总办收发文管理制度.docx

《总办收发文管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《总办收发文管理制度.docx（6页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、总办收发文管理制度一、 目的为加强对公文审批使用的监督管理，实现公文的规范化、制度化，保证总经理及各部门办文的效率及质量，根据集团有关规定和实际情况，特制定本制度。二、 适用范围适用于集团总办及下属各板块/部门。三、 管理权责总办作为集团公文审批的统一归口管理部门，管理中心作为行政管理归口部门将配合总办对集团下属各业务版块/部门文件的收发、审批流程进行监督和管控。四、 收发文类别1、 综合类：请示报、报告、方案、通知、工作联系函、跨部门工作协调申请、会议纪要、印章使用申请、物资申购、物资报损、合同会签、合同审批等；2、 设计、工程、成本类：设计成果确认表变更、零星委托、工程指令、现场签证单、招

2、标目标及专题表、工程评标定标审批表、结算申请、结算审批表等；3、 营销、服务运营类：项目业务审批汇总表、优惠申请、物业费减免请示等；4、 财务类：用款申请单、借款单、报销单、付款单、证照借阅单等；5、 人事类：新闻、人事公告、通告、及劳动合同会签表、试用期员工考核表、离职申请、离职手续、档案使用审批等；6、 总办：对外发函、对政府发文、奖惩单、计划及总经理专项工作管理相关表单等。五、 管理原则及规范（集团下属各部门/板块可参照执行）1、 总办作为总经理签批文件的归口部门，需进行统一收发文管理，并根据总经理签批指示进行督办。2、 收发文管理原则上须做到及时、准确、安全，务必严格执行保密规定，落实

3、好登记、签收、传递等相关流程。l 收文管理：1、 关于公司所有呈报总经理进行审批的文件，均需在总办进行登记，并交由总经理秘书进行检查、分类后统一上报。2、 草拟公文在送部门及总经理签发之前，应由各部门行政人员/总经理秘书进行审核把关；3、 政府部门及有关单位发来的公文收到后，均由总经理秘书确认后统一呈报总经理。经总经理指示，文件需由部门或分管领导进行跟进处理的，由总经理秘书进行信息传递及督办。4、 传递秘密文件，必须采取保密措施，确保安全，如：1) 装信封密封加盖密件章等；2) 利用计算机、传真机等传递秘密公文时，必须采用加密方式，且绝密性质的公文不得利用邮件、传真等形式进行传递；3) 传递电

4、子版本的公文应使用无法修改的格式，如PDF等。l 发文管理：1、 针对总经理签批的公文，总办应视公文的内容、性质、紧急程度、签发权限等及时准确的发送主管领导、分管领导或相关责任人知悉和办理。1) 对于总经理已签批且有亲笔批示的公文，应采取复印、扫描等方式来及时回复来文部门并抄告相关部门/人员知悉。2) 对紧急公文，总办应提出办理时限要求并负责催办，承办部门应按时完成交办内容并进行有效回复，对短期内难以办结的事项，承办部门应说明原因，不得积压不办，防止漏办。5、 通过会议等途径临时发放的公文，总办发文者应做好签收登记，收文者回部门后应及时登记、办理和归档。6、 对内发文，需按照集团固定的文本格式

5、（详见集团公司集团公文管理制度）并由相关部门行政人员进行拟稿、修订、套用格式、统一编号等，经部门负责人审核签字后再报总经理审批，且以下公司内部发文须经总经理审批（人事或总办备案）：1) 各部门内部行政制度、重要通知及决策类2) 人事任免、晋升等通告类3) 奖惩公告类4) 重大新闻类7、 对外发文，凡由各部门发起拟稿的，形成文稿后需交综合管理中心统一对行文内容、格式、编号等进行确认后再报总经理审批，审核通过后方可（盖章）发出；如涉及总办自行拟稿的，将由总办配合管理中心进行发文登记，且总办需对最终发出的公文进行复印、扫描及存档。8、 关于部分对外文件的签批管理请参照附件一执行。9、 针对总经理签批

6、公文涉及计划及专项工作的，总经理秘书还需同时将相关文件抄送总办计划管理人员知悉及跟进协调处理。六、 档案管理1、 总经理签批之公文将由总办进行统一的整理、归类及存档，且具体管理办法参见集团档案管理办法执行。备注：总办将以月度为单位对纸字档进行分类梳理和存档，同时做好电子台账的录入。七、 附则：1、 本制度解释权归属集团总办，将根据经营需要在必要时予以修订、完善、补充。2、 本制度自发文之日起即日执行。八、 附件：附件一：总办文件收发登记表附件二：文件传阅单附件三：对外发文审批单l 附件一：总办文件收发登记表递交时间递交人文件名称签收人及发放时间l 附件二：文件传阅单传阅文件名称传阅日期需传阅部门是否需保密否 需是否需办理否 需办理批示：传阅部门负责人阅文日期传阅部门负责人阅文日期传阅部门负责人阅文日期传阅部门负责人阅文日期传阅部门负责人阅文日期公文办理情况公文办理情况备注l 附件三：对外发文审批单 项目 编号：发文主题发起部门草拟人对方单位发文内容概述发文份数 份发文页数页相关部门综合管理中心财务部总经理