大学信息技术课程Access基础复习提纲.doc

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1、Access复习提要1、表： （1）字段类型（文本、日期、货币、是否、查阅）（2）字段属性（大小、标题、有效性规则、索引）（3）记录的添加2、表之间的关系（关注查阅字段的设置）：（1）查阅向导字段的设置（2）设置关系类型（一对多等）（3）删除错误的关系3、查询：（关注特殊的准则的简单查询、汇总查询和交叉表查询、计算字段）（1）会用设计视图制作查询，会设置查询条件，或条件错行书写，与条件同行书写（2）简单查询：= and = between andyes（true,on,1） no（false,off,0） null not nulllike 和*日期和时间函数：日期函数Date()返回系统当前

2、日期Year(日期型字段)返回日期中的年份Month(日期型字段)返回日期中的月份Day(日期型字段)返回日期中的日数Now()返回系统当前的日期和时间（3）汇总查询：会用 按钮常用的统计函数：sum-求和，avg-平均，count-计数，min-最小值，max-最大值（4）动作查询（更新查询）会设计动作查询，只能选择更新字段和条件字段，多余字段不能选择会执行动作查询，执行动作查询之间记住备份数据库，动作查询只能执行一次，不能执行多次（5）计算字段某个字段在表中不存在，是通过其它字段计算得到的（6）交叉表查询有两个分类字段，一个设置为行标题、一个设置为列标题；只有一个用于统计的字段，设置为值；

3、如果有另外的统计字段，应设置为行标题。行标题字段可以有多个；列标题、值字段只能有一个。4、窗体：（关注主子窗体和自启动的主窗体）（1） 会用窗体向导，会选择字段，会制作嵌入式或链接式主子窗体（2） 窗体控件的使用：控件对齐，时间日期的插入，命令按钮（打开表，打开查询，打开窗体，打开报表，图片按钮和文字按钮），图片控件的显示格式，静态文字的添加（3） 窗体属性的设置：标题，自动启动，分隔线，记录浏览器，记录选定器，关闭最小化按钮等取消和修改（4） 自动启动主窗体：自启动的设置，（2）（3）的灵活应用5、报表：（关注分组报表和统计文本框）（1） 会用报表向导，理解分组，对分组进行统计（2） 在报表

4、页脚中添加文本框进行统计，常用统计函数：sum-求和，avg-平均，count-计数，min-最小值，max-最大值（3） 在报表页脚或者分组页脚或者实体中添加线，以得到不同显示。（4） 排序，显示或者隐藏明细数据Access注意1表和关系1.1查阅向导1. 被查表要有主键（一般和查阅向导字段名称，类型，字段大小相似），没有的话要设置2.查阅向导字段原来的类型和字段长度要预先设置好3. 一定要选择被查表的主键和相关字段（该字段的值将来要显示在查阅向导字段中）4.在查阅向导最后一步要隐藏主键1.2字段类型和字段属性的设置1.选择相应字段，在“字段属性”中设置2.常见设置：字段大小，格式，标题，有

5、效性规则（即表达式），默认值，索引2.查询2.1查询准则参见课件ppt2.2更新查询1.更新查询定义时只能选择更新字段和条件字段，其它字段不能选择。例：更新查询“给获得三好学生的同学奖学金增加500元”中，更新字段为奖学金，条件字段为备注。则只能选择这两个字段2.更新查询执行后会修改数据表原始数据(为破坏性查询)，而且不能撤消，所以，执行前一定要确定查询设计正确与否, 最好在执行前做好数据库的备份。3.更新查询在设置完字段和条件后，切换到“数据表视图”只是看到查询执行之前所选定的记录，一定要执行查询后才可看到结果。4.点击工具栏中的“运行！”按钮执行动作查询，然后切换到“数据表视图”可看到查询

6、的结果。5.更新查询只能执行1次，不能多次执行，某种条件下可能造成循环更新或不正确的替代。2.3汇总查询1.汇总查询定义时只能选择用来进行分组的字段和用来进行统计的字段，其它字段不能选。一般可从汇总查询结果的列字段标题大致推断出要用到哪些字段。2.别忘按下“”按钮3.分组字段的总计行设为groupby，可以有多个分组字段，条件字段用where4.统计字段的总计行是各种统计函数，如果是统计人数，一般用count函数，字段一般是职工号，学号之类的可以区分个体的字段。2.4计算字段1.计算得到的字段是数据表中没有的字段，但是可以通过已有字段计算得到的。2.选择与计算字段有关的已有字段，在QBE中为字

7、段行（而非准则行）设置表达式，建立计算字段和已有字段的关系。3.表达式构建：右键单击已有字段的字段行，选择生成器，构建表达式。4.右键单击计算字段，选择“字段属性”，修改标题。2.5 交叉表查询1一般有两个分类字段时需要用到交叉表查询。先将分类字段设置为group by，为某个数值型的字段选择相应的统计函数。2有两个分类字段，一个设置为行标题、一个设置为列标题；只有一个用于统计的字段，设置为值；如果有另外的统计字段，应设置为行标题。3行标题字段可以有多个；列标题、值字段只能有一个。2.6表达式生成器1.如果表达式会直接书写，可以在相应位置直接书写。2.如果对access中的表达式不会直接书写，

8、可以启用表达式生成器。3.表达式生成器中提供了可用的运算符号，字段名称，函数。书写时只需要点击选择相应内容，遵循一定的表达式规范即可。4.表达式书写的一般规范：运算对象 运算符号 运算对象字段名两侧有函数名()3窗体会用向导制作窗体，会合理选择数据源。3.1主子窗体1.通过主子窗体嵌套的层次看数据字段的来源。一般，一层窗体的字段来源于一张表。如，主子窗体为两层嵌套或链接的，主窗体中的字段来源于一张表，子窗体中的字段来源于一张表，不可能字段来源超过两张表。2.注意判断主子窗体的形式：嵌入式子窗体在主窗体内；链接式子窗体独立于主窗体存在，两个窗体通过按钮勾连。3.注意选择子窗体的布局形式（需要记忆

9、）：表格式，纵栏式，数据表式。4.通过向导制作的结果应和样张8090接近，如果不接近，请即可重新设置。3.2主子窗体属性的设置1.打开“视图/标尺”，使窗体设计视图下有标尺。2.双击外围水平垂直标尺左上角的控制点，设置主窗体属性3.双击内围水平垂直标尺左上角的控制点，设置子窗体属性；或者直接打开子窗体进行设置。4.常见窗体属性设置：标题，默认视图，滚动条，记录选定器，导航按钮，分隔线，最大最小化按钮等3.3窗体中控件的属性设置1.选中窗体中的控件，单击右键，可选择设置以下格式：大小，填充/背景色，字体/字体颜色，特殊效果。2.选中窗体中的控件，单击右键，选择属性，可设置以下格式：小数位数，格式

10、，等所有和控件有关的效果3.文本框控件（Ab|）和标签控件（Aa）的区别：一般文本框是凹陷白色，标签是平面灰色。3.4自动启动主窗体1.不能由向导做，只能在设计视图中做2.会添加命令按钮控件（如果按钮向导不出现，一定按下控件工具箱左上角的控件向导按钮，象个小魔术棒），利用按钮可打开表，打开查询，打开报表，打开窗体等。3.主窗体名称在窗体对象中修改；主窗体标题在窗体设计状态下，在属性对话框中修改。4.自动启动设置：工具启动在“显示窗体/页”中选择要自动启动窗体的名称。5.特效设置：取消滚动条，记录选定器，导航按钮，分隔线，最大最小化按钮等，标签文字垂直排列，图片效果设置，窗体背景图片设置等。4报

11、表4.1汇总文本框的添加1.要用文本框控件，直接在文本框中输入表达式（不要忘记=号，英文半角输入），或者用生成器生成表达式。2.文本框要添加到报表页脚中。3.常用汇总函数（不要忘记=号，英文半角输入）：=sum(字段名)，=avg(字段名)，=count(字段名)，=min(字段名)，=max(字段名)4.2线的添加和属性修改1.根据样张效果选择添加到报表实体，报表页脚，或者分组页脚中。如果位置不对，立即撤销，再添加到其它位置，直到和样张一致。一般不添加多条线。2.线的属性设置：选中线右键属性对话框，或者直接在工具栏上设置3.一般，线只有1根则添加到报表页脚，线每过几条记录有一根则添加到报表页

12、脚，线在每条记录后都有则添加到实体中。4.3分组报表1.确定分组字段，一般是性别，部门，籍贯，院系等这种可把记录分成若干类别的字段。2.确定参与计算的字段，一般是奖学金，工资，成绩等这类可以用加减乘除计算的字段。3.如果分组字段出现在多张表中，通过选择不同表的分组字段，或者选择不同的查看方式，则可能出现如下3种不同的结果。需要根据样张判断选择哪种方式。如：统计各专业的平均奖学金。（1）取学生表的专业编号、学号和奖学金字段。自动分组。结果如下：总结：分组字段和汇总上显示的都是数据表（学生表）实际存储的值，而不是查阅参考字段中的值（2）取专业表中的专业名称字段、学生表中的学号和奖学金字段。通过专业

13、表查看。自动分组。结果如下：总结：分组字段上显示的是数据表（专业表）实际存储的值；汇总上显示的是两个表(学生表、专业表)相关联的关系字段（专业编号）的值。（3）取专业表中的专业名称字段、学生表中的学号和奖学金字段。通过学生表查看。手动分组。结果如下：总结：分组字段上显示的是数据表（专业表）实际存储的值；汇总上显示的是分组字段（专业名称）的值。4.4排序1.在向导中设置排序，会使排序的关键字段被提到报表的最左边2.在设计视图中排序：点击“排序与分组”按钮选择排序关键字段和排序形式。 注意：用该法排序，千万不能随意修改分组5其它5.1向报表或者窗体中插入页码和时间日期1.在窗体或报表设计视图下选择要插入的位置在窗体或报表的格式设置选项页中选择“插入/页码或日期时间”选项。2. 在窗体或报表设计视图下选择要插入的位置选择文本框控件在控件中输入公式“=date()”（注意：不包含双引号）5.2报表或者窗体中的计算字段1.在窗体或报表设计视图下选择要放置计算字段的位置选择文本框控件输入类似表达式“=sum(字段名)”，一般表达式必须由“=”引导，有统计函数，有“（）”，字段名两侧用“”，所有符号均须在英文半角输入状态下输入。2.报表中的计算字段一般放在报表页脚或者分组页脚中。3.窗体中的计算字段一般放在主体中。