特种行业岗位证书若没在规定时间年审，相当于无证上岗个别岗位如救生岗、食堂人员健康证需定期延续

26、办理人力资源部负责物业管理员、救生员、安全员员、消防员证书的培训及年审，费用按人数分摊到部门部门人事负责统计本部门特种行业岗位证书情况，并于证书到期前提醒职员办理年审手续，费用由部门报销C、任职资格：任职资格项目任职资格说明最低学历专业大专/不限/岗位证书相关工作年限和经验工作二年以上，熟悉人事培训工作；一般能力（强54321弱）4计划、5协调、4实施、4组织、4控制、3领导、5冲突管理、4公共关系个性特征及职业操守情绪稳定、责任心强、良好的职业道德岗位礼仪见管理类通用礼仪需培训课程及要求见层阶培训体系其它出纳（经营管理员）职务说明书A、工作职责及对应文件、表格：工作职责对应文件对应表格负责管

27、理处现金的收支和管理，检查各种报销单据的合法性和正确性。合同管理办法采购管理程序部门财务工作操作指引深圳市万科物业服务有限公司财务管理制度深圳市万科物业服务有限公司财务报销制度票据管理办法中华人名共和国发票管理办法里共40个表格负责所管辖的发票、收据等票据的收发及核销工作。票据管理办法负责管理处每月收入、费用、利润的核算，确保各项收支与公司财务部一致。深圳市万科物业服务有限公司财务管理制度合同管理办法采购管理程序部门财务工作操作指引录入收费数据，打印收费单，并做好欠缴户的追缴工作。部门财务工作操作指引熟练使用万科物业收费管理软件，对新入住的住户资料进行整理和记录。部门财务工作操作指引组织管理处

28、的财务核算工作，取得各类原始票据，编制记帐凭证以及财务管理部需要的报表和资料。部门财务工作操作指引深圳市万科物业服务有限公司财务管理制度依法计提税金，并及时报送税务局，以及负责税票的领购、使用、保管工作。票据管理办法中华人名共和国发票管理办法及时提交管理处的季度收支明细报告，并负责向业主的解释工作。部门财务工作操作指引做好管理处的固定资产盘点和低值易耗品管理的监督工作。深圳市万科物业服务有限公司财务管理制度负责审核和控制管理处的成本和费用。深圳市万科物业服务有限公司财务管理制度深圳市万科物业服务有限公司费用报销制度食堂收支管理办法部门财务工作操作指引B、工作潜在风险及应对要求工作潜在风险应对要

29、求费用报销的虚报及错报（人事收集报销单时留意）认真审核原始凭证，确保票据金额与报销金额一致费用报销的重复申报（采购人员报销时留意）严防供方重复开票，重复要款发票、收据和餐票遗失（各收费岗留意）定时盘点，及时核销 前台所开收据及所缴款项不一致，致使用前台或财务垫款现象（前台留意）对前台每日所收的款项当日结帐，出现收款异常应立即在收据上写明情况新旧业主过户产生的经济纠纷老业主过户时要查清交费状况，交清可过户，未缴清建议延迟过户或交过户押金垫交滞纳金收管理费没发票时，建议先开收据，有发票时再通知其用收据换发票，避免产生滞纳金张冠李戴，帐号混乱，错扣业主管理费杜绝口头受意，一切委托扣款一定要按公司正常

30、程序走。C、任职资格：任职资格项目任职资格说明最低学历专业大专/财务类岗位证书深圳会计上岗证/深圳户口相关工作年限和经验工作二年以上，熟悉出纳工作；一般能力（强54321弱）4计划、3协调、4实施、3组织、4控制、3领导、3冲突管理、3公共关系性别、年龄、健康特征男女不限，25-40岁，身体健康个性特征及职业操守情绪稳定、责任心强、良好的职业道德岗位礼仪见BI手册需培训课程及要求见公司层阶培训体系要求（视个人情况作培训需求分析并安排相应培训）其它资产管理员职务说明书A、工作职责及对应文件、表格：工作职责对应文件对应表格1、负责物业服务中心各类资产台账的建立。基础设施管理程序VKWY6.3-Z0

31、1VKWY6.3-Z01-F1资产情况审核单2、负责物业服务中心各类资产资产情况审核单的登记及保管。基础设施管理程序VKWY6.3-Z01VKWY6.3-Z01-F1资产情况审核单3、每月将新增资产信息上传至公司。基础设施管理程序VKWY6.3-Z014、确保本部门资产管理手续的完善（资产新购、转移、保养、维修、报废）。基础设施管理程序VKWY6.3-Z015、负责本部门资产的自查和盘点。基础设施管理程序VKWY6.3-Z016、确保员工宿舍资产、设施的完好无损，以及其他相关内务的管理工作。行政制度汇编7、负责对讲机、自行车及其配件的维护和维修。8、负责现场CI标识的申请、维护和完善。9、协助

32、仓库管理工作。B、工作操作潜在风险应对要求工作操作潜在风险应对要求公共区域易燃、易爆、剧毒、强腐蚀等危险品随意摆放和堆放，使用无领用等手续相互作用容易产生化学或物理反应的危险品应隔离存放安全设施及管理流程严密到位对于危险品仓库每月度部门进行一次安全检查主要的车场入口有禁止携带危险品进行入的表识对固定资产非正常维修、非正常报废的管理对资产的非正常维修和报废，必须由责任人赔偿损失C、任职资格：任职资格项目任职资格说明最低学历专业大专/不限岗位证书相关工作年限和经验一年以上工作经验，了解物业内部管理运作流程。一般能力（强54321弱）4计划、5协调、4实施、4组织、领导、3冲突管理、4公共关系性别、

33、年龄、健康特征男女不限，25-30岁，身体健康个性特征及职业操守情绪稳定、责任心强、良好的职业道德岗位礼仪见管理类通用礼仪需培训课程及要求见层阶培训体系要求其它后勤采购员职务说明书A、工作职责及对应文件、表格：工作职责对应文件对应表格1、负责根据经理审批后的物资申请单实施物资采购，并实施规定的报销手续。VKWY7.4-Z01采购管理程序VKWY7.4-Z01-F4A类物资指定供方或品牌一览表、VKWY7.5.5-Z01-F1进仓单2、负责在采购过程中控制采购成本并向财务人员提供供应商资料。VKWY7.4-Z01采购管理程序VKWY7.4-Z01-F4A类物资指定供方或品牌一览表3、负责根据物资

34、的性质确定物资采购的渠道和方法。VKWY6.3-Z01基础设施管理程序、VKWY7.4-Z01采购管理程序VKWY7.4-Z01-F4A类物资指定供方或品牌一览表4、负责配合资产管理员进行资产管理及配合仓管员进行物料控制。VKWY6.3-Z01基础设施管理程序、VKWY7.4-Z01采购管理程序VKWY7.4-Z01-F4A类物资指定供方或品牌一览表5、负责办理（年审）物业服务中心各类营业证照。行政制度汇编6、负责制定物业服务中心办公用品，资产（包括低值易耗品）购置或报废。7、负责监督仓库管理工作。B、工作操作潜在风险应对要求工作操作潜在风险应对要求采购物资品质不能满足现场工作要求，采购过程不

35、受监控1、 同类物资供方不少于3个2、 建立合格供方清单3、 定期评审供方资质，并签订相关协议4、 明确部门采购审批授权5、 采购申请及验收手续齐全，并保留完整记录6、 建立采购回访制度，保留回访记录定期对供方进行评估采购人员获取折扣，侵占公司收入供应商评估、电话询价、货物盘点部门供方评估未按要求进行，监控流于形式加强业务督导评估体系，对现场检查的问题与评估报告挂钩。在供方考核中增加公司检查加重扣分标准C、任职资格：任职资格项目任职资格说明最低学历专业高中/不限岗位证书具有采购从业资格证优先。相关工作年限和经验一年以上采购工作经验，熟悉深圳情况，对深圳供配市场有了解、懂内勤管理。一般能力（强5

36、4321弱）4计划、4协调、3实施、3组织、3控制、3领导、3冲突管理、4公共关系性别、年龄、健康特征男女不限，21-35岁，身体健康个性特征及职业操守情绪稳定、责任心强、良好的职业道德。岗位礼仪见管理类通用礼仪需培训课程及要求见层阶培训体系要求其它经过心理测试符合要求。仓库管理员职务说明书A、工作职责及对应文件、表格：工作职责对应文件对应表格1、控制仓库物质存量，保证正常动作需要。仓库管理程序VKWY7.5.5-Z01物资申请单，仓库物资盘点表。2、进出货物严格规范。做到“三单”“一审”“四验”。仓库管理程序VKWY7.5.5-Z01进仓单，物资领借用单。3、保证物品存储做到“四防”“四保”

37、“五分类”，严格易燃、易爆及有毒物资的妥善存放。仓库管理程序VKWY7.5.5-Z014、每月28日前后做好物资盘存，做到报表、台帐、实物相符。并提出下月申购计划。仓库管理程序VKWY7.5.5-Z01仓库物资盘点表物资申请单5、注意节约，使待处理物资发挥剩余价值。仓库管理程序VKWY7.5.5-Z01待处理物资登记表，不合格物资记录表B、工作操作潜在风险应对要求工作操作潜在风险应对要求公共区域易燃、易爆、剧毒、强腐蚀等危险品随意摆放和堆放，使用无领用等手续1、 相互作用容易产生化学或物理反应的危险品应隔离存放2、 安全设施及管理流程严密到位3、 对于危险品仓库每月度部门进行一次安全检查4、

38、主要的车场入口有禁止携带危险品进行入的表识对固定资产非正常维修、非正常报废的管理对资产的非正常维修和报废，必须由责任人赔偿损失仓库管理员每月月末未盘点登记账本1、财务建立进销存账2、仓管员及时登记账簿,月底上报进销存月报3、仓库物资领用必须经部门负责人审核信息管理员职务说明书A、工作职责及对应文件、表格：工作职责对应文件对应表格收集公司和其它部门发送的与服务中心相关信息，并对收集到的信息进行整理和转发。VKWY5.5.3-Z02信息传递管理程序工作计划安排表、部门信息月报确保各类信息的真实性、及时性和完整性。VKWY5.5.3-Z02信息传递管理程序工作计划安排表、部门信息月报更新和维护本部门

39、在内部网的相关栏目，及时发布部门重要信息。VKWY5.5.3-Z02信息传递管理程序工作计划安排表、部门信息月报收集并整理服务中心重要管理信息、重大事件及活动信息，以信息快报的形式报送公司及相关领导和部门。VKWY5.5.3-Z02信息传递管理程序工作计划安排表、部门信息月报负责部门工作例会的记录、整理和录入工作。B、工作操作潜在风险应对要求工作操作潜在风险应对要求部门员工未经许可擅自接受媒体采访，发表关于公司的言论1、各部门及个人不能私自接受媒体采访，宣传归口总办。总办主任为公司新闻发言人2、各部门对外宣传内容需经总办审核同意有关不利于公司的媒体报道1、与媒体保持积极良好的关系，建立双赢的合

40、作伙伴关系2、定期的联络与公关行业及行政主管部门相关要求及规定对公司产生不良影响1、保持与行业协会、行政主管部门的良好关系，定期的联络与公关2、密切注意相关行业信息动态3、适度配合与支持相关部门的工作电脑网络受到病毒攻击，多因访问不良网站所致及时更新杀毒软件的防毒代码库；定期巡查电脑使用情况；限制部分网站的访问C、任职资格：任职资格项目任职资格说明最低学历专业专科岗位证书相关工作年限和经验工作一年以上，较强的综合分析能力，具相关服务企业经营管理工作经验。一般能力（强54321弱）4计划、3协调、4实施、3组织、3控制、3领导、3冲突管理、3公共关系性别、年龄、健康特征男女不限，22-40岁，身

41、体健康个性特征及职业操守情绪稳定、责任心强、良好的职业道德岗位礼仪见BI手册需培训课程及要求见层阶培训体系要求其它资料管理员职务说明书A、工作职责及对应文件、表格：工作职责对应文件对应表格1、建立部门文档管理制度，规范部门文件管理。VKWY4.2.4-Z01质量记录及文档管理程序VKWY4.2.3-Z02文件资料管理程序2、负责收集各类档案、资料，确保各类文档的全面性、系统性和时效性，并严格按照体系文件要求和服务中心规定及时归档。VKWY4.2.3-Z02文件资料管理程序VKWY4.2.4-Z01质量记录及文档管理程序文件资料存储清单质量记录报废申请表3、负责对资料柜编号，并对所有的文件、重要

42、资料进行编目管理，负责借阅范围控制，并做好相应登记。VKWY4.2.3-Z02文件资料管理程序标准政策法规一览表、借阅登记表4、对部门执行的体系文件及质量记录表格的有效性进行监督检查。并对部门相关人员的借阅做好登记。VKWY4.2.3-Z01体系文件控制程序VKWY4.2.4-Z01质量记录及文档管理程序文件编制申请表文件更改申请表文件领用审批表借阅登记表质量记录报废申请表5、负责收集部门内部各业务块的作业指导书和各项管理规定并及时归档。VKWY4.2.3-Z01体系文件控制程序VKWY4.2.4-Z01质量记录及文档管理程序文件编制申请表6、定期于每月的五号收集各业务块现场质量记录。VKWY

43、4.2.3-Z01体系文件控制程序VKWY4.2.4-Z01质量记录及文档管理程序文件资料存储清单质量记录报废申请表7、按体系文件的规定检查各类现场质量记录，对质量记录及各类文件、资料的归档及管理情况予以监督。VKWY4.2.3-Z01体系文件控制程序VKWY4.2.3-Z02文件资料管理程序VKWY4.2.4-Z01质量记录及文档管理程序借阅登记表文件资料存储清单标准、政策法规一览表质量记录报废申请表8、负责所有对内、对外重要发文的编号登记，并对文件格式的规范性等进行检查。负责服务中心日常各类通告、通知在小区公布及回收归档。VKWY4.2.3-Z02文件资料管理程序9、负责对各类重要资料的定时备份保存，并做好登记。VKWY4.2.3-Z02文件资料管理程序质量记录存储清单10、负责客户档案的建立和保管工作，做到对客户档案严格保密。11、搜集、保管与本部门相关的重要资料，包括政策法规、政府通告、行业动向等，并对其有效性、完好性负责。VKWY4.2.3