让你的PPT会说话.doc

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1、前言作PPT之前的5个W：1， Why-我们为什么要讲PPT2， Who-我们对谁讲PPT3， When-我们什么时候讲PPT4， Where-我们什么地点讲PPT5， What-我们应该如何作PPTPPT并不是PowerPoint的缩写（acronym），而是其简称（abbreviation）。由于文件命名的时候遵循了微软公司当时的后缀名的命名规则后缀名不能超过3个字母。良好的PPT设计可以让你从平凡中脱颖而出，要作一个善于用PPT打动别人的培训师；让学员体会到PPT“无所不在”的力量。什么样的字体、字型才适合观众阅读？色彩怎么搭配才好看？这个PPT为什么如此有说服力？PPT不仅是一门技术，

2、更是逻辑、美学、演讲的学问。优秀的PPT是内容与形式的完美统一，掌握配色排版特效的技术非常重要。不对对大部分人，这些基本的操作已经初步掌握了，要进一步提高，技术不是制作高水平PPT的主要障碍，掌握PPT的思维模式才是关键。PPT不是微软公司最初发明的，而是美国伯克得大学的一个名叫Robert Gaskins的博士生发明的。但最终是微软公司通过收购并将它发扬光大。每天至少有两亿人在看PPT，因为比起看几十页的Word，我们还是更愿意看PPT！当然是这个PPT制作得不太倒胃口。下面我们看看怎样才能作好一个PPT。一、标题=震撼力一个好的PPT其实就是在讲一个故事，作为一个故事，首先要有一个完整的故

3、事内容，为了让这个故事要吸引力人，就要有一个抓住眼球的雷人主标题，因为标题=震撼力，精彩的故事从标题开始，一个精妙的标题能迅速抓住听众的眼球，能够让你的PPT熠熠生辉。它是赢得掌声的第一步！就让一个具有震撼力的主标题，带领你走入一个充满快乐、无限创意并会一鸣惊人的PPT世界吧！题目风格是否恰当，就像去爬山不能穿西装而去正式场合不要穿牛仔服一样。标题要正面积极向上，在引起听众兴趣的同时，要能够鼓舞激励别人。一个精妙的主标题并非都是无心插柳，妙手偶得，常用的几种方法：一是偷梁换柱法。比如说周杰伦的演唱会叫“无与伦比”，王菲的演唱会叫“菲比寻常”。二是时间双关法，“春江水暖股先知”可以用来体现股票指

4、数与经济趋势的关系。最近经济形势企稳回暖，股票指数更是节节攀升。三是字母变化法，字母变化是把一些词的第一个字或字母提出了，拼在一起，组成新的单词。这种方法一般在英语里比较好用。比如RICE的变换，变成了用全新的创新引导潮流，刷地吸引了所有人的眼睛。四，通过成语来双关。广告词中，这种方法用得最多，甚至有人说：成语嫁给了广告。一个鞋子的广告语是“步步为赢”，卖咳嗽药叫“咳不容缓”，不胜枚举。和偷梁换柱法配套使用，用同音字替换一些字，效果让人惊艳。找到一个精妙标题的路径。1、 多积累、勤思考，精妙标题不请自来。上面讲的这些方法，听上去似乎不难，但要真正掌握，还需要一个过程。但，不要有怵头情绪，只要你

5、开始尝试了，熟能生巧，慢慢做起来就会思如泉涌。积累，这是做任何工作都需要的功课。积累的快慢可是个技巧，关键要随时随地做一个有心人，在日常生活中从身边积累。积累多了，给PPT起名字，就会奇思妙想浑然天成，精妙的名字脱口而出。 2、巧用搜索引擎 给大家介绍一种我自己发现的比较实用便捷的起标题路径：挖出百度里的宝藏。写好标题的要素：1、符合要表达的概念-准确；2、要容易记住-简短；3、比一般的标题有更深层次的意义-精彩。有时为了凸显时代特征，利用时髦词给你的PPT起个名字也是很不错的选择。生活中会一阵阵的刮来一些流行的时髦词，比如： 总动员 我和有个约会 今天你了吗？ 一箩筐 我的我做主 不是，是寂

6、寞时髦词用起来很简单，只要把一个主要的客观关键词填进去就可以了。怎么样？上面的这些方法让你对起一个雷人的标题有些信心了吧。如果你一时还没找到窍门，不要着急，慢慢尝试，不久你就会体会到那种“蓦然回首，那人却在，灯火阑珊处”的感觉了。二、让PPT3分钟能看懂接下来是内容，讲到内容，就要要让观众尽可能快地看懂。PPT的清楚表达，有三个层次的要求：1清晰可见。这是最基本的要求。如果一页PPT看上去一团乱麻，密密匝匝的小字放在那儿，听众看都懒得看，怎么能让人家一下子记住内容呢？PPT的字体、字号、颜色都要清晰可见，保证听众不但看得见，而且看得清。2容易理解。讲一遍大家就能听明白。这主要体现在语言方面，既

7、不要之乎者也，也不要从句套从句，让别人雾里看花、水中望月。然后自己感慨一句：其实你不懂我的心。奉劝一句别绕那么多弯弯或者朦胧诗，弄个明明白白我的心多好。3体现个性。前面提到很多方法可以体现出PPT的个性，比如用标题、用线索、用模板，等等。无论是展现自己的个性还是展示公司的风采，都要求PPT的形式和内容有机统一，这是我们追求的PPT之最高境界。要想让PPT把信息清楚明白表达出来，必须遵守以下三大原则。1学会站在别人的鞋里想问题。这里讲究的是一个思维方式。要遵循理解万岁的原则。PPT可不能玩行为艺术，只有让别人理解，所表达的信息才是有效的。2别学周杰伦含糊不清。PPT是用来和别人交流的，对清楚表达

8、的要求很高。就好像周杰伦他在歌声中表达的信息，含糊不清，所以，拒绝了我很多歌迷。你绝对不能像周杰伦那么拽，让听众去瞪着眼睛、竖着耳朵猜你到底要说些什么，这样的话，你就死定了。你的PPT中所有的内容，都要保证听众无论从会场的哪个角度和距离都能看见，而且尽量要让听众看得舒服。3信息不能摸棱两可。PPT中，要尽可能用简单完整句。为什么要用简单完整句？首先，只用几个关键词本身就容易让人误解。比如中国的文言文，很酷、很精炼，让我们这些现代人需要费很大的功夫才作者想说的意思。就说孔子的“三十而立”的立字就有N种解释，我都四十多了还是没搞清楚，估计再过十年我也搞不明白。再者，使用简单完整句可以帮观众或听众节

9、省理解内容的时间。看看下面的对比：短语简单完整句项目背景项目得到了集团总公司的大力支持项目计划项目计划制定得仔细周到项目实施项目实施得到了务方面的支持项目进展项目中收获酸甜苦辣项目收尾项目圆满完成另外，用简单完整句也可以解放自己，用了完整句，自己检索起来轻松，别人看起来也清楚明白，相反如果每次都只记下关键词，不写出完整的观点，我敢打赌，不出半个月，你就不知道自己要表达什么了。千万不要小看简单完整句，因为就是没有注意这个原则，波音公司出具的PPT报告造成了哥伦比亚航天航天爆炸的惨剧。小故事2003年2月1日，美国哥伦比亚号航天飞机升空后解体，7位宇航员集体遇难，调查小组公布的报告显示，除了明确的

10、隔热板出问题外，最大的罪魁祸首居然是PPT！因为在事先的工作分析会上，有工程师用PPT提出过隔热板的问题，由于其PPT设计不好，底下的资深专家没深刻领会这些PPT所传递的信息，最后隐患没有被重视，结果出了这起事故。那么，什么叫简单完整句？当然不能简单地用字数和长度来判断。简单地讲，就是一个句子中有一个谓语。比如：项目管理，这是一个短语，不是句子，因为没有动词。而管理项目就是一个句子。什么是简单：一句能够写下的什么是完整，就是要有主、谓、宾语，观点用明确使用简单完整句，要注意的是，1，句子结构要完整；2，观点要明确；3，就是要简单。这个简单包含两层意思，一个含义是句式简单，字数少，教条一点就是一

11、行能写下的完整句；另一个含义是指观点不产生歧义，一看大家就能明白。PPT内容不能忘了排版，排版时一定要掌握排版的基本原则，如果按照这四个原则去排版，总体是不会错的，而且有很大的提升1、对比(contrast) 把不同重量级的东西区分开来。2、重复(reprtition) 要有一个整个模板的一致性，让大家看上去，符合一个常规的阅读习惯。3、对齐(alignment) PPT里有很多的元素：文字、图片、动画等有很多对齐的要素。4、亲密性(proximity)把相关的内容结合在一起，方便大家的阅读。看下面的例子：最后说一下PPT的结构，骨灰级的PPT结构总分总，即：总标题-分论点-总结。这就是PPT

12、最实用的结构。讲一个苏格拉底的故事。总分总分别对应的就是概述、分论点、总结。具体地讲，就是开始要开门见山，告诉听众这个PPT是讲什么的，接着从几个方面进行论述，这几个方面有可能是并列的，也有可能是递进的，最后进行一下总结。这个总结不但需要在原有基础上进一步明确观点，还要提出进一步的计划。第一个“总”用概述来表示，一般只有一页，分条写，每一条都要用简单完整句，最好的效果是让听众1分钟内把握领悟整个PPT的内容，如下图。很多人喜欢用提问的方法写概要，这也是一个好的方法，但是要注意两点：一是要一问到底，保持统一。所有的观点都要用问题的形式提出，同时，每个问题都要给出明确的答案，作到开篇和内容相互呼应

13、。二是提问要注意场合。一问一答，一一对应，就像唱山歌一样美妙。不过，正如山歌要在山上唱，使用提问方式写概要也有注意场合。把你的分论点制作成页标题概述是把整个PPT的总论点说清楚，那么“分”就是把这个观点分成能够支撑主要论点的N个小观点。如果把概述比作梁，那么分论点就是构建骨架的肋骨。阐述分论点最简单的方法就是把它写成页标题，让听众快速浏览页标题，就能明白整个PPT的来龙去脉。这样即使你才讲到第10页，冷不丁有个学员问你第30页的内容你也能回答出来。第二个“总”是指总结。最后的总结是非常重要一环，大家经过长时间的像一颗颗白菜傻呆呆地坐在那儿，无论视觉、体力还是精神都要面临极大的挑战，这时大家最关

14、心是PPT的结论-PPT的总结。总结主要是要表达以下几个观点：回顾内容，整理逻辑，提出最终的结论以及计划下一步的工作，当然还可以寻求反馈。三、不同种字体对号入座字体很容易被忽视，很多人认为它不值得一提。但千万别小看这个细节，2009年的高考有个考生用甲骨文写作文，只得了6分。虽然这件事尚有争议，但是，它说明了一个问题，把字体设置得太花哨或者写成“天书”，很可能成为别人理解你信息的一大障碍。PPT是表达观点为目的的，在5种表达方式中，文字是表达观点最为重要的工具，文字最大的特点是明确。但是在表达方式上，PPT与WORD是截然不同的：WORD是用来阅读、编辑整篇文章的，而PPT的文字的作用是用来辅

15、助听懂的与事后回想的。在PPT中，我们用字体、字号或颜色来突出关键词。那我们选用什么样的字体？字号以及颜色呢？字体字号：正文要用粗细一致的字体，标题可以加一些艺术的元素，而过于艺术的建议只用于装饰。推荐几种字休，以供参考：正文标题装饰微软雅黑魏碑琥珀黑体行楷彩云幼圆隶书如果你的PPT是要传来传去的，最好要用标准字体。英文字体也是遵循这条原则，就是字要粗细一致。推荐一下常用的字号，如下所示：总结：中规中矩使用字体四、让人赏心悦目的颜色讲到颜色，不得不讲讲色环，色环是什么东西，就是把我们周围接触到的东西的可见光用一个360度的这种色环连续地分布起来，我们把色环上对应的颜色起了不同的名字，比如180

16、度的关系把它叫作互补色，135度的关系把它叫作对比色，90度的关系叫临近色，45度的关系我们把它叫作同类色。来看个例子，我们看看在这个紫色的封底上写什么样的字最符合我们一般的习惯，黄色与紫色正好是180度的关系，可以看到这个黄色好扎眼，再看看135的关系，与紫色对应的是有两个颜色，一个是绿色，一个是橙色，把这两种颜色写在紫色上面，我们就觉得很舒服，字很清楚，也不扎眼。这个就非常适合写标题。再看看90度关系的是橙红色，我们也发现不太合适，这种关系适合整个模板的设计，大片大片的颜色组合可以合适。最后看看45度这种同类色，蓝色写在紫色上，就好比我们看的那个查色盲卡一样。总结：和谐不张扬的颜色搭配五、

17、横竖有理的表格表格是PPT的天敌，是PPT的杀手，我们看到有人把满满一张张表格放在PPT当中，这时候你就会看到听众有两种姿势，一和是身子使劲往前探，看你在讲什么；另一种是干脆放弃，靠在椅子上，为什么呢？因为大家看不见，既然看不见，就干脆放弃。除非非用不可，最好少用表格。但是表格有它自己的优势。它的优势在于对比，通过对比数字、对比看法，更鲜明有力地论证观点。下面两种情况用表格来表达就非常合适。一是绝对数字是关键信息。比如，奥运会奖牌榜、银行信息等等-更关心的是一个数字的绝对值，而不是趋势。二是简单明了的分类信息。比如，国庆期间的工厂工人值班表，几个地区的产品销量变化-把这些信息制成表很方便查找。

18、制作表格要注意的几点：一是别把EXCEL原样粘贴。因为在EXCEL里面，表格要作得非常详细，包含所有的原始数据和逻辑关系，而PPT中的表格，表格只为观点服务的，让观众看明白是最为重要的。二是循规蹈矩地做表格在表格的表达和制作上，无论是EXCEL还是PPT都是相通的，几大要素一个都不能少。1、要有表头，表头的信息要明确，清楚地告诉听众，这个表格是关于什么的。2、要有分行线，不合格之所以称之为表格，一定要有行有列。当然，如果列中间的空隙足够大，且对仗工整，那么竖线可以省略，但是横线不能省掉，至少要有三条，这就是最简单的三线图。3、数量要有单位。有一个朋友就是因为没写单位，一个德国进口的设备，本来是

19、欧元的价格，被客户误码认为是人民币，造成了很严重的后果。4、一行一列只表达一种内容，不能把不同的信息混在一起。好多人不擅长表述一个表格，觉得无从下手。其实很简单，4个步骤：先说出表格的目的和名称：您现在看到的表是一个关于的研究。介绍表头和单位：表中的行表示，单位是，列表示，单位是。介绍主要数字或内容：从表中我们可以看出。给出主要结论：所以，根据这些数据，我认为。六、千变万化的图表-趋势图什么时候用趋势图呢？趋势图讲的是趋势，如果只有3、5个散乱的点是构不成趋势的，还是用表格好。如果数据足够多，又想从它们起伏变化的曲线里说出个道理，就一定要用趋势图。比如产品成本的走势，一年培训学员人数的变化等等

20、这可以通过趋势图来说明你要说明的信息。PPT的图表虽然形式多样，千变万化。但是PPT图表要尽可能简单，在一个PPT页面，不要超过5条以上的线条，在一个页面中，我们不可能区分多达十种线条的颜色。其实，我们可以从一张股票的走势图看出趋势图的引用，我们只要一目了然就OK。在PPT中使用趋势图，应该注意以下几点：1、 火力要集中一页就放一张图，每张图只说一个问题。 2、别拽奇怪的火星图啥叫火星图？火星文早有耳闻了吧。我把稀奇古怪的图叫火星图，就像三角图、雷达图、气泡图等。这些图往往是一些特定的专业图，内行人才看得明白，外行人怎么看都看不明白。这些图有专门的读图方式，这些方法不是每个人都掌握，所以如果摸

21、不准听众的底，您还是能不用就不用吧。3、选对基本图选对图表类型，要用其所长，只要选对了类型，就不用担心别人看不懂。七、画龙必点睛的图片有一个试验，我们把听众分成三组，第一组每人手里拿了一张三层别墅的截面图；第二组每人手里拿一段文字的说明，内容是与截面图完全相对应的；而第三组手里没有任何材料。读了一遍第二组的文字材料之后，把所有材料全部收起来，再给他们每人一张大纸，不限制表现方式让大家再现他们刚刚听到的内容。实验发现三个组都会不约而同地采用画图的形式来表现。这说明，对于具体事物的信息，大脑是用形象来传递的。同时实验还表明有图片的明显好于文字组，而文字组也比两手空空强。在PPT中，图片是PPT的灵

22、魂，在一张PPT中，用了图片，会有画龙点睛的功效。尤其是对具体事物的说明，图片明显能加强听众的印象。比如介绍人物，介绍人物的主要成就、作品时，我们用上该人物的头像，既生动又形象，可以增加我们对人物的尊重与感知，又增加了说服力。当然，在PPT中也可以插入漫画，漫画的特点是变形、夸张，可以更突出要表现事物的特点，还可以提高听众的兴趣、调节气氛。对于你不是太会讲笑话，又想玩下幽默，那么漫画是最好的选择。不想在网上或去寻找更多的资料，你也可以用下剪贴画，剪贴画是矢量图，放多大图像都不会有锯齿现象。微软提供了很多漂亮的剪贴画，要注意的是，在一个PPT中用剪贴画，风格要保持一致。在网上找一些大师的照片，这

23、些照片常常起到了比喻或双关或引申的作用，这些照片能让PPT更灵动，可以让PPT更抓眼球。而且，随着互联网的普及，要找张漂亮的照片简直是太容易了！或许，你喜欢用贺卡、期刊封面，平面广告或电影海报，这都是可以的，只要你使用合理，风格一致，就能让你的PPT更加吸引听众的眼球。在PPT中使用图片，不是一味滥用，编辑和摆放图片也有一些技巧。一是图片要有的放矢。使用图片一定要有目的，不能追求花里胡哨，在同一页里不要放置很多的图片，要放置多幅图片时请务必围绕同一观点、说明同一问题、有同一线索。二是图片大小要合适。在保证文字等信息足够清楚的前提下，图片尺寸尽可能大更好些。需要强调图片细节时，可以采用放大镜一样

24、的方法，把局部放大。三是图片位置因作用而异。如果图片是主要内容，图片就要放在中间；将要内容，要放在角上。图文混排时，由于图片由很多颜色组成，极容易把文字淹没。有两种方法：1、把文字和图片分开，2、文字要放在图片中相对颜色单一的地方。图片真是PPT的好伴侣-它是伟大的讲解员，是快乐的增强剂，更是个人风格的有力体现。把握了前面的几个观点，用起图片来一定会得心应手，越用越爱它。多放些图来美化PPT，降低理解的难度，增加点幽默的亮点，善待图片，用好图片，你的PPT一定会倍加精彩！8、存在必精彩的动画对于PPT赶时髦的动画，基本上有两种观点：爱死它和恨死它。一方面，它让PPT变得生动，给大家无限的想像空

25、间；另一方面，插入过多的动画会让人眼花缭乱，效果并不好。第一种是动画满天飞：每一页每一行都有动画，更有甚者，有的制作者恨不得每个词都像孙悟空从天边以各种跟头翻进来，搞得人眼花缭乱，很容易分散观众的注意力，我们制作PPT是为了传递信息，而不是为了展示PPT的功能。第二种则陷入另一种极端，干脆不用任何动画。这种因噎废食的作法也不聪明。缺少了动画，就像砍断了PPT的一个翅膀，也会使听众觉得枯燥乏味。其实，作为一种多媒体表现艺术，动画用好了，会大大提升PPT的表现力。插入动画，并不意味着动画可以满天飞，乱用动画、滥用动画以及错用动画，只会让你的PPT无法观看。那么，什么时候插入动画？怎样插入动画才能达

26、到预期效果呢？动画的几个关键要素是：效果、开始、方向、速度及效果选项。 效果：请尽量选择那些看上去比较温和的效果而不是很夸张的。 开始：有鼠标点击时、之前和之后三个选项。 速度：可以自由调节。 效果选项：根据你的需要有多个参数可以选择。好好看下PPT里所提供的动画的选择，一共有四大类：进入、消失、移动、路径。这四种功能可以分为两大类，一类是用来强调，强调进入的动画效果；另外三种消失、移动、路径类的动画效果，是用来讲过程的。下面分别简单讲述其使用方法。1、 强调要点比如讲到某个重点时，点一下鼠标，对话框就会跳出来呼应。但是要注意几个常见错误：一是不要复杂至极；二是不要蹦极动画，尤其是不要要使用“

27、打字”那种冗长繁琐的动画效果；三是不要使用慢动作，慢动作会耽误很多时间，会打断演讲的英联邦和气氛。2、 展示过程用动画来展示过程，是PPT中动画的精华。一个清楚生动的动画，可以在演讲中给人极为深刻的印象。这种动画和Flash效果非常接近，可以通过生动的动画来描述复杂的过程。3、 把复杂的关系清晰化复杂的关系可以通过动画抽丝剥茧，让思路清晰地呈现。4、 了解一个流程您一定看过电视上播放的载人飞船发射过程，从火箭点火，到进入太空，再一步步赶往轨道，都是用动画来展示。制作PPT动画，一半是思维，一半是技巧。技巧是很容易学的，关键是要养成思考的习惯，而且这种习惯是需要培养，是一个日积月累的过程。当然，我在这里所讲的仅仅只是起到抛砖引玉的作用，我只是希望这些东西能对你有所帮助，也许过不了几天，你就会认为，我比这个老师要强百倍，那么这个时候，您一定是越P越精彩。其实，我觉得，我们没有一个人真正的懂PPT，我们每一个人只不过是看到了PPT的一个角度，我也希望把我看到的这个角度与大家分享，更希望您把您的角度与更多的人进行分享。我们通过不断地学习，不断地交流，把我们的PPT做好，把我们的工作做好，让我们的生活更快乐，让我们的工作更快乐，也让我们的PPT快乐起来！